รวม Checklist รายงาน HR ช่วงปลายปีที่สำคัญ ทั้งเอกสารตามกฎหมายและรายงานภายในองค์กร เหมาะสำหรับใช้เตรียมงานสิ้นปีและวางแผนทรัพยากรบุคคลในปีถัดไป

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

สรุปรายงาน HR ที่ต้องทำช่วงสิ้นปีมีอะไรบ้าง?

เมื่อเข้าสู่ช่วงสิ้นปี งานสำคัญที่ HR ต้องเร่งจัดการคือ “การสรุปรายงาน HR ประจำปี” ทั้งส่วนที่ภาครัฐกำหนดและรายงานภายในที่ผู้บริหารต้องใช้ในการวางแผนปีถัดไป ซึ่งหลายอย่างมีเดดไลน์ชัดเจนและต้องใช้ข้อมูลจากทั้งปีแบบละเอียด บทความนี้จะพาคุณเช็กให้ครบว่ารายงานปลายปีที่ HR ต้องทำมีอะไรบ้าง ตั้งแต่รายงานภาษีและประกันสังคม รายงานกองทุนต่าง ๆ สรุปจำนวนพนักงาน อัตราการลาออก ผลประเมินพนักงาน สรุปวันลา ไปจนถึงรายงานต้นทุนแรงงาน

รายงานสรุปสิ้นปีที่ HR ต้องจัดทำตามกฎหมายแรงงานและภาษี

หัวใจสำคัญของช่วงปลายปีคือการสรุปเอกสารที่ต้องส่งให้หน่วยงานภาครัฐตามกำหนด ซึ่งมักมีความละเอียดและต้องการข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วน ดังนี้

1. รายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1ก)

เป็นรายงานที่สรุปภาษีที่หักจากเงินเดือนพนักงานตลอดทั้งปี เพื่อส่งให้กรมสรรพากร และแจกให้พนักงานใช้ยื่นภาษีบุคคลธรรมดา

สิ่งที่ HR ต้องเตรียม

ข้อมูลรายได้และภาษีของพนักงาน
เงินได้ที่เข้าข่ายต้องหักภาษี
ตรวจสอบความครบถ้วนของรายได้พิเศษ เช่น โบนัส/OT ฯลฯ

เดดไลน์สำคัญ

ยื่น ภ.ง.ด.1ก ต่อกรมสรรพากรภายในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป แบบออนไลน์ขยายเวลาไปจนถึง 8 มีนาคมของปีถัดไป
ออกใบ 50 ทวิให้พนักงานภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ของปีถัดจากปีภาษี

Tips! อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่ >> วิธียื่น ภ.ง.ด.1ก สำหรับ HR

2. รายงานเงินสมทบประกันสังคม

รายงานเงินสมทบประกันสังคมแม้จะเป็นงานที่ทำทุกเดือน แต่ปลายปีต้องสรุปยอดทั้งปีเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของเงินสมทบทั้งฝั่งพนักงานและนายจ้าง

สิ่งที่ HR ต้องตรวจสอบ :

พนักงานเข้า–ออกตลอดปี
ยอดเงินสมทบตรงตามฐานค่าจ้าง
รายการที่เคยแก้ไขย้อนหลัง

Tips! อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่ >> ความสำคัญและวิธีการส่งเงินสมทบประกันสังคม

3. รายงานกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี)

องค์กรที่มีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพต้องสรุปยอดเงินสะสม–เงินสมทบประจำปี

สิ่งที่ HR ต้องเตรียม :

สรุปยอดสะสมของพนักงานทุกคน
เอกสารงบประจำปีจาก บลจ.
หนังสือแจ้งพนักงานเกี่ยวกับผลการดำเนินงานของกองทุน

4. รายงานกองทุนเงินทดแทน

รายงานกองทุนเงินทดแทนเกี่ยวข้องกับการคำนวณค่าจ้างเพื่อใช้กำหนดอัตราเงินสมทบในปีถัดไป

ที่ HR ต้องเช็ก :

ค่าแรงพนักงานทั้งปี
รายการพนักงานเข้า–ออก
การเปลี่ยนแปลงฐานค่าจ้าง

รายงานสรุปภายในองค์กรที่ HR ควรทำทุกสิ้นปี

นอกจากรายงานภาครัฐ รายงานภายในก็สำคัญไม่แพ้กัน เพราะเป็นข้อมูลหลักสำหรับผู้บริหารใช้ตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ด้านคน

1. รายงานกลุ่มประวัติพนักงาน

แสดงข้อมูลจำนวนพนักงานทั้งปี แยกตามแผนก ตำแหน่ง และสถานะการจ้าง เพื่อให้เห็นภาพการเติบโตขององค์กร และใช้วางแผนกำลังคนในปีถัดไป

2. รายงานอัตราการลาออก

สรุปอัตราพนักงานลาออก เพื่อให้ HR แก้ปัญหาเชิงระบบ เช่น จำนวนพนักงานลาออก แผนกที่มี Turnover rate สูง เหตุผลหลัก เช่น ความก้าวหน้า เงินเดือน

3. รายงานประเมินผลพนักงาน

สรุปผลประเมินรอบปีไว้ใช้ต่อยอดการปรับเงินเดือน โบนัส และแผนพัฒนาพนักงา Distribution Score ของพนักงาน การเทียบผลกับ KPIs สรุปผู้มีศักยภาพสูง

4. รายงานสรุปการขาด ลา มาสาย

ช่วยวิเคราะห์พฤติกรรมการทำงานและวางแผนนโยบายลาภาคปีถัดไป ดูอัตราการลาป่วยซ้ำซ้อน เช็กแผนกที่มีปัญหาการขาดงาน ปรับแผนจัดสรรงานในช่วงพีค

สรุป Checklist! รายงานสรุป HR ที่ต้องทำช่วงสิ้นปีมีอะไรบ้าง?

การจัดทำรายงานสิ้นปีเป็นภารกิจสำคัญที่ช่วยให้ HR มองเห็นภาพรวมของพนักงาน ต้นทุน และความพร้อมขององค์กรได้อย่างครบถ้วน ทั้งในส่วนที่ต้องส่งตามกฎหมายและรายงานภายในที่ใช้วางแผนกลยุทธ์บริหารคนปีถัดไป เมื่อเตรียมข้อมูลอย่างเป็นระบบ งานปลายปีจะง่ายขึ้นและลดโอกาสผิดพลาดได้อย่างชัดเจน