การนำเข้าจัดการหนี้สินพนักงาน และเงินประกันการทำงาน

การนำเข้าจัดการภาระหนี้สินของพนักงานเพื่อให้ระบบหักยอดที่คงค้าง หรือเริ่มหักใหม่โดยระบบจะหักให้อัตโนมัติตามเงื่อนไขที่ได้กำหนดไว้จนกว่าจะหักครบตามจำนวนงวดถึงจะหยุดหัก

การนำเข้าเงินประกันการทำงาน (สำหรับยอดที่จ่ายครบถ้วนแล้ว) เพื่อเก็บเป็นข้อมูลว่าพนักงานท่านดังกล่าวเคยชำระหนี้สินมาแล้วเป็นจำนวนเงินเท่าใด เพื่อใช้ตรวจสอบและแสดงยอดรวมภาระหนี้สินที่เคยหักพนักงานไว้ตอนที่ทำพนักงานลาออก ทั้งนี้การนำเข้าจัดการหนี้สินพนักงาน และเงินประกันการทำงานระบบของ HumanSoft แบ่งออกเป็น 2 วิธี ดังนี้

1.วิธีการนำเข้าจัดการหนี้สินพนักงาน

2.วิธีการนำเข้าเงินประกันการทำงาน

1.วิธีการนำเข้าจัดการหนี้สินพนักงาน

การนำเข้าจัดการหนี้สินพนักงาน สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทการนำเข้าข้อมูล และการนำเข้าไฟล์จัดการหนี้สินพนักงาน ดังนี้

ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าข้อมูลหนี้สินพนักงาน”

การดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าข้อมูลหนี้สินพนักงาน” ให้แก่พนักงาน สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินดือน

2.ไปที่เมนู “จัดการหนี้สินพนักงาน”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการหนี้สินพนักงาน ให้เลือก “นำเข้าข้อมูล”

4.หลังจากนั้น เลือก “ดาวน์โหลด” เพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูลหนี้สินพนักงานให้กับพนักงาน

ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลจัดการหนี้สินพนักงาน

หลังจากดาวน์โหลดไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า มีข้อควรทราบและข้อควรระวัง ดังนี้

1.เลขอ้างอิง คือ ลำดับของเอกสาร หรือใช้ในการแยกว่าภาระหนี้สินเลขอ้างอิงนี้เป็นของใคร เช่น เลขอ้างอิง 1 ของนาย A หากมีข้อมูลภาระหนี้สินทั้งหมด 5 แถว จะต้องกรอกเลขอ้างอิงเป็น 1 ทั้ง 5 แถว

2.รหัสพนักงาน คือ ให้กรอกรหัสพนักงานที่ต้องการนำเข้าภาระหนี้สิน

3.ชื่อ-นามสกุล คือ ชื่อของพนักงานที่ต้องการนำเข้าภาระหนี้สิน ในส่วนของช่องชื่อจะกรอกหรือไม่กรอกก็ได้หลังจากนำเข้าไปแล้ว ระบบจะดึงข้อมูลชื่อจากรหัสพนักงานมาแสดงให้

4.งวดที่ คือ งวดที่จะหักเงินพนักงาน

5.รหัสประเภท คือ รหัสอ้างอิงของภาระหนี้สินที่จะทำการนำเข้า

6.ปี-เดือน คือ ปี-เดือน ที่ต้องการหักภาระหนี้สินในงวดนั้น ๆ โดยแนะนำให้กรอก “ปี-เดือน” ที่จะหักจะได้รูปแบบเป็น “YYYY-MM” เช่น “2023-08”

7.วันที่ คือ วันที่เริ่มทำสัญญาภาระหนี้สิน โดยแนะนำให้กรอก ข้อมูลรูปแบบ “DD-MM-YYYY” เช่น “20-08-2023”

8.เงินต้น คือ จำนวนเงินก่อนที่จะคำนวณกับดอกเบี้ยในการหักงวดนั้น ๆ หากกรอก 0 หรือ ค่าว่าง ระบบจะนำเข้ายอดเป็น 0 ให้ จะไม่คำนวณอัตโนมัติให้เหมือนกับที่เพิ่มจากหน้าระบบ

