การกำหนดผู้อนุมัติตามโครงสร้างตำแหน่ง

การกำหนดผู้อนุมัติตามโครงสร้างตำแหน่ง คือระบบการอนุมัติโดยอัตโนมัติตามลำดับขั้นในโครงสร้างตำแหน่ง โดยระบบจะดำเนินการค้นหาผู้อนุมัติ ตามลำดับสายการบังคับบัญชาตามตำแหน่งที่สูงกว่าผู้ยื่นเอกสาร

เงื่อนไขในการใช้งาน

• ตรวจสอบว่ามีการกำหนดโครงสร้างตำแหน่งของพนักงานในระบบแล้ว ฟีเจอร์นี้ใช้ได้กับแพ็กเกจ Free-try, Advance และ Professional

ขั้นตอนการกำหนดผู้อนุมัติตามโครงสร้างตำแหน่ง

1. เข้าสู่เมนู "ตั้งค่า"

2. หลังจากนั้นเลือก "ตั้งค่าทั่วไป"

3. แล้วทำการเลือกที่หัวข้อ "ลำดับขั้นการอนุมัติ"

4. ในเอกสารแต่ละประเภท สามารถเลือกรูปแบบการอนุมัติได้ 2 ประเภท ดังนี้

• • กำหนดรายบุคคล
  • ตามโครงสร้างตำแหน่ง

5. ให้คลิกเลือกรูปแบบการอนุมัติเป็น "ตามโครงสร้างตำแหน่ง" เพื่อเปิดใช้งานการอนุมัติตามโครงสร้างตำแหน่ง โดยระบบจะดึงรายชื่อผู้อนุมัติโดยอัตโนมัติจากตำแหน่งที่สูงกว่าตามผังองค์กร

6. หลังจากนั้นให้คลิกเลือก "จำนวนขั้น" ที่ต้องการให้อนุมัติ โดยสามารถกำหนดได้สูงสุด 5 ขั้น

7. เมื่อตั้งค่าเสร็จสิ้น ให้คลิก "บันทึก" เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

ตัวอย่างเอกสารที่มีการอนุมัติตามโครงสร้างตำแหน่ง

เมื่อพนักงานส่งคำร้องขอเอกสาร รายละเอียดเอกสารจะแสดงลำดับขั้นของผู้อนุมัติโดยอัตโนมัติ โดยเป็นตำแหน่งตามโครงสร้างของแผนกนั้น ๆ

คำแนะนำ:

• มีเอกสารค้างอนุมัติ: หากเอกสารประเภทนั้นยังมีรายการสถานะ “รออนุมัติ”, “หัวหน้าอนุมัติ” หรือ “ตรวจสอบ” จะเปลี่ยนรูปแบบผู้อนุมัติไม่ได้ ต้องอนุมัติ ยกเลิก หรือปิดกระบวนการของเอกสารค้างให้ครบก่อนบันทึกค่าใหม่
• จำนวนขั้นมากกว่าโครงสร้างจริง: หากตั้งไว้ 5 ขั้น แต่พบผู้อนุมัติตามโครงสร้างเพียง 2 ขั้น ระบบจะแสดงและดำเนินการ 2 ขั้น
• จำนวนขั้นน้อยกว่าโครงสร้างจริง: หากตั้งไว้ 3 ขั้น แต่มีผู้อนุมัติตามโครงสร้าง 4 ขั้น ระบบจะแสดงและดำเนินการ 3 ขั้น

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: กำหนดผู้อนุมัติแยกตามประเภทเอกสารได้หรือไม่?

• A: ได้ ในหัวข้อ “ลำดับขั้นการอนุมัติ” สามารถเลือกรูปแบบการอนุมัติของเอกสารแต่ละประเภทได้

Q: ทำไมตั้งค่าไว้ 5 ขั้น แต่เอกสารแสดงผู้อนุมัติเพียง 2 ขั้น?

• A: หากโครงสร้างตำแหน่งมีลำดับผู้อนุมัติที่สูงกว่าผู้ยื่นเอกสารเพียง 2 ขั้น ระบบจะแสดงและดำเนินการเพียง 2 ขั้น

Q: ทำไมเปลี่ยนรูปแบบผู้อนุมัติไม่ได้?

• A: ตรวจสอบว่ามีเอกสารค้างในสถานะ “รออนุมัติ”, “หัวหน้าอนุมัติ” หรือ “ตรวจสอบ” หรือไม่ หากมี ต้องจัดการเอกสารเหล่านั้นให้สิ้นสุดกระบวนการก่อน