PageView Facebook
date_range 11/08/2023 visibility 5987 views
bookmark HR Knowledge
เอกสารที่ HR ต้องจัดทำข้อมูลในการบริหารงาน - blog image preview
Blog >เอกสารที่ HR ต้องจัดทำข้อมูลในการบริหารงาน

เอกสารอะไรบ้าง ที่ HR ต้องจัดทำข้อมูลไว้สำหรับการบริหารจัดการงานต่างๆ มาดูกันในบทความนี้


บทความเกี่ยวกับ HR ที่คุณอาจสนใจ



หน้าที่ HR กับเอกสารที่ต้องทำ


หน้าที่ของสายงาน HR นั้น มีหลายด้าน แต่ละด้านก็การทำงานที่ต้องเชื่อมโยงกันทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นการสรรหา อบรมและพัฒนาบุคลากร การวางแผน หรือการบริหารค่าตอบแทน และหนึ่งในหน้าที่ที่สำคัญที่ต้องใช้ความละเอียดรอบคอบในการปฏิบัติงาน นั่นคือ งานทะเบียน หรือการจัดทำเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อสนับสนุนการบริหารงานและพัฒนาทรัพยากรบุคคลในองค์กร โดยมีบางส่วนเป็นเอกสารที่ต้องการตลอดเวลาและบางส่วนอาจเป็นเอกสารที่จะต้องทำเมื่อจำเป็น ซึ่งในแต่ละองค์กรอาจมีเอกสารเพิ่มเติมที่เป็นไปตามความต้องการและข้อกำหนดของพนักงานและกฎหมายที่ใช้บังคับ การจัดทำเอกสารเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของการบริหารทรัพยากรบุคคลเพื่อให้การทำงานในองค์กรเป็นไปอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

 

สำหรับใครที่ยังไม่ทราบว่างาน HR คืออะไร และมีหน้าที่อะไรบ้าง สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่บทความนี้ >> HR คืออะไร


เอกสารที่ HR ต้องทำเพื่อการบริหารงานในองค์กร


ข้อมูลที่จะใช้ในการบริหารงาน บริหารคนและบริหารองค์กรนั้น จำเป็นต้องมีการจัดทำและประกาศใช้เพื่อแจ้งให้พนักงานทุกคนทราบอย่างชัดเจนและตรงกัน ซึ่งนั่นก็คือเอกสารที่ HR ต้องทำทั้งหมดนั่นเอง ดังเช่นเอกสารดังต่อไปนี้

 

การประกาศวันหยุดประจำปีในองค์กร



การประกาศวันหยุดประจำปีในองค์กรเป็นข้อมูลสำคัญที่มีผลต่อความพึงพอใจและความสมดุลในการทำงานของพนักงาน สามารถสร้างบรรยากาศที่ดีในที่ทำงานได้ ซึ่งการวางแผนวันหยุดประจำปีนั้นนอกจากจะต้องอยู่ภายใต้กรอบวันหยุดของกฎหมายแรงงานแล้ว ยังต้องรับฟังความคิดเห็น และความต้องการของพนักงานด้วย เพื่อให้ได้วันหยุดประจำปีที่เหมาะสมกับทั้งองค์กรและพนักงาน เสริมสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่นการวางแผนวันหยุดประจำปีตามกฎหมายดังนี้


วันหยุดประจำปีตามกฎหมายกำหนดคือ 13 วัน/ปี แต่องค์กรสามารถเพิ่มวันหยุดมากกว่าที่กฎหมายกำหนดได้ เช่น 14 วัน/ปี  15 วัน / ปี 16 วัน/ปี หรือ 17 วัน/ปี เป็นต้น

 

กฎระเบียบในการทำงานตามกฎหมายแรงงาน



กฎระเบียบในการทำงานตามกฎหมายแรงงานก็เป็นข้อมูลสำคัญที่พนักงานทุกคนในองค์กรควรทราบไว้ เพราะเป็นเป็นผลประโยชน์กับพนักงานโดยตรง และเป็นข้อมูลที่สามารถช่วยกำหนดกรอบและข้อกำหนดต่างๆ ในการดำเนินงานขององค์กร ให้สอดคล้องกับกฎหมายแรงงาน อีกทั้งยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จในการบริหารจัดการ และส่งเสริมการสร้างสภาวะการทำงานที่ดีให้กับพนักงานอีกด้วย โดยกฎระเบียบตามกฎหมายแรงงานที่ควรแจ้งให้ทราบ ดังเช่น


  • วัน – เวลาสำหรับการทำงานปกติ
  • วันหยุดตามประเพณีประจำปี
  • วันลา และหลักเกณฑ์สำหรับการลาต่างๆ
  • วินัยและการลงโทษ
  • กฎระเบียบ ข้อบังคับและการแต่งกาย
  • สวัสดิการต่างๆ
  • โครงการและกิจกรรมประจำปี
  • ข้อควรทราบอื่นๆ

 

การประกาศกฎระเบียบต่างๆ ภายในองค์กร



การประกาศกฎระเบียบในองค์กรเป็นเรื่องสำคัญที่ส่งผลต่อการดำเนินงานและบรรยากาศในที่ทำงาน ดังนั้นควรดำเนินการอย่างรอบคอบและมีการวางแผนให้เป็นไปอย่างเหมาะสม เพื่อให้การประกาศกฎระเบียบเป็นไปอย่างดี และในด้านการวางแผนข้อกำหนด กฎระเบียบต่างๆ ภายในองค์กรนั้นก็เป็นกระบวนการที่สำคัญ เพราะกฎระเบียบนั้นต้องสอดคล้องกับนโยบาย วัฒนธรรมขององค์กร และสร้างความเข้าใจให้พนักงานสามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างถูกต้อง ชัดเจน ซึ่งกฎระเบียบข้อบังคับในแต่ละองค์กรจะแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับรูปแบบธุรกิจ หรือแนวทางการบริหารขององค์กรนั้นๆ ด้วย ตัวอย่างกฎระเบียบ ข้อบังคับภายในองค์กรที่ชัดเจน เช่น


