พนักงานทำงานต่างประเทศ HR ควรตั้งค่าการลงเวลาอย่างไร

พนักงานที่ทำงานต่างประเทศลงเวลาผ่านแอปบนมือถือหรือเว็บไซต์ได้ตามปกติ แต่ HR ต้องตั้งค่า 3 อย่างให้ตรงกันก่อนเริ่มใช้งาน คือ เขตเวลา (Time Zone), กะทำงาน และพื้นที่ลงเวลา พร้อมแจ้งให้ชัดว่าบริษัทใช้เวลาไทยหรือเวลาท้องถิ่นเป็นหลัก เพื่อให้เวลาเข้า–ออกงาน รวมถึงการตรวจมาสายและขาดงานถูกต้อง

 

พนักงานทำงานต่างประเทศ ลงเวลาได้อย่างไร?

พนักงานสามารถลงเวลาผ่านช่องทางที่บริษัทกำหนดได้ หากระบบรองรับการใช้งานจากต่างประเทศ เช่น แอปลงเวลาบนมือถือหรือระบบลงเวลาผ่านเว็บไซต์ โดย HR ควรตรวจสอบเงื่อนไขก่อนเริ่มใช้งาน

สิ่งที่ควรตรวจสอบมี 3 ส่วนหลัก ได้แก่

• พื้นที่ลงเวลา : ระบบอนุญาตให้ลงเวลาจากสถานที่ที่พนักงานไปทำงานหรือไม่

• เขตเวลา : ระบบบันทึกและแสดงเวลาโดยอ้างอิงจากมือถือหรือการตั้งค่าในระบบ

• กะทำงาน : เวลาเข้า–ออกงานที่กำหนดสอดคล้องกับตารางทำงานในประเทศปลายทางหรือไม่

 

การเปลี่ยนเขตเวลาบนมือถือเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ เพราะแต่ละระบบมีวิธีบันทึกเวลาและตรวจสอบกะทำงานต่างกัน

 

Time Zone และการตั้งค่าลงเวลาเกี่ยวข้องกันอย่างไร?

เขตเวลา (Time Zone) ใช้กำหนดเวลาท้องถิ่นของแต่ละพื้นที่ เมื่อพนักงานเดินทางไปทำงานต่างประเทศ HR ควรตรวจสอบทั้งเขตเวลา เวลาที่ใช้เป็นหลัก กะทำงาน และพื้นที่ที่อนุญาตให้ลงเวลา เพื่อให้การบันทึกและตรวจสอบเวลาทำงานสอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง

 

หากการตั้งค่าแต่ละส่วนไม่สอดคล้องกัน อาจส่งผลต่อการลงเวลาและการตรวจสอบเวลาทำงานของพนักงานได้ โดยจุดที่ HR ควรตรวจสอบมีดังนี้

 

 

HR ควรเตรียมการลงเวลาต่างประเทศอย่างไร?

HR ควรกำหนดแนวทางการลงเวลา ตรวจสอบการตั้งค่า และทดลองใช้งานก่อนพนักงานเริ่มทำงานจริง ตามขั้นตอนดังนี้

1. ยืนยันประเทศและพื้นที่ที่พนักงานไปทำงาน

รวบรวมประเทศ เมือง และช่วงวันที่พนักงานไปปฏิบัติงาน เพื่อใช้ตรวจสอบเขตเวลาและกำหนดตารางทำงานให้เหมาะสม

 

2. กำหนดว่าจะใช้เวลาใดในการทำงาน

บริษัทควรแจ้งให้ชัดเจนว่าจะให้พนักงานทำงานตามเวลาไทยหรือเวลาท้องถิ่น พร้อมระบุเวลาเริ่มงาน เลิกงาน และช่วงพัก

ตัวอย่างเช่น หากกำหนดให้เริ่มงานเวลา 09.00 น. ตามเวลาญี่ปุ่น ซึ่งเร็วกว่าไทย 2 ชั่วโมง จะตรงกับ 07.00 น. ตามเวลาไทย ดังนั้นต้องระบุให้ชัดว่า 09.00 น. เป็นเวลาไทยหรือเวลาของประเทศที่พนักงานไปทำงาน เพื่อป้องกันความเข้าใจคลาดเคลื่อน

 

 

ข้อควรระวัง : ประเทศที่ใช้เวลาออมแสง (Daylight Saving Time) เช่น ประเทศในยุโรปและสหรัฐอเมริกา จะปรับเวลาปีละ 2 ครั้ง HR ควรตรวจสอบกะทำงานอีกครั้งในช่วงที่มีการเปลี่ยนเวลา

 

3. ตรวจสอบพื้นที่ที่อนุญาตให้ลงเวลา

หากระบบจำกัดการลงเวลาตามพิกัดหรือสถานที่ HR ควรตรวจสอบว่าพื้นที่ทำงานในต่างประเทศอยู่ในขอบเขตที่อนุญาตหรือไม่ และปรับการตั้งค่าให้เหมาะกับการใช้งาน

