บัญชีรายรับรายจ่าย ทำยังไงให้ถูกแบบสรรพากร พร้อมแจก Template

บัญชีรายรับรายจ่าย หรือที่กรมสรรพากรเรียกว่า "รายงานเงินสดรับ-จ่าย" คือการบันทึกเงินที่ได้รับและจ่ายออกของกิจการในแต่ละวัน เพื่อสรุปว่าแต่ละเดือนกำไรหรือขาดทุน และใช้เป็นหลักฐานหักค่าใช้จ่ายตามจริงตอนยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา รายงานที่สรรพากรยอมรับต้องมีอย่างน้อย 6 ช่อง เขียนเป็นภาษาไทย และบันทึกภายใน 3 วันนับจากวันที่มีรายรับหรือรายจ่าย

 

บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร ใครต้องทำ

บัญชีรายรับรายจ่ายเหมาะกับผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดาหรือห้างหุ้นส่วนสามัญที่ไม่ได้จดทะเบียน เช่น ร้านค้าออนไลน์ ร้านอาหารเล็ก ๆ หรือฟรีแลนซ์ ที่ต้องการหักค่าใช้จ่ายตามจริงแทนการหักแบบเหมา ส่วนบริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลต้องทำบัญชีเต็มรูปแบบตามกฎหมายการบัญชี ใช้บัญชีรายรับรายจ่ายแทนไม่ได้

 

 

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายเบื้องต้นที่ผู้เริ่มต้นทำธุรกิจควรรู้

กรมสรรพากรได้กำหนดรูปแบบในการทำบัญชีรายรับรายจ่าย ซึ่งผู้ที่เริ่มต้นทำธุรกิจสามารถศึกษารายละเอียดได้ดังนี้

 

1. สร้างรายงานบัญชีรายรับรายจ่าย

ในส่วนของการสร้างรายงานบัญชีรายรับรายจ่าย จะต้องมีรายการและข้อความต่าง ๆ ตามที่รูปแบบของกรมสรรพากรกำหนด

 

2. จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นรูปแบบภาษาไทย

การทำบัญชีรายรับรายจ่าย ผู้ประกอบการจะต้องทำการจัดทำในรูปแบบภาษาไทยเท่านั้น กรณีที่เป็นภาษาต่างประเทศจะต้องมีภาษาไทยกำกับอยู่ด้วย

 

3. บันทึกรายการภายใน 3 วัน

การบันทึกรายการรายรับรายจ่ายจะต้องทำการบันทึกภายใน 3 วันทำการ นับตั้งแต่วันที่มีรายรับหรือจ่าย เพื่อป้องกันไม่ให้ยอดเงินคลาดเคลื่อน

 

4. รายละเอียดของรายการในรายงานบัญชีรายรับรายจ่าย

• ต้องมีเอกสารประกอบการลงรายงาน เช่น ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เป็นต้น
• รายจ่ายที่นำมาลงในรายงานรายรับรายจ่าย จะต้องเป็นรายการที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหรือกิจการโดยตรง
• ลงรายการรายรับและรายจ่ายเป็นยอดรวมของแต่ละวันทำการ โดยมีเอกสารประกอบ หรือหากต้องการลงรายละเอียดรายการรายรับรายจ่าย หรือแยกเป็นรายการก็ได้เช่นกัน
• ในส่วนของภาษีที่เกิดจากรายจ่าย สามารถลงเป็นต้นทุนของสินค้าได้ กรณีที่ผู้ประกอบการไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
• หากมีการขายสินค้า/ให้บริการ ซื้อสินค้า หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เป็นเงินเชื่อ (เงินค่าสิ่งของที่ยอมให้ชำระภายหลังเมื่อซื้อขาย) ให้บันทึกรายการในวันที่ได้รับ/จ่ายสินค้า หรือบริการ โดยอธิบายเพิ่มเติมในช่อง “หมายเหตุ”

 

5. สรุปยอดรายรับ-รายจ่ายเป็นรายเดือน

การสรุปยอดรายรับ-รายจ่าย ให้ทำการสรุปยอดเป็นรายเดือน เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

 

ผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดา จะต้องทำการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาครึ่งปี (ภ.ง.ด.94) หรือภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปี (ภ.ง.ด.90) โดยสามารถนำรายการบัญชีรายรับรายจ่าย มาแสดงยอดเงินได้พึงประเมินจากการทำธุรกิจ และนำมาหักค่าใช้จ่ายตามจริงได้

 

บัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกต้องตามรูปแบบของสรรพากร

การจัดทำรายการเงินสดรับ-จ่าย หรือบัญชีรายรับรายจ่ายนั้น จะต้องมีรายการตามรูปแบบที่กรมสรรพากรประกาศกำหนด โดยมีรายละเอียดดังนี้

 

1. ช่องของ “วัน เดือน ปี” :

เพื่อใช้บันทึกวันที่ เดือน ปี ที่มีรายการรายรับและรายจ่ายเงิน

2. ช่องของ “รายการ” :