9.เริ่มหักเดือน คือ ให้ใส่ ปี-เดือน ที่จะเริ่มทำการหักภาระหนี้สิน โดยแนะนำให้กรอก “ปี-เดือน” ที่จะหักจะได้รูปแบบเป็น “YYYY-MM” เช่น “2023-08”

10.ดอกเบี้ย คือ จำนวนดอกเบี้ยที่จะหักในแต่ละงวดโดยให้ระบุเป็นจำนวนบาท

11.จำนวนเงินทั้งหมด คือ จำนวนเงินหักในแต่ละงวดที่รวมดอกเบี้ยแล้ว โดยรวมกันทุกงวดเป็นจำนวนเท่าใด

12.รวมเป็นเงิน คือ จำนวนเงินต้น+ดอกเบี้ย = รวมเป็นเงินในแต่ละงวด

13.เงินดาวน์ คือ จำนวนเงินที่พนักงานได้จ่ายมาเป็นเงินส่วนแรกในภาระหนี้สินรายการนี้แล้ว

14.สถานะ คือ สถานะการชำระของงวดนั้นว่ามีการชำระไปแล้วหรือยัง โดยแบ่งสถานะเป็น 2 สถานะ ได้ดังนี้

Y = ชำระแล้ว

N = ยังไม่ได้ชำระ

15.ยอดกู้ คือ จำนวนเงินทั้งหมด-เงินดาว = ยอดกู้ ที่พนักงานได้กู้ไป

16.ดอกเบี้ย คือ อัตราดอกเบี้ยที่หักคิดเป็นกี่ % หรือมูลค่าดอกเบี้ย หากไม่มีให้ใส่ 0

17.รูปแบบดอกเบี้ย คือ รูปแบบการคิดดอกเบี้ย โดยหลักการคำนวณดอกเบี้ย แยกเป็น 3 รูปแบบดังนี้

1.ต้นลดดอกลด

2.ดอกเบี้ยคงที่

3.กำหนดมูลค่าดอกเบี้ย

การนำเข้าไฟล์ข้อมูลการจัดการหนี้สินพนักงาน เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

วิธีการนำเข้าไฟล์ข้อมูลการจัดการหนี้สินพนักงาน เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลการจัดการหนี้สินพนักงาน หลังจากนั้นให้เลือก “เลือกไฟล์” เพื่อนำเข้าข้อมูล

2.เลือก “อัพโหลด”

3.เมื่อดำเนินการอัพโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว จะสามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้

4.นอกจากนั้นเมื่ออัพโหลดไฟล์ภาระหนี้สินเสร็จเรียบร้อยแล้ว จะสามารถมาตรวจสอบข้อมูลการจัดการหนี้สินพนักงานได้จากการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel พร้อมทั้งสามารถแก้ไขข้อมูลที่นำเข้าในระบบได้เลย

วิธีคิดดอกเบี้ยของระบบ HumanSoft

การคิดดอกเบี้ยของระบบ HumanSoft มีทั้งหมด 3 รูปแบบ คือ วิธีคิดแบบดอกเบี้ยคงที่ วิธีคิดแบบกำหนดมูลค่า และวิธีคิดแบบต้นลดดอกลด ดังนี้

1. วิธีคิดแบบ “ดอกเบี้ยคงที่”

เช่น กู้ 10,000 ชำระ 12 งวด ดอกเบี้ย 6% ชำระ 12 งวด มีวิธีคิดค่างวดและดอกเบี้ย ดังนี้

เงินต้น 10,000 หาร 12 = 833.33 บาท/งวด

ดอกเบี้ย 10,000 × 6 % = ดอกบี้ย 600 บาท/งวด

ค่างวด 833.33 + 600 = 1,433.33 บาท/งวด

2. วิธีคิดแบบ “กำหนดมูลค่า”

เช่น กู้ 10,000 ชำระ 12 งวด ดอกเบี้ย 1,000 บาท ชำระ  12 งวด มีวิธีคิดค่างวดและดอกเบี้ย ดังนี้

เงินต้น 10,000 หาร 12 = 833.33 บาท/งวด

ดอกเบี้ย 1,000 หาร 12 = ดอกบี้ย 83.33 บาท/งวด

ค่างวด 833.33 + 83.33 = 916.66 บาท/งวด

3. วิธีคิดแบบ “ต้นลด ดอกลด”

