การคำนวณ และการทำจ่ายประกันสังคม

ประกันสังคม เป็นการส่งเงินเข้ากองทุนประกันสังคมซึ่งเป็นการเก็บออมเงินในอีกรูปแบบหนึ่งและให้สิทธิประโยชน์หลายด้านแก่ผู้ที่ส่งเงินสมทบหรือเราเรียกกันว่า “ผู้ประกันตน” ซึ่งไม่ได้จำกัดอยู่แค่ผู้ที่ทำงานมีรายได้ประจำเท่านั้น แต่ผู้มีรายได้อื่น ๆ ก็สามารถสมัครเป็นผู้ประกันตนกับทางประกันสังคมได้เช่นกัน

ความหมายของประกันสังคมแต่ละประเภท

• ไม่คิดประกันสังคม คือ ไม่ต้องการให้พนักงานคนดังกล่าวคิดประกันสังคม
• คิดคงที่ทุกเดือน คือ การกำหนดฐานเงินเดือนในการคิดประกันสังคม เช่น หากต้องการให้พนักงานถูกหักประกันสังคม 600 บาท ในอัตรา 5% จะต้องใส่ค่าคงที่ของประกันสังคม 12,000 บาท
• คิดตามฐานเงินเดือนจริงที่ได้รับ คือ การคิดประกันสังคมจากฐานเงินเดือนที่พนักงานได้รับ ณ เดือนนั้น ๆ
• คิดตามมาตรา 39 คือ บุคคลที่เคยทำงานและเป็นผู้ประกันตนมาตรา 33 มาก่อน แล้วออกจากงานแต่ต้องการรักษาสิทธิประกันสังคม ซึ่งนำส่งเงินสมทบเท่ากับ 432 บาท/เดือน หากพนักงานคนไหนคำนวณประกันสังคมในมาตราดังกล่าว จะไม่สามารถตรวจสอบรายชื่อในรายงานประกันสังคมได้
• คิดตามฐานเงินเดือนจริงที่ได้รับ บริษัทจ่ายให้ คือ บริษัทนำเงินเดือนที่พนักงานได้รับจริง มาใช้ในการคำนวณเงินสมทบประกันสังคม โดยบริษัทจะเป็นผู้รับผิดชอบจ่าย ในส่วนของนายจ้างและส่วนของลูกจ้าง
• คิดตามสูตรการคำนวณ คือ การคำนวณเงินสมทบประกันสังคมโดยคิดตามเงื่อนไขของบริษัท ซึ่งจะต้องทำการติดต่อเจ้าหน้าที่ของ HumanSoft เพื่อตั้งค่าระบบให้

การตั้งค่าข้อมูลพนักงานคิดประกันสังคม

การตั้งค่าข้อมูลพนักงานคิดประกันสังคม สามารถกำหนดได้ 2 วิธี ดังนี้

1.กำหนดให้คิดประกันสังคมที่หน้าข้อมูลพนักงาน

2.กำหนดให้คิดประกันสังคมที่เมนูย่อย

1.กำหนดให้คิดประกันสังคมที่หน้าข้อมูลพนักงาน

การกำหนดให้คิดประกันสังคมที่หน้าข้อมูลพนักงาน เป็นการตั้งค่ารายบุคคลของพนักงาน โดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1.เข้าสู่ระบบและเลือกเมนู “ข้อมูลองค์กร”

2.เลือกเมนู “ข้อมูลพนักงาน” เพื่อเข้าสู่หน้าจัดการข้อมูลพนักงาน

3.เลือก “เลือกพนักงาน” ที่ต้องการกำหนดให้คิดประกันสังคมที่หน้าข้อมูลพนักงาน

4.ทำการเลือกรายชื่อพนักงาน

5.เมื่อเลือกพนักงานเรียบร้อยแล้ว ให้เลือกที่ช่อง “ประกันสังคม” เพื่อเลือกวิธีการคำนวณประกันสังคมให้กับพนักงาน

6.จากนั้นเลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล

2.กำหนดให้คิดประกันสังคมที่เมนูย่อย

การกำหนดให้คิดประกันสังคมที่เมนูย่อย สามารถกำหนดให้กับพนักงานได้หลายคนโดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1.เข้าสู่ระบบและเลือกเมนู “ข้อมูลองค์กร” และเลือกที่ “ข้อมูลพนักงาน” เหมือนวิธีการกำหนดให้คิดประกันสังคมที่หน้าข้อมูลพนักงาน

