หนังสือรับรองเงินเดือน คืออะไร พร้อมแบบฟอร์มดาวน์โหลดฟรี Word / PDF ไทย-อังกฤษ

หนังสือรับรองเงินเดือน หรือใบรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) คือเอกสารที่นายจ้างหรือฝ่าย HR ออกให้พนักงาน เพื่อยืนยันว่าบุคคลนั้นทำงานกับบริษัทจริง อยู่ในตำแหน่งใด เริ่มงานเมื่อไร และได้รับเงินเดือนเท่าไร ใช้ยื่นกู้ ทำบัตรเครดิต และขอวีซ่า ต้องลงนามโดยผู้มีอำนาจของบริษัท ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม Word และ PDF ได้ฟรีด้านล่าง

 

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือน

 

 

สรุปสั้นก่อนอ่าน

• ใครออก: นายจ้าง ฝ่าย HR หรือผู้มีอำนาจลงนามของบริษัท พนักงานออกเองไม่ได้
• ใช้ทำอะไร: ยื่นกู้บ้าน กู้รถ ทำบัตรเครดิต ขอวีซ่า สมัครงานใหม่
• อายุเอกสาร: ผู้รับส่วนใหญ่รับเอกสารที่ออกไม่เกิน 30 วัน (ธนาคาร วีซ่า) หรือไม่เกิน 90 วัน (หน่วยงานราชการ)
• ใช้เวลาออก: ส่วนใหญ่ 1–3 วันทำการ ถ้าใช้ระบบขอเอกสารออนไลน์ อนุมัติได้ภายในวันเดียว
• กฎหมายบังคับไหม: ไม่มีกฎหมายบังคับให้ออกหนังสือรับรองเงินเดือน ต่างจากหนังสือรับรองการทำงาน

 

ตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือนที่กรอกแล้ว

ตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือนฉบับภาษาไทยที่ได้ทำการกรอกข้อมูลแล้ว โดยระบุชื่อพนักงาน ตำแหน่ง วันเริ่มงาน เงินเดือนจำนวน 25,000 บาท วัตถุประสงค์ และลายมือชื่อผู้มีอำนาจ

 

ข้อความในตัวอย่าง:

หนังสือรับรองเงินเดือน · เลขที่ HR-2569/0123 · วันที่ 1 ตุลาคม 2569

 

บริษัท ตัวอย่าง จำกัด ขอรับรองว่า นางสาวสมใจ ใจดี เป็นพนักงานประจำของบริษัท ตำแหน่งเจ้าหน้าที่บัญชี แผนกบัญชีและการเงิน เริ่มปฏิบัติงานตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2565 จนถึงปัจจุบัน ได้รับเงินเดือนเดือนละ 25,000 บาท (สองหมื่นห้าพันบาทถ้วน) และค่าตำแหน่งเดือนละ 2,000 บาท

 

หนังสือรับรองฉบับนี้ออกให้เพื่อใช้ประกอบการขอสินเชื่อกับธนาคาร

(ลงชื่อ) ……………… นายสมชาย รักงาน · ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล · โทร 02-xxx-xxxx

 

แบบฟอร์มเปล่าสำหรับคัดลอกไปใช้:

[โลโก้และชื่อบริษัท]
[ที่อยู่บริษัท] · โทร [เบอร์โทร] · เลขประจำตัวผู้เสียภาษี [เลข 13 หลัก]

เลขที่ [HR-ปี/ลำดับ] · วันที่ [วัน เดือน ปี]

 

หนังสือรับรองเงินเดือน

บริษัท [ชื่อบริษัท] ขอรับรองว่า [คำนำหน้า ชื่อ นามสกุล] เลขประจำตัวประชาชน [เลข 13 หลัก] เป็นพนักงาน[ประจำ / รายวัน / สัญญาจ้าง] ของบริษัท ตำแหน่ง [ตำแหน่ง] แผนก [แผนก] เริ่มปฏิบัติงานตั้งแต่วันที่ [วันเริ่มงาน] จนถึงปัจจุบัน

 

ได้รับเงินเดือนเดือนละ [จำนวนเงิน] บาท ([จำนวนเงินเป็นตัวอักษร])
[ถ้ามี] และรายได้อื่นที่จ่ายเป็นประจำ ได้แก่ [ค่าตำแหน่ง / ค่าครองชีพ] เดือนละ [จำนวนเงิน] บาท

 

หนังสือรับรองฉบับนี้ออกให้เพื่อ [วัตถุประสงค์ เช่น ใช้ประกอบการขอสินเชื่อกับธนาคาร…]

