PageView Facebook
date_range 19/08/2022 visibility 2870 views
bookmark HR Knowledge
โปรแกรมคำนวณเงินเดือน (Payroll) คืออะไร เหมาะสำหรับองค์กรแบบไหน? - blog image preview
Blog >โปรแกรมคำนวณเงินเดือน (Payroll) คืออะไร เหมาะสำหรับองค์กรแบบไหน?

Humansoft มีโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ ( Payroll System) เป็นระบบเงินเดือนที่ช่วยจัดการเงินเดือนอย่างมีประสิทธิภาพ ประมวลผลเงินเดือนได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ


รู้จักกับโปรแกรมคำนวณเงินเดือน Payroll

โปรแกรมทำเงินเดือนออนไลน์ (โปรแกรม Payroll) ที่หลายองค์กรในยุคนี้นิยมใช้กันอยู่นั้นขึ้นชื่อว่าเป็นเครื่องมือที่ช่วยเปลี่ยนงาน HR ที่เป็นเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่าย สะดวกรวดเร็วและถูกต้อง และทำให้การ ทำงานในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น ถือเป็นสิ่งสำคัญขององค์กรยุคใหม่ โปรแกรมทำเงินเดือนออนไลน์เหมาะกับองค์กรแบบไหนบ้าง มาดูกัน


รู้จักกับโปรแกรมคำนวณเงินเดือน (โปรแกรมเงินเดือนPayroll)

หลายองค์กรในปัจจุบัน เริ่มใช้ตัวช่วยในการคำนวณเงินเดือน เพราะการคำนวณเงินเดือนเป็นหนึ่งในเรื่องที่ทำให้ HR ปวดหัวเป็นประจำ และองค์กรต่าง ๆ เริ่มให้ความสำคัญในเรื่องของบุคคลากรมากขึ้น เนื่องจากบุคคลากรที่มีความรู้ความสามารถคือ Key Success Factor ที่จะช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จในธุรกิจบทบาทการทำงานของ HR ในปัจจุบันและอนาคตจึงต้องเป็นมากกว่าเจ้าหน้าที่ ที่ทำเงินเดือนให้กับพนักงานในองค์กร HR จะต้องปรับหน่วยงานตนเองให้รับกับกลยุทธ์ขององค์กร ช่วยสนับสนุนกลยุทธ์ขององค์กรให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ซึ่งโปรแกรมคำนวณเงินเดือน (โปรแกรม Payroll) เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดการในส่วนของการบริหารงานบุคคลและการคำนวณเงินเดือน สามารถทำได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็น ฐานภาษี รายได้รายหักต่างๆ โบนัส เงินพิเศษอื่น ๆ ไปจนถึงเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณเงินเดือน เช่น ประกันสังคม ภาษีหัก ณ ที่จ่ายต่าง ๆ และโปรแกรมคำนวณเงินเดือน (ระบบ Payroll) นั้น ยังมีประโยชน์อีกมากมายที่จะช่วยสนับสนุนองค์กรให้ดำเนินไปถึงเป้าหมายอย่างราบรื่น


Payroll คืออะไร

Payroll (Payroll System) คือ การคำนวณค่าแรงหรือค่าตอบแทนของพนักงานในธุรกิจนั้น โดยนำข้อมูลทางการเงินทั้งหมด เช่น เงินเดือนสำหรับพนักงาน เงินโบนัส เงินได้อื่น ๆ และการหักเงินทุกประเภทนำมารวมและคำนวณหาจำนวนเงินที่จ่ายให้กับพนักงานของการให้บริการในช่วงเวลาหนึ่ง ส่วนใหญ่จะเป็นรายเดือน แต่ก็อาจมีการจ่ายประเภทอื่น ๆ เช่น รายวัน รายสัปดาห์ และรายสองสัปดาห์ เป็นต้น ซึ่งการทำ Payroll นั้นมีรายละเอียดปลีกย่อยมากมาย ในองค์กรยุคใหม่ที่มีการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามามีส่วนร่วมในการบริหารงานแล้ว การใช้ระบบ Payroll แบบอัตโนมัติ หรือเรียกอีกอย่างว่า โปรแกรมคิดเงินเดือน (Payroll System) สามารถช่วยจัดการกับรายละเอียดปลีกย่อยดังกล่าวได้อย่างดี


