แอป HR แบบไหนดี? เช็กลิสต์ 10 ข้อก่อนเลือกใช้

แอป HR ที่ดีต้องใช้ง่ายทั้งพนักงาน หัวหน้า และ HR ทำงานจบบนมือถือ เชื่อมข้อมูลเข้าระบบเดียว และกำหนดสิทธิ์ปกป้องข้อมูลพนักงานได้ตาม PDPA

 

แอป HR สำหรับพนักงาน แอป HR สำหรับ HR และโปรแกรม HR ต่างกันอย่างไร?

ทั้ง 3 ส่วนอยู่ในระบบ HR เดียวกันแต่ใช้คนละกลุ่ม แอป HR สำหรับพนักงานให้พนักงานและหัวหน้าทำรายการเองบนมือถือ แอป HR สำหรับ HR ให้ HR ทำงานหลักได้จากมือถือ ตั้งแต่จัดการกะงานและ OT จนถึงคำนวณเงินเดือน ภาษี และประกันสังคม ส่วนโปรแกรม HR คือระบบหลักบนคอมพิวเตอร์สำหรับตั้งค่าและออกรายงาน ระบบที่ดีควรมีครบทั้ง 3 ส่วนบนฐานข้อมูลเดียวกัน

 

 

แอป HR สำหรับพนักงาน (HR App for Employee)

หรือแอป ESS (Employee Self Service) ให้พนักงานลงเวลา ยื่นลา ยื่น OT และดูสลิปเงินเดือนได้เองจากมือถือ เป็นส่วนที่คนในองค์กรใช้บ่อยที่สุด จึงควรใช้ง่ายสำหรับพนักงานทุกกลุ่ม

 

แอป HR สำหรับ HR (HR App for HR)

แอปที่ดีควรให้ HR ทำงานหลักได้จบบนมือถือ ไม่ใช่แค่ดูข้อมูล แอปนี้เข้าถึงข้อมูลทั้งองค์กร จึงต้องเน้นเรื่องสิทธิ์มากกว่าแอปพนักงาน

• จัดการกะการทำงานและ OT ของพนักงาน
• คำนวณเงินเดือน ภาษี และประกันสังคม
• เช็กการเข้างานของวันนี้ และปิดสิทธิ์พนักงานที่ทำมือถือหายได้ทันที

 

โปรแกรม HR (HR Software)

ระบบหลักที่เก็บข้อมูลพนักงาน ใช้ตั้งค่านโยบาย กะ วันลา และสูตรเงินเดือน และออกรายงานละเอียดเป็นแหล่งข้อมูลเดียวที่ทั้ง 2 แอปดึงไปใช้ อ่านเพิ่มเติมที่ ระบบ HR คืออะไร เลือกอย่างไรให้เหมาะกับองค์กรไทย

 

เช็กลิสต์เลือกแอป HR 10 ข้อ มีอะไรบ้าง?

เช็กลิสต์ 10 ข้อแบ่งเป็น 3 หมวด คือ ฝั่งพนักงาน 5 ข้อ ฝั่งหัวหน้าและ HR 2 ข้อ และฝั่งความปลอดภัย 3 ข้อ แอปที่ผ่านครบทุกข้อคือแอปที่พนักงานใช้จริงและ HR ไม่ต้องตามแก้งานทีหลัง

 

 

