จ่ายเงินเดือน 2 ครั้ง ควรใช้โปรแกรม Payroll แบบไหน?

บริษัทที่จ่ายเงินเดือนเดือนละ 2 ครั้ง ควรเลือกโปรแกรม Payroll ที่รองรับการแบ่งงวดจ่าย กำหนดรอบคำนวณและวันจ่ายได้ พร้อมตรวจสอบยอดแต่ละงวดและยอดรวมทั้งเดือน เพื่อให้ HR จัดการเงินเดือน รายได้เพิ่มเติม และรายการหักได้ตรงตามเงื่อนไขของบริษัท

 

การจ่ายเงินเดือน 2 ครั้งอาจดูเหมือนนำเงินเดือนมาหารสอง แต่เมื่อมี OT ค่าคอมมิชชัน พนักงานเริ่มงานระหว่างเดือน หรือรายการหัก ยอดที่จ่ายแต่ละงวดอาจไม่เท่ากัน โปรแกรมที่เหมาะสมจึงควรช่วยให้ HR ตรวจสอบได้ว่าแต่ละงวดคิดจากข้อมูลอะไร และจ่ายไปแล้วเท่าไร

 

จ่ายเงินเดือน 2 ครั้ง ต้องกำหนดอะไรให้ชัดก่อน?

ก่อนเลือกโปรแกรม บริษัทควรสรุปวิธีจ่ายเงินเดือนของตัวเองให้ชัด เพราะแม้จะจ่ายวันเดียวกัน ก็อาจใช้วิธีคำนวณต่างกันได้

 

รอบคำนวณกับวันจ่ายต่างกันอย่างไร?  

รอบคำนวณ คือช่วงข้อมูลที่นำมาคิดเงินเดือน ส่วน วันจ่าย คือวันที่บริษัทโอนเงินให้พนักงาน เช่น ใช้ข้อมูลวันที่ 1–15 แล้วจ่ายวันที่ 20

HR ควรระบุทั้งช่วงคำนวณ วันตัดข้อมูล และวันโอนเงิน รวมถึงตรวจว่ารอบ OT ตรงกับรอบเงินเดือนหรือไม่ เพื่อเลือกโปรแกรมที่ตั้งค่าได้ตรงกับการทำงานจริง

 

งวดแรกจ่ายอย่างไร งวดสองคิดจากอะไร?

บริษัทควรกำหนดวิธีคำนวณให้ชัด เช่น

• คำนวณจากข้อมูลของแต่ละช่วง แล้วรวมเป็นยอดทั้งเดือน

• คำนวณยอดทั้งเดือน แล้วหักยอดที่จ่ายไปในงวดแรกเพื่อหายอดงวดสุดท้าย

ทั้งสองแบบมีลำดับคำนวณต่างกัน จึงควรให้ผู้ให้บริการสาธิตด้วยข้อมูลตัวอย่างของบริษัทก่อนตัดสินใจ

 

รายได้และรายการหักอยู่ในงวดไหน?

ควรกำหนดว่า OT ค่าคอมมิชชัน เบี้ยเลี้ยง หรือรายการหักภายในบริษัทจะนำมาคิดในงวดใด ส่วนรายการที่เกี่ยวกับกฎหมายต้องตั้งค่าให้สอดคล้องกับหลักเกณฑ์ที่ใช้บังคับ

หากคัดลอกข้อมูลจากงวดแรกไปงวดสองโดยไม่ตรวจสอบ อาจทำให้รายได้หรือรายการหักถูกนับซ้ำได้

 

โปรแกรม Payroll สำหรับจ่ายเงินเดือน 2 ครั้ง ควรมีอะไรบ้าง?

ควรเลือกโปรแกรมที่จัดการงวดจ่ายและตรวจยอดทั้งเดือนได้ในระบบเดียว โดยใช้ตารางนี้เป็นเช็กลิสต์สอบถามผู้ให้บริการ

 

1. รองรับการแบ่งงวดจ่ายจริง

เมื่อผู้ให้บริการแจ้งว่าโปรแกรมรองรับหลายรอบจ่าย ควรถามต่อว่าแต่ละงวดเชื่อมกับยอดทั้งเดือนอย่างไร โดยเฉพาะกรณีแก้ไขรายได้หลังจ่ายงวดแรกแล้ว

การเห็นทั้งยอดรายงวดและยอดรวมช่วยให้ HR ตรวจสอบได้ว่า เงินที่จ่ายไปแล้วกับเงินที่กำลังจะจ่ายรวมกันถูกต้องหรือไม่