ขอรับรองว่าข้อความข้างต้นเป็นความจริงทุกประการ

(ลงชื่อ) ………………………………
([ชื่อผู้ลงนาม])
[ตำแหน่งผู้ลงนาม]
[ตราประทับบริษัท]

 

หนังสือรับรองเงินเดือน กับ ใบรับรองเงินเดือน ต่างกันไหม

ไม่ต่างกัน เป็นเอกสารฉบับเดียวกันที่แต่ละองค์กรเรียกต่างกัน บางบริษัทเรียกว่า "เอกสารรับรองเงินเดือน" หรือ "หนังสือรับรองการทำงานและเงินเดือน" ซึ่งก็คือเอกสารชนิดเดียวกัน ภาษาอังกฤษใช้คำว่า Salary Certificate หรือ Certificate of Salary

 

ส่วนที่ต่างกันจริงคือหนังสือรับรองเงินเดือนกับหนังสือรับรองการทำงาน ซึ่งเป็นคนละเอกสาร ดูตารางเปรียบเทียบในหัวข้อด้านล่าง

 

ข้อมูลที่ต้องมีในหนังสือรับรองเงินเดือน

 

 

วิธีกรอกแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือน

1. เลขที่เอกสารและวันที่ — ตั้งเลขที่ต่อเนื่อง เช่น HR-2569/0123 ใช้ตรวจสอบเมื่อธนาคารโทรมายืนยัน วันที่ออกคือวันเริ่มนับอายุเอกสาร
2. ชื่อ-นามสกุลและเลขบัตรประชาชน — สะกดให้ตรงบัตรประชาชน (ฉบับอังกฤษให้ตรงพาสปอร์ต)
3. ประเภทการจ้าง — เลือกให้ตรงความจริง ถ้ายังทดลองงานหรือเป็นลูกจ้างรายวัน ห้ามเขียนว่าพนักงานประจำ
4. ตำแหน่ง แผนก และวันเริ่มงาน — ดึงจากทะเบียนพนักงาน
5. เงินเดือน — ใส่เงินเดือนเต็มก่อนหักภาษีและประกันสังคม ทั้งตัวเลขและตัวอักษร ต้องตรงกับสลิปเงินเดือนเดือนล่าสุด
6. รายได้อื่น — ใส่เฉพาะรายได้ที่จ่ายทุกเดือน แยกบรรทัดจากเงินเดือน ห้ามรวมโบนัสหรือค่าล่วงเวลาที่ไม่แน่นอน
7. วัตถุประสงค์ — ระบุตามที่พนักงานแจ้ง บางธนาคารต้องการชื่อธนาคารในเอกสาร
8. ลงนามและประทับตรา — ผู้ลงนามต้องเป็นผู้มีอำนาจของบริษัท ระบุชื่อและตำแหน่งใต้ลายเซ็น

 

ตัวอย่างการกรอกช่องเงินเดือน: พนักงานเงินเดือน 25,000 บาท ค่าตำแหน่ง 2,000 บาท กรอกว่า "เงินเดือนเดือนละ 25,000 บาท (สองหมื่นห้าพันบาทถ้วน) และค่าตำแหน่งเดือนละ 2,000 บาท" ไม่ใช่ "เงินเดือน 27,000 บาท" เพราะสลิปแสดงสองรายการแยกกัน ถ้าตัวเลขไม่ตรงกัน ธนาคารจะขอเอกสารใหม่

 

หนังสือรับรองเงินเดือนใช้ทำอะไรได้บ้าง

 

ถ้าใช้ยื่นออกรถ อ่านรายละเอียดเพิ่มที่ใบรับรองเงินเดือนสำหรับออกรถ

 

หนังสือรับรองเงินเดือนมีอายุกี่วัน

กฎหมายไม่ได้กำหนดอายุของหนังสือรับรองเงินเดือนไว้ อายุเอกสารจึงขึ้นกับผู้รับ นับจากวันที่ออกเอกสาร ไม่ใช่วันที่ยื่น หรือที่หลายคนถามว่าหนังสือรับรองเงินเดือนใช้ได้กี่เดือน คำตอบคือส่วนใหญ่ใช้ได้ 1–3 เดือน ขึ้นกับผู้รับเอกสาร

 

ตัวอย่าง: HR ออกหนังสือรับรองเงินเดือนวันที่ 1 ตุลาคม 2569 ถ้านำไปยื่นธนาคารที่รับเอกสารไม่เกิน 30 วัน ต้องยื่นภายในวันที่ 31 ตุลาคม 2569 (หากไม่แน่ใจ ให้ถามผู้รับก่อนขอเอกสาร เพราะแต่ละธนาคารและสถานทูตกำหนดไม่เท่ากัน)

