เลิกใบลากระดาษ ใช้ระบบลางานออนไลน์ เริ่มยังไงดี?

หลายบริษัทยังยื่นลาด้วยใบลากระดาษ หรือให้พนักงานพิมพ์ลาในไลน์กลุ่ม ซึ่งพอใช้ได้ตอนพนักงานยังน้อย แต่พอถึงวันปิดเงินเดือน HR ต้องไล่รวมใบลา เทียบแชต และนับวันลาคงเหลือเองทีละคน การเปลี่ยนมาใช้แอปลางานออนไลน์ช่วยให้พนักงานยื่นลาได้สะดวกขึ้น และช่วยให้ HR ปิดเงินเดือนได้เร็วและแม่นยำขึ้น

 

ลาในไลน์กลุ่มและใบลากระดาษ สร้างปัญหาอะไรตอนปิดเงินเดือน?

ปัญหาหลักคือข้อมูลการลาไม่ได้อยู่ที่เดียว และไม่มีสถานะอนุมัติที่ชัดเจน HR จึงต้องรวบรวมเองก่อนคำนวณเงินเดือนทุกงวด

 

 

ย้ายมาใช้ระบบลางานออนไลน์ ต้องทำอย่างไร?

เริ่มจากเก็บกติกาการลาที่ใช้อยู่ให้ครบก่อน แล้วจึงตั้งค่าระบบและทดลองใช้ทีละกลุ่ม ตามลำดับ 5 ขั้นตอนนี้

 

 

1. รวบรวมนโยบายการลาให้ครบ

• ลิสต์ประเภทการลาทั้งหมดที่บริษัทใช้ เช่น ลาป่วย ลากิจ ลาพักร้อน ลาคลอด พร้อมจำนวนวันของแต่ละประเภท
• จดเงื่อนไขที่ใช้อยู่ เช่น ลาพักร้อนต้องยื่นล่วงหน้ากี่วัน ลาป่วยตั้งแต่ 3 วันทำงานขึ้นไปต้องแนบใบรับรองแพทย์ (กฎหมายเปิดให้นายจ้างขอได้ ตาม พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน มาตรา 32)
• เช็กว่าสิทธิวันลาต่างกันตามอายุงาน ตำแหน่ง หรือประเภทพนักงานหรือไม่

 

2. เตรียมข้อมูลพนักงานและยอดวันลาคงเหลือ

ตรวจรายชื่อพนักงาน วันเริ่มงาน วันลาที่ใช้ไปแล้ว และยอดคงเหลือของแต่ละคนให้ตรงกับเอกสารเดิม แล้วกำหนดวันที่ตัดยอดให้ชัดเจน

 

3. ตั้งค่าระบบและสายอนุมัติ

กำหนดประเภทวันลา สิทธิรายพนักงาน และผู้อนุมัติแต่ละลำดับ พร้อมตกลงว่าใครอนุมัติแทนเมื่อหัวหน้าไม่อยู่ เพื่อไม่ให้คำขอค้าง

 

4. ทดลองใช้กับพนักงานกลุ่มเล็ก

ทดสอบทั้งการยื่นลา อนุมัติ แนบเอกสาร แก้ไข และยกเลิกคำขอ เพื่อหาจุดที่ต้องปรับก่อนเปิดใช้ทั้งองค์กร

 

5. ประกาศวันเริ่มใช้งานจริง

แจ้งช่องทาง ขั้นตอน และวันเลิกใช้ใบลากระดาษให้ชัด พร้อมจัดทำคู่มือสั้นและช่องทางติดต่อ HR เมื่อพนักงานพบปัญหาในการใช้งาน

 

ระบบลางานออนไลน์ ยื่นลาและอนุมัติผ่านมือถือ ทำงานอย่างไร?

พนักงานยื่นลาจากแอปบนมือถือ หัวหน้าได้รับแจ้งเตือนและกดอนุมัติจากมือถือ แล้ววันลาที่อนุมัติถูกนำไปคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ ทุกขั้นตอนจบในมือถือโดยไม่ต้องใช้กระดาษ

 

 

แอปลางานออนไลน์จาก HumanSoft ช่วย HR และหัวหน้าอย่างไร?

HumanSoft ช่วยจัดการการยื่นลาและอนุมัติเอกสารผ่าน Mobile Application โดยประเภทการลาและเงื่อนไขที่พนักงานเห็นจะเป็นไปตามการตั้งค่าขององค์กร

 

• อนุมัติใบลาได้ทุกที่ หัวหน้ากดอนุมัติได้ทันที ใบลาไม่ค้างจนเลยวันลา
• เห็นการลาของทีมในที่เดียว HR เช็กสถานะการลาและการเข้างานได้แบบเรียลไทม์ ไม่ต้องรวบรวมจากหลายช่องทาง
• ปิดเงินเดือนจากมือถือ วันลาที่อนุมัติแล้วถูกนำไปคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ ไม่ต้องคีย์วันลาซ้ำ
• ใช้ได้กับพนักงานทุกกลุ่ม พนักงานเลือกยื่นลาผ่านแอปพนักงาน หรือลางานผ่าน LINE ส่ส่วนหัวหน้ารับเรื่องและกดอนุมัติจากมือถือได้ทันที

 

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ >>> HR Mobile App จัดการเอกสารออนไลน์ให้พนักงานได้อย่างไร?

 

สรุป เลิกใบลากระดาษ ใช้ระบบลางานออนไลน์ เริ่มยังไงดี?

เริ่มใช้ระบบลางานออนไลน์ได้ใน 5 ขั้นตอน คือ (1) รวบรวมนโยบายการลา (2) เตรียมยอดวันลาคงเหลือ (3) ตั้งค่าสายอนุมัติและผู้อนุมัติแทน (4) ทดลองกับทีมเล็ก และ (5) ประกาศวันเริ่มใช้พร้อมวันเลิกใช้ใบลากระดาษ เมื่อเชื่อมกับระบบเวลาและ Payroll พนักงานจะยื่นลาและเห็นวันลาคงเหลือได้เอง หัวหน้าอนุมัติจากมือถือ และ HR ปิดเงินเดือนได้โดยไม่ต้องรวบรวมใบลาหรือคีย์ข้อมูลซ้ำ

 

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบลางานออนไลน์

ถาม : เริ่มใช้ระบบลางานออนไลน์กลางปี ยกยอดวันลาคงเหลือได้ไหม?

ตอบ : ได้ ให้ HR สรุปวันลาที่พนักงานแต่ละคนใช้ไปแล้วในปีนี้จากใบลาเดิม แล้วตั้งสิทธิในระบบเท่ากับยอดคงเหลือ (สิทธิทั้งปีหักวันที่ใช้ไป) จากนั้นให้พนักงานตรวจยอดของตนเองก่อนเริ่มใช้จริง

 

ถาม : อินเทอร์เน็ตขัดข้อง พนักงานควรแจ้งลาอย่างไร?

ตอบ : ใช้ช่องทางสำรองที่บริษัทกำหนด เช่น โทรแจ้งหัวหน้า ส่งอีเมล หรือแจ้ง HR แล้วบันทึกคำขอเข้าระบบภายหลังเมื่อใช้งานได้

 

ถาม : พนักงานที่กำลังลาออกยังยื่นลาออนไลน์ได้หรือไม่?

ตอบ : ยื่นได้ตามสิทธิวันลาที่เหลือก่อนวันสิ้นสุดการทำงาน และต้องเป็นไปตามนโยบายของบริษัท HR ควรตรวจยอดคงเหลือก่อนอนุมัติ เพราะมีผลต่อการคำนวณเงินเดือนงวดสุดท้าย

 

ถาม : ใบลาออนไลน์ใช้เป็นหลักฐานแทนใบลากระดาษได้ไหม?

ตอบ : ได้ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 มาตรา 7 กำหนดว่าห้ามปฏิเสธผลทางกฎหมายของข้อความเพียงเพราะอยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และระบบที่บันทึกผู้ยื่น ผู้อนุมัติ และเวลาไว้ ยังตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายกว่ากระดาษ

 

ถาม : พนักงานที่ไม่มีสมาร์ทโฟนจะยื่นลาอย่างไร?

ตอบ : บริษัทกำหนดให้หัวหน้าหรือ HR บันทึกการลาแทนในระบบได้ เพื่อให้ข้อมูลการลาของพนักงานทุกคนอยู่ในที่เดียวและถูกนำไปคำนวณเงินเดือนเหมือนกัน

 

ถาม : ลาป่วยกะทันหัน ยื่นลาย้อนหลังได้ไหม?

ตอบ : ได้ หากบริษัทเปิดให้ยื่นย้อนหลัง ควรกำหนดกรอบเวลาให้ชัด เช่น ภายใน 3 วันหลังกลับมาทำงาน และต้องยื่นก่อนวันตัดรอบเงินเดือน เพื่อไม่ต้องแก้เงินเดือนย้อนหลัง

 

ถาม : ใบลาที่อนุมัติแล้ว แก้ไขหรือยกเลิกได้หรือไม่?

ตอบ : แก้ไขใบลาที่อนุมัติแล้วโดยตรงไม่ได้ ให้ลบใบลาเดิมออก แล้วยื่นใบลาใหม่ที่ถูกต้องเข้ามาอนุมัติอีกครั้ง ควรทำก่อนปิดงวดเงินเดือน เพราะใบลาของงวดที่ปิดแล้วจะอนุมัติไม่ได้

 

ถาม : เปลี่ยนจากใบลากระดาษเป็นออนไลน์ทั้งองค์กรใช้เวลานานแค่ไหน?

ตอบ : ขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานและความซับซ้อนของนโยบาย แนะนำให้ทดลองกับทีมเล็กอย่างน้อย 1 รอบเงินเดือน เพื่อให้เห็นผลตั้งแต่ยื่นลาจนถึงปิดงวด แล้วจึงขยายไปทั้งองค์กร

 

ถาม : ใบรับรองแพทย์ที่แนบในระบบ ควรให้ใครเห็น?

ตอบ : ควรให้เห็นเฉพาะผู้อนุมัติและ HR ที่เกี่ยวข้อง เพราะข้อมูลสุขภาพเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหวตาม PDPA มาตรา 26 และควรแจ้งพนักงาน ถึงวัตถุประสงค์การเก็บข้อมูลตามนโยบายความเป็นส่วนตัวของบริษัท

 

ถาม : บริษัทกำหนดให้ยื่นลาผ่านระบบเท่านั้นได้หรือไม่?

ตอบ : ได้ โดยระบุช่องทางและขั้นตอนการลาไว้ในข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานหรือประกาศบริษัท แต่ขั้นตอนใหม่ต้องไม่ลดสิทธิการลาที่ลูกจ้างได้รับตามกฎหมาย

 

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 32 (การลาป่วยและใบรับรองแพทย์)
• พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 26 (ข้อมูลสุขภาพเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหว)
• พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 มาตรา 7 (ผลทางกฎหมายของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์)

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• HumanSoft for HR โฉมใหม่คำนวณเงินเดือนผ่านแอปได้
• ระบบ HR ที่มี Employee Self Service ดีอย่างไร?
• Q&A ลากิจต้องได้รับอนุญาตก่อนจึงจะใช้สิทธิลาได้ใช่หรือไม่?
• โปรแกรมลางานออนไลน์ คำนวณวันลาตามอายุงานแบบไหนดี
• ESS APP คืออะไร? พนักงานใช้ง่ายโดยที่ HR ไม่ต้องสอน