การใช้โปรแกรม Payroll มีขั้นตอนดังนี้

การใช้โปรแกรม payroll เป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจที่มีพนักงานจำนวนมาก เนื่องจากการคำนวณเงินเดือนและการจ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงานสามารถเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและเสียเวลาต่อบุคคลากรในองค์กร เพื่อช่วยให้การจัดการเงินเดือนเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วขึ้น โปรแกรม payroll เป็นทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ขั้นตอนการใช้โปรแกรม payroll แบบง่าย ๆ มีดังนี้


ขั้นตอนที่ 1: เลือกโปรแกรม payroll ที่เหมาะสม

การเลือกโปรแกรม payroll ที่เหมาะสมสำคัญมาก เนื่องจากโปรแกรมแต่ละตัวมีความสามารถและความชำนาญที่แตกต่างกันไป ดังนั้น คุณควรทำการวิเคราะห์ความต้องการของธุรกิจของคุณ และเลือกโปรแกรม payroll ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากที่สุด เราขอแนะนำโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์จาก Humansoft ที่มีฟีเจอร์การทำงานที่ครบครัน ทำให้คุณได้มีเวลาไปทำอย่างอื่นได้มากขึ้น


ขั้นตอนที่ 2: สร้างโปรไฟล์พนักงาน

หลังจากที่คุณได้เลือกโปรแกรม payroll ที่เหมาะสมแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างโปรไฟล์พนักงาน โดยคุณจะต้องกรอกข้อมูลพนักงาน เช่น ชื่อ นามสกุล เลขประจำตัวประชาชน และเงินเดือนของพนักงาน โดยการสร้างโปรไฟล์พนักงานเป็นการเตรียมข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับการเริ่มใช้งาน


ขั้นตอนที่ 3: กำหนดวันจ่ายเงินเดือน

หลังจากที่คุณได้สร้างโปรไฟล์พนักงานแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดวันจ่ายเงินเดือน โดยโปรแกรม payroll จะช่วยคุณจัดการเงินเดือนของพนักงานให้ง่ายขึ้นโดยการคำนวณวันที่จ่ายเงินเดือน และสร้างใบเสร็จรับเงินเดือนให้กับพนักงาน


ขั้นตอนที่ 4: คำนวณเงินเดือนและค่าตอบแทนอื่น ๆ

หลังจากกำหนดวันจ่ายเงินเดือนแล้ว ก็สามารถเริ่มคำนวณเงินเดือนและค่าตอบแทนอื่น ๆ ตามที่ได้กำหนดไว้กับแต่ละพนักงาน โดยการคำนวณจะต้องคำนึงถึงการหักภาษีและประกันสังคม


โปรแกรม Payroll มีอะไรบ้าง

เมื่อการจัดการเรื่องเงินเดือนในองค์กรไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ ยิ่งคนเยอะก็ยิ่งยุ่งยาก ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายเงินเดือนพนักงานให้ตรงตามกำหนดเวลา หรือการคำนวณภาษีให้ถูกต้องก็ถือเป็นเรื่องสำคัญของธุรกิจในแต่ละเดือน ซึ่งยุคปัจจุบันมีโปรแกรมคิดเงินเดือน (Payroll Program) ที่เป็นเครื่องมือช่วยองค์กรในการจ่ายเงินเดือน คำนวณภาษีและเงินประกันสังคมให้มากมาย โดยแบ่งได้ 3 รูปแบบดังนี้



1. Traditional Software

เป็นโปรแกรมทำเงินเดือนแบบเดิมที่ติดตั้ง ทำงานและเก็บข้อมูลอยู่ในเครื่อง ๆ เดียว ไม่สามารถทำงานในระบบออนไลน์ได้ ซึ่งมีข้อดีคือ โปรแกรมจะมีความซับซ้อนน้อย แต่จะไม่มี Self-Service ให้พนักงานสามารถใช้งานร่วมกัน ไม่รองรับการเชื่อมต่อ Integration to Banking ทำให้ขาดความสะดวกรวดเร็ว อาจเกิดความผิดพลาดได้ง่ายและมีความเสี่ยงเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลที่อาจสูญหายได้ตลอดเวลาอีกด้วย


