การทำลาออกพนักงาน
การทำลาออกพนักงาน คือกระบวนการกำหนดวันที่พ้นสภาพการทำงานเพื่อหยุดสถานะพนักงานในระบบและใช้ในการคำนวณเงินเดือนงวดสุดท้าย ฟังก์ชันนี้ดำเนินการได้เฉพาะบนเว็บเบราว์เซอร์โดยฝ่ายบุคคล (HR) เท่านั้น พนักงานไม่สามารถจัดการเรื่องลาออกผ่านระบบด้วยตนเองได้
เงื่อนไขในการใช้งาน
- ผู้ใช้งานต้องมีสิทธิ์ระดับ ผู้ดูแลระบบ (Admin) หรือ ฝ่ายบุคคล (HR)
- ดำเนินการผ่าน เว็บเบราว์เซอร์ (Web Browser) เท่านั้น
- ทราบวันทำงานวันสุดท้ายของพนักงานเพื่อกำหนดวันที่พ้นสภาพได้อย่างถูกต้อง
ขั้นตอนการดำเนินการ
1. เข้าสู่ระบบและเลือกเมนู "ข้อมูลองค์กร"
2. ไปที่เมนู "ข้อมูลพนักงาน"
3. ค้นหาพนักงานที่ต้องการ และคลิกปุ่ม "เลือกพนักงาน"
4. คลิกเมนู "จัดการ" (มุมขวาบน) และเลือกหัวข้อ "จัดการเรื่องลาออก"
5. ตรวจสอบข้อมูลก่อนยืนยัน ระบบจะแสดงข้อมูลสำคัญเพื่อให้ HR ตรวจสอบความเรียบร้อยก่อนพนักงานพ้นสภาพ ดังนี้:
- ข้อมูลภาระหนี้สิน
- ข้อมูลกองทุน
- ข้อมูลสินทรัพย์ถือครอง (ที่ต้องส่งคืนบริษัท)
- ข้อมูลฝึกอบรม
- ข้อมูลเงินประกันการทำงาน
- ข้อมูลโควตาวันลาประจำปี
6. ระบุจัดการเรื่องลาออก:
- วันที่ลาออก
- วันที่ออกจากระบบ: กำหนดวันที่พนักงานจะไม่สามารถเข้าใช้งานแอปพลิเคชัน HumanSoft ได้อีกต่อไป
- สาเหตุการลาออก: เลือกจากรายการที่กำหนดในดร็อปดาวน์
- ปีที่เกษียณ: ระบุปีที่พนักงานจะเกษียณอายุ
- การคำนวณเงินชดเชย: เลือกว่าจะให้ระบบคำนวณเงินชดเชยตามกฎหมายหรือไม่
- การจัดการกองทุน/ประกันสังคม: ระบุสถานะและวันที่แจ้งออกให้ชัดเจน
- Blacklist: สามารถเปิดเพื่อรับการแจ้งเตือนหากมีการเพิ่มพนักงานรายนี้กลับเข้ามาในอนาคต
7. คลิกปุ่ม "บันทึก" เพื่อยืนยันการทำรายการ
การจัดการข้อมูล
- วันที่ลาออกในระบบ ต้องระบุเป็น "วันถัดไปหลังจากวันทำงานวันสุดท้าย" เสมอ เพื่อให้ระบบคำนวณรายได้ของวันสุดท้ายได้อย่างครบถ้วน
- สามารถเลือกวันที่ลาออกได้ไม่เกิน 60 วัน นับจากรอบเดือนที่ปิดงวดล่าสุดเท่านั้น (หากต้องการเลือกวันที่ไกลกว่านั้น ต้องดำเนินการปิดรอบคำนวณเดือนก่อนหน้าให้เรียบร้อย)
- สถานะพนักงานจะเปลี่ยนเป็น "พนักงานลาออก" ทันทีหลังบันทึก แต่ข้อมูลในงวดการคำนวณจะยังคงปกติจนกว่าจะมีการ "ปิดรอบการคำนวณ" นั้นๆ
คำแนะนำ:
- Re-Active: หากพนักงานกลับมาทำงานอีกครั้ง ระบบรองรับการดึงข้อมูลกลับมา (Re-Active) ได้ 2 รูปแบบ คือ Re-Active ข้อมูลพนักงานเดิม หรือ Re-Active สร้างพนักงานใหม่
- พนักงานจะเข้าใช้งานแอปฯ ไม่ได้ทันทีเมื่อถึง "วันที่ออกจากระบบ" ที่กำหนดไว้
- การทำลาออกต่างจากการลบพนักงาน เพราะระบบจะยังเก็บประวัติและรายงานต่าง ๆ ไว้เพื่อใช้ตรวจสอบย้อนหลังได้
สถานะของพนักงานในหน้าข้อมูลพนักงานจะถูกเปลี่ยนเป็น "พนักงานลาออก" โดยระบบจะหยุดการคำนวณเงินเดือนในงวดถัดไป และพนักงานจะถูกตัดชื่อออกจากเทมเพลตรายชื่อพนักงานที่ Active อยู่โดยอัตโนมัติ