 

ขอหนังสือรับรองเงินเดือนที่ไหน ใช้เวลากี่วัน

พนักงานขอได้ที่ฝ่าย HR หรือฝ่ายบุคคลของบริษัท ถ้าบริษัทไม่มีฝ่าย HR ให้ขอกับเจ้าของกิจการหรือผู้มีอำนาจลงนาม

1. แจ้งวัตถุประสงค์ — ระบุว่าจะนำไปยื่นที่ไหน เพราะบางแห่งต้องการข้อความเฉพาะ หรือฉบับภาษาอังกฤษ
2. ระบุภาษาและจำนวนฉบับ — ไทย / อังกฤษ และต้องการกี่ฉบับ
3. แจ้งช่องทางรับเอกสาร — รับที่บริษัท อีเมล หรือส่งไปรษณีย์
4. HR ตรวจข้อมูลและให้ผู้มีอำนาจลงนาม — ขั้นตอนอนุมัติภายในขึ้นกับนโยบายของแต่ละบริษัท บางแห่ง HR ลงนามได้เอง บางแห่งต้องผ่านผู้บริหาร
5. รับเอกสาร — ส่วนใหญ่ใช้เวลา 1–3 วันทำการ

 

ถ้าบริษัทใช้ระบบออกหนังสือรับรองเงินเดือนอัตโนมัติ พนักงานกดขอผ่านแอปได้เอง และ HR อนุมัติได้ภายในวันเดียว

 

หนังสือรับรองเงินเดือนภาษาอังกฤษ (Salary Certificate) สำหรับยื่นวีซ่า

สถานทูตส่วนใหญ่ขอหนังสือรับรองเงินเดือนฉบับภาษาอังกฤษ ที่ระบุว่าพนักงานได้รับอนุญาตให้ลาเดินทาง และจะกลับมาทำงานตามปกติ

 

ข้อความในแบบฟอร์มภาษาอังกฤษ (คัดลอกไปใช้ได้):

[Company Logo and Name]
[Company Address] · Tel. [Phone] · Tax ID [13 digits]

Ref. No. [HR-Year/No.] · Date: [Month DD, YYYY]

SALARY CERTIFICATE

To Whom It May Concern,

This is to certify that [Mr./Ms. Full Name], passport no. [Passport No.], has been employed by [Company Name] as a [permanent / contract] employee since [Start Date]. [He/She] currently holds the position of [Position] in the [Department] Department.

 

[His/Her] monthly salary is THB [Amount] ([Amount in words] Baht).

[Mr./Ms. Surname] has been granted leave from [Start Date] to [End Date] to travel to [Country] and will resume [his/her] duties on [Return Date].

 

This certificate is issued upon the employee's request for [visa application / other purpose].

Sincerely,

………………………………
[Name of Authorized Signatory]
[Position]
[Company Seal]

 

วิธีออกใบรับรองเงินเดือนให้ลูกจ้าง (สำหรับ HR)

1. ตรวจข้อมูลพนักงานจากระบบเงินเดือน: ชื่อ ตำแหน่ง วันเริ่มงาน ประเภทการจ้าง และเงินเดือนล่าสุด ตัวเลขต้องตรงกับสลิปเงินเดือนเดือนล่าสุด เพราะธนาคารจะเทียบกัน
2. เลือกแบบฟอร์มให้ตรงวัตถุประสงค์: ฉบับไทยสำหรับธนาคารในประเทศ ฉบับอังกฤษสำหรับวีซ่า ฉบับรายวันสำหรับลูกจ้างรายวัน (ดาวน์โหลดได้จากตารางด้านบน)
3. กรอกข้อมูลตามความจริงเท่านั้น: ห้ามปัดเงินเดือนขึ้น และห้ามระบุว่าเป็นพนักงานประจำถ้ายังเป็นลูกจ้างรายวันหรือทดลองงาน
4. ใส่เลขที่เอกสารและวันที่ออก: บันทึกไว้ว่าออกให้ใคร เมื่อไร เพื่อใช้ตรวจสอบเมื่อธนาคารโทรมายืนยัน
5. ให้ผู้มีอำนาจลงนามและประทับตรา: แล้วส่งตามช่องทางที่พนักงานแจ้ง

 

