โปรแกรมคำนวณ OT อัตโนมัติ คืออะไร? และช่วย HR คิดโอทีได้อย่างไร

โปรแกรมคำนวณ OT อัตโนมัติช่วย HR คิดค่าล่วงเวลาได้ถูกต้องตามกฎหมายแรงงาน โดยไม่ต้องคำนวณด้วย Excel ทีละคน ระบบดึงข้อมูลเวลาเข้า-ออก ประเภทวัน และเงื่อนไขพนักงานมาคำนวณอัตโนมัติ รองรับทั้ง OT 1.5, 2 และ 3 แรง ลดความผิดพลาดและประหยัดเวลา HR ได้หลายชั่วโมงต่อเดือน

 

เมื่อไรองค์กรควรใช้โปรแกรมคำนวณ OT อัตโนมัติ?

การทำงานล่วงเวลา หรือเรียกสั้นๆว่า OT (โอที) ยุคนี้ถือว่าเป็นเรื่องปกติของทุก ๆ องค์กร แต่รู้หรือไม่ว่าหากเป็นองค์กรที่ไม่มีโปรแกรมคำนวณเงินเดือนนั้น ผู้คำนวณค่าจ้างหรือผลตอบแทนเองนั้นต้องเจอกับปัญหาและวิธีการคำนวณที่มีรายละเอียดเยอะและยุ่งยาก ไม่ว่าจะเป็น

 

• องค์กรมีหลายแผนก
• เวลาการเข้า-ออกงานต่างกันกะการทำงานต่างกัน
• สลับกะการทำงาน
• พนักงานรายเดือน/รายวัน คำนวณ OT ต่างกัน

 

ตัวอย่างการทำ OT ต่อไปนี้

นาย ก (เป็นพนักงานรายเดือน เงินเดือน 15,000 บาท) ทำงานวันเสาร์ (วันทำงานปกติ) เวลา 9.00 – 18.00 น. และทำ OT ต่อตั้งแต่เวลา 18.39 น.จนถึงเวลา 5.00 น.ของวันอาทิตย์ (วันหยุดบริษัท)

 

การคำนวณ OT ของ นาย ก.

OT วันทำงานปกติ (15000/30/8)*1.5*5 = 468.75บาท

 

*หมายเหตุ คิด OT 5 ชม. เพราะหากเวลาไม่ถึงครึ่งชั่วโมงจะถูกปัดเศษลง

OT วันหยุด (15000/30/8)*3*5 = 937.5 บาท

 

สรุป นาย ก ได้รับเงินค่า OT เป็นเงิน 1,406.25 บาท

จากตัวอย่างข้างต้นเป็นแค่การคำนวณของพนักงานคนเดียวก็มีรายละเอียดที่ต้องคำนวณมากมาย ทำให้เกิดความล่าช้าขึ้น โปรแกรมคำนวณเงินเดือนจึงเป็นตัวช่วยลดภาระการทำงานหลายขั้นตอน ทำให้การคำนวณ OT สะดวกรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยสูตรการคำนวณที่โปรแกรมคำนวณเงินเดือนที่ใช้นั้นเป็นวิธีคำนวณตามหลักกระทรวงแรงงานที่ถูกต้องด้วย

 

 

OT มีกี่ประเภท แต่ละประเภทจ่ายกี่เท่าตามกฎหมาย?

โอทีมีทั้งหมด 3 ประเภทด้วยกัน โดยวิธีคิด OT ที่โปรแกรมคำนวณเงินเดือนใช้ตามหลักกระทรวงแรงงานนั้น แยกเป็น 3 กรณี ดังนี้

 

ประเภท OT	เกิดขึ้นเมื่อ	อัตราจ่าย (ขั้นต่ำ)
OT 1.5 แรง	ทำงานนอกเวลาในวันทำงานปกติ	1.5 เท่า/ชม.
OT 2 แรง	ทำงานในเวลาปกติของวันหยุด	2 เท่า/ชม.
OT 3 แรง	ทำงานนอกเวลาในวันหยุด	3 เท่า/ชม.

 

1. ค่า OT ล่วงเวลาในวันทำงานปกติ

ค่า OT สำหรับวันทำงานปกติไม่น้อยกว่า 1.5 เท่าของค่าจ้างต่อชั่วโมงที่คุณได้รับตามปกติ

 

ตัวอย่างกรณีพนักงานรายเดือน

นาย ก. ได้รับค่าจ้าง 10,000 บาทต่อเดือน ทำค่าล่วงเวลาหลังเลิกงานในวันทำงานจำนวน 3 ชั่วโมง

 

วิธีการคำนวณ = (10,000 / 30 / 8)*1.5*3

สรุป นาย ก. ได้รับเงินค่า OT ล่วงเวลาในวันทำงานปกติจำนวน 187.50 บาท

 

2. ค่า OT ในวันหยุด

ค่า OT ในวันหยุดแบ่งออกเป็น 2 กรณีดังนี้

 

• พนักงานรายเดือน ได้ค่า OT วันหยุดไม่น้อยกว่า 1 เท่า
• พนักงานรายวัน ได้ค่า OT วันหยุดไม่น้อยกว่า 2 เท่า

 

หลายคนไม่เข้าใจตรงจุดนี้ ซึ่งที่จริงแล้วทั้ง 2 กรณี ได้ค่า OT 2 เท่าเหมือนกัน แต่เดิมทีนั้นพนักงานรายเดือน ได้รับเงินเดือนอยู่แล้วในวันหยุด พอเป็น OT จึงใช้แค่คูณ 1 เท่าแล้วรวมกับเงินเดือนที่ได้รับอยู่แล้วอีก 1 เท่า ผลลัพธิ์ที่ได้คือ 2 เท่าเช่นกัน