เพื่อใช้บันทึกรายละเอียดของรายการรายรับและรายจ่าย เช่น ค่าซื้อสินค้า ค่าน้ำ ค่าบริการ เป็นต้น

3. ช่องของ “รายรับ” :

เพื่อสำหรับบันทึกจำนวนเงินที่ได้รับตามรายละเอียดของรายการในช่อง “รายการ”

4. ช่องของ “รายจ่าย (ซื้อสินค้า)” :

ในส่วนของรายจ่ายที่เป็นประเภทซื้อสินค้าใช้สำหรับบันทึกจำนวนเงินที่ทำการจ่ายในการซื้อสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหรือกิจการโดยตรง

5. ช่องของ “รายจ่าย (ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ )” :

ใช้สำหรับบันทึกเงินค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่น ค่าขนส่ง เป็นต้น ที่มีความเกี่ยวข้องกับธุรกิจหรือกิจการ

6. ช่องของ “หมายเหตุ” :

ใช้สำหรับอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติม กรณีมีการขายสินค้า/ซื้อสินค้า หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เป็นเงินเชื่อ โดยบันทึกรายการในวันที่ได้รับ/จ่ายสินค้านั้น

 

กรณีที่ผู้ประกอบการต้องการเพิ่มในส่วนของช่องรายการอื่น ๆ นอกเหนือจากที่สรรพากรกำหนดนั้น สามารถทำได้เช่นกัน ผู้ประกอบการสามารถเพิ่มได้ตามความเหมาะสมหรือตามรูปแบบของธุรกิจของตนเองได้

 

หมายเหตุ : รายงานเงินสดรับ-จ่าย หมายถึง บัญชีรายงานแสดงรายได้และรายจ่าย

 

ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย

 

 

Tips! สามารถดาวน์โหลด Template: บัญชีรายรับรายจ่าย

 

สรุปบัญชีรายรับรายจ่าย สำหรับผู้เริ่มต้นทำธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม การเริ่มต้นทำธุรกิจทำเป็นที่จะต้องมีการศึกษาข้อมูลและวางแผนงานต่าง ๆ เป็นอย่างดี นอกจากนี้สิ่งสำคัญในการทำธุรกิจที่ขาดไม่ได้เลยคือการทำบัญชีรายรับรายจ่าย เพื่อให้ทราบถึงสถานภาพทางการเงินของกิจการว่ามีสภาพคล่องตัวเป็นอย่างไร และเป็นที่น่าพึงพอใจหรือไม่ อีกทั้งยังสามารถช่วยในเรื่องของการวางแผนในการประกอบกิจการได้เป็นอย่างดี

 

FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับบัญชีรายรับรายจ่าย

ถาม : ทำบัญชีรายรับรายจ่ายเอง ยื่นภาษีหักค่าใช้จ่ายตามจริงได้จริงไหม?

ตอบ : ได้จริงครับ สำหรับบุคคลธรรมดา (เช่น ร้านค้าออนไลน์, ฟรีแลนซ์) สรรพากรยอมให้เลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริงได้ แต่มีเงื่อนไขว่า ต้องจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายให้ถูกต้องตามรูปแบบที่สรรพากรระบุ และต้องเก็บใบเสร็จรับเงินหลักฐานทุกฉบับไว้ให้ตรวจสอบ ยอดเงิน

 

ถาม : หากไม่ได้จด VAT (ภาษีมูลค่าเพิ่ม) เวลาซื้อของมี VAT ต้องลงบัญชียังไง?

ตอบ : หากธุรกิจของเราไม่ได้จดทะเบียน VAT เมื่อเราไปซื้อวัตถุดิบแล้วมีภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% พ่วงมาด้วย ให้มียอด VAT นั้นรวมเป็น "ต้นทุนของสินค้าหรือค่าใช้จ่าย" ไปได้เลยครับ ไม่ต้องแยกช่องภาษีซื้อออกมาต่างหากเหมือนบริษัทใหญ่ ๆ

 

ถาม : เก็บใบเสร็จรับเงินและรายงานรายรับรายจ่ายไว้นานแค่ไหน ถึงจะปลอดภัย?

ตอบ : กฎหมายสรรพากรกำหนดให้นายจ้างหรือผู้ประกอบการต้องเก็บรักษาเอกสารประกอบการลงบัญชีและรายงานเงินสดรับ-จ่ายไว้ ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ยื่นแบบ เพื่อรองรับการเรียกตรวจย้อนหลัง

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม:

• สรุปวิธีการทำบัญชีสำหรับร้านอาหารเล็ก ๆ ที่เจ้าของร้านควรรู้
• สเตทเม้น (Statement) คืออะไร? ขอสเตทเม้นต้องทำยังไงบ้าง?
• 5 ข้อผิดพลาดทางบัญชีที่ฉุดธุรกิจ SME ไว้ไม่ให้โต
• ใบกำกับภาษีอย่างย่อ คืออะไร ตามกฎหมายใครมีสิทธิออกบ้าง