HR Payroll เคยเป็นหัวใจของงานหลังบ้าน แต่เมื่อภาระงานเพิ่มขึ้น บริการรับทำเงินเดือนจึงเข้ามาเติมเต็ม แล้วองค์กรควรปรับเปลี่ยนอย่างไรให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
- HR Payroll คืออะไร ทำหน้าที่อะไร ต้องมีทักษะที่จำเป็นด้านใด
- Payroll Outsource คืออะไร? คำตอบสำหรับธุรกิจที่กำลังมองหา
- ความท้าทายของการเป็น HR สาย Payroll
- เปรียบเทียบระบบ HR Payroll สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดใหญ่
- ไม่มี HR Payroll ก็คิดเงินเดือนได้ ด้วยบริการรับทำเงินเดือน
บทบาทของ HR Payroll ในการบริหารองค์กร
ในอดีต งานด้าน HR โดยเฉพาะการบริหารเงินเดือน (Payroll) มักถูกจัดการภายในองค์กรโดยทีมงานบุคคลที่รับผิดชอบเรื่องเงินเดือน หรือที่เรียกว่า HR Payroll ใช้คนกรอกข้อมูล คำนวณด้วยมือ หรือไม่ก็ใช้โปรแกรมอย่าง Excel ซึ่งแม้จะพอช่วยได้ แต่ก็ยังต้องอาศัยความละเอียดและเวลาอยู่มาก พอองค์กรเริ่มโต ข้อมูลพนักงานเยอะขึ้น ความซับซ้อนมากขึ้น หลายแห่งจึงเริ่มหันมาใช้โปรแกรมเงินเดือนเฉพาะทางเพื่อช่วยให้งานง่ายขึ้นและลดความผิดพลาด แต่ถึงอย่างนั้น ทีม HR ก็ยังต้องรับมือกับรายละเอียดและการเปลี่ยนแปลงทางกฎหมายอยู่ตลอดเวลา
เมื่อ Payroll Outsource เข้ามามีบทบาทในการบริหารองค์กร
เมื่อบริการรับทำเงินเดือนจากภายนอก (Payroll Outsource) เกิดขึ้น หน้าที่ด้านการจัดการเงินเดือนที่เคยเป็นภารกิจหลักของฝ่าย HR ก็เริ่มถูกถ่ายโอนออกไปสู่ผู้ให้บริการภายนอกที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านมากขึ้น ไม่เพียงแต่ช่วยลดภาระงานและความซับซ้อนของกระบวนการคำนวณค่าจ้าง ภาษี และประกันสังคมเท่านั้น แต่ยังเพิ่มความมั่นใจในด้านความถูกต้อง การปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ และการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลพนักงานได้อย่างมีมาตรฐาน
ด้วยบทบาทนี้ Payroll Outsource จึงกลายเป็นทางเลือกที่ช่วยให้องค์กรสามารถโฟกัสกับการวางกลยุทธ์ด้านบุคลากรและพัฒนาองค์กรในเชิงรุกได้ดียิ่งขึ้น โดยไม่ต้องกังวลกับรายละเอียดงานที่กินเวลาและมีความเสี่ยงสูงในเชิงปฏิบัติ
แนวทางการเปลี่ยนผ่านจาก HR Payroll สู่ Payroll Outsource อย่างมีประสิทธิภาพ
แนวทางการเปลี่ยนผ่านจาก HR Payroll สู่ Payroll Outsource อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ได้หมายถึงแค่การ “ส่งต่องาน” ไปให้คนนอกทำเท่านั้น แต่คือการปรับเปลี่ยนกระบวนการภายในองค์กรให้พร้อมสำหรับการทำงานร่วมกับผู้ให้บริการภายนอกอย่างราบรื่นและปลอดภัย ซึ่งสามารถเริ่มต้นได้จากแนวทางหลัก ๆ ดังนี้
1. ประเมินความพร้อมขององค์กร
ก่อนตัดสินใจจ้างบริการภายนอก ควรสำรวจว่าองค์กรมีปัญหาหรือข้อจำกัดอะไรในระบบ Payroll เดิม เช่น ความผิดพลาดในการคำนวณ ค่าล่วงเวลาไม่ตรง การทำงานที่กินเวลา หรือไม่อัปเดตตามกฎหมายแรงงาน จากนั้นชั่งน้ำหนักว่าอะไรคือสิ่งที่ควรเก็บไว้ทำเอง และอะไรที่สามารถปล่อยให้ Outsource ดูแลได้
2. เลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสม
ไม่ใช่ผู้ให้บริการทุกเจ้าจะตอบโจทย์องค์กรของคุณ ควรเลือกผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์ เข้าใจบริบทของธุรกิจไทย มีระบบที่ปลอดภัย และพร้อมให้คำแนะนำด้านกฎหมายแรงงานหรือภาษี รวมถึงมีบริการหลังบ้านที่ตอบสนองได้เร็ว เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลพนักงานจะถูกดูแลอย่างมืออาชีพ
3. วางแผนและจัดการช่วงเปลี่ยนผ่านให้ราบรื่น
การเปลี่ยนผ่านจากระบบเดิมไปสู่ Outsource ควรมีแผนงานที่ชัดเจน เช่น กำหนดช่วงเวลาทดลองใช้ระบบใหม่ รวบรวมข้อมูลที่ต้องโอนย้าย และตรวจสอบความถูกต้องร่วมกันระหว่าง HR กับผู้ให้บริการ รวมถึงควรแจ้งพนักงานภายในให้เข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงนี้คืออะไร เพื่อให้ทุกคนมั่นใจและไม่เกิดความสับสน
4. สื่อสารและทำงานร่วมกันอย่างเป็นระบบ
แม้จะจ้าง Outsource แล้ว ฝ่าย HR ก็ยังต้องทำหน้าที่เป็นตัวกลางในการส่งข้อมูล จัดการการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ และประสานงานกับผู้ให้บริการ การสื่อสารที่ชัดเจนและการตั้งระบบจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ จะช่วยให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพมากขึ้น
5. ประเมินผลและปรับปรุงต่อเนื่อง
เมื่อเริ่มใช้บริการไปแล้ว อย่าลืมประเมินผลเป็นระยะ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องความแม่นยำ ความรวดเร็ว หรือความพึงพอใจของพนักงาน เพื่อนำมาพัฒนาให้การทำงานร่วมกับ Outsource ราบรื่นยิ่งขึ้นในระยะยาว
สรุป จาก HR Payroll สู่ Payroll Outsource แนวทางบริหารองค์กรยุคใหม่
ก่อนที่ Payroll Outsource จะกลายมาเป็นทางเลือกยอดนิยมในปัจจุบัน หลายองค์กรต่างก็เริ่มต้นจากการบริหารเงินเดือนกันเองภายใน ซึ่งมักเผชิญกับข้อจำกัดทั้งด้านเวลา ความซับซ้อน และความเสี่ยงจากความผิดพลาด แม้การใช้โปรแกรมเงินเดือนจะเข้ามาช่วยบรรเทาภาระบางส่วน แต่ทีม HR ก็ยังต้องรับมือกับรายละเอียดและการเปลี่ยนแปลงทางกฎหมายอยู่ตลอดเวลา เมื่อบริการรับทำเงินเดือนจากภายนอกเริ่มเข้ามามีบทบาท จึงกลายเป็นทางเลือกใหม่ที่ช่วยแบ่งเบางานหลังบ้าน ให้ HR สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นในภาพรวมขององค์กร