PR และ PO คืออะไร? ต่างกันอย่างไร? PR และ PO
PR (Purchase Requisition) คือใบขอซื้อที่ใช้ภายในองค์กรเพื่อขออนุมัติจัดซื้อ ส่วน PO (Purchase Order) คือใบสั่งซื้อที่ฝ่ายจัดซื้อออกให้ผู้ขายหลัง PR ผ่านการอนุมัติแล้ว ดังนั้น PR คือ “ขอซื้อ” ส่วน PO คือ “สั่งซื้อ”
PR และ PO คือะไร?
PR และ PO เป็นสองเอกสารที่สำคัญที่มีบทบาทสำคัญในกระบวนการจัดซื้อ โดย PR เป็นขั้นตอนแรกที่ช่วยในการวางแผนและควบคุมการจัดซื้อ ในขณะที่ PO เป็นเอกสารที่ใช้ในการยืนยันและควบคุมการซื้อสินค้าหรือบริการตามที่ระบุใน PR นอกจากนี้ PO ยังมีบทบาทในการบันทึกข้อมูลและการติดตามการจัดซื้อในภายหลัง
ใบขอซื้อ Purchase Requisition (PR)
PR ย่อมาจาก Purchase Requisition หมายถึง “ใบขอซื้อ” เป็นเอกสารภายในองค์กรใช้สำหรับยื่นเพื่อขอจัดซื้อสินค้าหรือบริการต่าง ๆ ในการดำเนินงานภายในแผนกหรือภายในองค์กร โดยเอกสารดังกล่าวจะต้องได้รับการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจลงนามในแผนกนั้น ๆ หากได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้วจะถูกให้ฝ่าย/แผนกจัดซื้อเพื่อทำการออกเอกสาร PO ต่อไป
ข้อมูลสำคัญที่ใบขอซื้อ (PR) ควรมี
- แผนกที่ทำการขอซื้อ
- วันที่ที่ทำการขอซื้อ
- เหตุผลในการขอซื้อ
- รายละเอียดสินค้า/บริการ
- จำนวนของสินค้า
- ราคาของสินค้า (ถ้ามี)
- ผู้ขอซื้อสินค้า/ผู้จัดทำ
- ผู้อนุมัติ
ตัวอย่างใบขอซื้อ (PR)
ใบสั่งซื้อ Purchase Order (PO)
PO ย่อมาจาก Purchase Order หมายถึง “ใบสั่งซื้อ” เป็นเอกสารที่ออกโดยฝ่ายจัดซื้อของบริษัทใช้เป็นคำสั่งซื้อของบริษัท ซึ่งใบสั่งซื้อ (PO) จะถูกจัดทำขึ้นภายหลังของใบขอซื้อ (PR) และจากนั้นจะส่งให้แก่ Supplier หรือผู้ขายสินค้า เพื่อสั่งสินค้าตามที่บริษัทต้องการ โดยผู้ขายต้องยอมรับและยืนยัน PO เพื่อทำการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ
หมายเหตุ: ในบางบริษัทอาจมีข้อกำหนดในการจัดซื้อว่าผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อมีอำนาจในการซื้อหรือลงนามซื้อได้ไม่เกินกี่บาท หากสินค้าหรือบริการดังกล่าวมากกว่าที่กำหนดจะต้องให้กรรมการบริษัทเป็นผู้อนุมัติในการจัดซื้อ
ข้อมูลสำคัญที่ใบสั่งซื้อ (PO) ควรมี
- ชื่อ ที่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทผู้สั่งซื้อ
- ชื่อ ที่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทผู้ขายสินค้า/บริการ
- วันที่ทำการสั่งซื้อ
- รายละเอียดของสินค้า/บริการ
- จำนวนของสินค้า
- ราคาของสินค้า
- จำนวนเงินรวมของสินค้าที่ต้องการทั้งหมด
- ผู้จัดทำ
- ผู้อนุมัติ
ตัวอย่างใบสั่งซื้อ (PO)
ความแตกต่างระหว่าง PR และ PO
| ข้อเปรียบเทียบ | PR (Purchase Requisition) | PO (Purchase Order) |
| ชื่อเอกสาร | ใบขอซื้อ | ใบสั่งซื้อ |
| ผู้จัดทำ | แผนกหรือบุคคลภายในองค์กรที่ต้องการซื้อ | ฝ่ายจัดซื้อ |
| จุดประสงค์ | แสดงความต้องการหรือความจำเป็นในการซื้อสินค้า/วัสดุ | ใช้สั่งซื้อสินค้า/บริการจากผู้ขาย |
| ช่วงเวลาที่สร้าง | เมื่อมีความต้องการซื้อ | หลัง PR ได้รับการอนุมัติและตรวจสอบแล้ว |
| ข้อมูลสำคัญ | รายละเอียดสินค้าหรือวัสดุที่ต้องการซื้อ และเหตุผลในการซื้อ | ประเภทสินค้า จำนวน ราคา และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการสั่งซื้อ |
| การอนุมัติ | อนุมัติโดยหัวหน้าแผนกที่เกี่ยวข้อง | อนุมัติโดยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ หรือผู้มีอำนาจตามวงเงิน |
| ส่งให้ใคร | ส่งต่อให้ฝ่ายจัดซื้อหลังได้รับอนุมัติ | ส่งให้ผู้ขายเพื่อดำเนินการจัดเตรียมและจัดส่งสินค้า |
*ข้อมูล ณ เดือนกันยายน
สรุปความแตกต่างของ PR และ PO
PR คือใบขอซื้อ ใช้ภายในองค์กรเพื่อเสนอความต้องการและขออนุมัติจัดซื้อ ส่วน PO คือใบสั่งซื้อที่ฝ่ายจัดซื้อออกให้ผู้ขายหลังจาก PR ได้รับการอนุมัติแล้ว ดังนั้น PR จึงเป็นขั้นตอน “ขอซื้อ” ขณะที่ PO เป็นขั้นตอน “สั่งซื้อ”
FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ PR และ PO
ถาม : PR สามารถแก้ไขหลังจากส่งอนุมัติแล้วได้หรือไม่?
ตอบ: ขึ้นอยู่กับขั้นตอนและระบบอนุมัติของแต่ละองค์กร หาก PR อยู่ระหว่างการอนุมัติ อาจต้องยกเลิกหรือส่งกลับมาแก้ไขก่อนดำเนินการต่อ
ถาม : PR และ PO ต้องมีเลขที่เอกสารหรือไม่?
ตอบ: ควรกำหนดเลขที่เอกสารเพื่อช่วยระบุรายการจัดซื้อและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย โดยรูปแบบการกำหนดเลขขึ้นอยู่กับระบบของแต่ละองค์กร
ถาม : หากซื้อสินค้าด่วนโดยไม่มี PR ควรทำอย่างไร?
ตอบ: ควรดำเนินการตามนโยบายจัดซื้อขององค์กร โดยบางองค์กรอาจมีขั้นตอนสำหรับกรณีเร่งด่วนหรือข้อยกเว้นที่กำหนดไว้โดยเฉพาะ
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