 

2. ตรวจสอบที่มาของยอดเงินได้

เมื่อพนักงานถามว่า “ทำไมงวดนี้ได้เงินไม่เท่าเดิม” HR ควรเปิดดูรายละเอียดได้ว่าเกิดจากเงินเดือน OT รายได้เพิ่มเติม หรือรายการหักใด

โปรแกรมที่แสดงองค์ประกอบของยอดชัดเจนจะช่วยให้ตรวจสอบและอธิบายกับพนักงานได้สะดวกขึ้น

 

3. รองรับกรณีที่บริษัทพบจริง

หากบริษัทมีพนักงานเริ่มงาน ลาออก หรือปรับเงินเดือนระหว่างเดือน ควรทดลองเงื่อนไขเหล่านี้ด้วย เพราะการคำนวณเงินเดือนคงที่เพียงกรณีเดียวอาจยังไม่ครอบคลุมงานจริง

 

ตัวอย่างการตรวจยอดเงินเดือน 2 งวด

สมมติบริษัทใช้วิธีคำนวณยอดสุทธิทั้งเดือน แล้วหักยอดที่จ่ายไปในงวดแรก โดยมีข้อมูลดังนี้

 

ยอดงวดสอง = ยอดสุทธิทั้งเดือน − ยอดที่จ่ายไปแล้วในงวดแรก

 

ดังนั้น 25,000 − 12,000 = 13,000 บาท และยอดจ่ายทั้งสองงวดรวมกันต้องเท่ากับ 25,000 บาท

ตัวอย่างนี้ใช้แสดงวิธีตรวจยอดเท่านั้น รายการหัก 1,000 บาทเป็นตัวเลขสมมติ ไม่ใช่ตัวอย่างคำนวณภาษีหรือเงินสมทบ และไม่ใช่สูตรที่ทุกบริษัทต้องใช้

 

ก่อนเลือกโปรแกรม Payroll ควรทดลองกรณีไหน?

เตรียมข้อมูลตัวอย่างที่ไม่ระบุตัวบุคคล แล้วให้ผู้ให้บริการสาธิตอย่างน้อย 5 กรณี

1. พนักงานทำงานครบเดือน: ตรวจว่ายอดสองงวดรวมกันตรงกับยอดสุทธิทั้งเดือน

2. พนักงานเริ่มงานกลางเดือน: ตรวจช่วงวันที่และฐานที่ใช้คำนวณ

3. มี OT หรือรายได้เพิ่มเติม: ตรวจว่ารายการอยู่ในงวดที่ต้องการ

4. มีรายการหักหลายประเภท: ตรวจวิธีคิดและยอดสะสม เพื่อป้องกันยอดซ้ำหรือขาด

5. แก้ไขข้อมูลหลังจ่ายงวดแรก: ตรวจว่าระบบแสดงส่วนต่างและจัดการยอดงวดถัดไปอย่างไร

 

นอกจากผลคำนวณ ควรถามเรื่องการย้ายข้อมูล การตั้งค่าครั้งแรก การอบรม และช่องทางช่วยเหลือเมื่อพบปัญหาก่อนวันจ่ายเงินเดือนด้วย

 

โปรแกรม HumanSoft รองรับการจ่ายเงินเดือน 2 ครั้งอย่างไร?

โปรแกรม HumanSoft รองรับการแบ่งงวดจ่ายสูงสุด 4 งวดต่อรอบเดือน พร้อมกำหนดรอบการจ่ายเงินเดือนและตั้งค่ารอบคำนวณให้พนักงาน จึงเป็นตัวเลือกสำหรับบริษัทที่ต้องการแบ่งจ่ายเดือนละ 2 ครั้ง

ระบบมีวิธีคำนวณแบ่งงวด 2 รูปแบบ ได้แก่

• งวดสุดท้าย = งวดเต็ม − ผลรวมของงวดแยกก่อนหน้า เพื่อหายอดคงเหลือหลังหักงวดก่อนหน้า

• งวดเต็ม = ผลรวมของงวดแยก โดยคำนวณแต่ละงวดก่อนนำมารวมเป็นยอดทั้งเดือน

หากต้องการเปลี่ยน[วิธีคำนวณแบ่งงวด] ต้องติดต่อเจ้าหน้าที่ HumanSoft เพื่อดำเนินการ

 

