การจัดการวันหยุดแบบเวียน

การจัดการวันหยุดแบบเวียน หมายถึง การจัดการตารางวันหยุดและวันทำงานของพนักงานให้มีการหมุนเวียนเปลี่ยนแปลงไปตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น ในสัปดาห์นี้พนักงานอาจมีวันหยุดในวันจันทร์และวันอังคาร แต่ในสัปดาห์ถัดไปอาจเปลี่ยนไปหยุดในวันพฤหัสบดีและวันศุกร์แทน

ซึ่งการกำหนดสถานะของการทำงานหรือวันหยุดยังมีผลต่อการคำนวณเงินเดือน การขอเอกสาร และการอนุมัติเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณเงินเดือนอีกด้วย

วิธีจัดการวันหยุด (แบบหมุนเวียน)

การจัดการวันหยุดแบบหมุนเวียนวันทำงานและวันหยุด เป็นการจัดการที่พนักงานจะต้องผลัดเปลี่ยนวันทำงานและวันหยุดกัน โดยในแต่ละวันหรือในแต่ละเดือนอาจมีช่วงวันทำงานและวันหยุดที่เหมือนหรือต่างกันออกไป โดยวิธีการจัดการวันหยุดสามารถดำเนินการได้ 2 วิธีการ คือ

• วิธีที่ 1 จัดการวันหยุดในระบบ HRS
• วิธีที่ 2 การนำเข้าอัปโหลดไฟล์การจัดการวันหยุดหมุนเวียนเข้าสู่ระบบ HRS

วิธีที่ 1 จัดการวันหยุดในระบบ HRS

กรณีที่ต้องการจัดการวันหยุด (แบบเวียน) ให้แก่พนักงานบนระบบ HRS (Human Resource System) สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"

2. เลือกที่เมนู "จัดการกะการทำงาน-วันหยุด" 

3. เลือกแท็บที่เมนู "จัดการวันหยุด"

4. เลือกตัวกรองในการค้นหาข้อมูลพนักงาน หรือเดือนที่ต้องการจัดการวันหยุด จากนั้นกดที่ปุ่ม "ค้นหา" 

5. หน้าจอจะปรากฏรายชื่อพนักงานพร้อมกับวันที่ต่างๆ ตามรอบการคำนวณเงินเดือน จากนั้น "เลือกสถานะวันหยุดหรือวันทำงาน" ที่ต้องการกรอกให้แก่พนักงาน

6. เมื่อเลือกวันทำงาน-วันหยุดแล้ว บนหน้าจอจะปรากฏ "ลูกศรวงกลม" (🔄) จากนั้นทำการเปลี่ยนวันทำงาน-วันหยุดให้แก่พนักงานและวันที่ที่ต้องการ

7. จากนั้นทำการกด "บันทึก"

วิธีที่ 2 การนำเข้าอัปโหลดไฟล์การจัดการวันหยุดหมุนเวียนเข้าสู่ระบบ HRS

วิธีการนำเข้าอัปโหลดไฟล์ในการจัดการวันทำงาน-วันหยุดแบบหมุนเวียนเข้าสู่ระบบ HRS เป็นอีกหนึ่งวิธีการจัดการวันทำงาน-วันหยุดให้แก่พนักงาน โดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1. เลือกดาวน์โหลด "Template" การจัดการวันหยุด

2. นำรหัสวันทำงาน, วันหยุดนักขัตฤกษ์ และวันหยุดพนักงานที่ต้องการจัดการวันหยุดให้กับพนักงานบุคคลนั้นๆ มากรอกในวันที่ต้องการเปลี่ยนให้กับพนักงาน

3. หลังจากกรอกข้อมูลรหัสวันทำงาน, วันหยุดนักขัตฤกษ์ และวันหยุดพนักงานในไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้ว ให้กับเข้าสู่เมนู "จัดการวันหยุด" เช่นเดิม เลือก "เลือกไฟล์" เพื่อนำเข้าข้อมูล

4. ทำการอัปโหลดไฟล์การจัดการวันหยุดที่ "Upload"

5. Upload ไฟล์เสร็จสิ้น ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้อง และกดที่ "บันทึก"

สามารถดูคู่มือการนำเข้าจัดการกะการทำงานอย่างละเอียดได้ที่นี่

ข้อควรระวัง

• กรณีที่ไม่สามารถเปลี่ยนวันทำงาน-วันหยุดได้ ให้ทำการตรวจสอบเอกสาร หรือตารางเวลาการทำงานของพนักงาน ว่าในวันดังกล่าวมีเอกสารโอทีหรือไม่ เนื่องจากเอกสารโอทีจะต้องกำหนดสถานะวันทำงานในวันนั้น ๆ ด้วย