การจัดการหนี้สินพนักงาน และเงินประกันการทำงาน
การจัดการหนี้สินพนักงาน และเงินประกันการทำงาน สามารถเพิ่มข้อมูลหนี้สินพนักงาน หรือเงินประกันการทำงานได้ 2 วิธี ดังนี้
1.เพิ่มจากเมนูจัดการหนี้สินพนักงาน (เพื่อให้ระบบหักให้อัตโนมัติจากการคำนวณ)
2.เพิ่มภาระหนี้สิน หรือเงินประกันการทำงานโดยการนำเข้าข้อมูล (สำหรับยอดที่จ่ายจนครบแล้ว) เพื่อเก็บเป็นข้อมูลเมื่อพนักงานลาออก
1.เพิ่มจากเมนูจัดการหนี้สินพนักงาน
ไปที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกเมนู“จัดการหนี้สินพนักงาน” และกดปุ่ม “นำเข้าข้อมูล”
หลังจากนั้นกด “ดาวน์โหลด” เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลทที่ใช้นำเข้าข้อมูล จะได้รับเป็นไฟล์ .xlsx (Excel.)
กรอกรายละเอียดข้อมูลภาระหนี้สินที่ต้องการนำเข้า
ข้อควรรู้ และข้อควรระวัง
1. เลขอ้างอิง คือ ลำดับของเอกสาร หรือใช้ในการแยกว่าภาระหนี้สินเลขอ้างอิงนี้เป็นของใคร เช่น เลขอ้างอิง 1 ของนาย A หากมีข้อมูลภาระหนี้สินทั้งหมด 5 แถว เลขอ้างอิงจะต้องกรอก 1 ทั้ง 5 แถว
2. รหัสพนักงาน ให้กรอกรหัสพนักงานที่ต้องการนำเข้าภาระหนี้สิน
3. ชื่อ-นามสกุล ชื่อของพนักงานที่ต้องการนำเข้าภาระหนี้สิน ในส่วนของช่องชื่อ จะกรอกหรือไม่กรอกก็ได้หลังจากนำเข้าไปแล้ว ระบบจะดึงข้อมูลชื่อจากรหัสพนักงานมาแสดงให้
4. งวดที่ คือ งวดที่จะหักเงินพนักงาน
5. รหัสประเภท คือ รหัสอ้างอิงของภาระหนี้สินที่จะทำการนำเข้า
6. เดือน ปี-เดือน ที่ต้องการหักภาระหนี้สินในงวดนั้น ๆ ทางเราแนะนำให้เป็นการกรอก “ปี-เดือน” ที่จะหักจะได้รูปแบบเป็น “YYYY-MM” เช่น “2023-08”
7. วันที่ คือ วันที่เริ่มทำสัญญาภาระหนี้สิน ทางเราแนะนำให้เป็นการกรอกข้อมูล รูปแบบ “DD/MM/YYYY” เช่น “20/08/2023”
8.เงินต้น คือ จำนวนเงินก่อนที่จะคำนวณกับดอกเบี้ยในการหักงวดนั้น ๆ หากกรอก 0 หรือ ค่าว่าง ระบบจะนำเข้ายอดเป็น 0 ให้ จะไม่คำนวณอัตโนมัติให้เหมือนกับที่เพิ่มจากหน้าระบบ
