การลบข้อมูลพนักงาน

การลบข้อมูลพนักงาน เป็นฟังก์ชันสำหรับนำรายชื่อและข้อมูลทั้งหมดของพนักงานออกจากระบบโดยสมบูรณ์ มักใช้ในกรณีที่เกิดความผิดพลาดในการเพิ่มข้อมูล หรือต้องการล้างข้อมูลทดสอบ ข้อควรระวังสูงสุด: เมื่อดำเนินการลบแล้ว ข้อมูลในส่วนของประวัติเวลาทำงาน ยอดเงินเดือนย้อนหลัง และสวัสดิการต่าง ๆ จะหายไปทันที

เงื่อนไขในการใช้งาน

• ผู้ใช้งานต้องมีสิทธิ์ระดับ HR หรือผู้ดูแลระบบ (Admin/Owner) เท่านั้น

• ต้องทราบ Username และ Password ของตนเองเพื่อใช้ยืนยันตัวตนก่อนการลบ

ขั้นตอนการลบข้อมูลพนักงาน

สามารถดำเนินการลบข้อมูลพนักงานได้ 2 รูปแบบ คือ การลบผ่านหน้าข้อมูลพนักงานรายบุคคล และการลบผ่านเมนูย่อย ดังนี้

รูปแบบที่ 1: การลบผ่านหน้าข้อมูลพนักงานรายบุคคล

1. เข้าสู่เมนู "ข้อมูลองค์กร"
2. เลือกเมนู "ข้อมูลพนักงาน"
3. ค้นหาพนักงานที่ต้องการลบ และคลิกปุ่ม "เลือกพนักงาน" เพื่อเข้าสู่หน้าโปรไฟล์
4. คลิกเมนู "จัดการ" บริเวณมุมขวา และเลือกหัวข้อ "จัดการเรื่องลาออก"
5. เลื่อนลงมาด้านล่างสุด ให้เลือกเปิดสวิตช์ "ลบข้อมูลออกจากฐานข้อมูลทั้งหมด"
6. ระบุ Username / Password ของผู้ที่มีสิทธิ์ดำเนินการ
7. คลิกปุ่ม "ลบข้อมูลออกจากฐานข้อมูลทั้งหมด" เพื่อยืนยัน
8. จากนั้นระบบจะแสดงหน้าต่าง ให้ทำเครื่องหมาย "ติ๊กถูก" เพื่อยอมรับเงื่อนไขการลบ และกด "ยืนยัน"
9. ระบบจะพาย้ายมาที่หน้ารวมการลบข้อมูลพนักงาน ให้ไปที่แท็บเมนู "ลบถาวร" แล้วเลือกรายชื่อพนักงานที่เพิ่งกดลบมาเมื่อครู่
10. หากเปลี่ยนใจต้องการพาพนักงานกลับเข้าสู่ระบบ ให้คลิกสัญลักษณ์ "กู้คืน"
11. หากมั่นใจว่าต้องการลบออกจากระบบทันที: ให้คลิกสัญลักษณ์ "ถังขยะ" เพื่อลบถาวร

รูปแบบที่ 2: การลบผ่านเมนูย่อย (แบบเลือกรายชื่อ)

1. เข้าสู่เมนู "ข้อมูลองค์กร"
2. เลือกเมนู "ข้อมูลพนักงาน"
3. คลิกที่เมนูย่อย "ลบข้อมูลพนักงาน"
4. ทำเครื่องหมาย (ติ๊กเลือก) หน้าพนักงานที่ต้องการลบ (สามารถเลือกได้หลายรายชื่อพร้อมกัน)
5. ระบุ Username และ Password เพื่อยืนยันตัวตน
6. คลิกปุ่ม "ลบข้อมูลออกจากฐานข้อมูลทั้งหมด"
7. จากนั้นระบบจะแสดงหน้าต่าง ให้ทำเครื่องหมาย "ติ๊กถูก" เพื่อยอมรับเงื่อนไขการลบ และกด "ยืนยัน"
8. ในหน้ารวมการลบข้อมูลพนักงาน ให้ไปที่แท็บเมนู "ลบถาวร" แล้วเลือกรายชื่อพนักงานที่เพิ่งกดลบมาเมื่อครู่
9. หากเปลี่ยนใจต้องการพาพนักงานกลับเข้าสู่ระบบ ให้คลิกสัญลักษณ์ "กู้คืน"
10. หากมั่นใจว่าต้องการลบออกจากระบบทันที: ให้คลิกสัญลักษณ์ "ถังขยะ" เพื่อลบถาวร

ข้อควรทราบเพิ่มเติม

• ข้อมูลที่ถูกลบจะหายไปจากทุกส่วนของระบบ (ประวัติการมาทำงาน, รายได้-รายจ่าย, สวัสดิการ ฯลฯ)
• ข้อมูลที่ถูกลบจะไปอยู่ที่ "ถังเก็บข้อมูลพนักงาน" เพื่อทำหน้าที่เป็นถังพักข้อมูลชั่วคราวเก็บไว้ 45 วัน ที่สามารถกู้คืนหรือลบออกก่อนครบกำหนดได้จากหน้านี้

พนักงานที่ถูกลบจะหายไปจากฐานข้อมูลทันที ไม่สามารถค้นหาชื่อได้ในหน้าข้อมูลพนักงาน และข้อมูลจะไม่ปรากฏในรายงานใดๆ ของระบบอีกต่อไป

คำแนะนำ: 

• หากพนักงานคนดังกล่าวเคยมีประวัติการจ่ายเงินเดือนหรือการทำงานจริง แนะนำให้ใช้สถานะ "ลาออก" แทนการลบ เพื่อเก็บข้อมูลไว้ตรวจสอบย้อนหลังตามกฎหมายแรงงาน
• ฟังก์ชันการลบควรใช้เฉพาะกรณี "เพิ่มข้อมูลผิดราย" หรือ "พนักงานไม่ได้เข้าทำงานจริง" เท่านั้น

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: ลบพนักงานไปแล้ว แต่อยากได้ข้อมูลกลับมาทำอย่างไร?

A: ไม่สามารถกู้คืนได้ หากต้องการข้อมูลกลับมาต้องทำการ "เพิ่มพนักงานใหม่" และกรอกข้อมูลทั้งหมดเข้าไปใหม่อีกครั้ง

Q: การลบ ต่างจากการแจ้งลาออกอย่างไร?

• A: การแจ้งลาออก ข้อมูลและประวัติจะยังอยู่ในระบบ (สถานะลาออก) สามารถดึงรายงานย้อนหลังได้ แต่การลบคือการทำลายข้อมูลทิ้งทั้งหมด

Q: ทำไมกดปุ่มลบไม่ได้?

• A: ตรวจสอบว่าท่านระบุ Username หรือ Password ถูกต้องหรือไม่ หรือตรวจสอบว่าบัญชีของท่านได้รับสิทธิ์ในการลบพนักงานหรือไม่