การขอเอกสารผ่าน Line OA

การขอเอกสารผ่าน Line OA สามารถเลือกตามประเภทที่ต้องการได้เลย ซึ่งประเภทการขอเอกสารต่าง ๆ สามารถยื่นเพื่อแจ้งว่าต้องการดำเนินการอย่างไร เช่น ลา, โอที, เปลี่ยนกะการทำงาน หรือเปลี่ยนวันทำงานวันหยุด เป็นต้น

โดยการยื่นและแก้ไขเอกสารเป็นการยื่นเรื่องแจ้งความประสงดำเนินการต่าง ๆ ในระบบจะแบ่งเอกสารเป็น 2

ส่วนดังนี้

1.ยื่นเอกสารส่งหัวหน้างาน (หัวหน้างาน / HR เป็นผู้อนุมัติ) (All Package ยกเว้น Package Basic)

 - ขอลางาน

 - ขอเปลี่ยนกะการทำงาน

 - ขอเปลี่ยนวันหยุด

 - ขอเพิ่มเวลา

 - ขอโอที

2.ยื่นเอกสารส่งฝ่ายบุคคล (HR เป็นผู้อนุมัติ)

 - ขอเบิกล่วงหน้า (เฉพาะ Package : Professional/Standard)

 - เอกสารรับรองเงินเดือน (เฉพาะ Package : Professional)

 - เอกสารรับรองการทำงาน (เฉพาะ Package : Professional)

 - เบิกเงินสดย่อย (เฉพาะ Package : Professional)

 - สวัสดิการ (เฉพาะ Package : Professional)

 - ร้องเรียน (เฉพาะ Package : Professional)

 - หนังสือสัญญาจ้างพนักงานทดลองงาน (เฉพาะ Package : Professional)

 - หนังสือสัญญาจ้างพนักงานบรรจุ (เฉพาะ Package : Professional)

การยื่นเอกสารผ่าน Line OA

ขอลางาน

สามารถเข้ามาทำการยื่นเอกสาร ได้ที่เมนูเอกสาร เลือกขอลางาน และเลือกประเภทการลา ที่ต้องการ ซึ่งประเภทการลาต่าง ๆ จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของแต่ละบริษัท

ในกรณีที่ลาระหว่างวันจะต้องมีการลงเวลาเข้า - ออกงานระหว่างวัน เพื่อให้ระบบได้คำนวณช่วงเวลาที่ขอลา

หมายเหตุ : ในกรณีที่บริษัทมีการตั้งค่าลาล่วงหน้า หลักการที่ระบบจะเริ่มนับเวลาจากการที่ขอเอกสารมา

ขอเปลี่ยนกะการทำงาน

สามารถเลือกเปลี่ยนกะการทำงานได้จากเมนูเอกสาร เลือกขอเปลี่ยนกะการทำงาน และต้องมีมากกว่า 1 กะการทำงานขึ้นไปจึงจะสามารถเปลี่ยนกะการทำงานได้

หลังจากนั้นเลือกวันที่ต้องการ และเลือกกะการทำงานของวันนั้น ๆ สุดท้ายกดบันทึก

ขอเปลี่ยนวันทำงานวันหยุด

สามารถเลือกเปลี่ยนได้จากเมนูเอกสาร เลือกขอเปลี่ยนวันหยุด

หลังจากนั้นเลือกวันที่ต้องการ และเลือกสถานะของวันนั้น ๆ สุดท้ายกดบันทึก

ขอเพิ่มเวลา

ในกรณีที่พนักงานลืมลงเวลาการทำงาน สามารถเลือกขอเอกสารเพิ่มเวลาฉบับนี้เพิ่มเข้ามาได้จากเมนูเอกสาร เลือกขอเพิ่มเวลา เพื่อให้ทางผู้อนุมัติเป็นผู้พิจารณาอนุมัติเอกสารในการขอเอกสารเพิ่มเวลา

หลังจากนั้นเลือกวันที่ต้องการ และเลือกสาเหตุในการลืมลงเวลาการทำงาน หลังจากนั้นมากดเพิ่มเวลา โดยการเลือกวันที่ และเวลาที่ลืมลงเวลาการทำงาน สุดท้ายกดบันทึก

ขอโอที

ในกรณีที่ต้องการทำงานล่วงเวลาในวันทำงาน หรือวันหยุดหยุดของพนักงาน สามารถขอเอกสารขอโอทีเข้ามาได้จากเมนูเอกสาร

หมายเหตุ : ถ้าต้องการขอโอทีแบบข้ามคืน ยกตัวอย่างเช่น กะการทำงานปกติ 08:00 - 12:00 - 13:00 -17.00 น.

