ระบบใบรับรองเงินเดือน คืออะไร? ช่วยลดงาน HR อย่างไร

ระบบใบรับรองเงินเดือนช่วยให้พนักงานยื่นคำขอผ่านระบบ และให้ HR ตรวจสอบ อนุมัติ รวมถึงออกเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยดึงข้อมูลพนักงานและเงินเดือนที่เกี่ยวข้องมาใช้ ช่วยลดขั้นตอนค้นหาข้อมูล สร้างเอกสาร และติดตามคำขอจากหลายช่องทาง

 

ระบบใบรับรองเงินเดือน คืออะไร?

ระบบใบรับรองเงินเดือน (Salary Certificate System) เป็นระบบที่ช่วยในการออกใบรับรองเงินเดือนของพนักงานในองค์กรหรือบริษัท ใบรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารที่พนักงานใช้ในการยืนยันรายได้ของตนเองเพื่อตรวจสอบสถานะการเงินของพนักงาน

 

ระบบใบรับรองเงินเดือนมีฟังก์ชันอะไรบ้าง?

 

 

1. พนักงานยื่นขอเอกสารผ่านระบบ

พนักงานสามารถส่งคำขอใบรับรองเงินเดือนผ่านระบบได้โดยตรง แทนการส่งข้อความหรือเดินเอกสารมาที่ฝ่าย HR ช่วยให้คำขออยู่ในช่องทางเดียวและลดโอกาสที่ HR จะพลาดรายการที่พนักงานส่งมา

 

2. ดึงข้อมูลพนักงานมาใช้ในเอกสาร

ระบบสามารถนำข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น

• ชื่อพนักงาน
• ตำแหน่ง
• เงินเดือน
• อายุงาน
• ข้อมูลการทำงานที่กำหนด

มาใช้ในการจัดทำเอกสาร ช่วยให้ HR ลดขั้นตอนการเปิดหลายไฟล์เพื่อค้นหาและคัดลอกข้อมูลลงแบบฟอร์มใหม่

 

3. HR ตรวจสอบและอนุมัติออนไลน์

เมื่อพนักงานส่งคำขอ รายการจะเข้าสู่กระบวนการตรวจสอบและอนุมัติของผู้รับผิดชอบ HR สามารถติดตามคำขอจากระบบและเห็นสถานะของเอกสารได้ง่ายกว่าการอนุมัติผ่านหลายช่องทาง

 

4. สร้างใบรับรองเงินเดือนจากข้อมูลในระบบ

เมื่อคำขอผ่านการตรวจสอบ ระบบสามารถนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาสร้างเอกสารตามรูปแบบที่กำหนด ช่วยลดการสร้างแบบฟอร์มใหม่และการกรอกข้อมูลเดิมซ้ำทุกครั้งที่พนักงานขอเอกสาร บริษัทกำหนดรูปแบบเอกสารเองได้ หรือเริ่มจากแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือน

 

5. ส่งและดาวน์โหลดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หลังเอกสารผ่านขั้นตอนที่กำหนด HR สามารถส่งเอกสารให้พนักงานผ่านระบบ และพนักงานสามารถดาวน์โหลดหรือพิมพ์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้

 

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 มาตรา 9 แต่ผู้รับเอกสารบางแห่ง เช่น ธนาคารหรือสถานทูต อาจขอฉบับกระดาษที่ลงนามและประทับตรา ควรสอบถามผู้รับก่อนส่ง

 

ขอและอนุมัติหนังสือรับรองเงินเดือนใน HumanSoft ทำอย่างไร

ฝั่งพนักงาน — ยื่นขอผ่านแอป HumanSoft

1. เปิดแอป HumanSoft แล้วเข้าเมนู "ยื่นเอกสาร"
2. เลือก "เอกสารรับรองเงินเดือน"
3. กด "ขอเอกสารรับรองเงินเดือน" กรอกวัตถุประสงค์ หมายเหตุหรือช่องทางจัดส่ง เลือกภาษาไทยหรืออังกฤษ แล้วกด "บันทึก" จากนั้นรอฝ่ายบุคคลอนุมัติ

 

ฝั่ง HR — อนุมัติผ่านเว็บเบราว์เซอร์

4. เข้าเมนู การประมวลผลเงินเดือน > จัดการเอกสาร > เอกสารรับรองเงินเดือน เพื่อดูคำขอที่เข้ามา
5. กด อนุมัติ หรือ ไม่อนุมัติ ถ้าอนุมัติ ระบบให้กรอกข้อมูลลายเซ็นเอง หรือเลือกลายเซ็นที่ตั้งค่าไว้
6. ส่งเอกสารตามช่องทางที่พนักงานเลือก เช่น อีเมล ส่งตามที่อยู่ หรือรับที่บริษัท แล้วกดเครื่องหมายจัดส่งสีเขียว สถานะจะเปลี่ยนเป็น "ส่งเอกสารแล้ว"

 

HR ขอแทนพนักงานได้ไหม — ได้ ถ้าพนักงานแจ้งมาทางอื่นแต่ไม่ได้ยื่นผ่านแอป HR เข้าเมนูจัดการเอกสาร เลือก "เอกสารรับรองเงินเดือน" กด "ขอเอกสาร" เลือกชื่อพนักงาน วัตถุประสงค์ และภาษา แล้วอนุมัติตามขั้นตอนข้อ 5–6

 

เปรียบเทียบการออกใบรับรองเงินเดือนแบบเดิมกับระบบออนไลน์

 

ระบบใบรับรองเงินเดือนช่วยงาน HR อย่างไร?

