HRIS คืออะไร? สำคัญกับงาน HR อย่างไร
HRIS (Human Resource Information System) คือระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ที่ช่วยรวบรวมและจัดการข้อมูลพนักงาน เช่น ประวัติการทำงาน เงินเดือน วันลา การประเมินผล และข้อมูล HR อื่น ๆ ช่วยลดงานที่ทำด้วยมือ ลดความผิดพลาด และทำให้ HR เข้าถึงข้อมูลเพื่อบริหารงานและวางแผนได้ง่ายขึ้น
HRIS คืออะไร?
HRIS (Human Resource Information System) คือ ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ เป็นระบบที่ใช้ในการจัดการข้อมูลทรัพยากรมนุษย์และกระบวนการทางด้านบุคคลภายในองค์กร ซึ่งสามารถรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน เช่น ข้อมูลส่วนตัว ประวัติการทำงาน การสัมภาษณ์ การวิจัยทรัพยากรมนุษย์ การจัดการเงินเดือน การลางาน และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร
ระบบ HRIS ช่วยให้องค์กรสามารถประสานงานและบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น ช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ด้วยการทำงานอัตโนมัติและประมวลผลข้อมูลที่ถูกต้อง อีกทั้งยังสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์และช่วยในการตัดสินใจทางกลยุทธ์ขององค์กรในด้านทรัพยากรมนุษย์ด้วยข้อมูลที่มีคุณภาพมากขึ้นด้วย
HRIS ใช้จัดการข้อมูลใดบ้าง?
| ข้อมูลที่จัดการ | ตัวอย่างข้อมูล |
| ข้อมูลส่วนบุคคล | ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล รหัสพนักงาน |
| ประวัติการทำงาน | ตำแหน่ง ระยะเวลาทำงาน ประสบการณ์ |
| เงินเดือน | เงินเดือน ค่าตอบแทน รายการหัก และการจ่ายเงิน |
| การลาและอนุมัติ | ข้อมูลวันลา การขอลา และการอนุมัติ |
| รายงาน HR | รายงานข้อมูลบุคลากรสำหรับวิเคราะห์และวางแผน |
| ข้อมูลผู้สมัครงาน | ข้อมูลผู้สมัครและประวัติการสัมภาษณ์ |
| การพัฒนาบุคลากร | ประวัติการอบรมและการพัฒนาอาชีพ |
| การประเมินผล | ผลการประเมินและประสิทธิภาพการทำงาน |
| สิทธิ์การเข้าถึง | การกำหนดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล HR |
| ข้อมูลด้านความปลอดภัย |
ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงานและความปลอดภัย |
*ข้อมูล ณ เดือนกันยายน 2569
HRIS มีประโยชน์กับองค์กรอย่างไร?
การใช้ระบบข้อมูลทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) มีประโยชน์มากมายสำหรับองค์กรและ HR ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในลักษณะต่าง ๆ ดังนี้
ประสิทธิภาพในการจัดการ
HRIS ช่วยลดภาระงานที่ต้องทำด้วยมือและกระบวนการทางด้านทรัพยากรมนุษย์ที่อาจเป็นซ้ำซาก ทำให้ทีมงานทรัพยากรมนุษย์สามารถใช้เวลาในการดำเนินการที่มีความสำคัญมากขึ้น
การเก็บข้อมูลที่ถูกต้อง
HRIS ช่วยลดความผิดพลาดในข้อมูลทรัพยากรมนุษย์ เนื่องจากมันทำงานอย่างอัตโนมัติและประมวลผลข้อมูลตามข้อกำหนดและกฎระเบียบที่กำหนดไว้
การบริหารเงินเดือนและสวัสดิการ
HRIS ช่วยในการคำนวณเงินเดือนและการสวัสดิการให้แก่พนักงานอย่างถูกต้อง และช่วยในการจัดการเรื่องเกี่ยวกับหักเงินภาษีและประกันสังคม
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์
HRIS ช่วยในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์โดยให้ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับบุคลากร และช่วยในกระบวนการสรรหาและพัฒนาพนักงานที่เหมาะสม
การวิเคราะห์ข้อมูล
HRIS ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลทรัพยากรมนุษย์เพื่อช่วยในการตัดสินใจทางกลยุทธ์ และวางแผนในด้านทรัพยากรมนุษย์และการจัดการ