  • การสแกนลายนิ้วมือ/สแกนใบหน้า ขณะเข้า-ออกงานตามเวลาโดยมีกำหนดเกณฑ์ต่างๆ เพื่อใช้ในองค์กร
  • การลืมบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน ต้องมีเอกสารต่างๆ อ้างอิง
  • การเดินทางออกนอกสถานที่ ต้องมีใบรับรอง
  • การใช้รถยนต์ของบริษัท ต้องลงทะเบียนการใช้งาน
  • การเบิกจ่าย ค่าน้ำมัน อ้างอิงจากเลขไมล์หรือแผนที่
  • การเบิกจ่ายในองค์กร ยืม-คืน
  • ข้อกำหนดอื่นๆ

 

สวัสดิการสำหรับพนักงานในองค์กร



การประกาศสวัสดิการต่างๆ ในองค์กรให้กับพนักงานทราบนั้น เป็นสิ่งสำคัญลำดับต้นๆ เลยก็ว่าได้ เพราะจะทำให้พนักงานเข้าใจและตระหนักถึงสิ่งที่องค์กรให้ และยังเสริมสร้างความพึงพอใจ ส่งเสริมการรักษาพนักงานให้มีความสุขและมีความผูกพันต่อองค์กรได้ ดังนั้นสวัสดิการจึงเป็นแรงจูงใจในการทำงาน และยังเป็นแรงจูงใจที่สำคัญในการตัดสินใจเข้าร่วมงานกับองค์กรได้อย่างมากที่สุดอีกด้วย โดยตัวอย่างสวัสดิการที่ได้รับความนิยมมายาวนานและยังคงเป็นสวัสดิการยอดฮิตในปัจจุบัน ได้แก่

 

  • การจัดเลี้ยงสังสรรค์ปีใหม่
  • ตรวจสุขภาพประจำปี
  • สัมมนาประจำปี
  • โบนัสประจำปี
  • ปรับฐานเงินเดือน
  • เงินกู้ยืมยามฉุกเฉิน
  • อาหารว่าง ขนม นม เนยต่างๆ
  • ของขวัญเยี่ยมไข้
  • ชุดยูนิฟอร์มพนักงาน

 

การวางแผนค่าใช้จ่ายต่างๆ ประจำปี



การวางแผนค่าใช้จ่ายประจำปีในองค์กรเป็นกระบวนการที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรมีทรัพยากรเพียงพอในการดำเนินงาน เพื่อการบริหารงานและการตรวจสอบ เพื่อทราบที่มาที่ไปของค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้ เพื่อการควบคุมและการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งเป็นกระบวนการที่ทุกฝ่ายจำเป็นต้องจัดทำขิ้น ต้องมีความรอบคอบและพิจารณาองค์กรในมุมมองรวม จะช่วยให้องค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายและยุทธศาสตร์ที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยตัวอย่างค่าใช้จ่ายในด้านงาน HR ได้แก่


  • ค่าใช้จ่ายการจัดงานสังสรรค์ปีใหม่
  • ค่าจัดฝึกอบรมประจำปี
  • ค่าการตรวจสุขภาพพนักงานประจำปี
  • ค่าจัดกิจกรรมภายในทั้งปี
  • ค่าการสรรหาพนักงาน ในสถานที่ต่างๆ รวมถึงออนไลน์
  • อื่นๆ อีกมากมาย

 

การฝึกอบรบประจำปี



การจัดทำข้อมูลและวางแผนการจัดฝึกอบรมประจำปี ก็เป็นกระบวนการที่สำคัญในการพัฒนาทักษะและความรู้ของพนักงาน เพื่อพัฒนาศักยภาพของบุคลากร ทั้งในด้านงานทั่วไปและงานเทคนิคต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน ทำให้พนักงานมีความพร้อมในการเรียนรู้และปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงในสภาวะการทำงานที่เปลี่ยนไปอย่างต่อเนื่อง และยังสามารถสร้างตัวแทนหรือ ทดแทนตำแหน่งงานที่ว่างได้ด้วยเช่นกัน โดยตัวอย่างการฝึกอบรมประจำปี เช่น


  • หลักสูตรฝึกซ้อมดับเพลิงและอพยพหนีไฟ
  • หลักสูตรพัฒนาบุคลากรระดับหัวหน้างาน
  • หลักสูตรทั่วไป อบรมทั้งองค์กร
  • หลักสูตรอื่นๆ

สรุปเอกสารที่ HR ต้องจัดทำข้อมูลในการบริหารงาน


เอกสารที่ HR ต้องการจัดทำข้อมูลดังที่กล่าวมานั้น นับได้ว่าเป็นข้อมูลที่สำคัญในการบริหารจัดการงานต่างๆ บริหารบุคลากรและบริหารองค์กร ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการสร้างความเข้าใจและความเสถียรภาพในที่ทำงาน ช่วยให้พนักงานทราบถึงค่านิยม และข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามในองค์กร ให้มีความเข้าใจที่ตรงกัน ภายใต้เป้าหมายการทำงานเดียวกัน พร้อมขับเคลื่อนองค์กรไปด้วยกันอย่างมีประสิทธิภาพ




โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft
ทดลองใช้ฟรี 30 วันครบทุกฟังก์ชัน
  • บริการขึ้นระบบ ฟรี
  • ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น
  • ยกเลิกเมื่อไหร่ก็ได้