ต้องการทำโอที 17:30 - 00:00 น. ของวันที่ 19/08/2023 ต้องทำการขอเอกสารของวันที่ 19/08/2023 เริ่มเวลา 19/08/2023 17:30 น. เวลาเสร็จ 20/08/2023 00:00 น. เป็นต้น ถึงแม้เวลาเสร็จจะข้ามไปวันที่ 20 แต่ระบบจะคำนวณค่าโอทีให้ในวันที่ 19

หลังจากนั้นให้ใส่วันที่ และเลือกประเภทโอที ต่อมาให้ใส่วันที่ และเวลาที่ทำโอที และกดบันทึก

ขอเบิกเงินล่วงหน้า

พนักงานสามารถเข้ามาทำการขอเบิกล่วงหน้าได้ที่เมนูนี้ โดยวงเงินสำหรับเบิกล่วงหน้าจะขึ้นอยู่กับทางบริษัทกำหนด ซึ่งเอกสารฉบับนี้จะไม่ผ่านการอนุมัติของหัวหน้า แต่ผู้อนุมัติจะเป็น HR เท่านั้น

ขอเอกสารรับรองเงินเดือน

พนักงานสามารถเข้ามาทำการขอเอกสารรับรองเงินเดือนได้ที่เมนูเอกสาร เลือกขอเอกสารรับรองเงินเดือน ซึ่งเอกสารฉบับนี้จะไม่ผ่านการอนุมัติของหัวหน้า แต่ผู้อนุมัติจะเป็น HR เท่านั้น และพนักงานจะได้รับเอกสารจะก็ต่อเมื่อ HR นำส่งให้กับพนังานแล้วเท่านั้น

เมื่อพนักงานได้รับเอกสารเรียบร้อยแล้ว จะต้องกลับมากดยืนยันการรับเอกสารด้วยเสมอ

พนักงานสามารถดูรายละเอียดของเอกสารที่ทำการขอไปได้ โดยสามารถเลือกดูตามปี, เดือน หรือสถานะเอกสารได้

ขอเอกสารรับรองการทำงาน

พนักงานสามารถเข้ามาทำการขอเอกสารรับรองการทำงาน ได้ที่เมนูเอกสาร เลือกขอเอกสารรับรองการทำงาน ซึ่งเอกสารฉบับนี้จะไม่ผ่านการอนุมัติของหัวหน้า แต่ผู้อนุมัติจะเป็น HR เท่านั้น และจะได้รับเอกสารจะก็ต่อเมื่อ HR นำส่งให้กับพนักงานแล้วเท่านั้น

เมื่อพนักงานได้รับเอกสารเรียบร้อยแล้ว จะต้องกลับมากดยืนยันการรับเอกสารด้วย

พนักงานสามารถดูรายละเอียดของเอกสารที่ทำการขอไปได้ โดยสามารถเลือกดูตามปี, เดือน หรือสถานะเอกสารได้

ขอเบิกเงินสดย่อย

พนักงานสามารถเข้ามาทำการขอเบิกเงินสดย่อยได้ที่เมนูเอกสาร เลือกขอเบิกเงินสดย่อย ซึ่งเอกสารฉบับนี้จะไม่ผ่านการอนุมัติของหัวหน้า แต่ผู้อนุมัติจะเป็น HR เท่านั้น

เมื่อเพิ่มชื่อรายการเบิกเงินสดย่อยแล้ว จะต้องเข้าไปกรอกรายละเอียดจำนวนเงินในรายการนั้นให้เรียบร้อย

และเมื่อพนักงานได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว จะต้องกลับมากดยืนยันการรับเงินด้วย

ซึ่งพนักงานสามารถดูรายละเอียดของเอกสารที่ทำการขอไปได้ โดยสามารถเลือกดูตามปี, เดือน หรือสถานะเอกสารได้

ขอเบิกสวัสดิการ

พนักงานสามารถเข้ามาทำการขอเบิกสวัสดิการได้ที่เมนูเอกสาร เลือกการขอเบิกสวัสดิการ ซึ่งเอกสารฉบับนี้ไม่สามารถอนุมัติโดยหัวหน้างานได้ จะมีเพียง HR เท่านั้นที่เป็นผู้อนุมัติ และต้องสร้างรายรับประเภท Welfare พร้อมระบุวงเงินเบิกสวัสดิการก่อน พนักงานจึงจะสามารถขอเบิกได้

หลังจากนั้นให้เลือกประเภทสวัสดิการที่ต้องการ, ใส่วันที่พร้อมจำนวนเงินที่ขอเบิก เมื่อใส่ข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว ให้กดบันทึก และยืนยันการบันทึก

ร้องเรียน

พนักงานสามารถเข้ามายื่นเอกสารร้องเรียน ผ่าน Line OA ได้ที่เมนูเอกสาร เลือกร้องเรียน ซึ่งเอกสารฉบับนี้จะไม่ผ่านหัวหน้างาน แต่จะผ่านการพิจารณาจากทาง HR เท่านั้น

หลังจากเลือกประเภทการร้องเรียบเรียบร้อยแล้ว ให้ใส่รายละเอียด พร้อมภาพประกอบ และกดบันทึก

สรุปได้ว่าการขอเอกสารผ่าน Line OA จะเหมือนกับการขอเอกสารผ่านแอปพลิเคชัน HumanSoft ซึ่งสามารถเลือกตามประเภทเอกสารที่ต้องการได้

โดยการยื่น และแก้ไขเอกสารเป็นการยื่นเรื่องแจ้งความประสงดำเนินการต่าง ๆ โดยในระบบจะแบ่งเอกสารเป็น 2 ส่วนดังนี้

1. ยื่นเอกสารส่งหัวหน้างาน (หัวหน้างาน / HR เป็นผู้อนุมัติ) (All Package ยกเว้น Basic)

2. ยื่นเอกสารส่งฝ่ายบุคคล (HR เป็นผู้อนุมัติ)