งานเยอะ ทำไม่ทัน แก้ยังไงดี? มารู้จักกับ Eisenhower Matrix ว่าคืออะไร ช่วยจัดลำดับงานให้โฟกัสสิ่งสำคัญ ลดงานด่วนที่ไม่จำเป็นและทำงานได้เป็นระบบมากขึ้นได้อย่างไร
Eisenhower Matrix คืออะไร?
Eisenhower Matrix คือแนวคิดการจัดลำดับความสำคัญของเวลาและงาน ที่พัฒนาโดย Dwight D. Eisenhower อดีตประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา หลักการนี้แบ่งเป้าหมายออกเป็น 4 ส่วน โดยพิจารณาจากระดับความสำคัญ และความเร่งด่วน
เมื่อนำมาปรับใช้กับการทำงาน จะช่วยให้เห็นภาพชัดเจนว่างานใดควรเร่งจัดการเป็นอันดับแรก งานใดควรวางแผนทำล่วงหน้า งานใดสามารถมอบหมายให้ผู้อื่นได้ และงานใดควรลดหรือเลี่ยง เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและไม่เสียเวลาไปกับงานที่ไม่จำเป็น
วิธีการจัดลำดับงานแบบ Eisenhower Matrix มีกี่กลุ่ม อะไรบ้าง?
เทคนิค Eisenhower Matrix คือเครื่องมือที่จะมาเป็นเข็มทิศช่วยคุณคัดกรองว่า อะไรคือสิ่งที่ควรลงแรง และอะไรคือสิ่งที่ควรปล่อยผ่าน โดยการแบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่มตามระดับความสำคัญและความจำเป็นเร่งด่วน ดังนี้
กลุ่มที่ 1 : งานเร่งด่วนและงานสำคัญ : ลงมือทำทันที (Do)
งานในกลุ่มนี้เป็นงานที่ควรให้ความสำคัญสูงสุด เพราะมีผลกระทบโดยตรงต่อเป้าหมายการทำงาน และมักมีวันที่กำหนดส่งงานอย่างชัดเจน หากปล่อยไว้หรือทำล่าช้า อาจก่อให้เกิดปัญหาหรือความกดดันตามมา
ตัวอย่าง : งานเขียนบทความที่ต้องส่งภายในวันถัดไป หรือการแก้ไขงานเร่งด่วนตามคำขอของลูกค้า
กลุ่มที่ 2 : งานไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ : วางแผนและจัดเวลา (Schedule)
แม้งานในกลุ่มนี้จะยังไม่ต้องทำทันที แต่เป็นงานที่มีความสำคัญต่อผลลัพธ์ในระยะยาว จึงควรวางแผนและจัดสรรเวลาให้ชัดเจน เพื่อให้งานเสร็จตามเป้าหมายโดยไม่เร่งรีบในช่วงท้าย
ตัวอย่าง : การเตรียมงานนำเสนอที่มีกำหนดในอีก 2 สัปดาห์ ซึ่งควรวางแผนเรื่องข้อมูล เนื้อหา และรูปแบบการนำเสนอไว้ล่วงหน้า
กลุ่มที่ 3 : งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ : มอบหมายให้ผู้อื่น (Delegate)
งานกลุ่มนี้เป็นงานที่ต้องจัดการในทันที แต่ไม่ได้ส่งผลโดยตรงต่อเป้าหมายหลักของผู้ทำงาน หากทำเองทั้งหมดอาจทำให้เสียเวลาไปกับงานที่ไม่จำเป็น จึงเหมาะกับการมอบหมายให้ผู้อื่นช่วยดำเนินการ
ตัวอย่าง : การขอให้เพื่อนร่วมทีมช่วยออกแบบโปสเตอร์ เนื่องจากตนเองต้องเข้าร่วมประชุมสำคัญกับลูกค้าในช่วงเวลาเดียวกัน
กลุ่มที่ 4 : งานไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ : ตัดออกหรือเลื่อนทำ (Delete)
งานในกลุ่มนี้เป็นงานที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่าต่อการทำงาน และสามารถตัดทิ้งหรือเลื่อนออกไปได้โดยไม่ส่งผลกระทบ
ตัวอย่าง : การจัดระเบียบเอกสารเก่าในลิ้นชัก ซึ่งสามารถทำในช่วงเวลาว่างหรือวันที่ภาระงานน้อยได้
สรุป Eisenhower Matrix คืออะไร มีกี่กลุ่ม อะไรบ้าง?
Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานโดยแบ่งออกเป็น 4 กลุ่มตามความเร่งด่วนและความสำคัญ ช่วยให้รู้ว่างานใดควรทำทันที งานใดควรวางแผน มอบหมาย หรือควรตัดออก ทำให้บริหารเวลาได้ดีขึ้น ลดความเครียด และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างเป็นระบบ
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
