จัดการตารางเวลาการทำงาน
จัดการตารางเวลาการทำงาน เป็นเมนูสำหรับจัดการกะการทำงาน เวลาทำงาน จัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณเงินเดือน รวมถึงเพิ่มเรื่อง ป้ายกำกับเวลา (Time Frame), ศูนย์ต้นทุน (Cost Center) และป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติ ให้สามารถจัดกลุ่มข้อมูลได้และจัดทำออกมาเป็นรายงานที่แสดงมูลค่าของการจัดกลุ่มดังกล่าว โดยจะแสดงในแบบ รายสัปดาห์ รายเดือน(รอบคำนวณเงินเดือน)
โดยจะแบ่งการจัดการออกเป็น 8 เรื่อง ดังนี้
- การจัดการกะการทำงาน: สามารถตรวจสอบประเภทกะการทำงานในแต่ละวัน โดยจะแสดงชื่อของกะในแต่ละวัน รวมถึงแสดงเอกสารขอเปลี่ยนกะการทำงานซึ่งจะสามารถอนุมัติหรือดูเอกสารขอเปลี่ยนกะได้
- การจัดการโอที: แสดงจำนวนชั่วโมงโอทีที่ระบบคำนวณได้ในแต่ละวัน รวมถึงแสดงเอกสารขอโอที ซึ่งจะสามารถเข้าไปอนุมัติเอกสาร หรือดูรายละเอียดเอกสารได้
- การจัดการลางาน: แสดงจำนวนชั่วโมงการลางานที่ระบบคำนวณได้ในแต่ละวัน รวมถึงแสดงเอกสารขอลางานซึ่งจะสามารถเข้าไปอนุมัติเอกสาร หรือดูรายละเอียดเอกสารได้
- การจัดการเวลา: สามารถตรวจสอบเวลาการทำงานของพนักงานได้ เช่น มาเช้า, สาย, พักไว, พักเกิน, กลับก่อน หรือกลับช้า โดยแสดงผลเป็นจำนวนนาที และกรณีขาดงานจะแสดงผลเป็นจำนวนชั่วโมงที่ระบบคำนวณได้ในแต่ละวัน นอกจากนี้ ยังสามารถจัดการข้อมูลเวลาทำงานได้ เช่น การแก้ไขเวลา, ขอและอนุมัติเอกสารโอที, ลางาน, เพิ่มเวลา และเปลี่ยนวันหยุด
- การกำหนดวันทำงานและวันหยุด: สามารถกำหนดวันทำงานวันหยุดในแต่ละวัน รวมถึงแสดงวันที่มาทำงานและแก้ไขเวลาทำงานในแต่ละวัน
- ป้ายกำกับเวลา: สามารถกำหนดป้ายกำกับเวลาในแต่ละวัน โดยป้ายกำกับเวลาจะสามารถเพิ่มได้ที่ตั้งค่าป้ายกำกับเวลา
- ศูนย์ต้นทุน: สามารถกำหนดศูนย์ต้นทุนในแต่ละวัน โดยศูนย์ต้นทุนเวลาจะสามารถเพิ่มได้ที่ตั้งค่าศูนย์ต้นทุน
- ป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติ: สามารถกำหนดป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติในแต่ละวัน โดยป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติจะสามารถเพิ่มได้ที่ตั้งค่าป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติ
ขั้นตอนการเข้าสู่เมนูการจัดการตารางเวลาการทำงาน
1.เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2.เลือกเมนู "จัดการตารางเวลาการทำงาน"
3.เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการตารางเวลาการทำงาน ใช้ ตัวกรอง เพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการจัดการ
4.เลือก เงื่อนไข ที่ต้องการจัดการ เช่น กะการทำงาน, วันหยุด, หรือข้อมูลอื่นๆ
ส่วนประกอบของหน้าจัดการตารางเวลาการทำงาน
โดยหน้าจัดการตารางเวลาการทำงานจะประกอบด้วย 3 ส่วนคือ
- ตัวกรอง: ใช้กำหนดเงื่อนไขการแสดงข้อมูล ซึ่งจะมีผลกับการแสดงข้อมูลในตารางจัดการ
- ตารางจัดการ: แสดงและแก้ไขข้อมูลตามเรื่องที่เลือกจากตัวเลือก
- ตารางสรุปผลรวมทั้งองค์กร: แสดงผลรวมตามตัวกรองตามเรื่องที่เลือกโดยผลรวมจะเปลี่ยนแปลงตามตัวกรอง
ตัวอย่างการจัดการ "ตารางจัดการกะการทำงาน"
- ในหน้าจัดการกะการทำงาน สามารถตรวจสอบและเปลี่ยนกะการทำงานของพนักงานบุคคลๆ ได้ เมื่อมีการแก้ไขพื้นหลังของข้อมูลที่แก้ไขจะแสดงเป็นพื้นหลังสีเหลือง และจะแสดง "pop up" สำหรับกดคำนวณเงินเดือน เนื่องจากข้อมูลบางเรื่องจะถูกอัพเดทก็ต่อเมื่อมีการคำนวณเงินเดือน
