คำนวณงวดเวลาการทำงาน

การคำนวณงวดเวลาการทำงาน คือ การประมวลผลเวลาทำงานที่แยกออกจากรอบการคำนวณเงินเดือนปกติ เหมาะสำหรับองค์กรที่มีนโยบายการตัดรอบเวลาทำงาน ไม่ตรงกับรอบการจ่ายเงินเดือน

1. การกำหนดสิทธิ์พนักงานสำหรับการคำนวณงวดเวลาการทำงาน

ก่อนการสร้างรอบคำนวณ ต้องกำหนดให้พนักงานมีสิทธิ์ในการแยกงวดเวลาการทำงานเสียก่อน โดยดำเนินการได้ 2 รูปแบบ ดังนี้

วิธีที่ 1: การตั้งค่าพนักงานรายบุคคล สำหรับการคำนวณงวดเวลาการทำงานที่ข้อมูลพนักงาน

เหมาะสำหรับการจัดการพนักงานจำนวนน้อย หรือรายบุคคล โดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1. ไปที่เมนู "ข้อมูลองค์กร" และเลือกเมนู "ข้อมูลพนักงาน"

2. เลือกพนักงานที่ต้องการ

3. เลือกแถบหัวข้อ "ตั้งค่า"

4. และเลือกเมนูย่อย "ตั้งค่าทั่วไป"

5. ค้นหาหัวข้อ "รอบการคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน" และเลือกสถานะ

"ใช่": เพื่อเปิดสิทธิ์ให้มีรายชื่อในการคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน

"ไม่ใช่": เพื่อไม่ให้มีรายชื่อในการคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน

6. ตรวจสอบข้อมูลและกด "บันทึก" เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล

วิธีที่ 2: การตั้งค่าผ่านเมนูย่อย สำหรับการคำนวณงวดเวลาการทำงาน

เหมาะสำหรับการจัดการพนักงานจำนวนมากพร้อมกัน หรือทั้งองค์กร โดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1. ไปที่เมนู "ข้อมูลองค์กร" และเลือกเมนู "ข้อมูลพนักงาน"

2. คลิกเลือกเมนูย่อยด้านบนหัวข้อ "ตั้งค่าทั่วไป"

3. ค้นหาคอลัมน์ "รอบการคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน" จากนั้นเลือกพนักงานที่ต้องการ และคลิก "ใช่/ไม่ใช่" ตามความประสงค์

4. ตรวจสอบข้อมูลและกด "บันทึก" เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล

2. การสร้าง Template การคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน

เทมเพลตมีไว้เพื่อกำหนดช่วงวันที่และรายชื่อพนักงานที่ต้องคำนวณในรอบนั้นๆ (ตั้งค่าเพียงครั้งเดียวจนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลง)

1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"

2. เลือกเมนู "การคำนวณเงินเดือน" และเลือกเมนูย่อย "คำนวณงวดเวลาการทำงาน"

3. เลือก "รอบเดือน" ที่ต้องการดำเนินการ

4. และคลิกปุ่ม "Template"

5. คลิกปุ่ม "เพิ่ม" เพื่อกำหนดรายละเอียดเทมเพลต

ชื่อเทมเพลต: ตั้งชื่อเพื่อความเข้าใจ (เช่น งวดแยกเวลาการทำงาน รอบเดือนมกราคม 2026)

วันที่เริ่ม - วันที่สิ้นสุด: ระบุช่วงวันที่ที่ต้องการคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน

Start Month: เลือกว่าวันที่เริ่มนับจากเดือนปัจจุบัน, เดือนก่อนหน้าหรือสองเดือนก่อนหน้า

6. กด "บันทึก" เพื่อยืนยันการสร้าง Template การคำนวณงวดเวลาการทำงาน

7. และเลือกรายชื่อพนักงานที่จะใช้เทมเพลตนี้ จากนั้นกดบันทึกอีกครั้ง

3. วิธีการสร้างรอบการคำนวณงวดเวลาการทำงาน

หลังจากที่ทำการสร้างเทมเพลต (Template) ของการคำนวณงวดเวลาการทำงานเรียบร้อยแล้วขั้นตอนถัดมาคือการสร้างการคำนวณงวดเวลาการทำงาน โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. ในหน้าคำนวณงวดเวลาการทำงาน ให้คลิกปุ่ม "เพิ่มงวดเวลาการทำงาน"

2. เลือกเทมเพลตที่สร้างไว้และกด "ตกลง"

3. ระบบจะแสดงรายการงวดคำนวณ โดยมีเครื่องหมายที่สำคัญดังนี้

ไอคอนปากกา: แก้ไข/เพิ่ม-ลดรายชื่อพนักงานในงวดนั้น

ไอคอนถังขยะ: ลบงวดคำนวณนั้นๆ

ไอคอนเครื่องหมาย i: เข้าสู่หน้าจอรายละเอียดเพื่อตรวจสอบและสั่งคำนวณ

4. เมื่อเลือกที่เครื่องหมาย i เพื่อเข้าสู่หน้ารายละเอียดของงวดเวลาการทำงานนั้น สามารถคลิกปุ่ม "คำนวณ" เลือกได้ว่าจะคำนวณเฉพาะวันนี้หรือทั้งเดือน

5. คลิกปุ่ม "รีเซ็ต" เพื่อเลือกได้ว่าต้องการที่จะปรับปรุงข้อมูลพนักงานหรือโหลดข้อมูลการตั้งค่าใหม่

การบันทึกวันที่จ่าย

เมื่อตรวจสอบยอดถูกต้องแล้ว ให้เลือกรูปแบบการจ่ายเงิน 2 รูปแบบ

1. จ่ายพร้อมกับเงินเดือน

• เลือกงวดเงินเดือนที่ต้องการนำยอดเวลาการทำงานไปรวม (ปกติคือ งวดที่ 1)
• กด "บันทึก" และ "Finish"
• หากมาที่หน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคล ให้เลือกชื่อพนักงานที่ต้องการขึ้นมา หลังจากนั้นให้กดคำนวณ 1 ครั้ง จึงจะสามารถมาตรวจสอบผลการคำนวณที่หน้าสรุปผลการคำนวณ หรือสลิปเงินเดือน
• ข้อควรระวัง: สลิปเงินเดือนในงวดเวลาการทำงานจะไม่มีข้อมูลแยกต่างหาก แต่ยอดจะไปปรากฏในสลิปเงินเดือนปกติหลังกดคำนวณเงินเดือนรายบุคคลอีกครั้ง

2. บันทึกวันที่จ่ายเพื่อทำจ่ายแยก

• ระบุวันที่ที่ต้องการโอนเงินให้พนักงาน
• กด "บันทึก" และ "Finish"
• สามารถดาวน์โหลดรายงานในรูปแบบ Excel, Text File (Payroll) หรือ Slip สำหรับงวดเวลาการทำงานแยกต่างหากได้ทันที
• ระบบจะสร้างสลิปเงินเดือนเฉพาะงวดนั้นๆ เพื่อให้พนักงานตรวจสอบรายการย่อยได้

คำแนะนำ:

• หากต้องการแก้ไขข้อมูลหลังกดยืนยันแล้ว ต้องคลิกปุ่ม "Unfinish" เพื่อเปิดรอบกลับมาแก้ไข
• สามารถตรวจสอบรายงานย้อนหลังได้ที่: เมนูรายงาน > กลุ่มเวลาการทำงาน > รายงานตารางเวลาการทำงานแยกงวดเวลาการทำงาน