9. เริ่มหักเดือน ให้ใส่ ปี-เดือน ที่จะเริ่มทำการหักภาระหนี้สิน ทางเราแนะนำให้เป็นการกรอก “ปี-เดือน” ที่จะหักจะได้รูปแบบเป็น “YYYY-MM” เช่น “2023-08”
10. ดอกเบี้ย คือ จำนวนดอกเบี้ยที่จะหักในแต่ละงวดโดยให้ระบุเป็นจำนวนบาท
11. จำนวนเงินทั้งหมด คือ จำนวนเงินหักในแต่ละงวดที่รวมดอกเบี้ยแล้ว รวมกันทุกงวดเป็นจำนวนเท่าใหร่
12. รวมเป็นเงิน คือ จำนวนเงินต้น + ดอกเบี้ย = รวมเป็นเงิน ในแต่ละงวด
13. เงินดาวน์ คือ จำนวนเงินที่พนักงานได้จ่ายมาเป็นเงินส่วนแรกในภาระหนี้สินรายการนี้แล้ว
14. สถานะ คือสถานการณ์ชำระของงวดนั้นว่ามีการชำระไปแล้วหรือยัง โดยแบ่งสถานะเป็น 2 สถานะได้ดังนี้ Y = ชำระแล้ว, N = ยังไม่ชำระ
15. ยอดกู้ คือ จำนวนเงินทั้งหมด - เงินดาว = ยอดกู้ ที่พนักงานได้กู้ไป
16. ดอกเบี้ย คือ อัตราดอกเบี้ยที่หักคิดเป็นกี่ % หรือมูลค่าดอกเบี้ย หากไม่มีให้ใส่ 0
17. รูปแบบดอกเบี้ย คือรูปแบบการคิดดอกเบี้ย โดยแยก 3 รูปแบบดังนี้ 1.ต้นลดดอกลด, 2.ดอกเบี้ยคงที่, 3.กำหนดมูลค่าดอกเบี้ย
18. จำนวนงวด คือจำนวนงวดที่ต้องการหักโดย 1 งวดนับเป็น 1 เดือน
กรณีแบ่งงวดจ่ายระบบจะทำการนำยอดหักในงวดนั้น ÷ จำนวนงวดแบ่งจ่ายในรอบเดือน แล้วเฉลี่ยหัก เช่น แบ่งจ่าย 2 งวด จะได้ 1,000 ÷ 2 = 500/งวด
19. หมายเหตุ คือข้อมูลที่ต้องการใส่แจ้งเพิ่มเติมในภาระหนี้สิน เช่น หักพนักงานเข้าใหม่ , หักค่าเสียหาย
หลังจากกรอกข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้มานำเข้าได้ที่เมนู “จัดการหนี้สินพนักงาน” กดปุ่ม “นำเข้าข้อมูล”
ให้เลือกในข้อที่ 2 นำเข้าข้อมูล แล้วเลือกไฟล์ดังกล่าว และกดอัพโหลด
หลังจากอัพโหลดไฟล์ภาระหนี้สินเสร็จเรียบร้อยแล้วสามารถมาตรวจสอบได้ดังนี้
2.เพิ่มภาระหนี้สิน หรือเงินประกันการทำงานโดยการนำเข้าข้อมูล
ไปที่เมนู “ข้อมูลพนักงาน” จากนั้นเลือกเมนู “เงินประกันการทำงาน” ในแถบเมนูย่อยและกด “ดาวน์โหลด” เทมเพลทที่ใช้นำเข้าเงินประกันการทำงาน จะได้รับเป็นไฟล์ .xlsx (Excel.)