พนักงานรายวันขอหนังสือรับรองเงินเดือนได้ไหม

ได้ ลูกจ้างรายวันเป็นลูกจ้างเหมือนพนักงานรายเดือน HR ออกหนังสือรับรองให้ได้ แต่ไม่ควรเขียนเป็นเงินเดือนรายเดือน เพราะเป็นการให้ข้อมูลไม่ตรงความจริง ให้ใช้หลักนี้

1. ระบุประเภทการจ้างว่า "รายวัน" และอัตราค่าจ้างต่อวันให้ชัด
2. ถ้าผู้รับต้องการตัวเลขรายเดือน ให้รวมค่าจ้างที่จ่ายจริง 6 เดือนล่าสุด แล้วหารด้วย 6
3. ระบุในเอกสารว่าเป็นรายได้เฉลี่ย และเฉลี่ยจากเดือนใดถึงเดือนใด
4. แนบสรุปการจ่ายค่าจ้างย้อนหลัง 6 เดือน ประทับตราบริษัท

 

ตัวอย่างคำนวณ: ลูกจ้างรายวันค่าจ้างวันละ 400 บาท ได้ค่าจ้างเดือน เม.ย.–ก.ย. 2569 เป็น 10,400 · 9,600 · 10,800 · 10,000 · 9,200 · 10,400 บาท

รวม 6 เดือน = 60,400 บาท → 60,400 ÷ 6 = รายได้เฉลี่ยเดือนละ 10,066.67 บาท

 

ข้อความในแบบฟอร์มพนักงานรายวัน:

บริษัท [ชื่อบริษัท] ขอรับรองว่า [ชื่อ นามสกุล] เป็นลูกจ้างรายวันของบริษัท ตำแหน่ง [ตำแหน่ง] เริ่มปฏิบัติงานตั้งแต่วันที่ [วันเริ่มงาน] จนถึงปัจจุบัน ได้รับค่าจ้างวันละ [จำนวนเงิน] บาท มีรายได้เฉลี่ยเดือนละ [จำนวนเงิน] บาท (เฉลี่ยจากเดือน [เดือนแรก] ถึง [เดือนสุดท้าย]) รายละเอียดตามสรุปการจ่ายค่าจ้างที่แนบ

พนักงานทดลองงานขอได้ไหม

ได้ เพราะเป็นลูกจ้างตั้งแต่วันแรกที่เริ่มงาน แต่ต้องระบุสถานะ "ทดลองงาน" ตามความจริง ผู้รับบางแห่งอาจไม่รับพิจารณาสินเชื่อจนกว่าจะผ่านทดลองงาน

 

ทำหนังสือรับรองเงินเดือนเองได้ไหม

พนักงานทำเองไม่ได้ หนังสือรับรองเงินเดือนมีค่าเพราะนายจ้างเป็นผู้รับรอง ถ้าพนักงานพิมพ์และเซ็นเอง ธนาคารจะตรวจพบเมื่อโทรยืนยันกับบริษัท และอาจเข้าข่ายความผิดฐานปลอมเอกสาร

 

ส่วน HR หรือเจ้าของกิจการทำเองได้ ไม่ต้องจ้างใคร แค่ใช้แบบฟอร์มที่มีข้อมูลครบตามตารางด้านบน ดาวน์โหลดแบบฟอร์มสำเร็จรูปได้จากตารางต้นหน้า

 

หนังสือรับรองเงินเดือนต่างจากสลิปเงินเดือนอย่างไร

 

อ่านเพิ่มเรื่องสลิปเงินเดือน

 

หนังสือรับรองเงินเดือนต่างจากหนังสือรับรองการทำงานอย่างไร

 

 

ไม่มีกฎหมายกำหนดแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือน บริษัทจึงออกแบบเอกสารเองได้ ขอแค่มีข้อมูลครบตามที่ผู้รับต้องการ และลงนามโดยผู้มีอำนาจ  ดาวน์โหลดแบบฟอร์มหนังสือรับรองการทำงาน ภาษาไทยและอังกฤษ

 

ออกหนังสือรับรองเงินเดือนจากระบบ ไม่ต้องกรอกฟอร์มเอง

ถ้า HR ต้องออกหนังสือรับรองหลายฉบับต่อเดือน การกรอกแบบฟอร์มเองทุกครั้งเสี่ยงพิมพ์ตัวเลขไม่ตรงสลิป ระบบใบรับรองเงินเดือน ให้พนักงานกดขอเอกสารรับรองเงินเดือนผ่านแอป แล้วดึงชื่อ ตำแหน่ง วันเริ่มงาน และเงินเดือนล่าสุดมาสร้างเอกสารตามแบบฟอร์มของบริษัทให้อัตโนมัติ

