พนักงานขาดงาน ติดต่อไม่ได้ หัวหน้าและ HR ต้องทำอะไรก่อน?

ถ้าลูกน้องไม่มาทำงานและติดต่อไม่ได้ ให้หัวหน้าโทรและส่งข้อความหาพนักงานกับผู้ติดต่อฉุกเฉินภายในวันแรก จดเวลาที่ติดต่อทุกครั้ง แจ้ง HR และจัดคนรับงานแทน อย่าเพิ่งสรุปว่าลาออก เพราะนายจ้างเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยได้เมื่อขาดงานติดต่อกัน 3 วันทำงานโดยไม่มีเหตุอันสมควรเท่านั้น 

 

ลูกน้องหายไปวันแรก หัวหน้าควรทำอะไรใน 2 ชั่วโมงแรก?

ใน 2 ชั่วโมงแรกหลังเวลาเข้างาน หัวหน้าต้องทำ 4 อย่าง คือ ติดต่อพนักงาน ติดต่อผู้ติดต่อฉุกเฉิน จดทุกการติดต่อ และแจ้ง HR เป้าหมายคือรู้ให้เร็วที่สุดว่าพนักงานปลอดภัยดีไหม และมีหลักฐานว่าบริษัทพยายามติดต่อแล้ว

 

 

โทรและส่งข้อความหาพนักงาน

โทรหาพนักงาน 2–3 ครั้ง เว้นระยะครั้งละประมาณ 15 นาที แล้วส่งข้อความทั้งทาง LINE และ SMS เผื่อพนักงานไม่มีอินเทอร์เน็ต ใช้ข้อความสั้น สุภาพ และไม่กล่าวหา

 

ติดต่อผู้ติดต่อฉุกเฉิน

ถ้าโทรหาพนักงานไม่ติด ให้โทรหาผู้ติดต่อฉุกเฉินที่พนักงานให้ไว้กับบริษัท แนะนำตัวว่าเป็นใคร โทรจากบริษัทไหน แล้วถามเฉพาะเรื่องความปลอดภัยของพนักงาน ไม่เล่าเรื่องงานหรือผลของการขาดงาน ให้ฟัง

 

จดเวลาและช่องทางที่ติดต่อทุกครั้ง

จดทุกครั้งที่ติดต่อ ทั้งที่ติดและไม่ติด ในไฟล์หรือระบบเดียวกัน บันทึกนี้คือหลักฐานสำคัญถ้าต้องดำเนินการต่อหลังครบ 3 วัน

 

 

แจ้ง HR

แจ้ง HR ภายใน 2 ชั่วโมงแรก ไม่ต้องรอดูว่าพรุ่งนี้พนักงานจะมาไหม ข้อมูลที่ควรส่งให้ HR มีดังนี้

• ชื่อพนักงาน ตำแหน่ง และเวลาเข้างานตามปกติ

• การติดต่อทั้งหมดที่ทำไปแล้ว พร้อมเวลาและผล

• งานที่ได้รับผลกระทบ และใครรับงานแทนชั่วคราว

 

แผน 3 วันแรก หัวหน้ากับ HR ทำอะไรบ้าง?

3 วันแรกมีเป้าหมาย 2 อย่าง คือ ตามตัวพนักงานให้เจอเร็วที่สุด และเก็บหลักฐานว่าบริษัทพยายามติดต่อแล้วจริง แบ่งงานกันตามตารางนี้

 

 

หลักฐานของทั้ง 3 วันรวมกันจะใช้ยืนยันว่าพนักงานขาดงาน “โดยไม่มีเหตุอันสมควร” จริง ถ้าต้องดำเนินการต่อหลังครบ 3 วัน

 

ติดต่อได้ทีหลังและมีเหตุจำเป็น ต้องทำอย่างไร?

