การยื่น และแก้ไขเอกสาร
การยื่น และแก้ไขเอกสาร เป็นการใช้สำหรับพนักงาน หรือ HR ยื่นความประสงค์เพื่อแจ้งว่าต้องการดำเนินการอย่างไร เช่น ลา, โอที, เปลี่ยนกะการทำงาน เป็นต้น โดยระบบสามารถตั้งค่าเงื่อนไขเอกสารประเภทต่าง ๆ ก่อนที่พนักงานจะยื่นขอเอกสารเข้ามาได้
ยกตัวอย่างเช่น เงื่อนไขบริษัทในการขอเอกสารการลาพักร้อนจะต้องลาล่วงหน้า 3 วัน หากพนักงานไม่ได้ขอลาพักร้อนตามเงื่อนไขจะไม่สามารถลาได้ ทั้งนี้นอกจากเป็นการยื่นเอกสารของพนักงานแล้วยังสามารถยื่นเรื่องร้องเรียนภายในบริษัทได้อีกด้วย
โดยการยื่นและแก้ไขเอกสารเป็นการยื่นเรื่องแจ้งความประสงดำเนินการต่าง ๆ ในระบบจะแบ่งเอกสารเป็น 2
ส่วนดังนี้
1.ยื่นเอกสารส่งหัวหน้างาน (หัวหน้างาน / HR เป็นผู้อนุมัติ) (All Package ยกเว้น Package Basic)
- ขอลางาน
- ขอเปลี่ยนกะการทำงาน
- ขอเปลี่ยนวันหยุด
- ขอเพิ่มเวลา
- ขอโอที
2.ยื่นเอกสารส่งฝ่ายบุคคล (HR เป็นผู้อนุมัติ)
- ขอเบิกล่วงหน้า (เฉพาะ Package : Professional/Standard)
- เอกสารรับรองเงินเดือน (เฉพาะ Package : Professional)
- เอกสารรับรองการทำงาน (เฉพาะ Package : Professional)
- เบิกเงินสดย่อย (เฉพาะ Package : Professional)
- สวัสดิการ (เฉพาะ Package : Professional)
- ร้องเรียน (เฉพาะ Package : Professional)
- หนังสือสัญญาจ้างพนักงานทดลองงาน (เฉพาะ Package : Professional)
- หนังสือสัญญาจ้างพนักงานบรรจุ (เฉพาะ Package : Professional)
อันดับแรกเริ่มต้นที่การขอเอกสารผ่านแอปพลิเคชันโดยพนักงานเอง
1.การขอเอกสารการลา
เลือกยื่นเอกสาร กดที่ขอลางาน หลังจากนั้นกดเพิ่มเอกสาร เลือกวันที่ ที่ต้องการลางาน, กรอกข้อมูลที่ต้องการ กดบันทึก และยืนยันการบันทึก
2.การขอเปลี่ยนกะการทำงาน
เลือกยื่นเอกสาร กดที่ขอเปลี่ยนกะการทำงาน หลังจากนั้นกดเพิ่มเอกสาร เลือกวันที่ ที่ต้องการ, กรอกข้อมูลที่ต้องการ กดบันทึก และยืนยันการบันทึก
3.ขอเปลี่ยนวันหยุด
เลือกยื่นเอกสาร กดที่ขอเปลี่ยนวันหยุด หลังจากนั้นกดเพิ่มเอกสาร เลือกวันที่ ที่ต้องการ, กรอกข้อมูลที่ต้องการ กดบันทึก และยืนยันการบันทึก
4.ขอเพิ่มเวลา
เลือกยื่นเอกสาร กดที่ขอเพิ่มเวลา หลังจากนั้นกดเพิ่มเอกสาร เลือกวันที่ ที่ต้องการเพิ่มเวลา, เหตุผลในการขอเพิ่มเวลา, และวันที่และเวลาที่ต้องการขอเพิ่มเวลา หลังจากนั้นกดบันทึก และยืนยันการบันทึก
5.ขอโอที
เลือกยื่นเอกสาร กดที่ขอโอที หลังจากนั้นกดเพิ่มเอกสาร เลือกวันที่ ที่ทำโอที และวันที่และเวลาที่ทำโอที หลังจากนั้นกดบันทึก และยืนยันการบันทึก
6.ขอเบิกล่วงหน้า
เลือกยื่นเอกสาร กดที่ขอเบิกล่วงหน้า กดเลือกรอบเดือนที่ต้องการขอเบิกล่วงหน้า หรือรอบเดือนปัจจุบัน กรอกจำนวนเงินที่ต้องการ หลังจากนั้นกดบันทึก
หมายเหตุ : พนักงานจะสามาระเบิกเงินล่วงหน้าได้ จะต้องมีการกำหนดวงเงินเบิกเงินล่วงหน้าให้กับพนักงานก่อน