1. พนักงานกดขอเอกสาร เลือกวัตถุประสงค์และภาษา
2. HR ตรวจและกดอนุมัติ พร้อมเลือกลายเซ็นที่ตั้งค่าไว้
3. ระบบสร้างเอกสารและส่งให้พนักงานทางช่องทางที่เลือก

ดูขั้นตอนพร้อมภาพหน้าจอที่ระบบใบรับรองเงินเดือน

 

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือน

ถาม: หนังสือรับรองเงินเดือนกับใบรับรองเงินเดือนต่างกันไหม

ตอบ: ไม่ต่างกัน เป็นเอกสารฉบับเดียวกันที่เรียกต่างกัน บางบริษัทเรียกว่าเอกสารรับรองเงินเดือน หรือหนังสือรับรองการทำงานและเงินเดือน

 

ถาม: หนังสือรับรองเงินเดือนมีอายุกี่วัน

ตอบ: กฎหมายไม่ได้กำหนดไว้ ขึ้นกับผู้รับ ธนาคารและสถานทูตส่วนใหญ่รับเอกสารที่ออกไม่เกิน 30 วัน หน่วยงานราชการส่วนใหญ่รับไม่เกิน 90 วัน นับจากวันที่ออกเอกสาร

 

ถาม: พนักงานทำหนังสือรับรองเงินเดือนเองได้ไหม

ตอบ: ไม่ได้ ต้องออกโดยนายจ้างหรือผู้มีอำนาจของบริษัท และลงนามรับรอง ถ้าพนักงานทำเองถือว่าเอกสารไม่ได้รับการรับรองจากบริษัท

 

ถาม: พนักงานรายวันขอหนังสือรับรองเงินเดือนได้ไหม

ตอบ: ได้ HR ต้องระบุประเภทการจ้างว่ารายวันและอัตราค่าจ้างต่อวัน ถ้าผู้รับต้องการตัวเลขรายเดือน ให้ใช้รายได้เฉลี่ย 6 เดือนและระบุช่วงเดือนที่ใช้คำนวณ

 

ถาม: หนังสือรับรองเงินเดือนต้องใส่เงินเดือนก่อนหรือหลังหักภาษี

ตอบ: ใส่เงินเดือนเต็มก่อนหักภาษีและประกันสังคม และตัวเลขต้องตรงกับสลิปเงินเดือนเดือนล่าสุด

 

ถาม: หนังสือรับรองเงินเดือนต้องเซ็นโดยใคร

ตอบ: ต้องเซ็นโดยผู้มีอำนาจของบริษัท เช่น กรรมการผู้มีอำนาจ ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือผู้ที่บริษัทมอบหมาย พร้อมระบุชื่อและตำแหน่งใต้ลายเซ็น

 

ถาม: บริษัทปฏิเสธไม่ออกหนังสือรับรองเงินเดือนได้ไหม

ตอบ: ไม่มีกฎหมายบังคับให้นายจ้างต้องออกหนังสือรับรองเงินเดือน แต่บริษัทส่วนใหญ่ออกให้ตามคำขอ ถ้าไม่ได้ ให้ใช้สลิปเงินเดือนย้อนหลังและ Statement บัญชีเงินเดือนเป็นหลักฐานรายได้แทน ให้พนักงานขอหนังสือรับรองเงินเดือนผ่านแอปได้เอง HR กดอนุมัติ ระบบดึงชื่อ ตำแหน่ง วันเริ่มงาน และเงินเดือนล่าสุดมาออกเอกสารให้ ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง ตัวเลขตรงกับสลิปเสมอ ดูระบบใบรับรองเงินเดือน

 

บทความเกี่ยวข้องที่คุณอาจสนใจ :

• ระบบใบรับรองเงินเดือน คืออะไร? ช่วย HR อย่างไร?
• การออกใบรับรองเงินเดือนให้ลูกจ้างออกรถกับไฟแนนซ์
• หนังสือรับรองการทำงานคืออะไร นำไปใช้ทำอะไร และขอที่ใครได้บ้าง
• แจก! แบบฟอร์มหนังสือรับรองการทำงาน ครบทั้งภาษาไทยและอังกฤษ
• แจกตัวอย่างแบบฟอร์มสลิปเงินเดือน ทั้งภาษาไทย-อังกฤษ
• สเตทเม้น (Statement) คืออะไร? ขอสเตทเม้นต้องทำยังไงบ้าง?