2. Semi-Cloud

เป็นโปรแกรมทำเงินเดือนแบบกึ่งออนไลน์ คือการใช้โปรแกรมแบบเดิมร่วมกับโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ เช่น ใช้การลงเวลาการทำงานแบบเดิม (การตอกบัตร หรือสแกนนิ้ว) แล้วนำข้อมูลออกมาใส่ในโปรแกรมคิดเงินเดือนแบบออนไลน์อีกที ซึ่งโปรแกรมแบบนี้มีข้อดีคือ มี Self-Service ให้พนักงานสามารถใช้งานร่วมกัน รองรับการเชื่อมต่อ Integration to Banking สามารถลดขั้นตอนต่าง ๆ ในการทำงานได้ ข้อมูลมีความปลอดภัยมากขึ้นและรวดเร็วแม่นยำกว่าเดิม แต่ยังมีขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนกันอยู่ ซึ่งอาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่ายเช่นกัน


3. Cloud Solution

เป็นโปรแกรมทำเงินเดือนออนไลน์ (Online Payroll System) อย่างเต็มรูปแบบ ที่นำระบบการเก็บข้อมูลของ Cloud Solution เข้ามาใช้ โปรแกรมทำเงินเดือนออนไลน์แบบนี้สามารลงเวลาการทำงานออนไลน์เชื่อมต่อกับการคำนวณเงินเดือน รวมไปถึงรายการหักทุกประเภทที่เกี่ยวข้องอย่างอัตโนมัติ มี Self-Service ให้พนักงานสามารถใช้งานร่วมกัน รองรับการเชื่อมต่อ Integration to Banking ทั้งนี้ระบบยังสามารถรองรับเงื่อนไขการคำนวณต่าง ๆ ได้หลากหลาย และรองรับการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดการลดหย่อน และการคำนวนภาษีทั้งในปัจจุบันและในอนาคต ซึ่งโปรแกรมรูปแบบนี้มีข้อดี มากมายดังนี้

            • ทำให้คำนวณเงินเดือนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

            • ลดเวลาการทำงานของเจ้าหน้าที่ HR

            • ลดต้นทุนเรื่องการจ้างพนักงานเพิ่ม

            • พนักงานสามารถทำธุรกรรมได้อย่างสะดวก

            • ลดความผิดพลาดได้

            • สามารถออกรายงานตามความต้องการของผู้บริหารได้

            • ข้อมูลมีความปลอดภัย

            ซึ่งในปัจจุบันนั้นมีโปรแกรมคิดเงินเดือนให้เลือกอย่างหลากหลาย จึงควรเลือกโปรแกรมที่เหมาะสมกับองค์กรเพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด


โปรแกรมคำนวณเงินเดือน (ระบบ Payroll) เหมาะสำหรับองค์กรแบบไหน



1. องค์กรที่ต้องการลดขั้นตอนการทำงาน

อย่างที่ทราบกันดีว่าการคำนวณเงินเดือนนั้นเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก เป็นเรื่องหนึ่งที่ทำให้ HR ปวดหัว ซึ่งโปรแกรมคำนวณเงินเดือน (ระบบ Payroll) นั้น เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการลดขั้นตอนการทำงานของ HR เพราะโปรแกรมคำนวณเงินเดือน (ระบบ Payroll) สามารถคำนวณเงินเดือนและค่าจ้างโดยอัตโนมัติเริ่มตั้งแต่ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูล การประมวลผล การอนุมัติ ทำได้ง่าย ขั้นตอนไม่ยุ่งยาก ไม่ต้องไปนั่งใส่สูตรเองใน excel และโปรแกรมที่ดีสุด ๆ นั้นก็จะผนวกรวมเอาความสามารถอย่างพวกเวลาเข้างาน การลาและอื่น ๆ เข้าไปได้ด้วย ทำให้ลดขั้นตอนการทำงานของ HR ไปได้อย่างมากเลยทีเดียว


2. องค์กรที่ต้องการความสะดวกรวดเร็ว

ด้วยความที่โปรแกรมคำนวณเงินเดือน (ระบบ Payroll) นั้นเป็นเครื่องมือที่เกิดมาเพื่อช่วยในเรื่องการคำนวณเงินเดือน ทำให้มีการคำนวณค่าจ้างที่เป็นอัตโนมัติ ออกสลิปเงินเดือนให้พนักงานได้ทันที เรียกดูข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา มีการประมวลผลอย่างรวดเร็วและ Real Time ไม่ต้องไปจัดการใส่สูตรคำนวณเองให้ปวดหัว โปรแกรมคำนวณเงินเดือน (ระบบ Payroll) นั้น จึงเหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน เพราะนอกจากจะประหยัดเวลาแล้ว ยังมีความสะดวกรวดเร็วอย่างมากอีกด้วย


