HR ยุคใหม่ต้องรู้! Job Description ที่ดีควรเป็นแบบไหน? ประกอบด้วยอะไรบ้าง? เปิดแนวทางเขียน JD ให้ชัดเจน ตรงจุดและดึงดูดผู้สมัครงานที่ใช่ให้กับองค์กรของคุณ

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
Job Description คืออะไร ทำไม HR ต้องให้ความสำคัญ
4 Steps เขียนสมัครงานผ่านอีเมลให้ดูเป็นมืออาชีพ และโดนใจ HR
เทคนิคการหาคนเข้าทำงานของ HRM ในองค์กรยุคใหม่
ประกาศรับสมัครงานยุคใหม่ ด้วยโปรแกรม HR

ความสำคัญของ Job Description 
Job Description หรือ คำอธิบายลักษณะงาน ซึ่งมักเรียกกันโดยย่อว่า “JD” คือเอกสารที่ระบุรายละเอียดของงานในแต่ละตำแหน่งอย่างชัดเจน ทั้งในด้านขอบเขตของงาน หน้าที่ความรับผิดชอบ รวมถึงคุณสมบัติที่จำเป็นของตำแหน่งนั้น โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อใช้เป็นแนวทางในการคัดเลือกบุคลากรที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร โดยวัตถุประสงค์ของ Job Description มีดังนี้
กำหนดคุณสมบัติ
หน้าที่ความรับผิดชอบ และขอบเขตของตำแหน่งงานอย่างชัดเจน
ใช้เป็นแนวทางในการประเมินผลการปฏิบัติงาน
ใช้ประกอบการคัดเลือกและสรรหาบุคลากรให้เหมาะสมกับตำแหน่ง
ใช้เป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาอัตราค่าจ้างหรือเงินเดือนของแต่ละตำแหน่ง
ใช้ในการวิเคราะห์ภาระงานและความเหมาะสมระหว่างปริมาณงานกับจำนวนบุคลากร
 
Tips! อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่ >> Job Description คืออะไร ทำไม HR ต้องให้ความสำคัญ

แนวทางการเขียน Job Description ที่ดี ต้องมีอะไรบ้าง?
การเขียน Job Description (JD) ที่ดีนั้น เป็นหัวใจสำคัญของการสรรหาบุคลากรและบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้จะอธิบายถึงแนวทางการเขียน และเคล็ดลับในการสร้าง JD ที่ชัดเจนและดึงดูดผู้สมัครที่ใช่ให้กับองค์กรของคุณ จะมีแนวทางการเขียนอย่างไร ไปดูกันเลย


เขียนอย่างตรงไปตรงมา ใช้คำสุภาพ 
การเขียน Job Description ควรใช้ภาษาที่ตรงประเด็น สุภาพ หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำที่ฟุ่มเฟือยหรือซับซ้อนเกินความจำเป็น เพื่อให้ผู้สมัครสามารถเข้าใจเนื้อหาของงานได้ทันทีโดยไม่ต้องตีความเพิ่มเติมหรือสอบถามซ้ำ
 
หลีกเลี่ยงการใช้คำย่อหรืออักษรย่อที่อาจก่อให้เกิดความสับสน
ควรหลีกเลี่ยงการการใช้คำย่อหรืออักษรย่อ เพราะอาจสร้างความเข้าใจผิดให้กับผู้สมัครที่ไม่คุ้นเคยกับระบบหรือคำศัพท์ภายในองค์กร หากจำเป็นต้องใช้จริง ๆ ควรมีคำอธิบายความหมายของคำย่อในวงเล็บทันที เช่น “มีประสบการณ์ใช้งาน SAP (Systems, Applications, and Products in Data Processing)” เพื่อให้ผู้สมัครเข้าใจตรงกันและไม่เกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน
 
หลีกเลี่ยงการใช้คำคลุมเครือหรือไม่ชัดเจน
การใช้ภาษาที่ไม่ชัดเจนหรือกำกวมใน Job Description อาจทำให้ผู้สมัครสับสน และไม่สามารถประเมินขอบเขตของงานได้ ตัวอย่างเช่น คำว่า “ปฏิบัติงานทั่วไป” หรือ “ดูแลงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย” ล้วนขาดรายละเอียดที่จำเป็น HR ควรระบุให้ชัดเจนว่างานนั้นเกี่ยวข้องกับอะไร เช่น “จัดทำเอกสารภายในฝ่ายบัญชี และประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในโครงการต่าง ๆ” เพื่อให้ผู้สมัครเข้าใจลักษณะงานอย่างตรงประเด็นและแม่นยำ
 
ใช้ภาษาที่เป็นกลาง ไม่จำกัดเพศหรือเจาะจงเพศสภาพ
ควรเขียน Job Description อย่างเปิดกว้างและเป็นธรรม โดยไม่ใช้ถ้อยคำที่สื่อถึงการเลือกปฏิบัติทางเพศ เช่น “รับเฉพาะเพศหญิง” หรือ “เหมาะกับเพศชาย” เว้นแต่มีข้อกำหนดเฉพาะตามกฎหมาย การใช้ภาษาที่ไม่เจาะจงเพศ เช่น “เจ้าหน้าที่ประสานงานโครงการ” จะช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์ด้านความหลากหลายและความเท่าเทียมในองค์กร
 
ระบุเฉพาะหน้าที่งานที่จำเป็นและเกี่ยวข้อง
ควรเขียน Job Description ให้ครอบคลุมเฉพาะภาระหน้าที่ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับตำแหน่งนั้น ๆ เพื่อให้ผู้สมัครเข้าใจบทบาทของตนได้ชัดเจน การใส่รายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องหรือเกินขอบเขต อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดหรือทำให้ตำแหน่งงานนั้นดูไม่เป็นรูปธรรม
 
เขียนเฉพาะหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายในปัจจุบัน
ควรระบุเฉพาะหน้าที่ความรับผิดชอบที่พนักงานต้องปฏิบัติจริงในช่วงเวลาปัจจุบัน ไม่ควรเขียนงานที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตหรือยังไม่แน่นอน หากมีการเปลี่ยนแปลงหน้าที่ ควรมีการอัปเดต Job Description อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ข้อมูลสอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริงและใช้ประเมินผลการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สรุป HR ต้องรู้! แนวทางเขียน Job Description ที่ดี ต้องมีอะไรบ้าง?
การเขียน Job Description อย่างมีหลักการ ไม่เพียงแต่ช่วยให้กระบวนการสรรหาบุคลากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพและภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร JD ที่ชัดเจน ตรงประเด็น และเป็นกลาง จะช่วยให้การสื่อสารกับผู้สมัครเป็นไปอย่างยุติธรรม ดึงดูดผู้ที่ “ใช่” ได้อย่างแม่นยำ ทั้งยังช่วยลดความคลาดเคลื่อนในกระบวนการบริหารงานบุคคลในระยะยาว HR ยุคใหม่ จึงไม่ควรมองข้ามการใส่ใจในรายละเอียดเล็ก ๆ อย่าง JD เพราะนี่คือจุดเริ่มต้นของ “คนที่ใช่” และ “องค์กรที่แข็งแรง”