Offer Letter คืออะไร? มีผลผูกพันแค่ไหน และ HR ควรรับมืออย่างไรเมื่อผู้สมัครต่อรอง ปฏิเสธ หรือไม่มาเริ่มงาน

Offer Letter (Job Offer Letter) คือหนังสือที่บริษัทส่งให้ผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก เพื่อเสนอเงื่อนไขการจ้างเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น ตำแหน่ง เงินเดือน และวันเริ่มงาน และให้ผู้สมัครตอบรับภายในเวลาที่กำหนด เมื่อผู้สมัครตอบรับแล้ว เงื่อนไขในหนังสืออาจมีผลผูกพันทั้งสองฝ่าย แม้ยังไม่ได้เซ็นสัญญาจ้าง

 

บทความนี้อธิบายว่า Offer Letter อยู่ตรงไหนในขั้นตอนรับคนเข้าทำงาน ผูกพันเมื่อไร และ HR ควรทำอย่างไรเมื่อผู้สมัครต่อรอง ได้ Counter Offer หรือเปลี่ยนใจ พร้อมตัวอย่างภาษาอังกฤษและคำแปลแต่ละหัวข้อ

 

Offer Letter อยู่ตรงไหนในขั้นตอนรับคนเข้าทำงาน

Offer Letter อยู่ระหว่างการคัดเลือกกับการทำสัญญาจ้าง เป็นจุดที่ข้อเสนอของบริษัทกลายเป็นลายลักษณ์อักษรครั้งแรก

1. สัมภาษณ์และคัดเลือก บริษัทเลือกผู้สมัครที่เหมาะสม
2. อนุมัติข้อเสนอภายใน หัวหน้างานและผู้มีอำนาจอนุมัติตำแหน่ง เงินเดือน และวันเริ่มงาน
3. เสนอด้วยวาจา (ถ้ามี) HR โทรแจ้งผลและสอบถามความสนใจเบื้องต้น
4. ส่ง Offer Letter ระบุเงื่อนไขและกำหนดวันตอบรับ
5. ผู้สมัครต่อรองหรือตอบรับ ถ้ามีการปรับเงื่อนไข ให้ออกฉบับแก้ไข
6. ยืนยันรับเข้าทำงาน HR แจ้งวันรายงานตัวและเอกสารที่ต้องเตรียม
7. ทำสัญญาจ้างและ Onboarding ก่อนหรือในวันเริ่มงาน

 

บางบริษัทรวมขั้นตอนที่ 4 และ 6 ไว้ในเอกสารฉบับเดียว และเรียกว่าหนังสือรับเข้าทำงาน ถ้าต้องการแบบฟอร์มสำหรับขั้นตอนยืนยันรับเข้าทำงาน ดูตัวอย่างจดหมายตอบรับเข้าทำงานแบบเอกสารและแบบอีเมล

 

Offer Letter มีผลผูกพันทางกฎหมายไหม

Offer Letter อาจมีผลผูกพันได้ ขึ้นอยู่กับเนื้อหาและการตอบรับ ไม่ได้ขึ้นอยู่กับชื่อเอกสาร มาตรา 5 แห่ง พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 นิยามสัญญาจ้างว่าทำเป็นหนังสือหรือด้วยวาจา ระบุชัดเจนหรือเป็นที่เข้าใจโดยปริยายก็ได้ ดังนั้น ถ้า Offer Letter ระบุงานและค่าจ้างชัดเจน และผู้สมัครตอบรับแล้ว ทั้งสองฝ่ายอาจถือว่ามีข้อตกลงจ้างงานกันแล้ว แม้ยังไม่ได้เซ็นสัญญาจ้างฉบับเต็ม

 

 

อ่านเพิ่มเติม: สัญญาจ้างงานแบบปากเปล่ามีผลทางกฎหมายไหม

 

Offer Letter ควรเขียนอย่างไรเพื่อลดข้อพิพาท

นอกจากตำแหน่ง เงินเดือน และวันเริ่มงาน Offer Letter ที่ดีควรมีข้อความที่ช่วยป้องกันความเข้าใจไม่ตรงกันหลังผู้สมัครตอบรับ

 

 

ถ้ากำหนดระยะทดลองงานไว้ ควรเข้าใจสิทธิของนายจ้างในช่วงทดลองงาน 119 วัน ก่อนเขียนเงื่อนไข

 

ตัวอย่าง Offer Letter 

ตัวอย่างนี้เป็นแบบร่างสำหรับปรับใช้ ไม่ใช่แบบฟอร์มที่กฎหมายกำหนดก่อนใช้งาน ให้กรอกข้อมูลในช่องว่างให้ครบ และปรับเงื่อนไขให้ตรงกับข้อเสนอการจ้างจริง 