3. องค์กรที่ต้องการระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

เนื่องจากการคำนวณเงินเดือนแบบเดิม ที่มีการเก็บข้อมูลและใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวนั้น มีความเสี่ยงสูงมากที่ข้อมูลจะสูญหายไป ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่สำคัญมากหรือสำคัญน้อย ก็ส่งผลกระทบกับองค์กรได้ทั้งนั้น โปรแกรมคำนวณเงินเดือน (ระบบ Payroll) ที่รองรับการใช้งานบนคลาวด์ (Cloud) การเข้าใช้งานก็ต้องใส่ข้อมูลรหัสล็อคอินหรือเป็นผู้ที่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงโปรแกรมเท่านั้น ทำให้เป็นโปรแกรมที่มีความปลอดภัยสูง ดังนั้น โปรแกรมคำนวณเงินเดือน (ระบบ Payroll) จึงเหมาะสำหรับองค์กรที่ให้ความสำคัญในเรื่องระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเป็นอย่างมาก


4. องค์กรที่ต้องออกรายงานสำหรับผู้บริหารแบบ Real Time

โปรแกรมคำนวณเงินเดือน (ระบบ Payroll) เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องส่งรายงานให้กับผู้บริหารแบบ Real Time เพราะโปรแกรมคำนวณเงินเดือน (ระบบ Payroll) นั้น สามารถออกรายงานที่แสดงเงินเดือน ค่าจ้างและจำนวนพนักงานเป็นรายเดือน รายงานเงินเดือนและยอดสะสม เป็นต้น นอกจากนี้ ยังให้รายงานตามความต้องการของผู้บริหารเพื่อช่วยในการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย ตัวอย่างเช่น สามารถออกรายงานเงินเดือนแบบแยกแผนกหรือแยกตามตำแหน่งงานโดยผู้บริหารใช้ในการติดตามค่าใช้จ่ายเงินเดือนของแต่ละแผนก เพื่อนำไปวางแผนและวิเคราะห์ตัดสินใจได้ เป็นต้น


5. องค์กรที่ต้องการระบบทำไฟล์จ่ายเงินเดือนธนาคารทางออนไลน์

เพราะเรื่องของการจ่ายเงินเดือนนั้น มักจะมาคู่กับเรื่องของระบบ Payroll ธนาคาร และโปรแกรมคำนวณเงินเดือน (ระบบ Payroll) ก็จะมาพร้อมกับระบบทำไฟล์เพื่อจ่ายเงินเดือนธนาคารทางออนไลน์เช่นกัน อีกทั้งยังรวมไปถึงไฟล์เพื่อส่งประกันสังคมอีกด้วย จึงทำให้องค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก สามารถจ่ายเงินเดือนพนักงานได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว โปรแกรมคำนวณเงินเดือน (ระบบ Payroll) จึงเหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความถูกต้องและรวดเร็วในการจ่ายเงินเดือนของพนักงาน


สรุปโปรแกรมคำนวณเงินเดือน (ระบบ Payroll) เหมาะสำหรับองค์กรแบบไหน ?

สำหรับ HR ปัจจุบันนั้น การบริหารจัดการองค์กรที่ดีเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง ในการเสริมสร้างศักยภาพขององค์กร ดังนั้นการบริหารจัดการทรัพยากรของมนุษย์ (HRM) ถือเป็นปัจจัยที่สำคัญอย่างหนึ่งในการพัฒนาองค์กรและบุคคลากรเพื่อให้องค์กรก้าวไปสู่ความสำเร็จ และเมื่อโปรแกรมคำนวณเงินเดือน (ระบบ Payroll) มีประโยชน์ต่อการบริหารจจัดการทรัพยากรของมนุษย์ (HRM) ขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นแล้ว โปรแกรมคำนวณเงินเดือน (ระบบ Payroll) จึงมีความสำคัญและเหมาะสมกับทุกองค์กรที่ต้องการการบริหารจัดการทรัพยากรของมนุษย์ (HRM) ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นนั่นเอง


เลือกโปรแกรมคิดเงินเดือนอย่างไร ให้เหมาะสมกับองค์กรยุคใหม่



โปรแกรมคิดเงินเดือน (Payroll Program) หากเลือกใช้ให้เหมาะสมกับองค์กรแล้วจะสามารถประหยัดเวลาของ HR ได้มาก ไม่เพียงแต่ช่วยในการคำนวณเงินเดือนที่รวดเร็วและแม่นยำ แต่ยังช่วยให้พนักงานและผู้บริหารมีความเชื่อมั่นในองค์กรมากขึ้นด้วย ซึ่งหลักการเลือกให้เหมาะสมนั้น มีดังนี้


1. ใช้งานง่ายและสะดวก

เดิมการคำนวณเงินเดือนนั้นมีความยุ่งยากซับซ้อนอยู่แล้ว การเลือกใช้ระบบที่มีขั้นตอนการทำงานที่ครอบคลุมแต่ไม่ซับซ้อนจนเกินไป สามารถลดเวลาในการเรียนรู้โปรแกรมคิดเงินเดือน (Payroll Program) ไปได้มาก


2. มีระบบลงเวลาการทำงานออนไลน์

นอกจากการคำนวณที่ต้องเสียเวลามากแล้ว สิ่งที่เอามาคำนวณหลัก ๆ ก็คือเวลาที่พนักงานเข้า-ออกงาน ทั้งเรื่องการขาด ลา มาสายอีก ที่รวมแล้วกลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อนมาก ดังนั้นโปรแกรมคิดเงินเดือน (Payroll Program) ที่เลือกใช้ควรมีระบบการลงเวลาการทำงานออนไลน์ เพราะสามารถเรียกใช้ข้อมูลการลงเวลาการทำงานไปคำนวณเงินเดือนหรือไปใช้งานส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องได้โดยอัตโนมัติ เพื่อลดขั้นตอนการทำงาน ประหยัดเวลาการคำนวณเงินเดือน ประหยัดต้นทุนการจ้าง HR และมีความถูกต้องแม่นยำเพิ่มขึ้น


3. เข้าถึงข้อมูลออนไลน์ได้แบบ Real  Time

โปรแกรมคิดเงินเดือนนั้นเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการงานบริหารบุคคลในส่วนของการคำนวณเงินเดือน การลงเวลาการทำงาน การยื่น-อนุมัติเอกสาร การออกสลิปเงินเดือน รวมไปถึงการออกรายงานต่าง ๆ ตามความต้องการของผู้บริหารได้ ดังนั้นโปรแกรมคิดเงินเดือน (Payroll Program) ที่เลือกควรมีการเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแบบออนไลน์ได้ทุกที่ ทุกเวลา เพื่อลดขั้นตอนการทำงานของ HR และสร้างความสะดวกรวดเร็วในการทำงานขององค์กร


4. ผู้ให้บริการน่าเชื่อถือ

การตรวจสอบผู้ให้บริการของโปรแกรมคิดเงินเดือน (Payroll Program) นั้น ควรแน่ใจว่าผู้ให้บริการได้จัดเตรียมคู่มือที่เข้าใจง่าย มีเจ้าหน้าที่คอย Support เป็นที่ปรึกษา ช่วยแก้ปัญหาได้ตลอด มีความน่าเชื่อถือในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล รวมถึงมีการอัพเดทและปรับปรุงระบบให้ทันสมัยตลอดเวลา เนื่องจากเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ ในประเทศไทย อาจเปลี่ยนแปลงได้ทุกเมื่อ


สรุปโปรแกรมคิดเงินเดือน (Payroll Program) สำคัญอย่างไรต่อองค์กรยุคใหม่

ในการดำเนินงานขององค์กรหรือธุรกิจมีความต้องการที่จะได้รับผลประโยชน์ในการปฏิบัติที่เหมาะสมถูกต้อง พนักงานในองค์กรก็ต้องการผลตอบแทนจากการปฏิบัติตามข้อตกลงที่ถูกต้องเช่นกัน ดังนั้นโปรแกรมคิดเงินเดือน (Payroll Program) จึงมีความสำคัญต่อองค์กรยุคใหม่ในการการจ่ายผลตอบแทนที่ถูกต้อง ตรงเวลาตามเงื่อนไขข้อตกลงในยุคปัจจุบัน เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นของพนักงานในองค์กร

โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft
ทดลองใช้ฟรี 30 วันครบทุกฟังก์ชัน
  • บริการขึ้นระบบ ฟรี
  • ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น
  • ยกเลิกเมื่อไหร่ก็ได้