หลังจากต่อสู้กับงานคำนวณเงินเดือนแล้ว ยังมีขั้นตอนการทำบัญชีที่เจ้าของ หรือ HR ต้องจัดการ ซึ่งโปรแกรมบัญชีสามารถเข้ามาช่วยจัดการได้อย่างยืดหยุ่น

 

จ่ายเงินเดือนพนักงานเสร็จแล้วต้องทำยังไงต่อ?

หลังจ่ายเงินเดือนเสร็จ หน้าที่ของ HR และฝ่ายบัญชีคือ การยื่นภาษี (ภ.ง.ด.1), นำส่งเงินสมทบประกันสังคม, ออกสลิปเงินเดือน (Pay Slip) และบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายเงินเดือนลงในระบบ ดังนี้

 

โปรแกรมบัญชีออนไลน์คืออะไร

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ (Cloud Accounting Software) คือ ซอฟต์แวร์จัดการบัญชีที่ทำงานบนระบบคลาวด์ ช่วยให้เจ้าของธุรกิจและนักบัญชีสามารถบันทึก จัดหมวดหมู่ และประมวลผลรายการทางการเงินทั้งหมดผ่านอินเทอร์เน็ตได้ทุกที่ทุกเวลา โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมลงบนคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่ง ตัวอย่างโปรแกรมบัญชีออนไลน์ชั้นนำในตลาด เช่น โปรแกรมบัญชี PEAK

 

โปรแกรมบัญชีช่วยจัดการงานหลังจ่ายเงินเดือนได้ยังไง?

หากมองในมุมของการบริหารจัดการพนักงาน โปรแกรมบัญชีออนไลน์ไม่ได้ทำหน้าที่แค่ระบบออกใบกำกับภาษีหรือบันทึกรายรับ-รายจ่ายทั่วไปเท่านั้น แต่ยังเชื่อมโยงกับงานหลังจ่ายเงินเดือนของ HR ใน 3 ด้านหลัก ๆ ดังนี้

• เชื่อมต่อข้อมูลเงินเดือนอัตโนมัติ (Integration): สามารถดึงข้อมูลยอดรวมเงินเดือน ค่าคอมมิชชัน และเงินโบนัสจากโปรแกรม HR เข้าสู่ระบบบัญชีได้โดยตรง ไม่ต้องเสียเวลานั่งคีย์ตัวเลขใหม่ทีละคน

• ลงบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายพนักงานทันที: ระบบจะแปลงข้อมูลเงินเดือนให้เป็นรายการเดบิต-เครดิต (เช่น เดบิตค่าแรงพนักงาน / เครดิตเงินฝากธนาคาร) และแยกหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย รวมถึงยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) และประกันสังคมค้างจ่ายให้โดยอัตโนมัติ

• สรุปรายงานงบการเงินแบบ Real-time: เมื่อกดจ่ายเงินเดือนและบันทึกบัญชีเสร็จ ระบบจะอัปเดตงบกำไรขาดทุนทันที ช่วยให้ผู้บริหารเห็นต้นทุนค่าแรงที่เป็นปัจจุบันที่สุดเพื่อนำไปใช้วางแผนธุรกิจ

 

เพิ่มประสิทธิภาพงาน เงินเดือนด้วยการเชื่อมต่อระบบบัญชีอัตโนมัติ

จากที่เราได้เห็นว่าโปรแกรมบัญชีออนไลน์มีความสำคัญต่อองค์กรมากเพียงใดในการลดความยุ่งยากหลังการจ่ายเงินเดือน การเลือกใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่สามารถ 'เชื่อมต่อระบบ' กับโปรแกรมบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล (HRM) ได้โดยตรง จึงเป็นทางออกที่ดีที่สุด

 

 

ข้อดีของการเชื่อมต่อระบบแบบนี้ที่คุณจะได้รับ:

• ความแม่นยำ 100% : ข้อมูลยอดเงินเดือน, OT, โบนัส และรายการหักต่าง ๆ ที่คำนวณเสร็จในระบบ HumanSoft จะถูกส่งต่อเข้าสู่ระบบบัญชีของ PEAK ได้ทันที ไม่ต้องเสี่ยงกับการคีย์ข้อมูลผิดพลาด

• ความคุ้มค่าที่มากกว่า : นอกเหนือจากระบบการทำงานที่ลื่นไหล การจับมือกันแบบนี้มักมาพร้อมกับสิทธิประโยชน์และโปรโมชันพิเศษสำหรับลูกค้าของทั้งสองระบบ ซึ่งช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานขององค์กรในระยะยาว

 

สรุปโปรแกรมบัญชีสำคัญกับองค์กรอย่างไร

จากการต่อสู้กับงานคำนวณเงินเดือนจนถึงการจ่ายเงินเดือนแล้ว ต่อด้วยขั้นตอนการทำบัญชีที่สร้างความปวดหัวไม่แพ้กันนั้น ทางเลือกขององค์กรยุคใหม่คือการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์เข้ามาช่วยจัดการ ทำให้การทำงบการเงินและรายงานทางบัญชีต่าง ๆ ขององค์กร มีความสะดวก รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

 

FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโปรแกรมบัญชีกับการจัดการงานหลังจ่ายเงินเดือน

ถาม : โปรแกรมบัญชีออนไลน์เข้ามาช่วยลดความยุ่งยากของงานเงินเดือนได้อย่างไร?

ตอบ : ช่วยลดการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน โดยสามารถดึงข้อมูลสรุปยอดเงินเดือนจากโปรแกรม HR เข้ามาบันทึกบัญชีเดบิต-เครดิตและแยกหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายให้อัตโนมัติ พร้อมทั้งช่วยคำนวณยอดภาษีและประกันสังคมที่ต้องนำส่งได้อย่างแม่นยำ

 

ถาม : โปรแกรมบัญชีทั่วไป แตกต่างจาก โปรแกรมบัญชีออนไลน์ (Cloud) อย่างไร?

ตอบ : โปรแกรมบัญชีทั่วไปมักจะต้องติดตั้งลงบนคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่งและดูข้อมูลได้เฉพาะที่ออฟฟิศ แต่โปรแกรมบัญชีออนไลน์ทำงานบนระบบคลาวด์ (Cloud) ทำให้บันทึกข้อมูล ตรวจสอบเอกสาร และเรียกดูรายงานทางการเงินหรือต้นทุนค่าแรงได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านอินเทอร์เน็ต

 

ถาม : ทำไมเราควรเชื่อมต่อโปรแกรม HR เช่น HumanSoft เข้ากับโปรแกรมบัญชีออนไลน์ เช่น PEAK?

ตอบ : เพื่อสร้างความเชื่อมโยงของข้อมูลแบบไร้รอยต่อครับ ข้อมูลเงินเดือนที่คำนวณเสร็จจากฝั่ง HR จะถูกส่งตรงเข้าสู่ระบบบัญชีเพื่อลงบันทึกค่าใช้จ่ายและปิดงบได้ทันที ช่วยตัดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ลดความผิดพลาดจากการคีย์มือ และทำให้ได้รายงานการเงินที่เร็วขึ้น

 

บทความเกี่ยวกับบัญชีที่คุณอาจสนใจ :

• เทคนิคการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจ
• ถอด VAT คืออะไร? สอนคำนวณถอด VAT แบบเข้าใจง่าย พร้อมสูตร
• สรุปวิธีการทำบัญชีสำหรับร้านอาหารเล็ก ๆ ที่เจ้าของร้านควรรู้
• 5 ข้อผิดพลาดทางบัญชีที่ฉุดธุรกิจ SME ไว้ไม่ให้โต