ระบบใบรับรองเงินเดือน คืออะไร? ช่วยลดงาน HR อย่างไร 

ระบบใบรับรองเงินเดือนช่วยให้พนักงานยื่นคำขอผ่านระบบ และให้ HR ตรวจสอบ อนุมัติ รวมถึงออกเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยดึงข้อมูลพนักงานและเงินเดือนที่เกี่ยวข้องมาใช้ ช่วยลดขั้นตอนค้นหาข้อมูล สร้างเอกสาร และติดตามคำขอจากหลายช่องทาง

 

ระบบใบรับรองเงินเดือน คืออะไร? 

ระบบใบรับรองเงินเดือน (Salary Certificate System) เป็นระบบที่ช่วยในการออกใบรับรองเงินเดือนของพนักงานในองค์กรหรือบริษัท ใบรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารที่พนักงานใช้ในการยืนยันรายได้ของตนเองเพื่อตรวจสอบสถานะการเงินของพนักงาน

 

ระบบใบรับรองเงินเดือนมีฟังก์ชันอะไรบ้าง? 

 

 

1. พนักงานยื่นขอเอกสารผ่านระบบ

พนักงานสามารถส่งคำขอใบรับรองเงินเดือนผ่านระบบได้โดยตรง แทนการส่งข้อความหรือเดินเอกสารมาที่ฝ่าย HR ช่วยให้คำขออยู่ในช่องทางเดียวและลดโอกาสที่ HR จะพลาดรายการที่พนักงานส่งมา

 

2. ดึงข้อมูลพนักงานมาใช้ในเอกสาร

ระบบสามารถนำข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น

• ชื่อพนักงาน

• ตำแหน่ง

• เงินเดือน

• อายุงาน

• ข้อมูลการทำงานที่กำหนด

มาใช้ในการจัดทำเอกสาร ช่วยให้ HR ลดขั้นตอนการเปิดหลายไฟล์เพื่อค้นหาและคัดลอกข้อมูลลงแบบฟอร์มใหม่

 

3. HR ตรวจสอบและอนุมัติออนไลน์

เมื่อพนักงานส่งคำขอ รายการจะเข้าสู่กระบวนการตรวจสอบและอนุมัติของผู้รับผิดชอบ HR สามารถติดตามคำขอจากระบบและเห็นสถานะของเอกสารได้ง่ายกว่าการอนุมัติผ่านหลายช่องทาง

 

4. สร้างใบรับรองเงินเดือนจากข้อมูลในระบบ

เมื่อคำขอผ่านการตรวจสอบ ระบบสามารถนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาสร้างเอกสารตามรูปแบบที่กำหนด ช่วยลดการสร้างแบบฟอร์มใหม่และการกรอกข้อมูลเดิมซ้ำทุกครั้งที่พนักงานขอเอกสาร

 

5. ส่งและดาวน์โหลดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หลังเอกสารผ่านขั้นตอนที่กำหนด HR สามารถส่งเอกสารให้พนักงานผ่านระบบ และพนักงานสามารถดาวน์โหลดหรือพิมพ์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้

 

เปรียบเทียบการออกใบรับรองเงินเดือนแบบเดิมกับระบบออนไลน์ 

ประเด็นเปรียบเทียบ	ทำแบบ Manual เดิม ๆ	ใช้ระบบใบรับรองเงินเดือน
ขอเอกสาร	จัดทำเอกสารแบบกระดาษ หรือแจ้ง HR	ยื่นคำขอผ่านระบบ
ติดตามคำขอ	HR ต้องจดหรือค้นจากหลายช่องทาง	ตรวจสอบสถานะในระบบ
การอนุมัติ	ส่งเอกสารให้ผู้เกี่ยวข้อง	ตรวจสอบและอนุมัติผ่านระบบ
ตรวจสอบย้อนหลัง	ค้นจากไฟล์จำนวนมาก	ตรวจสอบรายการในระบบ
ค้นข้อมูลพนักงาน	เปิดไฟล์หรือเอกสารหลายชุด	ดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลพนักงาน
งาน Routine ของ HR	ต้องทำหลายขั้นตอนด้วยมือ	ลดลงเมื่อ Workflow อยู่ในระบบ

 

ระบบใบรับรองเงินเดือนช่วยงาน HR อย่างไร? 