 

>> ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม Offer Letter ภาษาอังกฤษ

>> ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม Offer Letter ภาษาไทย

 

ผู้สมัครขอต่อรองหลังได้ Offer Letter HR ควรทำอย่างไร

ผู้สมัครขอต่อรองได้ก่อนตอบรับ HR ควรรับฟังและตอบภายในกำหนด ไม่ควรปล่อยข้อเสนอเดิมค้างไว้โดยไม่มีคำตอบ

• ถามให้ชัดว่าผู้สมัครขอปรับเรื่องใด เช่น เงินเดือน วันเริ่มงาน หรือสวัสดิการ
• ตรวจกับงบประมาณและโครงสร้างเงินเดือนของตำแหน่งก่อนตอบ
• ถ้าตกลงปรับ ให้ออก Offer Letter ฉบับแก้ไขแทนการแก้ด้วยวาจา
• ถ้าปรับไม่ได้ ให้แจ้งเหตุผลสั้น ๆ และยืนยันข้อเสนอเดิมพร้อมกำหนดวันตอบรับ

ดูแนวทางเพิ่มเติมในเทคนิคต่อรองเงินเดือนสำหรับ HR

 

Counter Offer คืออะไร และ HR รับมืออย่างไร

Counter Offer คือข้อเสนอที่ที่ทำงานเดิมของผู้สมัครยื่นให้เพื่อรั้งไม่ให้ลาออก เช่น ขึ้นเงินเดือนหรือเลื่อนตำแหน่ง หลังผู้สมัครแจ้งว่าได้งานใหม่ ทำให้ผู้สมัครที่ตอบรับ Offer Letter แล้วอาจเปลี่ยนใจได้

HR ลดความเสี่ยงนี้ได้ด้วย 4 วิธี

1. ถามตั้งแต่ตอนสัมภาษณ์ว่าเหตุผลที่อยากย้ายงานคืออะไร ถ้าเหตุผลคือเงินเดือนอย่างเดียว ความเสี่ยงที่จะรับ Counter Offer จะสูง
2. ติดต่อผู้สมัครเป็นระยะระหว่างรอวันเริ่มงาน เช่น ส่งข้อมูลทีมหรือกำหนดการวันแรก
3. กำหนดวันเริ่มงานให้สอดคล้องกับระยะเวลาแจ้งลาออกของที่ทำงานเดิม
4. เตรียมผู้สมัครสำรองสำหรับตำแหน่งสำคัญไว้จนผู้สมัครเริ่มงานจริง

 

ถอน Offer หรือผู้สมัครไม่มาเริ่มงาน ต้องทำอย่างไร

ทั้งสองกรณีควรแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร และตรวจข้อตกลงที่ตอบรับไว้ก่อนดำเนินการ เพราะหลังผู้สมัครตอบรับ ทั้งสองฝ่ายอาจมีข้อตกลงจ้างงานกันแล้ว

กรณีบริษัทจำเป็นต้องถอน Offer

• ตรวจว่าผู้สมัครตอบรับแล้วหรือยัง และ Offer Letter มีเงื่อนไขก่อนเริ่มงานที่ไม่ผ่านหรือไม่
• แจ้งผู้สมัครโดยเร็วที่สุด เพราะผู้สมัครอาจลาออกจากงานเดิมแล้ว
• ปรึกษาฝ่ายกฎหมายก่อนถอน ถ้าผู้สมัครตอบรับแล้วและไม่มีเงื่อนไขรองรับ

กรณีผู้สมัครตอบรับแล้วไม่มาเริ่มงาน

• ติดต่อยืนยันก่อนวันเริ่มงาน 1–3 วัน เพื่อรู้ล่วงหน้า
• ถ้าผู้สมัครแจ้งยกเลิก ให้ขอคำยืนยันเป็นอีเมลหรือข้อความ แล้วเก็บไว้กับ Offer Letter
• ติดต่อผู้สมัครสำรองทันที และบันทึกเหตุผลไว้ปรับกระบวนการสรรหาครั้งต่อไป

 

หลังผู้สมัครตอบรับ HR ต้องทำอะไรต่อ

หลังได้รับ Offer Letter ฉบับตอบรับ HR ควรเตรียมพนักงานใหม่ให้พร้อมเริ่มงาน หรือที่เรียกว่า Onboarding

1. ส่งอีเมลยืนยันวันรายงานตัวและเอกสารที่ต้องเตรียม
2. เก็บ Offer Letter ฉบับตอบรับและประวัติการแก้ไขไว้ในแฟ้มพนักงาน
3. จัดทำสัญญาจ้างให้ตรงกับเงื่อนไขใน Offer Letter ดูแบบฟอร์มสัญญาจ้างงานที่ HR ต้องใช้
4. แจ้งหัวหน้างานและฝ่ายที่เกี่ยวข้องให้เตรียมอุปกรณ์และบัญชีผู้ใช้
5. บันทึกตำแหน่ง เงินเดือน กะทำงาน และสวัสดิการเข้าระบบเงินเดือนให้ตรงกับข้อตกลง