ถ้าพนักงานติดต่อกลับมาพร้อมเหตุจำเป็น ให้ฟังเหตุผลก่อน ขอหลักฐานตามเหตุนั้น แล้วให้ยื่นลาย้อนหลังตามประเภทการลา ถ้าเหตุนั้นสมควร วันที่หายไปจะไม่นับเป็นการละทิ้งหน้าที่ การนับ 3 วันจึงใช้ไม่ได้

 

 

ดูสิทธิการลาแต่ละประเภทได้ที่ สรุปสิทธิการลาตามกฎหมายแรงงาน ส่วนกรณีที่ไม่มีเหตุอันสมควร ใช้ ตัวอย่างหนังสือตักเตือนพนักงาน เป็นแนวทางได้

 

เมื่อพนักงานกลับมา ให้หัวหน้าคุยแบบตัวต่อตัว ถามว่ามีอะไรให้ช่วยไหม แล้วตกลงร่วมกันว่าครั้งหน้าจะแจ้งผ่านช่องทางไหน การคุยด้วยความเข้าใจช่วยให้รู้ปัญหาที่แท้จริง เช่น ภาระงานหรือเรื่องส่วนตัว ซึ่งอาจเป็นสาเหตุที่ทำให้หายไป

 

งานที่ค้างอยู่ จัดการอย่างไรไม่ให้ทีมสะดุด?

ให้หัวหน้าทำรายการงานที่ค้างภายในวันแรก เรียงตามความเร่งด่วน แล้วมอบหมายคนรับงานแทนให้ชัดว่าใครทำอะไร เสร็จเมื่อไร

1. ทำรายการงานค้าง ดูจากระบบติดตามงาน อีเมล และนัดหมายในปฏิทินของพนักงาน

2. เรียงตามความเร่งด่วน งานที่มีกำหนดส่งลูกค้าหรือกระทบทีมอื่นต้องมาก่อน

3. มอบหมายคนรับงานแทน ระบุชื่อคนรับผิดชอบและวันที่ต้องเสร็จของแต่ละงาน

4. ขอสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ที่จำเป็น ผ่านฝ่าย IT ตามนโยบายบริษัท ไม่ใช้รหัสผ่านของพนักงานเอง

5. แจ้งลูกค้าหรือผู้เกี่ยวข้อง ว่ามีผู้ดูแลงานแทนชั่วคราว โดยไม่ต้องบอกเหตุผลส่วนตัว

6. ส่งต่องานคืนเมื่อพนักงานกลับมา สรุปว่างานไหนทำไปถึงไหนแล้ว

 

ป้องกันลูกน้องหายเงียบซ้ำได้อย่างไร?

ป้องกันได้ด้วยการกำหนดวิธีแจ้งลาให้ชัด ทำให้แจ้งลาได้ง่าย และให้หัวหน้าเห็นเร็วเมื่อมีคนไม่เข้างาน

• เขียนวิธีแจ้งลาไว้ในข้อบังคับ เช่น ต้องแจ้งหัวหน้าก่อนเวลาเข้างาน ผ่านโทรศัพท์หรือระบบลา และถ้าไม่แจ้งเลยจะมีผลอย่างไร

• ให้พนักงานอัปเดตผู้ติดต่อฉุกเฉินทุกปี และเมื่อย้ายที่อยู่หรือเปลี่ยนเบอร์

• ใช้ระบบลงเวลาทำงานออนไลน์และระบบลาออนไลน์ ให้พนักงานยื่นลาจากมือถือได้ทันที และตั้งให้ระบบส่งรายชื่อพนักงานที่ขาดงานเข้ากลุ่มแจ้งเตือนของหัวหน้าตามเวลาที่กำหนด

• คุยตัวต่อตัวกับลูกน้องสม่ำเสมอ สังเกตสัญญาณ เช่น มาสายบ่อย งานหนักเกินไป หรือดูเครียด

• ชี้แจงกติกาตั้งแต่วันแรกที่เข้างาน ให้พนักงานใหม่รู้ช่องทางแจ้งลาและผลของการขาดงานโดยไม่แจ้ง

 

ครบ 3 วันแล้วยังติดต่อไม่ได้ ต้องทำอะไรต่อ?

ถ้าพนักงานขาดงานครบ 3 วันทำงานติดต่อกันโดยไม่มีเหตุอันสมควร ถือว่าเข้าข่ายละทิ้งหน้าที่ตามมาตรา 119(5) แห่ง พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 นายจ้างเลิกจ้างได้โดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย แต่ต้องออกหนังสือเลิกจ้างที่ระบุเหตุผลให้ชัด ส่งไปยังที่อยู่ของพนักงานแบบลงทะเบียนตอบรับ จ่ายค่าจ้างที่ค้างจนถึงวันที่ทำงานจริง และแจ้งออกจากประกันสังคมด้วยแบบ สปส.6-09 ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ดูรายละเอียดทีละขั้นได้ที่ ลูกจ้างละทิ้งหน้าที่ หายไป 3 วัน นายจ้างทำยังไงให้ถูกกฎหมาย

 

สรุปลูกน้องขาดงาน ติดต่อไม่ได้ หัวหน้าต้องทำอะไร

เมื่อลูกน้องขาดงานและติดต่อไม่ได้ หัวหน้าต้องติดต่อพนักงานและผู้ติดต่อฉุกเฉินตั้งแต่วันแรก จดหลักฐานทุกครั้ง แจ้ง HR และจัดคนรับงานแทนให้ทีมทำงานต่อได้ ถ้าพนักงานติดต่อกลับมาพร้อมเหตุจำเป็น ให้ยื่นลาย้อนหลังตามสิทธิ แต่ถ้าครบ 3 วันทำงานแล้วยังเงียบโดยไม่มีเหตุอันสมควร HR จึงเริ่มขั้นตอนเลิกจ้างตามกฎหมายได้

 

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับพนักงานขาดงานและติดต่อไม่ได้

ถาม : ลูกน้องอ่าน LINE แต่ไม่ตอบ ถือว่าติดต่อได้แล้วไหม?

ตอบ : ยังไม่ถือว่าติดต่อได้ เพราะพนักงานยังไม่แจ้งเหตุขาดงานหรือลา ควรเก็บภาพหน้าจอที่อ่านแล้วพร้อมวันเวลา และแจ้งให้ติดต่อกลับภายในเวลาที่กำหนด โดยระหว่างนี้ยังบันทึกเป็นวันขาดงานตามปกติ 

 

ถาม : หัวหน้าไปตามที่บ้านพนักงานได้ไหม?

ตอบ : ไปได้เพื่อสอบถามด้วยความเป็นห่วง ควรไปพร้อม HR และไม่เข้าบ้านโดยไม่ได้รับอนุญาต พร้อมบันทึกผลการติดต่อ หากไม่สะดวกไป ให้ส่งจดหมายลงทะเบียนตอบรับแทน 

 

ถาม : ขาดงานโดยไม่แจ้ง 1 วัน เลิกจ้างได้ไหม?

ตอบ : ยังเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยด้วยเหตุนี้ไม่ได้ เพราะการละทิ้งหน้าที่ตามมาตรา 119(5) ต้องขาดงานครบ 3 วันทำงานติดต่อกัน การขาดงาน 1 วันนายจ้างไม่ต้องจ่ายค่าจ้างสำหรับวันที่ไม่ได้มาทำงาน และลงโทษทางวินัยตามข้อบังคับตามข้อบังคับบริษัทได้ เช่น ออกหนังสือตักเตือน

 

ถาม : ขาดงานวันศุกร์กับวันจันทร์ นับติดต่อกันไหม?

ตอบ : นับติดต่อกัน เพราะมาตรา 119(5) นับ 3 วันทำงานติดต่อกันไม่ว่าจะมีวันหยุดคั่นหรือไม่ แต่วันหยุดไม่นับเป็นวันขาดงาน ถ้าบริษัทหยุดเสาร์-อาทิตย์ การขาดวันศุกร์กับวันจันทร์จะเป็น 2 วันทำงาน ต้องขาดวันอังคารด้วยจึงครบ 3 วัน ส่วนบริษัทที่วันเสาร์เป็นวันทำงาน ถ้าพนักงานขาดวันศุกร์ วันเสาร์ และวันจันทร์ ถือว่าครบ 3 วันทำงานแล้ว 

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• ลูกจ้างละทิ้งหน้าที่ หายไป 3 วัน นายจ้างทำยังไงให้ถูกกฎหมาย

• Q&A ลูกจ้างขาดงานกี่วัน นายจ้างจึงจะไล่ออกได้

• ตัวอย่างหนังสือตักเตือนพนักงาน พร้อมแบบฟอร์มฟรี

• ตัวอย่างแบบฟอร์มหนังสือแจ้งพ้นสภาพการเป็นพนักงาน

• สรุปสิทธิการลาตามกฎหมายแรงงาน