ข้อ	หมวด	เช็กอะไร	ผ่านเมื่อ
1	พนักงาน	รองรับมือถือที่พนักงานมีอยู่	ใช้ได้ทั้ง iOS และ Android
2	พนักงาน	รองรับหลายภาษา เช่น ไทย อังกฤษ พม่า จีน มลายู	พนักงานแต่ละคนเลือกภาษาของตัวเองได้
3	พนักงาน	เริ่มใช้ได้โดยไม่ต้องอบรมนาน	พนักงานใหม่ลงเวลาและยื่นลาได้เองตั้งแต่ครั้งแรก
4	พนักงาน	ลงเวลาทำงานสะดวก	ลงเวลาได้รวดเร็ว ยืนยันตำแหน่งได้ และพนักงานดูประวัติการลงเวลาของตัวเองได้
5	พนักงาน	ยื่นเอกสารและตรวจสอบข้อมูลได้เอง	ยื่นลา/OT และดูสิทธิ์ลา เวลาทำงาน สลิปเงินเดือนได้โดยไม่ต้องถาม HR
6	หัวหน้าและ HR	อนุมัติเอกสารจบในแอป	หัวหน้าได้รับแจ้งเตือน และอนุมัติได้โดยไม่ต้องเปิดคอมพิวเตอร์
7	หัวหน้าและ HR	แยกสิทธิ์ตามบทบาท	แต่ละคนเห็นเฉพาะข้อมูลและเมนูที่ตำแหน่งตัวเองต้องใช้
8	ความปลอดภัย	ปกป้องสลิปเงินเดือนและข้อมูลส่วนตัว	รองรับการตั้งรหัสผ่านสลิปเงินเดือนส่วนตัว ระบบปลอดภัยมาตรฐาน ISO
9	ความปลอดภัย	รับมือกรณีมือถือหายหรือพนักงานลาออก	HR ปิดสิทธิ์การเข้าใช้จากระบบได้ทันที
10	ความปลอดภัย	แอปยังได้รับการดูแล	มีอัปเดตสม่ำเสมอ และมีทีม Support ที่ติดต่อได้

 

ฝั่งพนักงาน: แอป HR ใช้ง่ายพอให้ทุกคนใช้จริงไหม?

ต้องใช้เองได้เกือบทุกคนโดยไม่มีคนช่วย ถ้ามีกลุ่มที่ใช้ไม่ได้ HR จะต้องกลับไปทำเอกสารกระดาษคู่กัน และงานไม่ลดลงจริง

 

1. รองรับมือถือที่พนักงานมีอยู่

• รองรับทั้ง iOS และ Android พร้อมระบุเวอร์ชันขั้นต่ำชัดเจน
• แอปไม่กินพื้นที่มาก และใช้งานได้แม้อินเทอร์เน็ตไม่แรง
• ลงเวลา ยื่นเอกสาร ดูสลิปได้ทันที

 

2. รองรับหลายภาษา ไทย อังกฤษ พม่า จีน มลายู

องค์กรที่มีพนักงานต่างชาติควรเลือกแอปที่รองรับภาษาของพนักงานทุกกลุ่ม เพราะอ่านเมนูไม่เข้าใจคือสาเหตุหลักที่พนักงานกดผิดและต้องมาถาม HR ดูตัวอย่างได้ที่ แอป HR ที่รองรับภาษาพม่า

• เช็กว่าแปลครบทุกเมนู รวมถึงประเภทการลา สถานะเอกสาร และข้อความแจ้งเตือน
• หัวหน้าที่ใช้ภาษาไทยยังอ่านคำขอของลูกทีมที่ใช้ภาษาอื่นได้เข้าใจ

 

3. ลงเวลาทำงานสะดวก

• ยืนยันตัวตนและตำแหน่งได้ เช่น GPS กำหนดรัศมีจุดลงเวลา หรือถ่ายรูปประกอบ
• รองรับหลายสาขา หลายกะ และพนักงานที่ออกหน้างาน
• เวลาที่ลงไหลเข้าระบบคำนวณมาสาย และขาดงาน

 

4. ยื่นเอกสารและตรวจสอบข้อมูลได้เอง

• ยื่นลา ยื่น OT ขอเพิ่มเวลา และแนบรูปใบรับรองแพทย์ได้จากมือถือ
• แอปเตือนก่อนกดส่งถ้าสิทธิ์ลาไม่พอ และติดตามสถานะคำขอได้
• ดูสิทธิ์ลาคงเหลือ ตรวจสอบทำงาน สลิปเงินเดือน และแบบ 50 ทวิ ได้เองโดยไม่ต้องถาม HR

 

ฝั่งหัวหน้าและ HR: งานจบในมือถือได้จริงไหม?

