ข้อควรระวังที่อาจทำให้ Text File Payroll ไม่ถูกต้อง หรือ ผิดพลาด

ข้อควรระวังหรือสาเหตุที่ทำให้ไฟล์ผิดพลาด มาจาก 2 ปัจจัยดังนี้

ปัจจัยภายใน : คือการกรอกข้อมูลบางอย่างในระบบ ไม่ครบถ้วน / ไม่ถูกต้อง

เช่น

1. ลืมใส่เลขบัญชีบริษัท

2. ลืมใส่เลขบัญชีพนักงาน

3. เลือกสถานะการรับเงินไม่ถูกต้อง

4. ใส่ข้อมูลพนักงานไม่ครบ

ปัจจัยภายนอก :

1. ธนาคารเปลี่ยนTEMPLATEที่ใช้นำเข้าข้อมูลเงินเดือน,

2. การเลือกใช้Service ของธนาคารไม่สอดคล้องกับไฟล์ที่นำเข้า

3. ลืมเปลี่ยนชื่อไฟล์ที่ใช้จ่ายเงินเดือน (สาเหตุนี้เกิดขึ้นได้บางธนาคาร)

ที่บังคับให้ชื่อไฟล์ที่นำเข้า ต้องไม่เหมือน/ไม่คล้าย/ไม่คล้ายซ้ำ กับไฟล์เดิมที่เคยนำเข้า

กรณีเกิดจากปัจจัยภายนอก วิธีแก้เบื้องต้น ดังนี้

1. กรณี ธนาคารเปลี่ยน TEMPLATE ที่ใช้นำเข้าข้อมูลเงินเดือน

แก้ไขเบื้องต้น : ดึงเป็นไฟล์ Excel ของ Humansoft ไปใส่ใน Template ของธนาคาร

และ Generate เป็น Text File จาก Template ของธนาคารแทน

จากนั้น แนะนำให้ส่งTemplate ใหม่ที่เป็นไฟล์ Excel, Text ให้ทางทีมพัฒนาของทาง Humansoft อัพเดทใหม่

ใช้เวลาดำเนินการ 2 - 4 สัปดาห์

2. กรณีเลือก Service หรือ รูปแบบไฟล์ ไม่สอดคล้องกับไฟล์ที่นำเข้า

เนื่องจากบางธนาคาร มีระบบการจ่ายเงินเดือนมากกว่า 1 Service และรูปแบบไฟล์ที่ใช้นำเข้ามีหลายรูปแบบ

การ Export Text File Payroll ในระบบของ Humansoft (บางธนาคาร) จึงมีมากกว่า 1 ไฟล์ ตัวอย่างเช่น Kbank , Kbank2 , SCB, SCB2

ภาพตัวอย่าง บริการ K cash connect ของ ธนาคารกสิกรไทย

3. ลืมเปลี่ยนชื่อไฟล์ที่ใช้จ่ายเงินเดือน (สาเหตุนี้เกิดขึ้นได้บางธนาคาร)

การแก้ไขเบื้องต้น : เมื่อ Export Text File ออกมาแล้ว แนะนำให้เปลี่ยนชื่อทุกครั้งเมื่อก่อนนำส่งไฟล์ข้อมูล