การนำเข้าประวัติส่วนตัว

การนำเข้าประวัติส่วนตัว เป็นฟังก์ชันสำหรับ HR ในการบันทึกรายละเอียดเชิงลึกของพนักงานหลายคนพร้อมกันผ่านไฟล์ Excel แทนการนั่งพิมพ์ทีละรายชื่อ ข้อมูลจะครอบคลุมตั้งแต่ประวัติการเรียน การทำงาน ไปจนถึงความสามารถพิเศษต่าง ๆ เพื่อให้ฐานข้อมูลพนักงานสมบูรณ์ที่สุดสำหรับใช้วิเคราะห์ศักยภาพบุคลากรในองค์กร

เงื่อนไขในการใช้งาน

• พนักงานต้องมีรายชื่อและรหัสพนักงาน อยู่ในระบบ HumanSoft เรียบร้อยแล้ว
• ต้องใช้ไฟล์รูปแบบ Excel (.xlsx) ที่ดาวน์โหลดจากตัวระบบเท่านั้น
• ผู้ใช้งานต้องได้รับสิทธิ์เข้าถึงในระดับ ผู้ดูแลระบบ (Admin) หรือ ฝ่ายบุคคล (HR)

ขั้นตอนการนำเข้าประวัติส่วนตัว

1. ไปที่เมนู ข้อมูลองค์กร

2. เลือกเมนู ข้อมูลพนักงาน

3. เลือกเมนูย่อย นำเข้าประวัติส่วนตัว

4. คลิกเลือกหมวดหมู่ที่ต้องการนำเข้า (ต้องทำทีละหมวด) ดังนี้:

• • ครอบครัว
  • ประวัติการทำงาน
  • ประวัติการศึกษา
  • ความสามารถทางภาษา
  • ความสามารถทางด้านพิมพ์ดีด
  • ความสามารถพิเศษ
  • การขับยานพาหนะ และมีใบอนุญาตขับขี่
  • เอกสารอื่นๆ

5. เมื่อเลือกประเภทแล้ว ให้กดปุ่ม "ดาวน์โหลด" เพื่อรับไฟล์เทมเพลต Excel

6. ระบุรายละเอียดพนักงานลงในไฟล์เทมเพลต (ห้ามแก้ไขหัวตารางเด็ดขาด)

7. กลับมาที่ระบบ เลือกประเภทข้อมูลให้ตรงกับไฟล์ และกด "เลือกไฟล์"

8. จากนั้นกด "อัปโหลดไฟล์"

9. ระบบจะแสดงข้อมูลที่นำเข้า ท่านสามารถตรวจสอบความถูกต้อง หรือแก้ไขข้อมูลที่ผิดพลาดได้ทันทีในหน้านี้

10. เมื่อตรวจสอบความเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม "บันทึก" เพื่อนำข้อมูลเข้าสู่ฐานข้อมูลพนักงาน

11. ท่านสามารถเลือกดู "ประวัติการนำเข้า" ย้อนหลังเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการทำงานที่ผ่านมาได้

ข้อควรทราบเพิ่มเติม

• การนำเข้าต้องทำแยกทีละประเภทข้อมูล (เช่น นำเข้าประวัติการศึกษาให้เสร็จสิ้นก่อน แล้วจึงเริ่มขั้นตอนของประวัติการทำงาน)
• รหัสพนักงานในไฟล์ Excel ต้องตรงกับในระบบ 100% เพื่อให้ข้อมูลถูกจับคู่กับพนักงานได้ถูกต้อง

คำแนะนำ:

• ข้อมูลเหล่านี้เป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน HR ควรจัดเก็บและจัดการไฟล์ Excel อย่างปลอดภัยตามนโยบายความเป็นส่วนตัวขององค์กร
• หากมีการนำเข้าข้อมูลซ้ำในรหัสพนักงานเดิม ระบบจะทำการอัปเดต (Update) ข้อมูลล่าสุดเข้าไปแทนที่ข้อมูลเก่าทันที

พนักงานแต่ละคนจะมีโปรไฟล์ที่สมบูรณ์ครบทุกมิติ (ครอบครัว, การศึกษา, ทักษะพิเศษ) ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะปรากฏในหน้าโปรไฟล์รายบุคคลทันที ช่วยให้ HR สามารถดึงรายงานสรุปภาพรวมเพื่อวางแผนกลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคลได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: สามารถนำเข้าข้อมูลทุกอย่าง (เช่น การศึกษาและทักษะภาษา) ในไฟล์เดียวได้ไหม?

• A: ไม่ได้ เพื่อความถูกต้องแม่นยำของฐานข้อมูล ระบบจะแยกเทมเพลตตามหมวดหมู่ข้อมูล ท่านต้องเลือกประเภทและนำเข้าทีละรายการ

Q: ทำไมอัปโหลดแล้วระบบแจ้งเตือน "ข้อมูลผิดพลาด" หรือข้อมูลไม่เข้า?

• A: ส่วนใหญ่เกิดจากการแก้ไขหัวคอลัมน์ใน Excel แนะนำให้ใช้เทมเพลตต้นฉบับที่ดาวน์โหลดมาใหม่และตรวจสอบข้อมูลตามที่ระบบแจ้งเตือน

Q: พนักงานสามารถเห็นประวัติเหล่านี้บนแอปมือถือได้ไหม?

• A: เห็น! หากบริษัทเปิดสิทธิ์ให้พนักงานเข้าดู "ประวัติส่วนตัว" พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลที่ HR นำเข้าผ่านแอปพลิเคชันได้ทันที