ได้ เมื่อหัวหน้าอนุมัติได้ครบทุกขั้นในแอป และแต่ละคนเห็นเฉพาะข้อมูลที่ตัวเองมีสิทธิ์

 

อนุมัติเอกสารจบในแอป

• ได้รับแจ้งเตือนทันที และอนุมัติ ไม่อนุมัติ หรือส่งกลับพร้อมเหตุผลได้ในแอป
• รองรับอนุมัติหลายขั้น และตั้งผู้อนุมัติแทนเมื่อหัวหน้าไม่อยู่
• ผลการอนุมัติไหลเข้าระบบเงินเดือนทันที HR ไม่ต้องคีย์ซ้ำ

 

ฝั่งความปลอดภัย: ข้อมูลพนักงานรั่วจากมือถือได้ไหม?

รั่วได้ ถ้าแอปไม่มีมาตรการป้องกันที่เหมาะสม ตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA) มาตรา 37 นายจ้างต้องจัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม และแจ้งเหตุละเมิดต่อสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (สคส.) ภายใน 72 ชั่วโมงเมื่อมีความเสี่ยงต่อสิทธิของเจ้าของข้อมูล

 

1. แยกสิทธิ์ตามบทบาท

สิทธิ์ตามบทบาท (Role-based access) คือการกำหนดว่าแต่ละตำแหน่งเห็นและทำอะไรได้บ้าง และควรมีบันทึกว่าใครเข้าดูหรือแก้ไขข้อมูลเมื่อไร (Audit log)

 

 

2. ปกป้องสลิปเงินเดือนและข้อมูลส่วนตัว

• ยืนยันตัวตนก่อนเปิดสลิป เช่น รหัส PIN สแกนนิ้ว หรือสแกนใบหน้า
• ผู้ให้บริการมีมาตรฐานที่ตรวจสอบได้ เช่น ISO/IEC 27001 และทำสัญญาประมวลผลข้อมูล (DPA) กับองค์กร

 

3. รับมือกรณีมือถือหายหรือพนักงานลาออก

• HR ปิดสิทธิ์บัญชีหรือบังคับออกจากระบบ (Force logout) จากหลังบ้านได้ทันที
• สิทธิ์การเข้าใช้งานแอปหมดอายุอัตโนมัติ HR สามารถตั้งวันที่ออกจากระบบได้

 

4. แอปยังได้รับการดูแล

• ดูวันอัปเดตล่าสุดใน App Store และ Google Play
• มีทีม Support ภาษาไทย และระบุเวลาตอบกลับชัดเจน

 

ทดลองใช้แอป HR อย่างไรให้รู้ผลจริง?

ทดลองกับพนักงานจริงทุกกลุ่ม แล้วใช้เช็กลิสต์ 10 ข้อให้คะแนน

• ให้พนักงานออฟฟิศ หน้างาน และต่างชาติ ติดตั้งแอปและลงเวลาเองโดยไม่อบรมล่วงหน้า
• ให้ยื่นลาและ OT แล้วให้หัวหน้าอนุมัติจากมือถือ
• ให้ HR ตรวจว่าข้อมูลเข้ารอบคำนวณเงินเดือนถูกต้องโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ
• ทดสอบคำนวณเงินเดือนว่าถูกต้องหรือไม่

 

HumanSoft ตอบเช็กลิสต์นี้อย่างไร?

HumanSoft เป็นระบบ HR และเงินเดือนของคนไทย ที่มีครบทั้ง 3 ส่วนบนฐานข้อมูลเดียวกัน คือ HumanSoft App สำหรับพนักงาน HumanSoft For HR สำหรับ HR ที่จัดการกะงานและ OT และคำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคมได้จากมือถือ และโปรแกรม HR บนเว็บ

 

ลองเช็กลิสต์นี้กับพนักงานจริงได้ด้วย การทดลองใช้งาน HumanSoft ฟรี 30 วัน

 