เช่น กู้ 10,000 ชำระ 12 งวด ดอกเบี้ย 6% (ต้นลด ดอกลด) มีวิธีคิดค่างวดและดอกเบี้ย ดังนี้

เงินต้น 10,000 หาร 12 = 833.33 บาท/งวด

ดอกเบี้ย เงินต้นคงเหลือ × 6% (ในงวดแรก × 6% ได้เลย )

งวดต่อไป ต้องลบเงินต้นที่จ่ายไปแล้วก่อนนำไป × 6% เช่น

งวดที่ 1 :  833.33 + (10,000 × 6% ) = 600

= 833.33 + 600 = 1,433.33

งวดที่ 2 :  833.33 + (10,000 - 833.33 = 9,166.67) × 6% = 550

= 833.33 + 550 = 1,383.33

งวดที่ 3 : 833.33 + (9,166.67 - 833.33 = 8,333.34) × 6% = 500

= 833.33 + 500 = 1,333.33

2.วิธีการนำเข้าเงินประกันการทำงาน

การนำเข้าเงินประกันการทำงาน สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทการนำเข้าข้อมูล และการนำเข้าไฟล์เงินประกันการทำงาน ดังนี้

ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าเงินประกันการทำงาน”

การดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าเงินประกันการทำงาน” ให้แก่พนักงาน สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนูข้อมูลองค์กร

2.ไปที่เมนู “ข้อมูลพนักงาน”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าข้อมูลพนักงาน ให้ไปที่เมนูย่อยและเลือก “เงินประกันการทำงาน”

4.หลังจากนั้น เลือก “ดาวน์โหลด” เพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูลเงินประกันการทำงานให้กับพนักงาน

ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลเงินประกันการทำงาน

หลังจากดาวน์โหลดไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า มีข้อควรทราบและข้อควรระวัง ดังนี้

1.การกรอกยอดเงินหากกรอกยอดใดและนำเข้า ระบบจะเป็นการนำเข้ายอดที่กรอกเข้าในรอบเดือนที่นำเข้าให้ กรณีที่หากรอบเดือนที่นำเข้ามีข้อมูลการนำเข้าก่อนหน้าอยู่แล้วจะเป็นการนำเข้าแยกข้อมูลขึ้นมาให้อีก 1 รายการ

ยกตัวอย่างเช่น หากก่อนหน้านี้มีการกรอกข้อมูลเดือนเมษายน 2025 เป็นยอด 900 บาท แล้วมีการนำเข้าใหม่อีกครั้งเป็นยอด 500 บาท ระบบจะแสดงทั้ง 2 ยอดคือ 900 และ 500

2.กรณีกรอกยอด 0 หรือ ค่าว่าง ในการนำเข้าทับเข้าไปในรอบเดือนที่เคยนำเข้าก่อนหน้าระบบจะแสดงยอดเดิมที่เคยนำเข้าก่อนหน้านี้โดยไม่ถูกล้างค่าหรือแทนที่ด้วยยอด 0 

ยกตัวอย่างเช่น หากก่อนหน้านี้มีการนำเข้าในรอบเดือนเมษายน 2025 เป็นยอด 900 บาท และได้มีการนำเข้าในเดือนเมษายน 2025 ใหม่อีกครั้งโดยปล่อยเป็นค่าว่าง หรือ ยอด 0 ข้อมูลที่นำเข้าก่อนหน้าจะไม่ได้รับผลกระทบใดๆ

การนำเข้าไฟล์ข้อมูลเงินประกันการทำงาน เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

วิธีการนำเข้าไฟล์ข้อมูลเงินประกันการทำงานเมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “ข้อมูลองค์กร” เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลเงินประกันการทำงาน

หลังจากนั้นให้เลือก “เดือนที่ต้องการนำเข้าข้อมูลเงินประกันการทำงาน และเลือกไฟล์” เพื่อนำเข้าข้อมูล

2. เลือก “อัพโหลดไฟล์”

3.เมื่อดำเนินการอัพโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว จะสามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้



และเมื่อพนักงานลาออก ระบบจะทำการสรุปข้อมูลหนี้สินและเงินประกันการทำงานให้ ดังรูปภาพด้านล่าง