7.การขอเอกสารรับรองเงินเดือน
เลือกยื่นเอกสาร กดที่เอกสารรับรองเงินเดือน กดเพิ่มเอกสารรับรองเงินเดือน หลังจากนั้นให้ใส่วัตถุประสงค์ในการขอเอกสาร, หน่วยงานของพนักงานหรือระบุที่จัดส่งเอกสาร และเลือกภาษาว่าต้องการเอกสารภาษาไทย หรือภาษาอังกฤษ และกดบันทึก
เมื่อพนักงานได้รับเอกสารแล้ว ให้มาที่หน้าเอกสารรับรองเงินเดือน เลือกสถานะทั้งหมด หลังจากนั้นกดยืนยันรับเอกสาร กดตกลง
เมื่อกดรับเอกสารแล้ว จากนั้นสามารถกด รายละเอียด เพื่อพิมพ์หรือตรวจสอบเอกสารรับรองเงินเดือนของพนักงาน
8. การขอเอกสารรับรองการทำงาน
เลือกยื่นเอกสาร กดที่เอกสารรับรองการทำงาน กดเพิ่มเอกสารรับรองการทำงาน หลังจากนั้นให้ใส่วัตถุประสงค์ในการขอเอกสาร, หน่วยงานของพนักงานหรือระบุที่จัดส่งเอกสาร และเลือกภาษาว่าต้องการเอกสารภาษาไทย หรือภาษาอังกฤษ และกดบันทึก
เมื่อพนักงานได้รับเอกสารแล้ว ให้มาที่หน้าเอกสารรับรองการทำงาน เลือกสถานะทั้งหมด หลังจากนั้นกดยืนยันรับเอกสาร กดตกลง
เมื่อกดรับเอกสารแล้ว จากนั้นสามารถกด รายละเอียด เพื่อพิมพ์หรือตรวจสอบเอกสารรับรองการทำงานของพนักงาน
9.การขอเบิกเงินสดย่อย
เลือกยื่นเอกสาร กดที่เบิกเงินสดย่อย กดขอเบิกเงินสดย่อย เลือก/กรอกข้อมูลที่ต้องการ กดบันทึก และกดเลือกรายละเอียดเพื่อเพิ่มรายการ
หมายเหตุ : หากไม่สามารถเลือกประเภทรายการเบิกเงินสดย่อย สามารถแจ้ง HR. ให้ทำการเพิ่มรายการได้
หลังจากเพิ่มรายการแล้ว และให้ใส่ยอดเงิน หลังจากนั้นกดตกลง ถือเป็นการสิ้นสุดขั้นตอนการขอเอกสาร
หลังจาก HR อนุมัติและตั้งเบิกแล้วและจ่ายเงินให้กับพนักงานแล้ว ให้พนักงานกด ยืนยันการรับเงิน เพื่อปรับสถานะในระบบว่าได้รับเงินแล้ว
10.การขอเบิกสวัสดิการ
เลือกยื่นเอกสาร กดที่สวัสดิการ กดเพิ่มเอกสารขอเบิกสวัสดิการ เลือกประเภทของสวัสดิการ, เลือกปีที่ต้องการหรือปีปัจจุบัน, วันที่, จำนวนเงินที่ขอเบิกสวัสดิการ, รายละเอียดในการขอเบิกสวัสดิการ พร้อมทั้งแนบรูปภาพประกอบ และกดบันทึก หลังจากนั้นกดยืนยันการบันทึก
หมายเหตุ : ในการขอเบิกสวัสดิการ จะต้องกำหนดวงเงินต่อปีของสวัสดิการดังกล่าวให้กับพนักงานก่อน
11.การร้องเรียน
เลือกยื่นเอกสาร กดที่ร้องเรียน หลังจากนั้นให้ใส่วันที่ที่ยื่นร้องเรียน, เลือกประเภทการร้องเรียน, ใส่รายละเอียกและรูปภาพ (ถ้ามี), เลือกการยินยอมเปิดเผยข้อมูลของผู้ร้องเรียนหรือไม่ หากไม่เลือกยินยอมเปิดเผยข้อมูล HR จะไม่สามารถตรวจสอบใด้ว่าผู้ร้องเรียนดังกล่าวคือพนักงานคนไหน สุดท้ายกดบันทึก และยืนยันการบันทึกอีกครั้ง
การแก้ไขเอกสารผ่านแอปพลิเคชันโดยพนักงานเอง
1.เอกสารพื้นฐาน 5 ฉบับที่ยังไม่ได้อนุมัติ
กรณีเอกสารยังไม่ได้อนุมัติ เลือกยื่นเอกสาร กดประเภทเอกสารที่ต้องการ กดที่รายการเอกสารที่ต้องการ กดแก้ไข หลังจากนั้นเลือก/กรอกข้อมูลที่ต้องการ และกดบันทึก
2.เอกสารพื้นฐาน 5 ฉบับที่อนุมัติไปแล้ว