การประเมินผลและพัฒนาพนักงาน
HRIS ช่วยในกระบวนการประเมินผลและการวางแผนพัฒนาพนักงาน โดยช่วยในการติดตามประสิทธิภาพของพนักงานและการอบรม
ความปลอดภัยข้อมูล
HRIS ช่วยในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลทรัพยากรมนุษย์และสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลด้วยการควบคุมการเข้าถึงและการรักษาความลับ
การสร้างรายงาน
HRIS ช่วยในการสร้างรายงานทรัพยากรมนุษย์ต่าง ๆ ที่สามารถใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหาร
การบริหารสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล
HRIS ช่วยในการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลทรัพยากรมนุษย์เพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูล
การสนับสนุนการตัดสินใจทางกลยุทธ์
ระบบ HRIS ช่วยในการให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับการตัดสินใจทางกลยุทธ์เพื่อการพัฒนาองค์กร
รวมถึงประโยชน์อื่น ๆ ในแต่ละระบบ HRIS ซึ่งอาจมีความสามารถและคุณสมบัติที่แตกต่างกันตามผลประโยชน์ที่ต้องการขององค์กรและการปรับแต่งตามความต้องการของบริษัทด้วย
สรุป HRIS สำคัญกับ HR อย่างไร
HRIS มีความสำคัญกับ HR อย่างมาก เพราะมีผลกระทบที่สำคัญต่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์และการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพขององค์กรในหลายด้านไม่ว่าจะเป็น การจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ ลดภาระงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างมาก บริหารเงินเดือนและสวัสดิการได้อย่างง่ายดาย จัดการเอกสารลางานและสร้างการรายงานผลได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังมีความปลอดภัยของข้อมูลมากขึ้นด้วย ทำให้ HRIS มีส่วนช่วยในการบริหารทรัพยากรมนุษย์มให้มีประสิทธิภาพและเติบโตตามเป้าหมายขององค์กรได้อย่างสบายใจ ดังเช่น ระบบ HRIS จากโปรแกรมบริหารงานบุคคล HumanSoft ที่สามารถจัดการข้อมูลต่างๆ ของ HR ได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมด้วยฟังก์ชันเพิ่มเติมอีกมากมายที่ช่วย HR ให้สามารถบริหารจัดการงานต่างๆ ได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นกว่าเดิม
FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ HRIS
ถาม : HRIS ย่อมาจากอะไร และมีความหมายว่าอย่างไร?
ตอบ : HRIS ย่อมาจาก Human Resource Information System หมายถึง ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ เป็นเครื่องมือคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่ใช้รวบรวม จัดเก็บ จัดการข้อมูล และช่วยกระบวนการทำงานด้านบุคคลภายในองค์กรให้เป็นระบบ มีความถูกต้อง และรวดเร็วขึ้น
ถาม : ฟังก์ชันพื้นฐานที่ระบบ HRIS ควรมีต้องมีอะไรบ้าง?
ตอบ : ระบบ HRIS ที่ครอบคลุมควรมีฟังก์ชันหลัก ๆ ดังนี้:
- การจัดการข้อมูลพนักงาน (Employee Database)
- การบันทึกเวลาทำงานและจัดการวันลา (Time Attendance & Leave)
- การคำนวณเงินเดือน ภาษี และประกันสังคม (Payroll & Tax)
- การประเมินผลงาน (Performance Management)
- ระบบบริการตนเองของพนักงาน (Employee Self-Service: ESS)
ถาม : ระบบ ESS (Employee Self-Service) ใน HRIS คืออะไร?
ตอบ : คือระบบที่ให้พนักงานสามารถทำรายการต่าง ๆ ได้ด้วยตนเองผ่านมือถือหรือคอมพิวเตอร์ เช่น ลงเวลาการทำงาน, ขอลางาน, ดูสลิปเงินเดือน หรือขอเอกสารรับรองเงินเดือน ได้สะดวก
บทความเกี่ยวข้องที่คุณอาจสนใจ