2.เมื่อเข้าสู่หน้าเมนูย่อย ให้เลือกที่ “ข้อมูลเงินเดือน”

3.หลังจากนั้นเลือกประเภทการคิดประกันสังคมที่ต้องการให้กับพนักงาน

4.เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล

การคำนวณประกันสังคม

วิธีการคำนวณประกันสังคม มี 5 รูปแบบดังนี้

1.คิดคงที่ทุกเดือน คือ การกำหนดยอดประกันสังคมได้เอง

• 1.1 ยกตัวอย่างพนักงานงวดเต็ม

พนักงานฐานเงินเดือน 15,000 บาท แต่ต้องการหักประกันสังคมจากพนักงานเพียง = 600 บาท/เดือน

ค่าคงที่ของประกันสังคม ที่ต้องใส่ =  12,000 บาท

วิธีการคำนวณ

เงินเดือนในรอบเดือนนั้นๆ 18,000 บาท แต่ระบบนำยอดจากการตั้งค่าคงที่มาคำนวนดังนี้ 12,000 x 5% = 600 บาท

• 1.2 ยกตัวอย่างพนักงานงวดแบ่งงวดจ่าย

พนักงานฐานเงินเดือน 15,000 บาท แต่ต้องการหักประกันสังคมจากพนักงานเพียง 600 บาท/เดือน ค่าคงที่ของประกันสังคม ที่ต้องกรอก = 12,000 บาท

วิธีการคำนวณ

จะคำนวณจากค่าคงที่ในงวดเต็ม 600 บาท/เดือน แล้วนำไปหารกับจำนวนงวด เช่น แบ่งงวดจ่าย 2 งวด

จะได้ 600 ÷ 2 = 300 บาท/งวด

2.คิดตามฐานเงินเดือนจริงที่ได้รับ

การคิดตามฐานเงินเดือนและรายได้คงที่ เงื่อนไขการหักประกันสังคม เงินเดือนสูงสุด ต่อเดือนอยู่ที่ 15,000บาท/เดือน

• 2.1 ยกตัวอย่างพนักงานงวดเต็ม

วิธีการคำนวณ

ฐานเงินเดือน 15,000 จะได้ 15,000 x อัตราสมทบประกันสังคม 5% = 750 บาท

•  2.2 ยกตัวอย่างพนักงานงวดแบ่งงวดจ่าย

วิธีการคำนวณ

ฐานเงินเดือนงวดที่ 1 หรือ 2 อยู่ที่ 9,000 บาท แต่ระบบคำนวณจากฐานเงินเดือนสูงสุด 7,500 บาท/งวด

จะได้ 7,500 x5% = 375 บาท หรือไม่เกิน 375บาท/งวด

• 2.3 ยกตัวอย่างพนักงานเข้างาน-ลาออกระหว่างงวด

เข้างานระหว่างงวดที่ 1

วิธีการคำนวณ

รอบคำนวณเงินเดือน 1- EOM (1-15-EOM) เริ่มงานวันที่ 05/08/2023

เงินเดือนตามจำนวนวันทำงาน 3,000 จะนำ 3,000 x 5% = 150 บาท หรือหักไม่เกิน 375บาท/งวด

เข้างานระหว่างงวดที่ 2

วิธีการคำนวณ

รอบคำนวณเงินเดือน 1- EOM (1-15-EOM) เริ่มงานวันที่ 17/08/2023

เงินเดือนตามจำนวนวันทำงาน 5,400 จะนำ 5,400 x 5% = 270 บาท

ลาออกระหว่างงวดที่ 1 (วันทำงานวันสุดท้ายของพนักงาน คือวันสุดท้ายของการคำนวณในงวดที่ 1)

วิธีการคำนวณ

รอบคำนวณเงินเดือน 1- EOM (1-15-EOM) ลาออกวันที่ 16/08/2023

เงินเดือนตามจำนวนวันทำงาน 9,000 จะนำ 9,000 x 5% = 450 บาท

โดยกรณีของพนักงานแบ่งงวดจ่าย ที่ลาออกระหว่างรอบการคำนวณ ระบบจะคำนวณประกันสังคมทั้งหมดของพนักงานในงวดสุดท้ายของการทำงาน แต่จะไม่เกิน 750 บาทในงวดเต็ม