ดู[ขั้นตอนตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายในโปรแกรม HumanSoft] ได้ทีละขั้น ตั้งแต่กำหนดจำนวนงวด วันตัดข้อมูลของแต่ละงวด จนถึงเลือกพนักงานที่จ่ายแบบแบ่งงวด

 

HR สามารถเลือกพนักงานเพื่อตรวจสอบในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคลโดยระบบจะแสดงแท็บงวดที่มีข้อมูลของพนักงานคนนั้น ตามการตั้งค่าและสลิปที่มี ช่วยให้ตรวจข้อมูลเป็นรายคนก่อนปิดงวดได้

ก่อนเริ่มใช้งาน ควรแจ้งทีมงานว่าบริษัทแบ่งช่วงคำนวณอย่างไร จ่ายวันไหน และนำรายได้กับรายการหักไปคิดในงวดใด เพื่อประเมินการตั้งค่าให้ตรงกับการใช้งานจริง

 

เลือกโปรแกรมให้ตรงกับวิธีจ่ายเงินเดือนของบริษัท

บริษัทที่จ่ายเงินเดือน 2 ครั้งควรเลือกโปรแกรม Payroll ที่แบ่งงวดได้ ตรวจสอบยอดแต่ละงวดได้ และเชื่อมยอดเข้ากับภาพรวมทั้งเดือน พร้อมทดลองกรณีเริ่มงานกลางเดือน มีรายได้เพิ่มเติม และแก้ไขข้อมูลหลังจ่ายงวดแรกก่อนใช้งานจริง

หากกำลังพิจารณา HumanSoft สามารถลงทะเบียนให้ทีมงานแนะนำการใช้งาน พร้อมแจ้งรูปแบบการจ่ายเงินเดือนของบริษัท เพื่อประเมินการตั้งค่าให้เหมาะกับงานที่ต้องใช้

 

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือน 2 ครั้ง

ถาม : จ่ายเงินเดือน 2 ครั้ง ต้องจ่ายเท่ากันทุกงวดไหม?

ตอบ : ยอดอาจไม่เท่ากัน ขึ้นอยู่กับวิธีคำนวณและรายการที่นำมาจ่ายในแต่ละงวด เช่น งวดสองอาจมี OT หรือรายได้เพิ่มเติม บริษัทควรแจ้งหลักเกณฑ์ให้พนักงานเข้าใจตรงกัน

 

ถาม : จ่ายเงินเดือน 2 งวด หักประกันสังคมงวดไหน?

ตอบ : ตามมาตรา 47 พ.ร.บ.ประกันสังคม นายจ้างต้องหักเงินสมทบจากค่าจ้างทุกครั้งที่จ่ายค่าจ้าง ดังนั้นบริษัทที่จ่าย 2 งวดจึงควรหักในแต่ละงวด โดยยอดรวมทั้งเดือนต้องคำนวณจากค่าจ้างทั้งเดือน และไม่เกินเพดานที่กฎหมายกำหนด

 

ถาม : เปลี่ยนจากจ่ายเดือนละครั้งเป็นสองครั้ง ต้องเตรียมข้อมูลอะไร?

ตอบ : ควรเตรียมรอบคำนวณ วันจ่าย กลุ่มพนักงาน วิธีคิดแต่ละงวด รายได้และรายการหัก รวมถึงยอดที่จ่ายไปแล้วในเดือนเริ่มต้น เพื่อป้องกันยอดขาดหรือซ้ำ และตรวจเงื่อนไขการจ้างที่เกี่ยวข้องก่อนเปลี่ยนนโยบาย

 

ถาม : พนักงานลาออกกลางงวด คิดเงินเดือนอย่างไร?

ตอบ : คิดตามวันทำงานจริงของงวดนั้น แล้วเทียบกับยอดที่จ่ายไปแล้วในเดือนเดียวกัน เพื่อไม่ให้จ่ายเกินหรือขาด 

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• แบ่งงวดการจ่ายเงินเดือนง่ายขึ้นด้วยบริการPayroll Outsourcing 

• วิธีแบ่งงวดจ่ายเงินเดือนพนักงานด้วยโปรแกรมเงินเดือน 

• โปรแกรมคำนวณเงินเดือน (Payroll) คืออะไร เหมาะสำหรับองค์กรแบบไหน? 

• คำนวณเงินเดือนได้แม่นยำในคลิกเดียว ด้วยโปรแกรมเงินเดือน 

• รวมความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมเงินเดือน