ทำงานช้าเพราะใช้ Excel ไม่คล่องหรือเปล่า? รวม 20 สูตร Excel ที่ชาวออฟฟิศใช้บ่อย ช่วยลดเวลาทำงานซ้ำซ้อน คำนวณแม่นยำ ค้นหาข้อมูลเร็วขึ้น เหมาะทั้งมือใหม่และคนทำงานสายเอกสาร

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• รวม 50 คีย์ลัด Excel ใช้คล่องเมื่อไหร่ งานไวเมื่อนั้น!
• รวมคีย์ลัด Excel ทริคง่าย ๆ ที่ช่วยให้การทำงานสบายขึ้น
• วิธีสร้างแบบประเมินพนักงาน ด้วย Excel
• วิธีสร้างแบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงาน นับชั่วโมงทำงานด้วย Excel
• แจกสูตรวิธีคำนวณวันทดลองงานพนักงานด้วย Excel

สูตร Excel ที่ใช้บ่อย ชาวออฟฟิศควรรู้ เพื่อทำงานเร็วขึ้นแบบมืออาชีพ

ถ้าคุณเป็นคนหนึ่งที่เปิด Excel แทบทุกวัน แต่ยังรู้สึกว่า “ทำไมงานแค่นี้ใช้เวลานานจัง” บอกเลยว่าคุณไม่ได้เป็นคนเดียว เพราะชาวออฟฟิศจำนวนมากยังใช้ Excel แบบพื้นฐานสุด ๆ ทั้งที่จริงแล้ว แค่รู้สูตรเพิ่มอีกนิด ชีวิตการทำงานก็จะง่ายขึ้นกว่าเดิมมาก

บทความนี้เรารวม 20 สูตร Excel ที่ใช้บ่อยในชีวิตการทำงานจริง ไม่ว่าคุณจะทำงานสาย HR บัญชี แอดมิน หรือออฟฟิศทั่วไป สูตรพวกนี้ช่วยให้ทำงานเร็วขึ้น ลดความผิดพลาด และไม่ต้องนั่งแก้ไฟล์ซ้ำไปซ้ำมาให้ปวดหัว

20 สูตร Excel ที่ชาวออฟฟิศต้องใช้เป็น

มาดู 20 สูตรที่เจอจริง ใช้จริงในงานออฟฟิศ ไม่ว่าจะทำรายงาน คิดตัวเลข สรุปข้อมูล หรือจัดการไฟล์ให้เสร็จไวขึ้น ใครทำงานกับ Excel บ่อย ๆ

สูตรพื้นฐานที่ใช้บ่อย

• รวมผลรวม =SUM(A1:A10) : รวมตัวเลขหลาย ๆ ช่องเข้าด้วยกัน เช่น ยอดค่าใช้จ่ายทั้งเดือน / รวมเงินเดือนพนักงาน / รวมยอดขายรายวัน แทนการกดเครื่องคิดเลขทีละตัว
• ค่าเฉลี่ย =AVERAGE(A1:A10) : หาค่าเฉลี่ยของชุดข้อมูล เช่น ค่าเฉลี่ยเงินเดือน / คะแนนประเมิน / ชั่วโมงทำงาน เหมาะกับรายงานสรุปภาพรวม
• นับจำนวนเซลล์ที่เป็นตัวเลข =COUNT(A1:A10) : นับจำนวนเซลล์ที่เป็น “ตัวเลขเท่านั้น” เช่น นับจำนวนวันที่มีการบันทึกเวลา / จำนวนรายการขาย ช่องว่างหรือข้อความจะไม่นับ
• นับทุกค่า (ไม่ว่าง) =COUNTA(A1:A10) : นับทุกช่องที่มีข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นตัวเลขหรือข้อความ เช่น นับจำนวนพนักงาน / จำนวนรายการในตาราง
• นับตามเงื่อนไข =COUNTIF(A1:A10,“OK”) : นับข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไข
• ตัวอย่างใช้งานจริง เช่น นับจำนวนคนที่ “ผ่านทดลองงาน” / นับงานสถานะ “เสร็จแล้ว”

สูตรเงื่อนไข ลดการเช็กข้อมูลด้วยตา

• ถ้า-ไม่ใช่ =IF(A1>100,“ผ่าน”,“ไม่ผ่าน”) : ตั้งเงื่อนไขง่าย ๆ เช่น คะแนนผ่าน/ไม่ผ่าน ยอดขายถึงเป้าหรือไม่
• เงื่อนไขหลายอัน =IF(AND(A1>50,B1=“OK”), “✓”, “❌”) : เช็กหลายเงื่อนไขพร้อมกัน เช่น คะแนนผ่าน + เอกสารครบ = ผ่าน ลดการเช็กข้อมูลด้วยตา
• ให้เกรดหลายระดับ =IFS(A1>90,“A”,A1>80,“B”,A1>70,“C”) : แทน IF ซ้อนหลายชั้น เช่น ให้เกรด แบ่งระดับผลงาน

สูตรข้อความ จัดการตัวอักษรให้งานเอกสารเป็นระเบียบ

• นับจำนวนตัวอักษร =LEN(A1) : เช็กความยาวข้อความ เช่น ตรวจรหัสพนักงานครบตามหลักหรือไม่ มักใช้คู่กับ IF
• ดึงตัวอักษรซ้าย 5 ตัว =LEFT(A1,5) : ตัดข้อความด้านซ้าย เช่น ดึงรหัสแผนกจากเลขพนักงาน
• ดึงตัวอักษรขวา 5 ตัว =RIGHT(A1,3) : ตัดข้อความด้านขวา เช่น ดึงเลขท้ายเอกสาร ใช้บ่อยกับเลขอ้างอิง
• ดึงตัวอักษรจากตำแหน่งที่ 3 จำนวน 4 ตัว =MID(A1,3,4) : ดึงข้อความจากตำแหน่งที่กำหนด เช่น ดึงเดือนจากรหัสเอกสาร
• รวมข้อความใส่ – คั่น =TEXTJOIN(“-”,TRUE,A1:A3) : รวมหลายช่องเข้าด้วยกัน พร้อมตัวคั่น เช่น รวมชื่อ–นามสกุล รวมรหัสเอกสาร

สูตรวันที่-เวลา ตัวช่วยงานเดดไลน์และรายงานที่ต้องอัปเดต

• วันที่ปัจจุบัน =TODAY() : แสดงวันที่วันนี้อัตโนมัติ เช่น ใส่วันที่ในรายงาน
• วันที่+เวลา ปัจจุบัน =NOW() : แสดงวันและเวลาปัจจุบัน เช่น บันทึกเวลาส่งงาน ใช้กับงานติดตามสถานะ
• นับวันทำงาน =NETWORKDAYS(A1,B1) : นับวันทำงานจริง (ไม่รวมเสาร์–อาทิตย์) เช่น คำนวณวันลางาน ระยะเวลาทำโปรเจกต์
• แปลงวันที่เป็นข้อความ =TEXT(A1“dd/mm/yyyy”) : จัดรูปแบบวันที่ เช่น เตรียมข้อมูลส่งระบบอื่น

สูตรขั้นเทพ สูตรลัดที่ทำให้ทำงานเร็วกว่าเดิมหลายเท่า

• หา/ดึงข้อมูล =VLOOKUP(“รหัส”,ตาราง,คอลัมน์,0) : ดึงข้อมูลจากอีกตาราง เช่น ดึงชื่อจากรหัสพนักงาน
• ดึงข้อมูลแบบใหม่ =XLOOKUP(“รหัส”,ตารางรหัส,ตารางผลลัพธ์) : แทน VLOOKUP แบบง่ายกว่า เช่น ค้นข้อมูลข้ามชีต
• สร้างเลข 1,3,5,... ต่อเนื่อง =SEQUENCE(10,1,1,2) : สร้างเลขเรียงต่อเนื่อง เช่น เลขลำดับเอกสาร รอบงวด

สรุป 20 สูตร Excel ที่ใช้บ่อย ชาวออฟฟิศควรรู้เพื่อทำงานให้เร็วขึ้น

Excel จะง่ายขึ้นทันทีเมื่อเราเลือกใช้สูตรให้เหมาะกับงาน ทั้ง 20 สูตรนี้คือพื้นฐานที่ชาวออฟฟิศควรรู้ เพราะช่วยลดเวลาทำงานซ้ำ ๆ เพิ่มความแม่นยำ และทำให้งานเสร็จไวขึ้นอย่างเห็นได้ชัด แค่หยิบไปใช้ให้ถูกจังหวะ Excel ก็จะกลายเป็นผู้ช่วยที่เก่งที่สุดบนโต๊ะทำงานของคุณ