- เมื่อมีการกดคำนวณ หน้าต่างด้านขวาของเมนู จะแสดงเพื่อให้ผู้ใช้งานกด "ยืนยันการคำนวณ" อีกครั้ง
- จากนั้นระบบจะแสดงคิวการคำนวณและสถานะการคำนวณ
- ในส่วนของการกำหนดสีของกะการทำงาน ซึ่งจะนำมาแสดงในหน้าจัดการตารางเวลาการทำงาน โดยให้กำหนดที่เมนู "ข้อมูลองค์กร" และเลือก "ข้อมูลกะการทำงาน"
การดาวน์โหลดเอกสารรูปแบบไฟล์ Excel
ส่วนของการดาวน์โหลดเอกสารรูปแบบไฟล์ Excel จะสามารถดาวน์โหลดได้ 3 รูปแบบ ซึ่งจะมีข้อมูลดังนี้
- รูปแบบที่ 1 จะแสดงข้อมูลจากตารางจัดการ ซึ่งจะแสดงข้อมูลทั้งเดือนและแสดงข้อมูลทั้งหมดทุกหน้า
- รูปแบบที่ 2 จะแสดงข้อมูลจากตารางจัดการแต่จะแสดงข้อมูลในแท็บผลรวม
- รูปแบบที่ 3 จะแสดงข้อมูลจากตารางผลรวมทั้งองค์กร
ขั้นตอนการตั้งค่าป้ายกำกับช่วงเวลา, ศูนย์ต้นทุน และป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติงาน
ขั้นตอนการตั้งค่าป้ายกำกับช่วงเวลา
1.เข้าสู่เมนู "ตั้งค่า"
2.เลือกเมนู "ตั้งค่าป้ายกำกับช่วงเวลา"
3.กดปุ่ม "เพิ่มป้ายกำกับช่วงเวลา"
4.กรอกข้อมูลที่ต้องการ เช่น ชื่อป้ายกำกับ, สีตัวอักษร, และสีพื้นหลัง ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปแสดงในหน้าจัดการตารางเวลาการทำงาน และเลือก "บันทึก"
5.จากนั้นผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าเริ่มต้น สำหรับป้ายกำกับเวลาให้กับพนักงานรายบุคคลได้ที่เมนู "ข้อมูลองค์กร"
6.เลือกพนักงานที่ต้องการตั้งค่า และเลือกชื่อ "ป้ายกำกับช่วงเวลา" ที่ได้กำหนดไว้
7.กำหนดป้ายกำกับเวลาในแต่ละวันของสัปดาห์ และกด "บันทึก" เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล
ขั้นตอนการตั้งค่าศูนย์ต้นทุน
1.เข้าสู่เมนู "ตั้งค่า"
2.เลือกเมนู "ตั้งค่าศูนย์ต้นทุน"
3.กดปุ่ม "เพิ่ม ศูนย์ต้นทุน"
4.กรอกข้อมูลที่ต้องการ เช่น
- Code (บังคับกรอก)
- ศูนย์ต้นทุน โดยสามารถเลือกได้จากโครงสร้างองค์กร หรือ กำหนดเอง
- สีตัวอักษร, และสีพื้นหลัง ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปแสดงในหน้าจัดการตารางเวลาการทำงาน และเลือก "บันทึก"
5.จากนั้นผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าเริ่มต้น สำหรับศูนย์ต้นทุนให้กับพนักงานรายบุคคลได้ที่เมนู "ข้อมูลองค์กร"
6.เลือกพนักงานที่ต้องการตั้งค่า และเลือกชื่อ "ศูนย์ต้นทุน" ที่ได้กำหนดไว้
7.กำหนดศูนย์ต้นทุนในแต่ละวันของสัปดาห์ และกด "บันทึก" เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล
ขั้นตอนการตั้งค่าป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติงาน
1.เข้าสู่เมนู "ตั้งค่า"
2.เลือกเมนู "ตั้งค่าป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติงาน"
3.กดปุ่ม "เพิ่ม ป้ายกำกับหน้าที่ปฎิบัติงาน"
4.กรอกข้อมูลที่ต้องการ เช่น ชื่อป้ายกำกับหน้าที่ปฎิบัติงาน, สีตัวอักษร, และสีพื้นหลัง ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปแสดงในหน้าจัดการตารางเวลาการทำงาน และเลือก "บันทึก"
5.จากนั้นผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าเริ่มต้น สำหรับป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติงาน ให้กับพนักงานรายบุคคลได้ที่เมนู "ข้อมูลองค์กร"
6.เลือกพนักงานที่ต้องการตั้งค่า และเลือกชื่อ "ป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติงาน" ที่ได้กำหนดไว้
7.กำหนดป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติงานในแต่ละวันของสัปดาห์ และกด "บันทึก" เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล
