ระบบ HR ที่มี Employee Self Service ดีอย่างไร?

Employee Self Service (ESS) คือฟังก์ชันในระบบ HR ที่ให้พนักงานจัดการเรื่องของตัวเองได้ผ่านแอปหรือเว็บ เช่น ยื่นลา ขอ OT ตรวจสอบโควตาวันลา ดูข้อมูลเงินเดือน และลงเวลาเข้า–ออกงาน โดยไม่ต้องติดต่อ HR ทุกครั้ง ข้อดีหลักคือ พนักงานได้ข้อมูลทันที หัวหน้าอนุมัติจากมือถือได้ และ HR ลดงานเอกสารกับการคีย์ข้อมูลซ้ำ

 

 

Employee Self Service (ESS) คืออะไร?

Employee Self Service (ESS) คือระบบที่ออกแบบมาให้พนักงานจัดการข้อมูลและคำขอด้าน HR ของตัวเองได้ด้วยตนเอง โดยไม่ต้องพึ่งแผนกทรัพยากรบุคคล (HR) ในทุกขั้นตอน ESS มักเป็นส่วนหนึ่งของระบบ HRMS ที่รวมข้อมูลพนักงาน เวลาทำงาน และเงินเดือนไว้ในที่เดียว

 

ในระบบ HR ที่มี ESS แต่ละฝ่ายมีบทบาทดังนี้

• พนักงาน : ยื่นคำขอและตรวจสอบข้อมูลของตัวเอง
• หัวหน้างาน : อนุมัติหรือปฏิเสธคำขอของลูกทีมผ่านระบบ
• HR : ตั้งค่านโยบาย ดูภาพรวม และนำข้อมูลที่อนุมัติแล้วไปใช้คำนวณเงินเดือน

 

ระบบ ESS ให้พนักงานทำอะไรได้บ้าง?

ระบบ ESS ช่วยให้พนักงานทำงานด้าน HR ที่เกี่ยวกับตัวเองได้ครบในที่เดียว โดยฟังก์ชันที่พบบ่อยมีดังนี้

 

 

Tips! อ่านเพิ่มเติมเรื่องการลาผ่านระบบได้ที่ ระบบลางานออนไลน์ ง่าย ๆ ผ่าน Application และ ฟังก์ชันที่ระบบลางานออนไลน์ฟรีต้องมี

 

ระบบ HR ที่มี ESS ดีอย่างไร?

ระบบ HR ที่มี Employee Self Service ช่วยให้พนักงานจัดการข้อมูลของตัวเองได้สะดวกและรวดเร็ว ขณะที่ HR มีเวลาทำงานเชิงพัฒนาคนมากขึ้น โดยข้อดีหลักมี 3 ด้าน ดังนี้

 

1. อำนวยความสะดวกให้พนักงาน

พนักงานไม่ต้องกรอกแบบฟอร์มกระดาษหรือรอ HR ตอบกลับ เพราะทำเรื่องต่าง ๆ ได้เองผ่านระบบ

• จัดการข้อมูลของตัวเองได้ด้วยตนเอง
• ยื่นเอกสารและติดตามสถานะได้แบบ Real Time
• ขออนุมัติเอกสารได้สะดวก หัวหน้าอนุมัติจากมือถือได้ทันที
• เรียนรู้ด้วยตนเองผ่านระบบ E-Learning

 

2. พนักงานตรวจสอบข้อมูลของตัวเองได้ตลอดเวลา

ข้อมูลที่พนักงานมักถาม HR บ่อย ๆ สามารถเปิดดูเองได้ในระบบ ช่วยลดคำถามซ้ำและลดความเข้าใจคลาดเคลื่อน

• โควตาการลาคงเหลือ
• ข้อมูลส่วนตัว
• ข้อมูลเงินเดือน (ดูเพิ่มเติม: สลิปเงินเดือนออนไลน์)
• เอกสารต่าง ๆ และสถานะการอนุมัติ
• ตารางเวลาการทำงาน

 

3. จัดการผ่านระบบออนไลน์ได้ทุกที่

ESS เปลี่ยนการบันทึกเวลาและการยื่นเอกสารจากกระดาษเป็นระบบออนไลน์ โดยใช้งานได้ 2 ช่องทางหลัก

• สมาร์ทโฟน : พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่หรืออยู่ระหว่างเดินทาง ลงเวลาเข้า–ออกงานและยื่นคำขอผ่านแอปบนมือถือได้ทันที
• Web Browser : เข้าใช้งานทุกฟังก์ชันผ่านเว็บได้ โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ลงบนคอมพิวเตอร์

 

ก่อนและหลังมี ESS งาน HR ต่างกันอย่างไร?

ความต่างที่ชัดที่สุดคือ งานที่ HR เคยต้องรับเรื่อง รวบรวม และคีย์ข้อมูลเอง จะย้ายไปอยู่ในระบบที่พนักงานและหัวหน้าทำต่อได้เอง

 

 

เมื่องานประจำเหล่านี้ลดลง HR จะมีเวลาไปทำงานที่สร้างคุณค่ามากขึ้น เช่น จัดอบรม วางแผนพัฒนาพนักงาน และดูแลความถูกต้องของข้อมูล อ่านเพิ่มเติมเรื่องหน้าที่หลักของ HR

 

เลือกระบบ HR ที่มี ESS ควรดูอะไรบ้าง?

ระบบ ESS ที่ดีควรใช้งานง่ายสำหรับพนักงาน และส่งข้อมูลต่อให้ HR ได้โดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ โดยมีจุดที่ควรตรวจสอบ 5 ข้อ

1. ใช้งานบนมือถือได้ครบ : พนักงานยื่นลา ขอ OT และลงเวลาได้จากมือถือ ไม่ต้องเข้าคอมพิวเตอร์
2. เชื่อมกับระบบเงินเดือน : ข้อมูลการลา OT และเวลาทำงานที่อนุมัติแล้ว ส่งเข้าการคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ
3. กำหนดลำดับการอนุมัติได้ : ตั้งผู้อนุมัติหลายลำดับขั้นตามโครงสร้างองค์กร และตรวจสอบประวัติย้อนหลังได้
4. ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล : พนักงานเห็นเฉพาะข้อมูลของตัวเอง และระบบมีมาตรฐานความปลอดภัยข้อมูลที่ตรวจสอบได้
5. ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม : ใช้งานผ่านเว็บหรือแอปได้ทันที ลดภาระฝ่าย IT

 

HumanSoft มี Employee Self Service อะไรบ้าง?

โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft มี ESS ให้พนักงานใช้งานผ่านแอปมือถือและเว็บ ครอบคลุมงาน HR ที่พนักงานใช้บ่อย ดังนี้

• ยื่นและอนุมัติเอกสารออนไลน์ : ขอลางาน ขอ OT ขอเปลี่ยนกะ ขอเบิกสวัสดิการ และขอหนังสือรับรองเงินเดือน โดยหัวหน้าอนุมัติจากมือถือได้ทันที
• ลงเวลาทำงาน 14 รูปแบบ : เช่น สแกนใบหน้า GPS QR Code และ Wi-Fi ผ่านมือถือ เว็บ หรือ LINE OA โดยไม่ต้องซื้อเครื่องตอกบัตร
• ตรวจสอบข้อมูลของตัวเอง : โควตาการลา ข้อมูลเงินเดือน ตารางเวลาทำงาน ข้อมูลส่วนตัว และเอกสารต่าง ๆ
• เชื่อมเข้าเงินเดือนอัตโนมัติ : เอกสารลาและ OT ที่อนุมัติแล้วจะถูกนำเข้าคำนวณเงินเดือนโดยอัตโนมัติ HR ไม่ต้องรวบรวมใบลาหรือคีย์ OT ซ้ำ

 

ดูรายละเอียดแพ็กเกจได้ที่ >> ราคาโปรแกรมเงินเดือน

 

สรุป ระบบ HR ที่มี Employee Self Service ดีอย่างไร?

ระบบ HR ที่มี Employee Self Service ช่วยให้พนักงานยื่นลา ขอ OT ลงเวลา และตรวจสอบข้อมูลของตัวเองได้ทุกที่ หัวหน้าอนุมัติได้เร็วขึ้น และ HR ไม่ต้องรวบรวมเอกสารหรือคีย์ข้อมูลซ้ำ จึงมีเวลาไปทำงานพัฒนาคนได้มากขึ้น ก่อนเลือกระบบควรดูว่าใช้บนมือถือได้ครบ เชื่อมกับเงินเดือนอัตโนมัติ และควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้

 

ทดลองใช้ระบบ ESS จากHumanSoft ฟรี 30 วัน เพื่อดูว่าพนักงานและ HR ในองค์กรใช้งานได้สะดวกแค่ไหนก่อนตัดสินใจ

 

FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Employee Self Service

ถาม : ESS กับ HRMS ต่างกันอย่างไร?

ตอบ : HRMS คือระบบบริหารงาน HR ทั้งองค์กร ส่วน ESS คือฟังก์ชันใน HRMS ที่เปิดให้พนักงานใช้งานเอง เช่น ยื่นลา ขอ OT และตรวจสอบข้อมูลของตัวเอง ดูเพิ่มเติมได้ที่ HRIS คืออะไร

 

ถาม : ใช้งาน ESS ต้องติดตั้งโปรแกรมไหม?

ตอบ : ไม่ต้องติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ พนักงานใช้งานผ่าน Web Browser หรือแอปบนมือถือได้ทันที

 

ถาม : พนักงานเห็นข้อมูลเงินเดือนของคนอื่นได้ไหม?

ตอบ : ไม่ได้ ระบบ ESS กำหนดสิทธิ์ให้พนักงานเห็นเฉพาะข้อมูลของตัวเอง ส่วนข้อมูลภาพรวมจะเปิดให้เฉพาะ HR หรือผู้ที่ได้รับสิทธิ์

 

ถาม : ลาหรือขอ OT ผ่าน ESS แล้ว HR ต้องคีย์เข้าเงินเดือนเองไหม?

ตอบ : ขึ้นอยู่กับระบบ หากระบบ ESS เชื่อมกับเงินเดือน เช่น HumanSoft ข้อมูลลาและ OT ที่อนุมัติแล้วจะถูกนำเข้าคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ

 

ถาม : บริษัทเล็กจำเป็นต้องมีระบบ ESS ไหม?

ตอบ : ควรมี โดยเฉพาะบริษัทที่มีคนดูแล HR เพียง 1–2 คน เพราะ ESS ช่วยลดงานรับใบลา ตอบคำถามวันลา และคีย์ข้อมูลซ้ำ ทำให้คนดูแล HR มีเวลาทำงานอื่นมากขึ้น

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• ระบบลางานออนไลน์ ง่ายๆ ผ่าน Application
• ฟังก์ชันดี ๆ ที่ระบบลางานออนไลน์ฟรี ต้องมี
• รีวิว 6 ระบบลงเวลาเข้า-ออกของพนักงานที่ตอบโจทย์มากที่สุด
• ประเภทของ ภาษีทางตรง และ ภาษีทางอ้อม มีอะไรบ้าง?
• แนวทางการสร้าง Performance Management ภายในองค์กร