 

หากต้องการลดงานเอกสารในขั้นตอนนี้ ระบบสรรหาพนักงานและ Onboarding ของ HumanSoft ช่วยติดตามสถานะผู้สมัครและพาพนักงานใหม่เริ่มงานได้อย่างเป็นระบบ

 

สรุป Offer Letter คืออะไร และ HR ต้องระวังอะไร

Offer Letter คือหนังสือเสนอจ้างงานที่บริษัทส่งให้ผู้สมัครหลังคัดเลือกและก่อนทำสัญญาจ้าง เมื่อผู้สมัครตอบรับแล้ว เงื่อนไขในหนังสืออาจผูกพันทั้งสองฝ่าย HR จึงควรเขียนให้ชัดตั้งแต่แรก ทั้งยอดเงินเดือนก่อนหัก วันหมดอายุข้อเสนอ และเงื่อนไขก่อนเริ่มงาน เมื่อผู้สมัครต่อรอง ได้ Counter Offer หรือเปลี่ยนใจ ให้ตอบเป็นลายลักษณ์อักษรและเก็บหลักฐานทุกครั้ง

 

FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Offer Letter

ถาม : Offer Letter กับสัญญาจ้างต่างกันอย่างไร?

ตอบ : Offer Letter ใช้เสนอเงื่อนไขหลักให้ผู้สมัครตัดสินใจ เช่น ตำแหน่ง เงินเดือน และวันเริ่มงาน ส่วนสัญญาจ้างกำหนดหน้าที่ สิทธิ และข้อกำหนดการทำงานอย่างละเอียด ทั้งสองฉบับควรมีเงื่อนไขตรงกัน

 

ถาม : บริษัทถอน Offer Letter ได้ไหม?

ตอบ : ถอนได้ง่ายกว่าก่อนผู้สมัครตอบรับ แต่ถ้ากำหนดเวลาตอบรับไว้ไม่ควรถอนก่อนครบกำหนด และถ้าผู้สมัครตอบรับแล้ว การถอนอาจเกิดความรับผิด ควรปรึกษาฝ่ายกฎหมายก่อน

 

ถาม : ผู้สมัครต้องตอบรับ Offer Letter ภายในกี่วัน?

ตอบ : ขึ้นอยู่กับวันที่บริษัทกำหนดไว้ในหนังสือ ไม่มีจำนวนวันที่เหมาะกับทุกตำแหน่ง ควรให้เวลาพอให้ผู้สมัครพิจารณาและระบุวันหมดอายุของข้อเสนอให้ชัด

 

ถาม : ตอบรับ Offer Letter ทางอีเมลถือว่าตอบรับแล้วไหม?

ตอบ : ถือได้ ถ้า Offer Letter ระบุว่าการตอบอีเมลเป็นวิธีตอบรับที่บริษัทยอมรับ จึงควรเขียนวิธีตอบรับไว้ในหนังสือให้ชัดเจน

 

ถาม : Counter Offer คืออะไร?

ตอบ : Counter Offer คือข้อเสนอที่ที่ทำงานเดิมยื่นให้ผู้สมัครเพื่อรั้งไม่ให้ลาออก เช่น ขึ้นเงินเดือนหรือเลื่อนตำแหน่ง หลังผู้สมัครแจ้งว่าได้งานใหม่

 

ถาม : Offer Letter ภาษาอังกฤษใช้กับพนักงานไทยได้ไหม?

ตอบ : ใช้ได้ ถ้าผู้สมัครเข้าใจภาษาอังกฤษ แต่ถ้าออกเป็น 2 ภาษา ควรตรวจว่าฉบับไทยและอังกฤษมีความหมายตรงกัน และระบุว่าฉบับใดใช้เป็นหลักเมื่อความหมายไม่ตรงกัน

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• มัดรวมแบบฟอร์มหมวดสัญญาจ้างงานที่ HR ต้องใช้ ครบทุกประเภท
• Download แบบฟอร์มสัญญาจ้างงาน แจกฟรี! ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ
• วิธีเขียนจดหมายตอบรับเข้าทำงาน พร้อมตัวอย่างใช้ได้จริง
• แจกแบบฟอร์มเอกสาร HR กลุ่มสรรหาพนักงาน มีอะไรบ้างที่ต้องใช้?
• เทคนิคการหาคนเข้าทำงานของ HRM ในองค์กรยุคใหม่