KPI Profile
KPI Profile คือ ตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานของพนักงานในด้านต่างๆ สำหรับการประเมิน KPI Profile จะประกอบไปด้วยตัวชี้วัดภายใน และตัวชี้วัดภายนอกมาเป็นตัวช่วยในการประมวลผลการประเมินให้กับพนักงาน
ขั้นตอนการเพิ่ม KPI Profile
1. เข้าสู่เมนู "การประเมินพนักงาน"
2. เลือกที่เมนู "KPI Profile"
3. จากนั้นเลือก "เพิ่ม KPI Profile"
4. ชื่อโปรไฟล์: กรอกชื่อโปรไฟล์ทั้งในภาษาไทย (TH) และภาษาอังกฤษ (EN) เพื่อให้ง่ายต่อการระบุและค้นหา
5. ระบุวันที่เริ่มต้น (ตั้งแต่วันที่) และวันที่สิ้นสุด (จนถึงวันที่) ของช่วงข้อมูลที่ต้องการนำมาใช้ในการประเมิน
- ตัวอย่าง: หากต้องการประเมินสถิติการมาสายของพนักงานในช่วงครึ่งปีแรก ให้ตั้งค่าช่วงข้อมูลเป็น "1 มกราคม 2025" ถึง "30 มิถุนายน 2025"
6. กำหนดเกณฑ์คะแนนสำหรับแต่ละระดับผลการประเมิน ซึ่งจะแสดงผลเป็นแถบสีเพื่อการจำแนกที่ชัดเจน
- Green: ระดับคะแนนสำหรับผลการปฏิบัติงานที่ดีเยี่ยม
- Yellow: ระดับคะแนนสำหรับผลการปฏิบัติงานที่น่าพอใจ
- Red: ระดับคะแนนสำหรับผลการปฏิบัติงานที่ต้องปรับปรุง
- Black: ระดับคะแนนสำหรับผลการปฏิบัติงานที่ต่ำกว่าเกณฑ์
7. จากนั้นเลือกเงื่อนไขหรือตัวชี้วัดที่จะนำมาคำนวณใน KPI Profile ซึ่งตัวชี้วัดที่ใช้ในการประเมินแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ ดังนี้
7.1 ตัวชี้วัดภายใน เป็นเกณฑ์การคำนวณที่ดึงข้อมูลโดยตรงจากโมดูลต่างๆ ภายในระบบประกอบด้วย
- ข้อมูลเวลาการทำงาน: สถิติการมาเช้า, มาสาย, การพักเกินเวลา, การกลับก่อนเวลา หรือการทำงานล่วงเวลา
- ข้อมูลรายรับ-รายจ่าย: ข้อมูลเงินได้อื่น ๆ, ค่าคอมมิชชั่น, โบนัส หรือเงินหักอื่นๆ
- ข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลอื่นๆ: สถิติการลางาน, ผลคะแนนจากแบบประเมินอื่นๆ, ประวัติการเข้าฝึกอบรม หรือบันทึกจดหมายเตือน
7.2 ตัวชี้วัดภายนอก ใช้สำหรับสร้างตัวชี้วัดที่ไม่มีข้อมูลอยู่ภายในระบบ หรือมีชุดข้อมูลแยกต่างหาก เช่น ยอดขายรายบุคคล, จำนวนการปิดดีล, หรือคะแนนความพึงพอใจของลูกค้า ซึ่งสามารถดูคู่มือการสร้างตัวชี้วัดภายนอกได้ที่นี่
8. จากนั้นกำหนดพนักงานเป้าหมายสำหรับการประเมินในโปรไฟล์นี้
9. กำหนดหน่วย โดยเลือกระบุหน่วยของตัวชี้วัดให้สอดคล้องกับข้อมูล เช่น วัน, ครั้ง, บาท
10. กำหนดคะแนน โดยกำหนดน้ำหนักคะแนนของแต่ละตัวชี้วัด หากในหนึ่งรายการมีหลายตัวชี้วัด จะต้องทำการเฉลี่ยน้ำหนักคะแนนให้ผลรวมของทุกรายการเท่ากับ 100 คะแนน
11. หลังจากนั้นกำหนดเงื่อนไข โดยคลิกไอคอน "รูปปากกา" เพื่อตั้งค่าเงื่อนไขการให้คะแนนแบบขั้นบันได
ตัวอย่างการกำหนดเงื่อนไขและคะแนนของตัวชี้วัด
1. การกำหนดเงื่อนไขที่เป็นผลลบ
ใช้สำหรับตัวชี้วัดที่ "ค่ายิ่งมาก คะแนนยิ่งน้อย" เช่น สถิติการมาสาย, หรือรายการหักต่างๆ
กรณีศึกษา: เกณฑ์การให้คะแนนกรณีการมาสาย
ต้องการตั้งค่าให้พนักงานมาสายน้อยกว่า 2 วัน ได้รับ 80 คะแนน มีเงื่อนไขตั้งค่าดังนี้:
- มาสาย = 0 วัน จะได้รับ 100 คะแนน, หากมาสายเท่ากับ 0 วัน จะได้รับ 100 คะแนน
- มาสาย < 3 วัน จะได้รับ 80 คะแนน, หากมาสาย 1-2 วันจะได้รับ 80 คะแนน
- มาสาย < 6 วัน จะได้รับ 60 คะแนน, หากมาสาย 3-5 วันจะได้รับ 60 คะแนน
- มาสาย < 9 วัน จะได้รับ 40 คะแนน, หากมาสาย 6-8 วันจะได้รับ 40 คะแนน
- มาสาย < 12 วัน จะได้รับ 20 คะแนน, หากมาสาย 9-11 วันจะได้รับ 20 คะแนน
- มาสาย >= 12 วัน จะได้รับ 0 คะแนน, หากมาสาย 12 วันจะเป็นต้นไปได้รับ 0 คะแนน
หลักการคำนวณของระบบ
หากพนักงาน มาสาย 2 วัน ระบบจะทำการตรวจสอบตามลำดับขั้น ดังนี้:
- ขั้นที่ 1: ตรวจสอบว่ามาสาย = 0 วันหรือไม่ เมื่อไม่จริง ⟶ (เท็จ) ระบบจะข้ามไปขั้นถัดไป
- ขั้นที่ 2: ตรวจสอบว่ามาสาย < 3 วันหรือไม่ เมื่อจริง ⟶ (จริง) ระบบจะหยุดการตรวจสอบและมอบ 80 คะแนน ให้แก่พนักงานทันที
จากการตั้งค่าหากพนักงานมาสาย 2 วัน พนักงานจะได้รับ 80 คะแนน เพราะ 2 วัน น้อยกว่า 3 วัน
2. การกำหนดเงื่อนไขที่เป็นผลบวก
ใช้สำหรับตัวชี้วัดที่ "ค่ายิ่งมาก คะแนนยิ่งมาก" เช่น สถิติการมาทำงานช้า หรือยอดขาย
กรณีศึกษา: เกณฑ์การให้คะแนนกรณีการมาทำงานเช้า
ต้องการตั้งค่าให้พนักงานมาเช้ามากกว่า 12 วัน ได้รับ 60 คะแนน มีเงื่อนไขตั้งค่าดังนี้:
- มาเช้า < 3 วัน จะได้รับ 0 คะแนน, หากมาเช้า 0-2 วันจะได้รับ 0 คะแนน
- มาเช้า <= 6 วัน จะได้รับ 20 คะแนน, หากมาเช้า 3-6 วันจะได้รับ 20 คะแนน
- มาเช้า <= 9 วัน จะได้รับ 40 คะแนน, หากมาเช้า 7-9 วันจะได้รับ 40 คะแนน
- มาเช้า <= 15 วัน จะได้รับ 60 คะแนน, หากมาเช้า 10-15 วันจะได้รับ 60 คะแนน
- มาเช้า >= 16 วัน จะได้รับ 100 คะแนน, หากมาเช้า 16 วันจะเป็นต้นไปได้รับ 100 คะแนน
หลักการคำนวณของระบบ
หากพนักงาน มาเช้า 12 วัน ระบบจะทำการตรวจสอบตามลำดับขั้น ดังนี้:
- ขั้นที่ 1: ตรวจสอบว่ามาเช้า < 3 วันจริงหรือไม่ เมื่อไม่จริง ⟶ (เท็จ) ก็ข้ามไปตรวจสอบขั้นถัดไป
- ขั้นที่ 2: ตรวจสอบว่ามาเช้า <= 9 วันจริงหรือไม่ เมื่อไม่จริง ⟶ (เท็จ) ก็ข้ามไปตรวจสอบขั้นถัดไป
- ขั้นที่ 3: ตรวจสอบว่ามาเช้า <= 15 วันจริงหรือไม่ เมื่อจริง ⟶ (จริง) ระบบจะมอบ 60 คะแนน ให้แก่พนักงาน
จากการตั้งค่าหากพนักงานมาเช้า 12 วัน พนักงานจะได้รับ 60 คะแนน เพราะ 12 วัน น้อยกว่าหรือเท่ากับ 15 วัน
3. กรณีข้อมูลไม่อยู่ในเงื่อนไข
หากมีการกำหนดเงื่อนไขที่ไม่ครอบคลุมทุกช่วงจำนวนข้อมูล ระบบจะะไม่สามารถระบุคะแนนได้และจะให้ 0 คะแนน โดยอัตโนมัติ
กรณีศึกษา: หากต้องการตั้งค่าให้พนักงานมาสายน้อยกว่า 4 วัน ได้รับ 100 คะแนน มีเงื่อนไขตั้งค่า ดังนี้
- มาสาย > 10 วัน จะได้รับ 0 คะแนน, หากมาสายมากกว่า 10 วันจะได้รับ 0 คะแนน
- มาสาย > 5 วัน จะได้รับ 50 คะแนน, หากมาสาย 6-9 วันจะได้รับ 50 คะแนน
- มาสาย < 1 วัน จะได้รับ 100 คะแนน, หากมาสาย 0 วันจะได้รับ 100 คะแนน
หลักการคำนวณของระบบ
จากการตั้งค่าดังกล่าวพนักงานจะไม่ได้รับคะแนนเลย คะแนนที่ได้รับจะเป็น 0 คะแนน เนื่องจาก 4 วัน ไม่อยู่ในเงื่อนไขใดๆ เลย ระบบจะไม่สามารถระบุคะแนนได้ คะแนนจึงเป็น 0 สาเหตุดังนี้
- ขั้นที่ 1 ตรวจสอบว่ามาสาย > 10 วันจริงหรือไม่ เมื่อไม่จริง ⟶ (เท็จ) ก็ข้ามไปตรวจสอบขั้นถัดไป
- ขั้นที่ 2 ตรวจสอบว่ามาสาย > 5 วันจริงหรือไม่ เมื่อไม่จริง ⟶ (เท็จ) ก็ข้ามไปตรวจสอบขั้นถัดไป
- ขั้นที่ 3 ตรวจสอบว่ามาสาย < 1 วันจริงหรือไม่ เมื่อไม่จริง ⟶ (เท็จ) ก็ข้ามไปตรวจสอบขั้นถัดไป
เนื่องจากมาสาย 4 วัน ไม่อยู่ในเงื่อนไขใดเลย ระบบจึงไม่สามารถตรวจสอบเงื่อนไขและคะแนนได้ คะแนนที่พนักงานได้รับจึงเป็น 0 คะแนน
12. หลังจากกำหนดเงื่อนไขและเลือกพนักงานเสร็จสิ้น ให้คลิกที่ปุ่ม "บันทึก"
13. จากนั้นคลิก "ประมวลผล" เพื่อให้ระบบคำนวณคะแนนตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้
14. หลังจากการประมวลผล ระบบจะแสดงคะแนนรวมและแถบสีของพนักงานแต่ละคน
ขั้นตอนการประมวลผลจากตัวชี้วัดภายนอก
1. ให้ดาวน์โหลด "Template" เพื่อกรอกข้อมูลจากตัวชี้วัดภายนอก หลังจากดาวน์โหลดแล้วจะได้รับไฟล์ Excel (.xlsx)
2. กรอกข้อมูลผลการปฏิบัติงานของพนักงานลงในไฟล์ Excel ที่ดาวน์โหลดมา
3. กลับมาที่หน้าจอ KPI Profile คลิก "เพิ่ม" เพื่ออัปโหลดไฟล์
4. เลือกไฟล์ Excel ดังกล่าวและคลิก "Upload"
5. ระบบจะนำข้อมูลจากไฟล์ไปประมวลผลร่วมกับเงื่อนไขที่ตั้งค่าไว้ และแสดงผลคะแนนโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนการตรวจสอบคะแนน KPI Profile ผ่านแอปพลิเคชั่น
พนักงานสามารถตรวจสอบผลคะแนน KPI Profile ของตนเองได้ผ่านแอปพลิเคชัน โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. เข้าสู่แอปพลิเคชัน HumanSoft และแตะที่ไอคอนเมนู "สัญลักษณ์ 3 ขีด"
2. เลือกเมนู "การประเมิน"
3. และไปที่ "KPI Profile"
4. เลือกโปรไฟล์การประเมินที่ต้องการตรวจสอบเพื่อดูรายละเอียดคะแนนที่ได้รับ
5. จากนั้นสามารถตรวจสอบผลคะแนนการประเมินของตนเองได้
สรุปได้ง่ายๆ ดังนี้
KPI Profile ใช้สําหรับสร้างตัวชี้วัด โดยให้ระบบมาเป็นตัวช่วยในการประมวลผลการประเมิน โดยไม่อ้างอิงจากแบบประเมิน แต่เป็นการเลือกว่าจะใช้ตัวชี้วัดภายใน หรือภายนอก โดยแบ่งข้อมูลเป็นดังนี้
1. ตัวชี้วัดภายใน ใช้สำหรับดึงเกณฑ์การคำนวณต่างๆในระบบดังนี้
1.1 เกณฑ์การคำนวณจากเวลาการทำงาน เช่น มาเช้า, สาย, พักเกิน, พักไว หรือโอที เป็นต้น
1.2 เกณฑ์การคำนวณจากรายรับรายจ่าย เช่น เงินได้อื่น, ค่าคอมมิชชั่น, โบนัส หรือเงินหักอื่น ๆ เป็นต้น
1.3 เกฑณ์การคำนวณจากการลางาน, แบบประเมิน, ฝึกอบรม หรือจดหมายเตือน
2. ตัวชี้วัดภายนอก ใช้สําหรับสร้างตัวชี้วัดอื่นๆ ที่ไม่สามารถใช้วิธีการสร้างแบบประเมินจากในระบบได้ หรือมีชุดข้อมูลที่ไม่อยู่ในการคำนวณจากในระบบ เช่น ยอดขาย
