การบริหารจัดการอัตรากำลังให้เหมาะสมกับภาระงานประจำวัน โดยการตรวจสอบจำนวนพนักงานที่ปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่งหรือแผนกต่อวัน สามารถประยุกต์ใช้กับระบบ HumanSoft ผ่านการกำหนดรหัสสำนักงานสาขาให้สอดคล้องกับชื่อตำแหน่งหรือแผนก จากนั้นใช้เมนู “การจัดกำลังพล” เพื่อจัดสรรพนักงาน
ขั้นตอนการตั้งค่าและการจัดสรรกำลังพล
การดำเนินการแบ่งออกเป็น 3 ส่วนหลัก คือ การกำหนดรหัส, การจัดกำลังพล และการตรวจสอบผล
1. การตั้งค่ารหัสสำนักงานสาขา (เทียบเท่าตำแหน่ง/แผนก)
การกำหนดชื่อตำแหน่งหรือแผนกให้เป็นรหัสสำนักงานสาขา เพื่อให้ระบบสามารถจำแนกกำลังพลได้
- ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร”
- เลือก “โครงสร้างองค์กร”
- กด รูปปากกา เพื่อแก้ไขในช่อง “รหัสสำนักงานสาขา”
- ตั้งรหัสให้เป็น ชื่อตำแหน่งหรือแผนก (ต้องเป็นภาษาอังกฤษ หรือ ตัวเลขเท่านั้น และห้ามซ้ำ)
- เลือก สีสาขา
- กรอกข้อมูลให้ครบแล้วกด “บันทึก”
2. การจัดสรรกำลังพล (กำหนดตำแหน่ง/แผนกที่ปฏิบัติงานรายวัน)
เมื่อสร้างรหัสเรียบร้อยแล้ว สามารถจัดสรรพนักงานเข้าสู่รหัสสาขาใหม่ได้ 2 วิธี:
1. จัดกำลังพลในระบบ HRS ของ HumanSoft
- ไปที่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน”
- เลือก “จัดการเวลา”
- เลือก “จัดการกะการทำงาน-วันหยุด”
- กด “จัดการกำลังพล”
- เลือกตัวกรองในการค้นหาข้อมูลพนักงานหรือเดือนที่ต้องการจัดการกำลังพล
- กด “ค้นหา”
- หน้าจอจะปรากฏรายชื่อพนักงานพร้อมกับวันที่
- คลิกที่ช่อง “จัดการกำลังพล” จากนั้นเลือก สำนักงาน (ชื่อตำแหน่งหรือแผนก)
- ใช้ “ลูกศรวงกลม” เพื่อเปลี่ยนตำแหน่งหรือแผนกให้แก่พนักงานในวันที่ที่ต้องการ
- กด “บันทึก”
2. การอัปโหลดไฟล์การจัดกำลังพลเข้าสู่ระบบ HRS
- ไปที่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” > “จัดการเวลา” > “จัดการกะการทำงาน-วันหยุด”
- กด “จัดการกำลังพล”
- เลือกตัวกรอง > กด “ค้นหา”
- เลื่อนลงมาด้านล่างสุด กด “ดาวน์โหลด Template”
- กรอกไฟล์ Excel: นำ รหัสสาขา (รหัสตำแหน่ง/แผนกที่สร้างไว้) มากอกในเทมเพลต เพื่อจัดสรรพนักงานว่าจะต้องทำงานที่สาขาไหน
- นำเข้าไฟล์: กด “เลือกไฟล์” และทำการ อัปโหลด (Upload) ไฟล์การจัดกำลังพล
- ตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูล (รายการสำเร็จ/ผิดพลาด)
3. การตรวจสอบความเพียงพอของกำลังพล
หลังจากอัปโหลดข้อมูลการปฏิบัติงานเรียบร้อยแล้ว ให้เข้าสู่เมนู “สาขา/หน่วยงาน” เพื่อทำการตรวจสอบว่า จำนวนพนักงานในแต่ละตำแหน่งหรือแผนกมีความเพียงพอต่อการปฏิบัติงานในแต่ละวันหรือไม่
