จัดกะการทำงานอย่างไรให้ง่ายด้วยโปรแกรม HR HumanSoft
โปรแกรมจัดกะการทำงานช่วยให้ HR จัดการกะการทำงาน มอบหมายตาราง และจัดการกะที่ซับซ้อนได้ในระบบเดียว พนักงานตรวจสอบหรือยื่นขอเปลี่ยนกะได้ด้วยตนเอง
Table of Contents:
การทำงานเป็นกะ (Shift Work) คืออะไร?
การทำงานเป็นกะ (Shift Work) คือการแบ่งเวลาทำงานออกเป็นช่วง แล้วจัดพนักงานหมุนเวียนเข้าทำงานตามตาราง เพื่อให้องค์กรดำเนินงานได้ตามเวลาที่กำหนด รูปแบบนี้พบได้ในธุรกิจที่มีเวลาทำการยาวหรือให้บริการต่อเนื่อง เช่น โรงพยาบาล โรงงาน ร้านสะดวกซื้อ โรงแรม และธุรกิจบริการ กะอาจแบ่งเป็นกะเช้า กะบ่าย กะดึก หรือกะข้ามคืน ขึ้นอยู่กับลักษณะงานของแต่ละองค์กร
การทำงานเป็นกะมีช่วงเวลาแตกต่างจากเวลาทำงานปกติ โดยแต่ละองค์กรสามารถแบ่งกะได้ตามลักษณะงาน เช่น กะละ 12 ชั่วโมง วันละ 2 กะ หรือกะละ 8 ชั่วโมง วันละ 3 กะ โดยโปรแกรม HR HumanSoft รองรับการจัดกะหลายรูปแบบ ช่วยให้ HR วางตารางและจัดการกะของพนักงานได้ง่ายขึ้น
โปรแกรม HR HumanSoft ช่วยจัดการปัญหาการจัดการกะอย่างไรบ้าง?
การจัดกะด้วยตารางที่แยกหลายไฟล์อาจทำให้เกิดกะซ้ำ พนักงานขาดช่วง หรือใช้ข้อมูลผิดรอบ โปรแกรมจัดกะจึงช่วยรวมการสร้างกะ การมอบหมายพนักงาน และการตรวจสอบตารางไว้ในระบบเดียว
| ปัญหาที่ HR มักพบ | ผลกระทบต่อการทำงาน | โปรแกรมจัดกะช่วยอย่างไร |
|---|---|---|
| ตารางกะกระจายอยู่หลายไฟล์ | HR และหัวหน้างานใช้ตารางคนละเวอร์ชัน | รวมตารางกะไว้ในระบบเดียวและอัปเดตข้อมูลจากจุดเดียว |
| พนักงานทำงานข้ามเที่ยงคืน | เวลาเข้าและออกถูกบันทึกคนละวัน | กำหนดกะข้ามคืนให้ระบบจับคู่เวลาได้ตามเงื่อนไข |
| พนักงานทำงานมากกว่าหนึ่งกะต่อวัน | ตารางซ้อนกันหรือคำนวณเวลาผิด | ตั้งค่ากะควบและช่วงเวลาของแต่ละกะแยกกันได้ |
| แต่ละกะมีค่าตอบแทนไม่เท่ากัน | HR ต้องคำนวณค่าแรงเพิ่มด้วยตนเอง | กำหนดมูลค่าหรืออัตราค่าตอบแทนของแต่ละกะไว้ล่วงหน้า |
| มีการเปลี่ยนกะกะทันหัน | ตารางของ HR หัวหน้า และพนักงานไม่ตรงกัน | บันทึกและตรวจสอบการเปลี่ยนกะผ่านระบบเดียว |
| พนักงานไม่ทราบตารางล่าสุด | เสี่ยงมาทำงานผิดวันหรือผิดเวลา | เปิดให้พนักงานตรวจสอบตารางของตนเองผ่านแอปพลิเคชัน |
*ข้อมูล ณ เดือนกันยายน 2569
ขั้นตอนการใช้งานระบบจัดกะการทำงานของโปรแกรม HR HumanSoft
การจัดกะการทำงานของโปรแกรม HR HumanSoft ที่สามารถจัดกะการทำงานได้อย่างง่ายดายนั้น มีขั้นตอนดังนี้
1. เมนูข้อมูลกะการทำงาน
เริ่มต้นที่เมนู “ข้อมูลและกะการทำงาน” ในโปรแกรม HR HumanSoft หน้านี้จะแสดงผลการตั้งค่าของกะการทำงานทั้งหมด โดยสามารถเปิด-ปิด กะการทำงานได้ แสดงรหัสกะการทำงาน จำนวณเวลาทำงาน ช่วงเวลาของกะ และมูลค่ากะการทำงาน ซึ่งสามารถเพิ่มการตั้งค่าได้อย่างหลากหลาย ครอบคลุมกะการทำงานทุกรูปแบบ โดย HR สามารถนำรหัสกะการทำงานที่ผ่านการตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ไปเลือกใช้กับพนักงานแต่ละคนได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
2. การเพิ่มกะการทำงาน
ขั้นตอนการเพิ่มกะการทำงานของโปรแกรม HR HumanSoft สามารถทำได้โดยเข้าไปที่ปุ่ม “เพิ่มกะการทำงาน” จะสามารถตั้งรหัสกะการทำงาน เวลาการทำงานต่อวัน (ชั่วโมง) ประเภทการหยุดพัก เวลาเริ่มทำงาน เวลาเริ่มพัก เวลาหยุดพัก และเวลาเลิกทำงานได้ และสามารถกำหนดประเภทกะการทำงานได้อย่างครอบคลุม ดังนี้
ประเภทกะการทำงาน
• กำหนดเวลาเข้าออก ในวันเดียวกัน คือ เข้าออกงานตามเวลาที่กำหนด ในวันเดียวกัน เช่น 08.00 - 17.00 น.
• กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของพรุ่งนี้ คือ เข้าออกงานตามเวลาที่กำหนด ข้ามเที่ยงคืนของพรุ่งนี้ เช่น กะการทำงาน 20.00 น. (วันนี้) และออก 05.00 น. (วันพรุ่งนี้)
• กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของเมื่อวาน คือ เข้าออกงานตามเวลาที่กำหนด ข้ามเที่ยงคืนของเมื่อวาน เช่น กะการทำงานเป็น 20.00 น. (เมื่อวาน) ออก 09.00 น. (วันนี้) แต่พนักงานมาเข้าเวลา 20.00 น. ของเมื่อวาน เวลาจะถูกนำเข้าวันนี้
• กำหนดชั่วโมงการทำงานรวม คือ เข้าออกงานเมื่อไหร่ก็ได้ แต่ชั่วโมงต่อวันต้องได้ตามที่กำหนด เช่น ทำงาน 9 ชั่วโมง
• กำหนดควบกะการทำงาน คือ ใน 1 วันทำงาน สามารถมีได้มากกว่า 1 กะการทำงาน เช่น เข้างาน 05.00-14.00 น. แล้วต่ออีกกะ ตอน 15.00-24.00 น.
ประเภทมูลค่ากะการทำงาน (ใช้สำหรับพนักงานรายวัน)
• คำนวณตามเงินเดือน คือ ได้รับค่าแรงต่อวันตามฐานข้อมูลพนักงานที่ระบุไว้
• กำหนดมูลค่าของกะการทำงานนี้ คือ กำหนดมูลค่าเป็นบาท โดยไม่อ้างอิงจากฐานข้อมูลเงินค่าจ้างของพนักงาน
• บวกมูลค่าเพิ่มสำหรับกะการทำงานนี้ คือ ได้รับค่าแรงเพิ่มจากเดิม เช่น ค่าแรง 300 บ./วัน และ + เพิ่มอีก 50 บ. = 350 บาท
• บวกจำนวณเท่าของค่าแรงเพิ่มสำหรับกะการทำงานนี้ กำหนดจำนวนเท่าเช่น x1.5 หรือ x2 เท่า ของค่าแรงฃ
เพราะบางองค์กรนั้น นอกจากจะมีเวลากะการทำงานที่หลากหลายแล้ว ยังมีเรทการให้ผลตอบแทน หรือ ค่าจ้าง ในการทำงานที่แตกต่างกันอีกด้วย การตั้งค่าได้หลากหลายของกะการทำงานจากโปรแกรม HR HumanSoft จึงครอบคลุมการทำงานของ HR ทุกองค์กรได้จริง
Tips! อ่านเพิ่มเติมได้ที่ >> วิธีสร้างกะการทำงาน
3. การตั้งค่ากะการทำงานให้กับพนักงาน
เมื่อเพิ่มการตั้งค่ากะการทำงานในโปรแกรม HR HumanSoft เรียบร้อยแล้ว ก็สามารถไปตั้งค่ากะการทำงานให้กับพนักงาน เพื่อใช้งานควบคู่ไปกับระบบคำนวณเวลาการทำงานอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย โดยเข้าไปตั้งค่าได้ที่หน้า “ข้อมูลพนักงาน” และ “ตั้งค่ากะการทำงาน”
4. พนักงานตรวจสอบกะการทำงานได้ด้วยตนเอง
โปรแกรม HR HumanSoft นั้น ยังสามารถให้พนักงานตรวจสอบเวลากะการทำงาน ยื่นเอกสารขอเปลี่ยนกะการทำงานของตนเองได้แบบ Real Time ผ่านทาง Application HumanSoft
สรุป การจัดกะการทำงานด้วยโปรแกรม HR HumanSoft
จากขั้นตอนการใช้งานกะการทำงานที่กล่าวมานั้น ทำให้การจัดกะการทำงานที่ค่อนข้างยุ่งยากและซับซ้อน กลายเป็นเรื่องที่สามารถทำได้อย่างง่ายดาย เมื่อใช้งานโปรแกรม HR HumanSoft อีกทั้งยังสามารถใช้งานได้อย่างครอบคลุมและยืดหยุ่นอีกด้วย ดังนั้น โปรแกรม HR HumanSoft จึงตอบโจทย์กับการจัดกะการทำงานของทุก ๆ องค์กรได้เป็นอย่างดี
FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดกะการทำงาน
บริษัทควรจัดตารางกะล่วงหน้าไหม
ควรจัดล่วงหน้าให้พนักงานมีเวลาเตรียมตัว และกำหนดวันประกาศตารางที่แน่นอนในแต่ละรอบ หากมีการเปลี่ยนแปลงควรแจ้งผู้เกี่ยวข้องทันที
หากพนักงานลาป่วยกะทันหัน ควรจัดกะอย่างไร
หัวหน้างานควรตรวจสอบพนักงานที่สามารถเข้ากะแทนได้ แล้วอัปเดตตารางให้ตรงกับผู้ที่มาทำงานจริง เพื่อไม่ให้ข้อมูลลงเวลาและค่าตอบแทนคลาดเคลื่อน
การทำงานเป็นกะเหมือนกับการทำ OT หรือไม่
ไม่เหมือนกัน กะคือช่วงเวลาทำงานที่กำหนดไว้ในตาราง ส่วน OT คือการทำงานนอกหรือเกินเวลาทำงานตามเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง จึงควรแยกข้อมูลกะและ OT ให้ชัดเจน
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