 

ยกตัวอย่างเช่น นาย ง. (พนักงานรายเดือน) ได้เงินเดือน ชม.ละ 62.5 บาท คูณ OT 1 เท่า เป็นเงิน 62.5 บาทเท่าเดิม แต่เมื่อนำไปบวกรวมกับเงินเดือนที่ได้รับอยู่แล้วจึงเป็น 62.5+62.5 = 125 บาทนั่นเอง

 

3. ค่า OT ล่วงเวลาในวันหยุด

ค่า OT สำหรับวันหยุด เช่น วันหยุดนักขัตฤกษ์ วันหยุดตามประเพณี วันหยุดปกติของบริษัท คุณจะต้องได้รับค่า OT ไม่น้อยกว่า 3 เท่าของค่าจ้างต่อชั่วโมงที่คุณได้รับตามปกติ

 

คำนวณ OT แบบ Manual กับโปรแกรมคำนวณ OT อัตโนมัติ ต่างกันอย่างไร?

 

ประเด็น	คำนวณ OT แบบ Manual / Excel	โปรแกรมคำนวณ OT อัตโนมัติ
ข้อมูลเวลาทำงาน	ดึงและนำเข้าข้อมูลเอง	เชื่อมจากข้อมูลเวลาที่อยู่ในระบบ
กะการทำงาน	HR ต้องตรวจสอบแต่ละกะ	คำนวณตามกะและเงื่อนไขที่ตั้งไว้
อัตรา OT	สร้างและดูแลสูตรเอง	ตั้งค่าอัตราตามนโยบายองค์กร
การตรวจสอบย้อนหลัง	ต้องค้นจากไฟล์เดิม	ตรวจสอบข้อมูลจากระบบได้ง่ายกว่า

 

สรุป: โปรแกรมคำนวณ OT ช่วย HR ได้อะไรบ้าง?

ปัญหาความซับซ้อนของการคำนวณ OT ทำให้เกิดความล่าช้าและเสี่ยงที่จะมีความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ โปรแกรมคำนวณเงินเดือน HumanSoft สามารคำนวณ OT ให้อัตโนมัติ โดยฟังก์ชั่นที่ครอบคลุมการคำนวณตามหลักกระทรวงแรงงานทุกกรณี และที่มากกว่านั้นคือ

• เพิ่มหรือเรียกชื่อประเภท OT ได้ตามนโยบายของค์กร เช่น OT วันหยุดนักขัตฤกษ์
• สามารถปรับเปลี่ยนเรท OT ให้เหมาะสมตามแต่ละประเภทของ OT ได้ 
• สามารถปรับการคำนวณ OT ให้เป็นแบบเหมาจ่ายได้ เช่น เหมา 3 ชม. 800 บาท
• สามารถปรับการคำนวณ OT ให้เป็นแบบเรทคงที่ได้ เช่น ชม.ละ 90 และจะได้รับค่า OT จริงเท่ากับจำนวนชั่วโมงที่ทำงานได้
• แยกการตั้งค่า OT สำหรับพนักงานรายเดือนและรายวันได้
• เพิ่มเงื่อนไข OT พิเศษได้ เช่น ให้เวลาในการเดินทางของพนักงานเป็นรายได้ในรูปแบบ OT แทนการใช้แบบเบี้ยขยัน
  
  

ดังนั้น โปรแกรมคำนวณเงินเดือนที่คำนวณ OT ให้อัตโนมัติ ครอบคลุมตามหลักกระทรวงแรงงาน แถมมีฟังก์ชั่นเสริมที่ยืดหยุ่นได้ตามความต้องการในแต่ละบริษัทจึงสำคัญและตอบโจทย์ปัญหาการคำนวณ OT ไม่ทันของแต่ละองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft คำนวณ OT อัตโนมัติตามกฎหมาย กำหนดเรทโอทีเองได้ทุกประเภท และเชื่อมกับระบบบันทึกเวลาโดยตรง

 

FAQ : คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโปรแกรมคำนวณ OT

ถาม : โปรแกรมคำนวณ OT คืออะไร?

ตอบ : โปรแกรมคำนวณ OT คือระบบที่นำข้อมูลเวลาทำงาน กะ ประเภทวัน และอัตราค่าล่วงเวลามาประมวลผล เพื่อช่วยคำนวณจำนวนชั่วโมงและค่าตอบแทน OT ของพนักงานตามเงื่อนไขที่องค์กรกำหนด

 

ถาม : ทำ OT ในวันหยุดคิดกี่เท่า?

ตอบ : ได้รับค่าล่วงเวลาไม่น้อยกว่า 3 เท่าของค่าจ้างต่อชั่วโมง

 

ถาม : โปรแกรมคำนวณ OT รองรับพนักงานหลายกะได้หรือไม่?

ตอบ : ขึ้นอยู่กับโปรแกรมที่เลือก ระบบที่มี Time Attendance และ Shift Management สามารถใช้ข้อมูลกะและเวลาเข้า–ออกมาประกอบการคำนวณ OT ได้ จึงควรทดลองกะจริงของบริษัทก่อนซื้อระบบ

 

ถาม : ใช้โปรแกรม OT ของ HumanSoft ราคาเท่าไหร่?