หลายคนสงสัยว่า HRIS คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไรกับ HR มาหาคำตอบกันในบทความนี้เลย
HRIS คืออะไร
HRIS (Human Resource Information System) คือ ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ เป็นระบบที่ใช้ในการจัดการข้อมูลทรัพยากรมนุษย์และกระบวนการทางด้านบุคคลภายในองค์กร ซึ่งสามารถรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน เช่น ข้อมูลส่วนตัว ประวัติการทำงาน การสัมภาษณ์ การวิจัยทรัพยากรมนุษย์ การจัดการเงินเดือน การลางาน และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร
ระบบ HRIS ช่วยให้องค์กรสามารถประสานงานและบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น ช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ด้วยการทำงานอัตโนมัติและประมวลผลข้อมูลที่ถูกต้อง อีกทั้งยังสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์และช่วยในการตัดสินใจทางกลยุทธ์ขององค์กรในด้านทรัพยากรมนุษย์ด้วยข้อมูลที่มีคุณภาพมากขึ้นด้วย
HRIS ใช้จัดการข้อมูลใดบ้าง
ในงานด้านทรัพยากรมนุษย์นั้น มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากมายให้ต้องบริหารจัดการ ซึ่งข้อมูลนั้นสามารถช่วยสนับสนุนการทำงานของฝ่ายอื่นได้ เช่น ฝ่ายบัญชีและการเงิน ฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด ฝ่ายผลิต และฝ่ายอื่นๆ โดยข้อมูลที่ระบบ HRIS ส่วนใหญ่สามารถจัดการได้จะประกอบด้วยดังนี้
ข้อมูลส่วนบุคคล
ระบบ HRIS จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน เช่น ชื่อ, ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์, อีเมล, และรหัสบัตรประชาชนหรือหมายเลขพนักงาน
ประวัติการทำงาน
ระบบ HRIS จัดเก็บประวัติการทำงานของพนักงาน รวมถึงตำแหน่ง, ระยะเวลาการทำงาน, และประสบการณ์ทางวิชาชีพ
การจัดการเงินเดือน
ระบบ HRIS ช่วยในการคำนวณเงินเดือน, ค่าตอบแทน, การหักเงิน, และการจ่ายเงินให้กับพนักงาน
การลางานและการขออนุมัติ
HRIS ช่วยในการบันทึกการลางานของพนักงานและการขออนุมัติลา รวมถึงการจัดการกำหนดเวลาที่พนักงานอนุญาตให้ลา
การสร้างรายงาน
ระบบ HRIS มีความสามารถในการสร้างรายงานทรัพยากรมนุษย์ต่าง ๆ เพื่อให้ผู้บริหารและทีมงานทรัพยากรมนุษย์สามารถดึงข้อมูลที่ต้องการเพื่อการตัดสินใจและวางแผนกลยุทธ์
การจัดการผู้สมัครงาน
HRIS สามารถจัดการข้อมูลของผู้สมัครงานในกระบวนการสรรหาและสร้างบันทึกการสัมภาษณ์
การบริหารการพัฒนาบุคลากร
ระบบ HRIS ช่วยในการติดตามการพัฒนาอาชีพและการอบรมของพนักงาน
การประเมินผล
HRIS สามารถช่วยในกระบวนการการประเมินผลและการจัดการประสิทธิภาพของพนักงาน
การบริหารสิทธิ์
ระบบ HRIS ช่วยในการกำหนดและจัดการสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลทรัพยากรมนุษย์ในระบบ
ความปลอดภัย
HRIS ช่วยในการเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงานและความปลอดภัยในที่ทำงาน
ระบบ HRIS ที่ใช้ในแต่ละองค์กรอาจมีความสามารถเพิ่มเติมหรือปรับแต่งตามความต้องการขององค์กรเองเพื่อให้เข้ากับกระบวนการทรัพยากรมนุษย์และนโยบายของบริษัทในแต่ละที่
ประโยชน์ของ HRIS
การใช้ระบบข้อมูลทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) มีประโยชน์มากมายสำหรับองค์กรและ HR ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในลักษณะต่าง ๆ ดังนี้
ประสิทธิภาพในการจัดการ
HRIS ช่วยลดภาระงานที่ต้องทำด้วยมือและกระบวนการทางด้านทรัพยากรมนุษย์ที่อาจเป็นซ้ำซาก ทำให้ทีมงานทรัพยากรมนุษย์สามารถใช้เวลาในการดำเนินการที่มีความสำคัญมากขึ้น
การเก็บข้อมูลที่ถูกต้อง
HRIS ช่วยลดความผิดพลาดในข้อมูลทรัพยากรมนุษย์ เนื่องจากมันทำงานอย่างอัตโนมัติและประมวลผลข้อมูลตามข้อกำหนดและกฎระเบียบที่กำหนดไว้
การบริหารเงินเดือนและสวัสดิการ
HRIS ช่วยในการคำนวณเงินเดือนและการสวัสดิการให้แก่พนักงานอย่างถูกต้อง และช่วยในการจัดการเรื่องเกี่ยวกับหักเงินภาษีและประกันสังคม