สรุป แอป HR แบบไหนดี? เช็กลิสต์ 10 ข้อก่อนเลือกใช้

แอป HR ที่ดีต้องผ่านครบ 3 มุม: พนักงานใช้เองได้บนมือถือและภาษาของตัวเอง หัวหน้าและ HR ทำงานจบในแอปตามสิทธิ์ของแต่ละคน และข้อมูลพนักงานปลอดภัยตาม PDPA ใช้เช็กลิสต์ 10 ข้อนี้เทียบทุกแอป แล้วตัดสินใจจากผลทดลองกับพนักงานจริง

 

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 37 · สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (สคส.)
• ISO/IEC 27001 Information security management systems

 

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแอป HR บนมือถือ (FAQ)

ถาม : แอป HR ฟรีกับแบบเสียเงินต่างกันอย่างไร?

ตอบ : แบบฟรีมักจำกัดจำนวนผู้ใช้และฟังก์ชัน ส่วนแบบเสียเงินรองรับการอนุมัติ รายงาน การเชื่อม Payroll และบริการช่วยเหลือมากกว่า

 

ถาม : พนักงานลืมมือถือหรือมือถือเสีย จะลงเวลาอย่างไร?

ตอบ : ใช้ช่องทางสำรองที่บริษัทกำหนด เช่น เว็บไซต์ LINE OA เครื่องลงเวลา หรือแจ้ง HR พร้อมหลักฐาน

 

ถาม : พนักงานไม่อยากโหลดแอปเพิ่ม มีทางเลือกไหม?

ตอบ : อาจใช้ผ่านเว็บไซต์ LINE OA หรืออุปกรณ์ส่วนกลาง ขึ้นอยู่กับช่องทางที่ระบบรองรับ

 

ถาม : ลบแอป HR ออกจากมือถือแล้ว ข้อมูลลงเวลาจะหายไหม?

ตอบ : ข้อมูลที่ส่งเข้าระบบแล้วไม่หาย แต่ควรเช็กรายการที่อาจค้างอยู่ในเครื่องก่อนลบแอป

 

ถาม : ควรทดลองใช้แอป HR นานแค่ไหนก่อนตัดสินใจ?

ตอบ : อย่างน้อย 14–30 วัน หรือให้ครบหนึ่งรอบงานจริงก่อนใช้ทั้งองค์กร

 

ถาม : แอป HR ต้องต่ออินเทอร์เน็ตตลอดเวลาไหม?

ตอบ : ส่วนใหญ่ต้องใช้ แต่บางระบบมีโหมด Offline ให้ลงเวลาก่อน แล้วส่งข้อมูลอัตโนมัติเมื่อกลับมามีสัญญาณ

 

ถาม : แอป HR เก็บตำแหน่ง GPS ของพนักงานตลอดเวลาไหม?

ตอบ : แอปที่ออกแบบดีควรเก็บเฉพาะตอนลงเวลา และองค์กรควรแจ้งวัตถุประสงค์ผ่านประกาศความเป็นส่วนตัว (Privacy Notice)

 

ถาม : ย้ายข้อมูลพนักงานจาก Excel เข้าแอป HR ยากไหม?

ตอบ : ส่วนใหญ่นำเข้าจากไฟล์ Excel ได้ ควรถามผู้ให้บริการว่ามีทีมช่วยขึ้นระบบหรือไม่

 

ถาม : แอป HR ใช้กับพนักงานรายวันหรือพาร์ทไทม์ได้ไหม?

ตอบ : ได้ ถ้าระบบรองรับค่าจ้างรายวันหรือรายชั่วโมงและการจัดกะ

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• ESS APP คืออะไร? พนักงานใช้ง่ายโดยที่ HR ไม่ต้องสอน
• HR Application แนวทางการจัดการทรัพยากรบุคคลในยุคดิจิทัล
• ระบบ HR คืออะไร เลือกอย่างไรให้เหมาะกับองค์กรไทย
• HumanSoft App โปรแกรม HR ที่รองรับภาษาพม่า
• โปรแกรมลงเวลาเข้างาน ฟรี ยุคใหม่ มีอะไรบ้าง?