โปรแกรมคิดเงินเดือนและบริหารงาน HR

date_range 03/05/2023 visibility 3779 views
bookmark HR Knowledge
โปรแกรมเงินเดือน Excel ฟรี ใช้ในงาน HR ได้อย่างไรบ้าง - blog image preview
Blog >โปรแกรมเงินเดือน Excel ฟรี ใช้ในงาน HR ได้อย่างไรบ้าง

โปรแกรม Excel เรียกได้ว่าเป็นโปรแกรมสามัญประจำเครื่องเลยก็ว่าได้ วันนี้ HumanSoft พามารู้จักว่า โปรแกรม Excel ฟรี สามารถนำมาประยุกต์ในการทำงาน HR อย่างไรได้บ้าง


บทความเกี่ยวข้องที่คุณอาจสนใจ :


ทำความรู้จักกับโปรแกรม Excel


ถ้าจะกล่าวถึงโปรแกรม Excel หรือชื่อเต็ม ๆ คือ Microsoft Excel คงไม่มีใครไม่รู้จัก เพราะโปรแกรม Excel เป็นโปรแกรมพื้นฐานที่หลาย ๆ คน รู้จักและเคยใช้งานกันมาบ้าง โปรแกรม Excel เป็นหนึ่งใน Microsoft Office จัดเป็นโปรแกรมประเภท Spreadsheet ซึ่งผู้คนนิยมนำมาใช้งานในเรื่องของการคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข สามารถป้อนสูตรการคำนวณต่าง ๆ ได้ หรือหากต้องการสร้างกราฟเพื่อเปรียบเทียบข้อมูลก็สามารถดำเนินการได้เช่นเดียวกัน


โปรแกรม Excel ช่วยเรื่องการคำนวณเงินเดือนพนักงานได้อย่างไร?


การคำนวณเงินเดือนของพนักงาน เป็นเรื่องที่ HR หนีไม่พ้นในการทำงาน สำหรับการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงาน โปรแกรม Excel นับได้ว่าเป็นอีกทางเลือกหนึ่งในการคำนวณเงินเดือน ซึ่งเข้ามาช่วยในเรื่องของงาน HR หรือเจ้าของกิจการได้ ดังนี้



1. คำนวณเวลาการทำงานพนักงาน

ก่อนที่จะถึงขั้นตอนการคำนวณเงินเดือนของพนักงานนั้น แน่นอนว่าจะต้องผ่านขั้นตอนการคำนวณเวลาการทำงานก่อนเป็นอันดับแรก ซื่งขั้นตอนนี้ HR จะต้องดึงเวลาการทำงานจากอุปกรณ์ลงเวลา เช่น เครื่องสแกนลายนิ้วมือ หรือใบหน้า จากนั้นนำข้อมูลมาลงในโปรแกรม Excel แล้วคำนวณเวลาผ่านสูตรการคำนวณที่ตั้งค่าไว้ พร้อมกับตรวจสอบเวลาการทำงานของพนักงานแต่ละคนว่าครบหรือไม่ เวลาขาดไปหรือไม่ การลาตรงกับเอกสารที่ยื่นมาหรือไม่ หากมีพนักงานทำโอทีก็จะต้องคำนวณเวลาโอทีแยกออกมา เพื่อเป็นรายรับ หากพนักงาน ขาด ลา มาสาย จะต้องคำนวณแยกออกมาเพื่อเป็นรายจ่ายของพนักงานคนนั้น เมื่อคำนวณทั้งหมดที่กล่าวมาแล้ว ก็จะได้มาเป็นเวลาการทำงานของพนักงานแต่ละคน เพื่อส่งต่อไปคำนวณเงินเดือนในขั้นตอนต่อไป


2. คำนวณเงินเดือนพนักงาน  

การคิดเงินเดือนพนักงานนับเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและซับซ้อน เนื่องจากเกี่ยวข้องกับข้อมูลตัวเลขหลายชุด และการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานรายเดือนและพนักงานรายวันก็จะมีข้อแตกต่างกันอยู่บ้าง พนักงานรายเดือนจะได้รับเงินค่าจ้างแม้วันนั้นจะเป็นวันหยุดของพนักงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ ก็ยังคงได้รับเงินเดือน แต่พนักงานรายวันจะได้รับเงินเฉพาะวันที่มาทำงานนั้น หากพนักงานไม่มาทำงานในวันหยุดก็จะไม่ได้นับเงินค่าจ้าง การคิดเงินเดือนให้กับพนักงาน ประกอบไปด้วยส่วนสำคัญต่าง ๆ มากมาย โดยมีรายละเอียดดังนี้

