แจกเช็กลิสต์! 10 เอกสารสำคัญที่ HR ต้องตรวจสอบก่อนเก็บเข้าแฟ้มประวัติพนักงาน เพื่อความถูกต้องของข้อมูล และช่วยให้งานบุคคลเป็นระบบและมืออาชีพมากยิ่งขึ้น

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

ทำไม HR ต้องตรวจสอบเอกสารสำคัญก่อนเก็บเข้าแฟ้มประวัติพนักงาน?

การตรวจสอบเอกสารก่อนเก็บเข้าแฟ้มประวัติพนักงาน ถือเป็นขั้นตอนที่ HR ไม่ควรมองข้าม เพราะเอกสารเหล่านี้ไม่เพียงทำหน้าที่เป็นหลักฐานยืนยันความสัมพันธ์การจ้างงาน แต่ยังช่วยให้องค์กรบริหารทรัพยากรบุคคลได้อย่างเป็นระบบและมีมาตรฐาน

หากเอกสารไม่ครบถ้วนหรือผิดพลาด อาจนำไปสู่ปัญหาทั้งด้านกฎหมาย สิทธิประโยชน์ของพนักงาน ไปจนถึงข้อผิดพลาดในการจัดการข้อมูลได้ ดังนั้นการตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียดรอบคอบ จึงเป็นรากฐานสำคัญที่ช่วยให้งาน HR มีความถูกต้อง โปร่งใส และลดความเสี่ยงทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต

เช็กลิสต์! 10 เอกสารสำคัญที่ HR ต้องเช็กให้ครบ

การเก็บเอกสารสำคัญเข้าแฟ้มประวัติพนักงานอย่างครบถ้วน เป็นขั้นตอนที่ HR ต้องให้ความสำคัญตั้งแต่วันแรกของการจ้างงาน เพราะช่วยป้องกันปัญหาในอนาคต และทำให้งานบุคคลมีความเป็นระบบมากขึ้น มาดูกันว่า 10 เอกสารสำคัญที่ HR ต้องตรวจสอบก่อนเก็บเข้าแฟ้มพนักงาน มีอะไรบ้าง?

1. ใบสมัครงานและเรซูเม่

เอกสารพื้นฐานที่บันทึกข้อมูลส่วนตัว การศึกษา และประสบการณ์ทำงานของพนักงาน HR ควรตรวจสอบความถูกต้องและความครบถ้วนของข้อมูล เช่น วันที่เริ่มงาน ตำแหน่งที่สมัคร และข้อมูลติดต่อ เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดในการสื่อสารและการจัดทำสัญญาจ้าง

2. สำเนาบัตรประชาชน

เอกสารสำคัญที่สุดในการยืนยันตัวตน HR ต้องตรวจสอบว่าข้อมูลบนบัตรประชาชนว่าข้อมูลถูกต้อง ชัดเจนและไม่หมดอายุหรือไม่ รวมไปถึงพนักงานต้องลงนามรับรองสำเนาถูกต้องเพื่อใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายด้วย

3. สำเนาทะเบียนบ้าน

ใช้ยืนยันที่อยู่จริงของพนักงาน ซึ่งจำเป็นสำหรับการทำเอกสารราชการ การเบิกสวัสดิการ และการสื่อสารในองค์กร HR ควรตรวจสอบว่าที่อยู่ตรงกับที่ระบุในเอกสารอื่นๆ หรือไม่

4. รูปถ่ายพนักงาน

ใช้เพื่อระบุตัวตนและประกอบแฟ้มประวัติพนักงาน รวมถึงฐานข้อมูลพนักงาน การมีรูปถ่ายที่ชัดเจนช่วยให้การทำบัตรพนักงาน การเช็กชื่อ หรือการจัดกิจกรรมต่าง ๆ ภายในองค์กรง่ายขึ้น

5. วุฒิการศึกษาและใบแสดงผลการเรียน (Transcript)

หลักฐานยืนยันคุณสมบัติทางการศึกษาของพนักงาน HR ควรตรวจสอบว่าเป็นเอกสารจริงและตรงกับข้อมูลที่ให้ไว้เพื่อป้องกันการปลอมแปลงเอกสารสำคัญ

6. หนังสือรับรองการทำงาน (ถ้ามี)

ใช้ยืนยันประสบการณ์ทำงานที่ผ่านมา โดยเฉพาะตำแหน่งที่ต้องการทักษะเฉพาะหรือประสบการณ์ตรง การมีหนังสือรับรองการทำงาน ช่วยให้ HR ประเมินทักษะ ความสามารถและสามารถจัดตำแหน่งงานให้เหมาะสมกับพนักงานคนนั้น ๆ ได้

7. สัญญาจ้างงาน

เอกสารสำคัญที่ระบุสิทธิ หน้าที่ และสวัสดิการของพนักงาน HR ต้องเก็บทั้งต้นฉบับและสำเนาพร้อมลายเซ็นที่ครบถ้วน เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการป้องกันข้อพิพาท

8. แบบฟอร์มประกันสังคม (สปส. 1-03)

เอกสารที่นายจ้างต้องส่งสำนักงานประกันสังคมภายใน 30 วันหลังเริ่มงาน เพื่อให้พนักงานได้รับสิทธิประโยชน์ตามกฎหมาย เช่น เงินบำนาญ เงินชดเชย และค่ารักษาพยาบาล เป็นต้น

9. เอกสารยินยอมให้หักภาษี ณ ที่จ่าย

สำคัญสำหรับการหักภาษีเงินได้ของพนักงานอย่างถูกต้อง และใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นภาษีรายปี การตรวจสอบเอกสารนี้ช่วยให้การคำนวณภาษีแม่นยำและช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้ในอนาคต

10. เอกสารอื่น ๆ ตามตำแหน่งงาน

เช่น ใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ, ใบขับขี่ หรือใบผ่านการอบรมพิเศษ ซึ่งเป็นเอกสารสำคัญที่บ่งชี้ว่าพนักงานมีความสามารถที่ตรงตามตำแหน่งงานนั้น ๆ โดยเฉพาะ

สรุป 10 เอกสารสำคัญที่ HR ต้องเช็กก่อนเก็บเข้าแฟ้มประวัติพนักงาน

การตรวจสอบและจัดเก็บเอกสารทั้ง 10 รายการนี้อย่างครบถ้วนและเป็นระบบ ถือเป็นภารกิจสำคัญของฝ่าย HR ที่ไม่ควรมองข้าม เพราะทุกชิ้นล้วนมีความสำคัญและจำเป็นต่อการบริหารจัดการบุคลากร การมีเอกสารที่ถูกต้องและครบถ้วนจะช่วยให้การทำงานด้านต่าง ๆ เป็นไปอย่างราบรื่น ช่วยลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และยังสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพของทีม HR ในการดูแลพนักงานตั้งแต่ก้าวแรกที่เข้ามาทำงานในองค์กรอีกด้วย