กรณีเอกสารอนุมัติไปแล้ว และต้องการกลับมาแก้ไข เลือกยื่นเอกสาร กดประเภทเอกสารที่ต้องการ เลือกสถานะเอกสารเอกสารเป็นอนุมัติ กดที่รายการเอกสารที่ต้องการ กดแก้ไข หลังจากนั้นกดตรวจสอบ และกดตกลง
หลังจากกดตรวจสอบแล้วให้เลือกสถานะเอกสารเป็นรออนุมัติ และเลือกเอกสารที่ต้องการ หลังจากนั้นกดแก้ไข เลือก/กรอกข้อมูลที่ต้องการ และกดบันทึก
3.การแก้ไขเอกสารเบิกเงินล่วงหน้า
กรณีเอกสารยังไม่ได้อนุมัติ เลือกยื่นเอกสาร กดขอเบิกล่วงหน้า เลือกรอบเดือนที่ต้องการ หลังจากนั้นให้ลบข้อมูลดังกล่าวออก และทำการขอเอกสารเข้ามาใหม่อีกครั้ง
4.การแก้ไขเอกสารสวัสดิการ
กรณีเอกสารอนุมัติแล้วต้องการแก้ไข เลือกยื่นเอกสาร กดสวัสดิการ กดที่แก้ไข เลือก/กรอกข้อมูลที่ต้องการ หลังจากนั้นบันทึก และตกลง
การขอเอกสารผ่านเว็บเบราว์เซอร์โดยพนักงานเอง
1.ขอลางาน
กดที่เมนูข้อมูลของท่าน เลือกยื่นเอกสาร และกดที่ขอลางาน จากนั้นเลือกประเภทการลา, กรอกข้อมูลตั้งแต่วันที่ - จนถึงวันที่ ที่พนักงานจะขอเอกสารการลา หลังจากนั้นกดบันทึก
2.ขอโอที
กดที่เมนูข้อมูลของท่าน เลือกยื่นเอกสาร และกดที่ขอโอที จากนั้นเลือกวันที่พนักงานทำโอที, เลือกประเภทโอที และกรอก ข้อมูลตั้งแต่วันที่ - จนถึงวันที่ ที่พนักงานทำโอที หลังจากนั้นกดบันทึก
3.ขอเพิ่มเวลา
กดที่เมนูข้อมูลของท่าน เลือกยื่นเอกสาร และกดที่ขอเพิ่มเวลา จากนั้นเลือกวันที่ ที่ต้องการเพิ่มเอกสาร, เลือกประเภทการปรับเวลา, หลังจากนั้นกดเพิ่มเวลา เพื่อใส่วันที่ และเวลาที่ต้องการเพิ่ม หลังจากนั้นกดบันทึก
4.ขอเปลี่ยนกะการทำงาน
กดที่เมนูข้อมูลของท่าน เลือกยื่นเอกสาร และกดที่ขอเปลี่ยนกะการทำงาน จากนั้นเลือกวันที่ที่ต้องการเปลี่ยนกะการทำงาน และเลือกกะการทำงานที่ต้องการเปลี่ยน หลังจากนั้นกดบันทึก
5.ขอเปลี่ยนวันหยุด
กดที่เมนูข้อมูลของท่าน เลือกยื่นเอกสาร และกดที่ขอเปลี่ยนวันหยุด จากนั้นเลือกวันที่ที่ต้องการเปลี่ยนวันทำงานหรือวันหยุด และเลือกประเภทวันที่ต้องการเปลี่ยน หลังจากนั้นกดบันทึก
6.ขอเบิกล่วงหน้า
กดที่เมนูข้อมูลของท่าน เลือกยื่นเอกสาร กดที่ขอเบิกล่วงหน้า เลือกรอบเดือนที่ต้องการและกดค้นหา จากนั้นเลือก/กรอกข้อมูลที่ต้องการ หลังจากนั้นกดจำนวนเงินที่จะขอเบิกเพื่อบันทึกรายการ
การขอเอกสารผ่านเว็บเบราว์เซอร์โดย HR
1.ขอลางาน
กดที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเอกสาร กดที่จัดการลางาน กดขอลางาน จากนั้นเลือกชื่อพนักงาน, ประเภทการลา, กรอกข้อมูลตั้งแต่วันที่ - จนถึงวันที่ ที่พนักงานจะขอเอกสารการลา หลังจากนั้นกดบันทึก
2.ขอโอที
กดที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเอกสาร กดที่จักการโอที กดขอโอที จากนั้นชื่อพนักงาน, เลือกวันที่พนักงานทำโอที, เลือกประเภทโอที และกรอก ข้อมูลตั้งแต่วันที่ - จนถึงวันที่ ที่พนักงานทำโอที หลังจากนั้นกดบันทึก
3.ขอเพิ่มเวลา