  • การคำนวณเงินเดือน
  • การคำนวณโอที
  • การคำนวณเบี้ยขยัน
  • การคำนวณรายรับต่างๆ ของพนักงาน
  • การคำนวณรายจ่ายต่างๆ ของพนักงาน
  • การคำนวณภาษี / ประกันสังคม


3. ออกสลิปเงินเดือน

สิ่งที่มาควบคู่กับการคำนวณเงินเดือนคือ สลิปเงินเดือน เมื่อ HR หรือ เจ้าของกิจการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงานเสร็จเรียบร้อยแล้วจะต้องสร้างแบบฟอร์มสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานเพื่อให้พนักงานทราบรายละเอียดหรือตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนของตนเองได้ โดย HR จะต้องลงรายละเอียดรายรับรายจ่ายของพนักงานแต่ละคน พร้อมกับพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารเพื่อแจกให้กับพนักงาน


4. บริหารโควตาการลาของพนักงาน

ทุกบริษัทล้วนกำหนดโควตาการลาให้กับพนักงานตามสิทธิที่พนักงานสามารถลาได้ตามกฎหมายแรงงาน ซึ่งประเภทการลาต่าง ๆ จะขึ้นอยู่กับเงื่อนไขบริษัทที่ให้พนักงานสามารถยื่นลาได้ เช่น ลาพักร้อน ลากิจ ลาป่วย เป็นต้น ข้อมูลการลาในชุดนี้ล้วนจะต้องมีการจัดเก็บข้อมูลโควตาการลาที่พนักงานจะได้รับ รวมไปถึงการเก็บสถิติโควตาการลาที่พนักงานถูกใช้งานเรียบร้อยแล้ว การสร้างตารางในการจัดเก็บข้อมูลดังกล่าวจึงนับได้ว่าเป็นส่วนที่จำเป็นอย่างยิ่งในการจัดเก็บข้อมูลการลาของพนักงานแต่ละบุคคล เพื่อให้ HR สามารถทราบได้ว่าพนักงานสามารถลาได้กี่ครั้งและใช้สิทธิการลาดังกล่าวไปกี่ครั้ง


ข้อดีของโปรแกรมเงินเดือน Excel ฟรี

  • จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบตารางได้
  • สามารถคำนวณตามสูตรการคำนวณที่เราได้ป้อนคำสั่งได้
  • สร้างกราฟ เพื่อเปรียบเทียบข้อมูล แสดงข้อมูล หรือวิเคราะห์ข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น การสร้างกราฟ หรือ Chart ได้
  • มีเครื่องมือให้เลือกใช้งานอย่างหลากหลาย

ข้อเสียของโปรแกรมเงินเดือน Excel ฟรี

  • ต้องใช้พนักงานในการคีย์ข้อมูล ทำให้เพิ่มต้นทุนการจ้างงาน
  • โอกาสในการเกิดความผิดพลาดสูง
  • ใช้ขั้นตอนมากมายในการคำนวณแต่ละครั้ง
  • ใช้เวลาในการคำนวณเยอะ ทำให้การจ่ายเงินเดือนล่าช้า
  • ต้องใช้ควบคู่กับเอกสาร ทำให้เสียวัสดุสิ้นเปลืองเยอะ
  • โอกาสเกิดการสูญหายของข้อมูลสูง
  • สิ้นเปลืองพื้นที่ในการเก็บเอกสาร


สรุปความสำคัญของโปรแกรมเงินเดือน Excel ฟรี


โปรแกรมเงินเดือน Excel ฟรี เป็นโปรแกรมพื้นฐานประจำเครื่องที่มีประโยชน์และเป็นหนึ่งทางเลือกสำหรับ HR ในการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงาน รวมไปถึงในเรื่องของการจัดเก็บข้อมูลที่ช่วยให้จัดเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ได้เป็นระเบียบมากขึ้น


สิ่งสำคัญในการจัดเก็บข้อมูลบนโปรแกรมเงินเดือน Excel ฟรี คือการออกแบบเพื่อสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ง่ายและเรื่องของการเขียนสูตร ที่จะช่วยให้สามารถคำนวณได้อย่างถูกต้องมากยิ่งขึ้น ดังนั้นการใช้งานโปรแกรม Excel และการคำนวณเงินเดือนจึงจำเป็นต้องใช้บุคคลากรที่มีความรู้ความชำนาญทั้งในเรื่องของการใช้งานโปรแกรม Excel และในการปฏิบัติงาน HR ควบคู่ไปด้วย ก็จะทำให้การคำนวณเงินเดือนขององค์กรมีความรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพได้เป็นอย่างดี


ทดลองใช้ฟรี 30 วันครบทุกฟังก์ชัน
  • บริการขึ้นระบบ ฟรี
  • ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น
  • ยกเลิกเมื่อไหร่ก็ได้