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์
HRIS ช่วยในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์โดยให้ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับบุคลากร และช่วยในกระบวนการสรรหาและพัฒนาพนักงานที่เหมาะสม
การวิเคราะห์ข้อมูล
HRIS ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลทรัพยากรมนุษย์เพื่อช่วยในการตัดสินใจทางกลยุทธ์ และวางแผนในด้านทรัพยากรมนุษย์และการจัดการ
การประเมินผลและพัฒนาพนักงาน
HRIS ช่วยในกระบวนการประเมินผลและการวางแผนพัฒนาพนักงาน โดยช่วยในการติดตามประสิทธิภาพของพนักงานและการอบรม
ความปลอดภัยข้อมูล
HRIS ช่วยในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลทรัพยากรมนุษย์และสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลด้วยการควบคุมการเข้าถึงและการรักษาความลับ
การสร้างรายงาน
HRIS ช่วยในการสร้างรายงานทรัพยากรมนุษย์ต่าง ๆ ที่สามารถใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหาร
การบริหารสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล
HRIS ช่วยในการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลทรัพยากรมนุษย์เพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูล
การสนับสนุนการตัดสินใจทางกลยุทธ์
ระบบ HRIS ช่วยในการให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับการตัดสินใจทางกลยุทธ์เพื่อการพัฒนาองค์กร
รวมถึงประโยชน์อื่น ๆ ในแต่ละระบบ HRIS ซึ่งอาจมีความสามารถและคุณสมบัติที่แตกต่างกันตามผลประโยชน์ที่ต้องการขององค์กรและการปรับแต่งตามความต้องการของบริษัทด้วย
สรุป HRIS สำคัญกับ HR อย่างไร
HRIS มีความสำคัญกับ HR อย่างมาก เพราะมีผลกระทบที่สำคัญต่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์และการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพขององค์กรในหลายด้านไม่ว่าจะเป็น การจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ ลดภาระงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างมาก บริหารเงินเดือนและสวัสดิการได้อย่างง่ายดาย จัดการเอกสารลางานและสร้างการรายงานผลได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังมีความปลอดภัยของข้อมูลมากขึ้นด้วย ทำให้ HRIS มีส่วนช่วยในการบริหารทรัพยากรมนุษย์มให้มีประสิทธิภาพและเติบโตตามเป้าหมายขององค์กรได้อย่างสบายใจ ดังเช่น ระบบ HRIS จากโปรแกรมบริหารงานบุคคล HumanSoft ที่สามารถจัดการข้อมูลต่างๆ ของ HR ได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมด้วยฟังก์ชันเพิ่มเติมอีกมากมายที่ช่วย HR ให้สามารถบริหารจัดการงานต่างๆ ได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นกว่าเดิม
FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ HRIS
ถาม : HRIS ย่อมาจากอะไร และมีความหมายว่าอย่างไร?
ตอบ : HRIS ย่อมาจาก Human Resource Information System หมายถึง ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ เป็นเครื่องมือคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่ใช้รวบรวม จัดเก็บ จัดการข้อมูล และช่วยกระบวนการทำงานด้านบุคคลภายในองค์กรให้เป็นระบบ มีความถูกต้อง และรวดเร็วขึ้น
ถาม : ฟังก์ชันพื้นฐานที่ระบบ HRIS ควรมีต้องมีอะไรบ้าง?
ตอบ : ระบบ HRIS ที่ครอบคลุมควรมีฟังก์ชันหลัก ๆ ดังนี้:
- การจัดการข้อมูลพนักงาน (Employee Database)
- การบันทึกเวลาทำงานและจัดการวันลา (Time Attendance & Leave)
- การคำนวณเงินเดือน ภาษี และประกันสังคม (Payroll & Tax)
- การประเมินผลงาน (Performance Management)
- ระบบบริการตนเองของพนักงาน (Employee Self-Service: ESS)
ถาม : ระบบ ESS (Employee Self-Service) ใน HRIS คืออะไร?
ตอบ : คือระบบที่ให้พนักงานสามารถทำรายการต่าง ๆ ได้ด้วยตนเองผ่านมือถือหรือคอมพิวเตอร์ เช่น ลงเวลาการทำงาน, ขอลางาน, ดูสลิปเงินเดือน หรือขอเอกสารรับรองเงินเดือน ได้สะดวก
บทความเกี่ยวข้องที่คุณอาจสนใจ :