กดที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเอกสาร กดที่จัดการเพิ่มเวา กดขอเพิ่มเวลา จากนั้นเลือกชื่อพนักงาน, วันที่ ที่ต้องการเพิ่มเอกสาร, เลือกประเภทการปรับเวลา, หลังจากนั้นกดเพิ่มเวลา เพื่อใส่วันที่ และเวลาที่ต้องการเพิ่ม หลังจากนั้นกดบันทึก
4.ขอเปลี่ยนกะการทำงาน
กดที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเอกสาร กดที่จัดการเปลี่ยนกะการทำงาน และกดที่ขอเปลี่ยนกะการทำงาน จากนั้นเลือกชื่อพนักงาน, วันที่ที่ต้องการเปลี่ยนกะการทำงาน และเลือกกะการทำงานที่ต้องการเปลี่ยน หลังจากนั้นกดบันทึก
5.ขอเปลี่ยนวันหยุด
กดที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเอกสาร กดที่จัดการเปลี่ยนวันหยุด จากนั้นเลือกชื่อพนักงาน, วันที่ที่ต้องการเปลี่ยนวันทำงานหรือวันหยุด และเลือกประเภทวันที่ต้องการเปลี่ยน หลังจากนั้นกดบันทึก
6.การขอเอกสารรับรองเงินเดือน
กดที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเอกสาร กดที่เอกสารรับรองเงินเดือน กดขอเอกสารรับรองเงินเดือน หลังจากนั้นให้เลือกชื่อพนักงาน ใส่วัตถุประสงค์ในการขอเอกสาร, หน่วยงานของพนักงานหรือระบุที่จัดส่งเอกสาร และเลือกภาษาว่าต้องการเอกสารภาษาไทย หรือภาษาอังกฤษ และกดบันทึก
หลังจากขอเอกสารแล้ว ให้ค้นหาสถานะเอกสารเป็นรออนุมัติ และกดเครื่องมาย I เพื่อเลือกการอนุมัติว่าจะกรอกข้อมูลเองหรือใช้รูปแบบลายเซ็น
หลังจากอนุมัติเอกสารแล้ว สามารถกดพิมพ์ เพื่อตรวจสอบรายงาน และเปลี่ยนสถานะเอกสาร เป็นจัดส่งได้
7.เอกสารรับรองการทำงาน
กดที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเอกสาร กดที่เอกสารรับรองการทำงาน กดขอเอกสารรับรองการทำงาน หลังจากนั้นให้เลือกชื่อพนักงาน ใส่วัตถุประสงค์ในการขอเอกสาร, หน่วยงานของพนักงานหรือระบุที่จัดส่งเอกสาร และเลือกภาษาว่าต้องการเอกสารภาษาไทย หรือภาษาอังกฤษ และกดบันทึก
หลังจากขอเอกสารแล้ว ให้ค้นหาสถานะเอกสารเป็นรออนุมัติ และกดเครื่องมาย I เพื่อเลือกการอนุมัติว่าจะกรอกข้อมูลเองหรือใช้รูปแบบลายเซ็น
หลังจากอนุมัติเอกสารแล้ว สามารถกดพิมพ์ เพื่อตรวจสอบรายงาน และเปลี่ยนสถานะเอกสาร เป็นจัดส่งได้
8.เบิกเงินล่วงหน้า
กดที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเอกสาร กดที่เบิกเงินล่วงหน้า กดขอเงินเบิกล่วงหน้า จากนั้นเลือกปี, รอบเดือน, ชื่อพนักงาน และวงเงินที่พนักงานขอเบิก หลังจากนั้นกดบันทึก
9.เบิกเงินสดย่อย
กดที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเอกสาร กดที่เบิกเงินสดย่อย กดขอเบิกเงินสดย่อย จากนั้นเลือกชื่อพนักงาน และชื่อภาระกิจ หลังจากนั้นกดบันทึก
เมื่อทำการ บันทึกชื่อภารกิจแล้ว ให้กดที่เพิ่มรายการ และเลือกประเภทเงินสดย่อย, กรอกชื่อค่าใช้จ่าย, จำนวนเงิน พร้อมทั้งแนบภาพประกอบ (ถ้ามี) และกดบันทึก
10.สวัสดิการ