ระบบใบรับรองเงินเดือนสามารถช่วยแบ่งเบาภาระงานของ HR ได้เป็นอย่างมากในเรื่องของการออกใบรับรองเงินเดือนให้กับพนักงาน ช่วยให้กระบวนการออกใบรับรองเงินเดือนให้กับพนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว ดังนี้

• ยื่นขอหรืออนุมัติใบรับรองเงินเดือนผ่านระบบใบรับรองเงินเดือนได้ทุกที่ทุกเวลา
• เพิ่มความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวในการขอเอกสาร
• ลดเวลาและภาระงานให้กับ HR ในการสร้างใบรับรองเงินเดือน
• จัดเก็บเอกสารได้เป็นระบบ และมีประสิทธิภาพ
• เพิ่มความสะดวกสบายและความยืดหยุ่นในการทำงาน
• ระบบดึงข้อมูลสำคัญที่ควรมีในใบรับรองเงินเดือนมาให้เลย

 

ลองคำนวณเวลาที่ HR ใช้ออกใบรับรองเงินเดือนแบบเดิม

สูตร: จำนวนคำขอต่อเดือน × เวลาที่ใช้ต่อฉบับ = เวลาที่ใช้ต่อเดือน

ตัวอย่าง: บริษัทมีคำขอเดือนละ 30 ฉบับ HR ใช้เวลาค้นข้อมูล พิมพ์เอกสาร ตรวจตัวเลขกับสลิป และส่งให้ผู้มีอำนาจลงนาม ฉบับละ 20 นาที → 30 × 20 = 600 นาที = 10 ชั่วโมงต่อเดือน หรือ 120 ชั่วโมงต่อปี ซึ่งเป็นเวลาที่ระบบช่วยลดได้ เพราะดึงข้อมูลมาให้และ HR แค่ตรวจแล้วกดอนุมัติ

 

สรุป ระบบใบรับรองเงินเดือน คืออะไร? ช่วย HR อย่างไร

ระบบใบรับรองเงินเดือนเป็นระบบที่สามารถช่วยอำนวยความสะดวกให้กับทั้งพนักงานในเรื่องของการยื่นขอใบรับรองเงินเดือน และ HR ในเรื่องของการอนุมัติเอกสารและสร้างหรือออกใบรับรองเงินเดือนให้กับพนักงาน โดยที่ HR ไม่ต้องเปิดหาข้อมูลพนักงานให้ยุ่งยาก เนื่องจากระบบจะดึงข้อมูลสำคัญที่ควรมีในใบรับรองเงินเดือนมาแสดงให้เลย

 

โปรแกรมบริหารงานบุคคล HumanSoft เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมที่มีฟังก์ชันใบรับรองเงินเดือน และระบบยื่นและอนุมัติเอกสารออนไลน์ ช่วยให้การทำงานของ HR มีประสิทธิภาพ ดูราคาแพ็กเกจ หรือทดลองใช้งานฟรี 30 วัน ได้เลย

 

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบใบรับรองเงินเดือน

ถาม: ใบรับรองเงินเดือนต่างจากสลิปเงินเดือนอย่างไร?

ตอบ: ใบรับรองเงินเดือนใช้รับรองข้อมูลการทำงานและรายได้ของพนักงาน ส่วนสลิปเงินเดือนแสดงรายละเอียดรายได้ รายหัก และยอดเงินที่ได้รับในแต่ละงวด จึงมีวัตถุประสงค์ต่างกัน

 

ถาม: พนักงานสามารถขอใบรับรองเงินเดือนออนไลน์ได้ไหม?

ตอบ: ได้ หากระบบ HR รองรับ Employee Self-Service หรือระบบเอกสารออนไลน์ พนักงานสามารถยื่นคำขอผ่านระบบได้ โดย HumanSoft รองรับการขอหนังสือรับรองเงินเดือนผ่านแอปหรือเว็บ

 

ถาม: ระบบสร้างหนังสือรับรองเงินเดือนอัตโนมัติได้อย่างไร

ตอบ: หลังจากคำขอผ่านการตรวจสอบและอนุมัติ ระบบสามารถดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากฐานข้อมูลพนักงานมาแสดงในแบบฟอร์มที่องค์กรกำหนด ช่วยลดการกรอกข้อมูลใหม่

 

บทความเกี่ยวข้องที่คุณอาจสนใจ :

• หนังสือรับรองเงินเดือน แบบฟอร์มฟรี Word/PDF
• หมดกังวลใบรับรองเงินเดือนออกช้า ให้บริการรับทำเงินเดือนดูแล
• การออกใบรับรองเงินเดือนให้ลูกจ้างออกรถกับไฟแนนซ์
• แจก! แบบฟอร์มหนังสือรับรองการทำงาน ครบทั้งภาษาไทยและอังกฤษ
• หนังสือรับรองการทำงานคืออะไร นำไปใช้ทำอะไร และขอที่ใครได้บ้าง
• แจกตัวอย่างแบบฟอร์มสลิปเงินเดือน ทั้งภาษาไทย-อังกฤษ