เมื่อบริษัทมีข้อกำหนดว่า พนักงสานสามารถจัดกะการทำงาน หรือวันทำงาน-วันหยุดของคนเองได้ ในแต่ละรอบการคำนวณเงินเดือน HR สามารถใช้งานฟังก์ชัน "วางแผนกะการทำงาน-วันหยุด" เพื่อให้พนักงานสามารถจัดการตารางงานของตนเองในแต่ละรอบการคำนวณเงินเดือน โดยแบ่งเป็นขั้นตอนสำหรับ HR และพนักงาน ดังนี้

ส่วนที่ 1: ขั้นตอนสำหรับ HR (การสร้างแผน)

1. เข้าเมนู: การประมวลผลเงินเดือน
2. เลือกจัดการเวลา
3. เลือกวางแผนกะการทำงาน-วันหยุด
4. เลือกรอบเดือน: เลือกรอบเดือนที่ต้องการวางแผนกะการทำงาน (มุมขวาบน)
5. เพิ่มแผน: เลือก “เพิ่มแผนกะการทำงาน”
6. กำหนดรายละเอียด:

• กรอก ชื่อแผน และ ช่วงวันที่
• เลือก รายชื่อพนักงาน ที่ต้องการให้อยู่ในแผนกะการทำงานนั้น ๆ
• ดำเนินการต่อไป: เมื่อ HR เพิ่มแผนแล้ว พนักงานจึงจะสามารถเข้าไปจัดแผนของตนเองได้

ส่วนที่ 2: ขั้นตอนสำหรับพนักงาน (การจัดทำแผนผ่าน Application)

1. เข้าเมนู: Application HumanSoft
2. มาที่ขีด 3 ขีด
3. เลือกจัดการเวลา
4. เลือก วางแผนกะการทำงาน – วันหยุด
5. เลือกแผน: เลือกรายการของแผนในรอบเดือนที่ HR สร้างไว้
6. ระบุกะงาน: เลือกที่ “กรุณากรอกข้อมูล”
7. เลือก กะการทำงาน ที่ต้องการ
8. กำหนดวันที่: กำหนดกะการทำงาน หรือวันหยุดในวันที่ต้องการ
9. บันทึกและส่งอนุมัติ: กด บันทึก เพื่อส่งขออนุมัติให้ทาง HR ตรวจสอบ

ส่วนที่ 3: ขั้นตอนสำหรับ HR (การตรวจสอบและอนุมัติ)

1. สำหรับการตรวจสอบ: เลือกที่ ไอคอน “ตัว i” ที่แสดงแผนที่พนักงานวางแผนไว้
2. สำหรับการอนุมัติ: หลังจากตรวจสอบแล้ว ให้เลือก Finish กะการทำงานของพนักงานจะถูกเปลี่ยนไปตามแผนที่วางไว้

ข้อควรรู้และการจัดการแผน

• การแก้ไข (Unfinish) : หาก HR ต้องการให้พนักงานท่านอื่นดำเนินการต่อ หรือพนักงานต้องการแก้ไขแผนที่อนุมัติไปแล้ว จะต้องกด “Unfinish” การวางแผนกะการทำงานนั้นก่อน
• การนำไปใช้ : หลังจากกด Unfinish แล้ว พนักงานแก้ไขในแอปพลิเคชัน เมื่อพนักงานอื่นวางแผนเรียบร้อย HR สามารถกด Finish และเลือก Apply ตารางเวลาการทำงาน ได้เลย
• การตรวจสอบ : หากมีการ Unfinish การวางแผนกะการทำงาน พนักงานสามารถเข้ามาดำเนินการเปลี่ยนแปลงการวางแผนได้ ดังนั้น HR จะต้องตรวจสอบข้อมูลกะการทำงาน หรือวันทำงาน-วันหยุดของพนักงานอย่างสม่ำเสมอ