3.คิดตามมาตรา 39 คือ คิดตามประกันสังคมตามมาตรา 39

คำนวณจากฐานเงินเดือนสูงสุด 4,800 บาท อัตราเดียวเท่ากันทุกคน เดือนละ 432 บาท

• 3.1 ยกตัวอย่างพนักงานงวดเต็ม

วิธีการคำนวณ

พนักงานฐานเงินเดือน ตั้งแต่ 1 บาทเป็นต้นไป จะถูกหัก = 432บาท/เดือน

• 3.2 ยกตัวอย่างพนักงานงวดแบ่งงวดจ่าย

วิธีการคำนวณ

ฐานเงินเดือนงวดที่ 1 หรือ 2 ตั้งแต่ 1 บาทเป็นต้นไป จะถูกหัก = 216บาท/งวด

4.คิดตามฐานเงินเดือนจริงที่ได้รับ บริษัทจ่ายให้

การคิดตามฐานเงินเดือนและรายได้คงที่ เงื่อนไขการหักประกันสังคม เงินเดือนสูงสุด ต่อเดือนอยู่ที่ 15,000บาท/เดือน ซึ่งบริษัทจะจ่ายให้ทั้งในส่วนของพนักงานและในส่วนของบริษัท

วิธีการคำนวณ

ฐานเงินเดือน 15,000 จะได้ 15,000 x อัตราสมทบประกันสังคม 5% = 750 บาท ( ซึ่งบริษัทจะจ่ายทั้งในส่วนของพนักงานและของบริษัท)

5.คิดตามสูตรคำนวณ

คือ คิดตามเงื่อนไขของบริษัท (ซึ่งจะต้องทำการติดต่อเจ้าหน้าที่ของ HumanSoft เพื่อตั้งค่าระบบให้)

การทำจ่ายประกันสังคม 

ขั้นตอนการทำจ่ายประกันสังคมผ่าน เว็บไซต์ www.sso.go.th ซึ่งสามารถดึงไฟล์จากระบบได้ 2 เมนู ดังนี้

1.ที่เมนูคำนวณเงินเดือน

ซึ่งจะต้องมีการกดปิดงวดก่อนจึงจะสามารถดึงรายงานประกันสังคมได้ โดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าที่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” และเลือกที่ “คำนวณเงินเดือน”

2.เมื่อเข้าสู่หน้าคำนวณเงินเดือน ให้เลือกที่เมนู “ปิดงวดบัญชี”

3.จากนั้นสามารถค้นหาข้อมูลจากโครงสร้างองค์กรที่ต้องการ และเลือกดาวน์โหลดไฟล์ “รายงานประกันสังคม” เพื่อนำจ่ายเป็นรูปแบบ Excel. ได้เลย

2.ที่เมนูรายงาน

ที่เมนูรายงานจะสามารถดึงรายงานประกันสังคมได้ โดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าที่เมนู รายงาน

2.จากนั้นเลือกที่ “กลุ่มประกันสังคม” และเลือกประกันสังคมประจำเดือน

3.สามารถค้นหาข้อมูล จากโครงสร้างองร์กรที่ต้องการ และเลือก “ค้นหา”

4.จากนั้นสามารถดาวน์โหลดไฟล์ เพื่อนำจ่ายเป็นรูปแบบ Excel. ได้เลย

การตั้งค่าอัตราประกันสังคม

การตั้งค่าอัตราประกันสังคม สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าที่เมนู ตั้งค่า

2.จากนั้นเลือกที่ “ตั้งค่าทั่วไป”

3.เลือก “คำนวณเงินเดือน” ที่เมนูย่อย

4.หลังจากนั้นกำหนดอัตราประกันสังคมของพนักงาน(%) และ อัตราประกันสังคมของนายจ้าง(%)

5.เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล

สรุปได้ง่ายๆ ดังนี้

การคำนวณประกันสังคมนั้น สามารถตั้งค่าที่ข้อมูลพนักงานได้เลยว่าต้องการให้พนักงานคำนวณประกันสังคมหรือไม่ หากต้องการให้คำนวณจะคำนวณแบบไหนเมื่อระบบคำนวณประกันสังคมในแต่ละรอบการคำนวณเรียบร้อยแล้ว ยังสามารถดาวน์โหลดรายงานไฟล์ Excel. เพื่อไปนำส่งกับประกันสังคมได้เลย

และโปรแกรม HumanSoft ยังสามารถเปลี่ยนอัตราประกันสังคมให้อัตโนมัติ เมื่อสำนักงานประกันสังคมมีการประกาศปรับเปลี่ยนอัตราในการสมทบประกันสังคมอีกด้วย