กรอกรายละเอียดข้อมูลเงินประกันการทำงานลงในเทมเพลทที่ต้องการนำเข้า
ข้อควรรู้ และข้อควรระวัง
1. การกรอกยอดเงิน หากกรอกยอดใด และนำเข้า ระบบจะเป็นการนำเข้ายอดที่กรอกเข้าในรอบเดือน ที่นำเข้าให้ กรณีที่รอบเดือนที่นำเข้า มีข้อมูลการนำเข้าก่อนหน้าอยู่แล้ว จะเป็นการนำเข้าแยกข้อมูลขึ้นมาให้อีก 1 รายการ เช่น หากก่อนหน้านี้มีการนำเข้าเดือนสิงหาคม 2023 เป็นยอด 900 บาท แล้วมีการนำเข้าใหม่อีกครั้งเป็นยอด 1,500 บาท ระบบจะแสดงทั้ง 2 ยอดคือ 900 บาท และ 1,500 บาท
2. กรณีกรอกยอด 0 หรือ ค่าว่าง ในการนำเข้าซ้ำเข้าไปในรอบเดือนที่เคยนำเข้าก่อนหน้า ระบบจะแสดงยอดเดิมที่เคยนำเข้าก่อนหน้านี้ โดยไม่ถูกล้างค่าหรือแทนที่ด้วยยอด 0 ตัวอย่างเช่น ก่อนหน้านี้มีการนำเข้าในรอบเดือนสิงหาคม 2023 เป็นยอด 900 บาท และได้มีการนำเข้าในเดือนสิงหาคม 2023 ใหม่อีกครั้งโดยปล่อยเป็นค่าว่าง หรือ ยอด 0 ข้อมูลที่นำเข้าก่อนหน้าจะไม่ได้รับผลกระทบใด ๆ
และเมื่อพนักงานลาออก ระบบจะทำการสรุปข้อมูลภาระหนี้สิน และเงินประกันการทำงานให้
สรุปได้ว่า การนำเข้า หรือเพิ่มภาระหนี้สินจากเมนูจัดการหนี้สินพนักงาน จะทำเพื่อให้ระบบหักยอดที่คงค้าง หรือเริ่มหักใหม่โดยจะให้ระบบหักให้อัตโนมัติตามเงื่อนไขที่ได้กำหนดไว้ จนกว่าจะหักครบตามจำนวนงวดถึงจะหยุดหัก
เพิ่มภาระหนี้สิน หรือเงินประกันการทำงานโดยการนำเข้าข้อมูล (สำหรับยอดที่จ่ายจนครบแล้ว) เพื่อเก็บเป็นข้อมูลว่าพนักงานท่านดังกล่าวเคยชำระหนี้สินมาแล้วเป็นจำนวนเงินเท่าใด เพื่อใช้ตรวจสอบและแสดงยอดรวมภาระหนี้สินที่เคยหักพนักงานไว้ตอนที่ทำพนักงานลาออก
สำหรับวิธีคิดดอกเบี้ยในรูปแบบต่าง ๆ ของระบบ HumanSoft มีทั้งหมด 3 รูปแบบ ดังนี้
1. วิธีคิดแบบ “ดอกเบี้ยคงที่”
เช่น เงินกู้ 10,000 บาท ชำระ 12 งวด ดอกเบี้ย 6%
วิธีคิด
ค่างวดและดอกเบี้ย
เงินต้น 10,000 หาร 12 = 833.33 บาท/งวด
ดอกเบี้ย 10,000 × 6 % = ดอกบี้ย 600 บาท/งวด
ค่างวด 833.33 + 600 = 1,433.33 บาท/งวด
2. วิธีคิดแบบ “กำหนดมูลค่า”
เช่น เงินกู้ 10,000 บาท ชำระ 12 งวด ดอกเบี้ย 1,000 บาท
วิธีคิด
ค่างวดและดอกเบี้ย
เงินต้น 10,000 หาร 12 = 833.33 บาท/งวด
ดอกเบี้ย 1,000 หาร 12 = ดอกบี้ย 83.33 บาท/งวด
ค่างวด 833.33 + 83.33 = 916.66 บาท/งวด
3. วิธีคิดแบบ “ต้นลด ดอกลด”
เช่น เงินกู้ 10,000 บาท ชำระ 12 งวด ดอกเบี้ย 6% (ต้นลด ดอกลด)
วิธีคิด
ค่างวดและดอกเบี้ย
เงินต้น 10,000 หาร 12 = 833.33 บาท/งวด
ดอกเบี้ย เงินต้นคงเหลือ × 6% (ในงวดแรก × 6% ได้เลย )
งวดต่อไป ต้องลบเงินต้นที่จ่ายไปแล้วก่อนนำไป × 6%
เช่น งวดที่ 1 : 833.33 + (10,000 × 6% ) = 600
= 833.33 + 600
= 1,433.33 บาท
งวดที่ 2 : 833.33 + (10,000 - 833.33 = 9,166.67) × 6% = 550
= 833.33 + 550
= 1,383.33 บาท
งวดที่ 3 : 833.33 + (9,166.67 - 833.33 = 8,333.34) × 6% = 500
= 833.33 + 500
= 1,333.33 บาท