กดที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเอกสาร กดที่สวัสดิการ กดขอสวัสดิการ จากนั้นเลือกชื่อพนักงาน, ประเภทสวัสดิการ, ปี, วันที่, กรอกยอกเงินที่พนักงานจะขอเบิก พร้อมทั้งใส่รายละเอียด และภาพประกอบ(ถ้ามี) หลังจากนั้นกดบันทึก
หมายเหตุ : หากกรอกข้อมูลไม่ครบทุกช่องจะกดบันทึกไม่ได้ แต่สามารถกดบันทึก ได้หากไม่กรอกรายละเอียด/รูปภาพ
11.ร้องเรียน
กดที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเอกสาร กดที่ร้องเรียน กดเพิ่มการร้องเรียน จากนั้นเลือกวันที่, ชื่อพนักงานที่เป็นผู้ร้องเรียน, ประเภทการร้องเรียน และใส่รายละเอียดพร้อมภาพประกอบ(ถ้ามี)
หากไม่เลือกยินยอมเปิดเผยข้อมูล HR จะไม่สามารถตรวจสอบใด้ว่าผู้ร้องเรียนดังกล่าวคือพนักงานคนไหน สุดท้ายกดบันทึก
หลังจากมีการขอเอกสารร้องเรียนเข้ามาจะมีสถานะ เพื่อพิจารณาดังนี้
12.หนังสือสัญญาจ้างพนักงานทดลองงาน
ให้กดที่การประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเอกสาร เลือกหนังสือสัญญาจ้างพนักงานทดลองงาน กดเพิ่มหนังสือสัญญาจ้าง จากนั้นเลือก/กรอกเงื่อนไขที่ต้องการ และกดบันทึก
13.หนังสือสัญญาจ้างพนักงานบรรจุ
ให้กดที่การประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเอกสาร เลือกหนังสือสัญญาจ้างพนักงานบรรจุ กดเพิ่มหนังสือสัญญาจ้างจากนั้นเลือก/กรอกเงื่อนไขที่ต้องการ และกดบันทึก
การแก้ไขเอกสารผ่านเว็บเบราว์เซอร์โดย HR
1.เอกสารพื้นฐาน 5 ฉบับที่ยังไม่ได้อนุมัติ
กรณีเอกสารยังไม่ได้อนุมัติ มาที่การประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเอกสาร กดที่รายการประเภทเอกสารที่ต้องการ หลังจากนั้นมาที่สถานะเอกสารรออนุมัติ และกดที่รายละเอียดของเอกสารฉบับดังกล่าว
เมื่อเลือกเอกสารมาแล้วให้กดแก้ไข หลังจากแก้ไขเรียบร้อยแล้ว ให้กดบันทึก
2.เอกสารพื้นฐาน 5 ฉบับที่อนุมัติไปแล้ว
กรณีเอกสารที่อนุมัติไปแล้ว แต่ต้องการกลับมาแก้ไขเอกสาร มาที่การประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเอกสาร กดที่รายการประเภทเอกสารที่ต้องการ หลังจากนั้นมาที่สถานะเอกสารอนุมัติ และกดที่รายละเอียดของเอกสารฉบับดังกล่าว
หลังจากเลือกเอกสารมาแล้ว ให้กดตรวจสอบ เมื่อกดตรวจสอบเอกสารเรียบร้อยแล้ว เอกสารดังกล่าวจะมีสถานะเป็นรออนุมัติ ซึ่งสามารถไปแก้ไขได้โดยเลือกสถานะเอกสารเป็นรรออนุมัติ
3.การแก้ไขเบิกเงินล่วงหน้า
ให้กดเมนูประมวลผลเงินเดือน เลือกการคำนวณเงินเดือน เลือกคำนวณเงินเดือนรายบุคคล จากนั้นเลือกพนักงานที่ต้องการ
เมื่อเลือกพนักงานแล้ว มาที่เมนูเบิกล่วงหน้า เลือกวันที่ และกรอกยอดติดลบ เพื่อล้างค่ายอดเบิกเงินล่วงหน้าที่อนุมัติไปแล้ว
หมายเหตุ : หากอนุมัติเอกสารเบิกเงินล่วงหน้าแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขได้ ชึ่งต้องใส่ยอดติดลบเพื่อล้างค่ายอดเอกสารที่ตัดยอดไปแล้ว