ระบบใบรับรองเงินเดือนสามารถช่วยแบ่งเบาภาระงานของ HR ได้เป็นอย่างมากในเรื่องของการออกใบรับรองเงินเดือนให้กับพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้กระบวนการการเอกใบรับรองเงินเดือนให้กับพนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว ดังนี้

 

• ยื่นขอหรืออนุมัติใบรับรองเงินเดือนผ่านระบบใบรับรองเงินเดือนได้ทุกที่ทุกเวลา
• เพิ่มความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวในการขอเอกสาร
• ลดเวลาและภาระงานให้กับ HR ในการสร้างใบรับรองเงินเดือน
• จัดเก็บเอกสารได้เป็นระบบ และมีประสิทธิภาพ
• เพิ่มความสะดวกสบายและความยืดหยุ่นในการทำงาน
• ระบบดึงข้อมูลสำคัญที่ควรมีในใบรับรองเงินเดือนมาให้เลย

 

สรุป ระบบใบรับรองเงินเดือน คืออะไร? ช่วย HR อย่างไร 

ระบบใบรับรองเงินเดือนเป็นระบบที่สามารถช่วยอำนวยความสะดวกให้กับทั้งพนักงานในเรื่องของการยื่นขอใบรับรองเงินเดือน และ HR ในเรื่องของการอนุมัติเอกสารและสร้างหรือออกใบรับรองเงินเดือนให้กับพนักงาน โดยที่ HR ไม่ต้องเปิดหาข้อมูลพนักงานให้ยุ่งยาก เนื่องจากระบบจะดึงข้อมูลสำคัญที่ควรมีในใบรับรองเงินเดือนมาแสดงให้เลย

 

โปรแกรมบริหารงานบุคคล HumanSoft เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมที่มีฟังก์ชันใบรับรองเงินเดือน ช่วยให้การทำงานของ HR มีประสิทธิภาพ และตอบโจทย์เป็นอย่างมาก ทดลองใช้งานฟรี 30 ได้เลย

 

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบใบรับรองเงินเดือน

ใบรับรองเงินเดือนต่างจากสลิปเงินเดือนอย่างไร?

ใบรับรองเงินเดือนใช้รับรองข้อมูลการทำงานและรายได้ของพนักงาน ส่วนสลิปเงินเดือนแสดงรายละเอียดรายได้ รายหัก และยอดเงินที่ได้รับในแต่ละงวด จึงมีวัตถุประสงค์ต่างกัน

 

พนักงานสามารถขอใบรับรองเงินเดือนออนไลน์ได้ไหม?

ได้ หากระบบ HR รองรับ Employee Self-Service หรือระบบเอกสารออนไลน์ พนักงานสามารถยื่นคำขอผ่านระบบได้ โดย HumanSoft รองรับการขอหนังสือรับรองเงินเดือนผ่านแอปหรือเว็บ

 

ระบบสร้างหนังสือรับรองเงินเดือนอัตโนมัติได้อย่างไร

หลังจากคำขอผ่านการตรวจสอบและอนุมัติ ระบบสามารถดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากฐานข้อมูลพนักงานมาแสดงในแบบฟอร์มที่องค์กรกำหนด ช่วยลดการกรอกข้อมูลใหม่

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม:

• สร้างแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนให้กับพนักงานที่ไม่ควรพลาด
• ใบรับรองเงินเดือนคืออะไร พร้อมตัวอย่างและวิธีการทำ
• รวมเรื่องต้องรู้เกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือน
• ความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือนที่ลูกจ้างต้องรู้