PageView Facebook
date_range 16/08/2023 visibility 41820 views
bookmark HR Knowledge
ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลคืออะไร ใช้เมื่อไหร่ ต่างกันอย่างไร? - blog image preview
Blog >ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลคืออะไร ใช้เมื่อไหร่ ต่างกันอย่างไร?

“ใบแจ้งหนี้” และ “ใบวางบิล” คำที่คุ้นเคยในแวดวงของนักบัญชี แต่สำหรับผู้ประกอบการหน้าใหม่อาจยังไม่เข้าใจความหมายที่แท้จริง บทความนี้เราจะพามาไขข้อสงสัยไปพร้อม ๆ กัน


ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลคืออะไร สำคัญต่อธุรกิจอย่างไร?



ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และใบวางบิล (Billing Note) คือ เอกสารสำคัญทางการเงินที่ผู้ประกอบการใช้ในการแจ้งลูกค้าเพื่อให้ทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระสินค้าหรือบริการส่วนใหญ่เอกสารทั้ง 2 ประเภทนี้ มักใช้กับธุรกิจขายสินค้าหรือบริการที่มีรอบของการชำระแบบให้เครดิต หรือธุรกิจขายส่งที่มีการส่งของล็อตใหญ่ เป็นต้น ซึ่งหากไม่มีใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล อาจส่งผลให้ลูกค้าทำเรื่องเบิกค่าใช้จ่ายได้ยาก


“ใบแจ้งหนี้” และ “ใบวางบิล” เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการจัดการเรื่องการเงินและธุรกิจ ทั้งผู้ขายและลูกค้าสามารถใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อให้มั่นใจว่ามีข้อมูลการซื้อขายที่ชัดเจนและเป็นหลักฐานในการตรวจสอบการชำระเงินในภายหลัง


ความต่างของใบแจ้งหนี้และใบวางบิล

ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลเป็นเอกสารทางการเงินที่ใช้ในกระบวนการธุรกิจและการเรียกเก็บเงิน แม้ว่าทั้งสองเอกสารนี้จะมีความหลากหลายในการใช้และคุณสมบัติ แต่มีความแตกต่างที่สำคัญดังนี้



ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

หน้าที่ของใบแจ้งหนี้:

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่ออกโดยผู้ขายหรือผู้ให้บริการเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงรายละเอียดของการซื้อขายหรือบริการที่เกิดขึ้น และรายละเอียดเงินที่ลูกค้าต้องชำระ ค่าอะไรบ้าง จำนวนเงินเท่าไหร่ และต้องชำระเงินเมื่อใดนั่นเอง


ช่วงเวลาในการออกใบแจ้งหนี้:

โดยทั่วไปแล้วใบแจ้งหนี้จะออกให้กับลูกค้าหรือผู้ใช้บริการทุกครั้งหลังจากการซื้อสินค้าหรือให้บริการเสร็จเรียบร้อยแล้ว


ใบวางบิล (Billing Note)

หน้าที่ของใบวางบิล:

ใบวางบิลเป็นเอกสารทางการเงินที่ออกโดยผู้ให้บริการหรือผู้ขายเพื่อแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชำระตามข้อตกลง หรือใช้เพื่อแจ้งยอดชำระตามวันที่กำหนดวางบิล


ช่วงเวลาในการออกใบแจ้งหนี้:

ใบบางบิลนั้นจะออกให้กับลูกค้าเมื่อถึงกำหนดรอบวางบิล โดยจะแสดงยอดรวมคงเหลือที่ต้องชำระทั้งหมด


ในบางกรณีหรือบางบริษัทอาจจะใช้เพียงใบใดใบหนึ่ง โดยหัวเอกสารจะระบุว่า “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้” หรือในบางบริษัทอาจใช้ทั้ง 2 ใบก็ได้เช่นกัน ขึ้นอยู่กับรูปแบบการใช้งานของแต่ละบริษัท


ข้อมูลที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้และใบวางบิล

โดยทั่วไปแล้วใบแจ้งหนี้และใบวางบิล ของแต่ละองค์กรจะมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป แต่ควรมีข้อมูลสำคัญที่ควรมีในเอกสารประกอบไปด้วย 2 ส่วน คือ ข้อมูลของผู้ประกอบการ (ผู้ออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล) และข้อมูลของลูกค้า (ผู้รับใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล) โดยจะมีรายละเอียดดังนี้


ข้อมูลของผู้ประกอบการ (ผู้ออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล)

  1. ชื่อบริษัท ที่อยู่ของบริษัท
  2. หมายเลขโทรศัพท์ของบริษัทและหมายเลขแฟกซ์
  3. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
  4. วันที่ออกเอกสาร
  5. เลขที่ใบแจ้งหนี้
  6. ลงลายมือชื่อของผู้ออกเอกสาร

ข้อมูลของลูกค้า (ผู้รับใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล) 

  1. ชื่อบริษัท ที่อยู่ของบริษัท     
  2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร    
  3. ลงลายมือชื่อของผู้รับเอกสาร   
  4. ลายละเอียดสินค้าหรือบริการ     
  5. จำนวนเงินรวมที่ต้องชำระ     
  6. วันครบกำหนดชำระ

วิธีการออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิล



  1. สิ่งสำคัญอันดับแรกที่ไม่ควรมองข้ามเลย คือการตรวจสอบหรือสอบถามกับทางทีมบัญชีของบริษัทคู่ค้าหรือลูกค้าของเรา เรื่องกำหนดการในการออกใบแจ้งหนี้หรือรอบการวางบิล และวันรับเช็คของทางบริษัท
  2. ทำการจัดเตรียมเอกสารสำหรับออกใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล จำนวน 1 ชุด ซึ่งจะประกอบไปด้วย ต้นฉบับ และสำเนาของใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล กรณีที่มีเอกสารใบเสนอราคาหรือใบสั่งซื้อควรแนบไปพร้อมกับใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล
  3. นำส่งใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลให้กับลูกค้า ซึ่งลูกค้าผู้รับใบแจ้งหนี้หรือรับวางบิลจะต้องทำการลงลายมือชื่อเพื่อยืนยันการรับเอกสารใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล โดยเอกสารใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลต้นฉบับลูกค้าจะต้องทำการเก็บไว้ ส่วนเอกสารฉบับสำเนาผู้ออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลเป็นผู้เก็บหลักฐานไว้นั่นเอง
  4. เมื่อได้รับเช็ค หรือรับการชำระตามที่กำหนด ให้ผู้ประกอบการเตรียมเอกสารใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน เพื่อส่งมอบให้กับลูกค้า

สรุปความสำคัญของ "ใบแจ้งหนี้" และ "ใบวางบิล"

“ใบแจ้งหนี้” และ “ใบวางบิล” เป็นเอกสารทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการธุรกิจและการเงินอย่างหนึ่งที่ไม่ควรมองข้าม เนื่องจากเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถทำการขายสินค้าหรือบริการและเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สิ่งสำคัญในการออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิล คือความถูกต้อง ชัดเจน ดังนั้นควรกรอกรายละเอียดต่าง ๆ ให้ครบถ้วน และตรวจทานเอกสารอย่างรอบคอบ เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการออกเอกสาร


โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft
ทดลองใช้ฟรี 30 วันครบทุกฟังก์ชัน
  • บริการขึ้นระบบ ฟรี
  • ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น
  • ยกเลิกเมื่อไหร่ก็ได้