 

4. ให้พนักงานตรวจสอบวันและเวลาบนมือถือ

พนักงานควรตรวจสอบเขตเวลา วันที่ และเวลาบนมือถือให้ถูกต้องก่อนลงเวลา โดยเฉพาะหลังเดินทางถึงประเทศปลายทาง

 

5. ทดลองลงเวลาและตรวจสอบผล

ให้พนักงานทดลองลงเวลา แล้วให้ HR ตรวจสอบวันที่ เวลา และผลการเทียบกะในระบบ หากพบข้อมูลคลาดเคลื่อน ควรแก้ไขก่อนนำไปใช้ตรวจสอบเวลาทำงานจริง

 

HumanSoft รองรับการลงเวลาต่างประเทศอย่างไร?

HumanSoft รองรับการลงเวลานอกสถานที่และต่างประเทศ โดย HR ต้องตั้งค่าให้พนักงานลงเวลาได้ทุกที่ (Anywhere) พร้อมกำหนดวันที่และผู้มีสิทธิ์ลงเวลา ดูขั้นตอนการตั้งค่าเพิ่มเติมได้ที่คู่มือตั้งค่าพื้นที่การทำงาน

 

นอกจากนี้ระบบจะบันทึกเวลาตาม Time Zone ของสัญชาติที่ตั้งไว้ในข้อมูลพนักงาน หากต้องการใช้เวลาท้องถิ่น HR ต้องเปลี่ยนสัญชาติในระบบเป็นประเทศที่ไปทำงานชั่วคราว พร้อมตรวจสอบ Time Zone บนมือถือและทดลองลงเวลาก่อนใช้งานจริง ดูขั้นตอนการกำหนดสัญชาติได้ที่คู่มือการเพิ่มและแก้ไขข้อมูลพนักงาน

 

สรุป พนักงานทำงานต่างประเทศ HR ตั้งค่าลงเวลาอย่างไร?

การลงเวลาของพนักงานที่ทำงานต่างประเทศควรเริ่มจากการกำหนดว่าจะใช้เวลาไทยหรือเวลาท้องถิ่น จากนั้นตรวจสอบพื้นที่ลงเวลา เขตเวลา และกะทำงานให้สอดคล้องกัน พร้อมทดลองลงเวลาก่อนใช้งานจริง หากองค์กรมีพนักงานทำงานนอกสถานที่หรือต่างประเทศ ควรเลือกระบบที่รองรับการลงเวลาได้ยืดหยุ่น เช่น HumanSoft ที่ตั้งค่าให้ลงเวลาได้ทุกที่ (Anywhere) โดย HR ต้องตรวจสอบข้อมูลสัญชาติที่ระบบใช้อ้างอิง Time Zone และเขตเวลาบนมือถือ เพื่อให้บันทึกเวลาได้ตรงกับตารางทำงานที่กำหนด

 

ทดลองใช้โปรแกรม HR จากHumanSoft ฟรี 30 วัน เพื่อทดสอบการลงเวลาให้เหมาะกับรูปแบบการทำงานจริงขององค์กรก่อนตัดสินใจ

 

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการลงเวลาต่างประเทศ

ถาม : เมื่อพนักงานกลับมาทำงานในไทย ต้องเปลี่ยนการตั้งค่าอะไรบ้าง?

ตอบ : ตั้งค่า Time Zone มือถือเป็นเวลาไทย เปลี่ยนข้อมูลสัญชาติกลับให้เป็นสัญชาติเดิม และตรวจสอบกะกับสิทธิ์ลงเวลาให้ตรงกับงานปัจจุบัน

 

ถาม : เปลี่ยน Time Zone บนมือถือแล้ว ต้องตั้งค่าในระบบเพิ่มไหม?

ตอบ : อาจต้องตั้งค่าเพิ่มเติม เช่น พื้นที่ลงเวลา เขตเวลาที่ระบบอ้างอิง และกะทำงาน เพราะการเปลี่ยนเวลาบนมือถือไม่ได้ทำให้ทุกระบบเปลี่ยนตามโดยอัตโนมัติ

 

ถาม : ทำงานข้ามเที่ยงคืนในต่างประเทศ ควรลงเวลาอย่างไร?

ตอบ : ลงเวลาเข้า–ออกตามการทำงานจริง และให้ HR ตรวจสอบว่าระบบรองรับกะข้ามวันและนับวันทำงานได้ตรงกับตารางที่กำหนด

 

ถาม : พนักงานเดินทางไปหลายประเทศ ต้องปรับการตั้งค่าทุกครั้งไหม?

ตอบ : ควรตรวจสอบทุกครั้งที่เปลี่ยนพื้นที่ทำงาน หากเขตเวลาหรือตารางทำงานเปลี่ยน ต้องปรับการตั้งค่าที่เกี่ยวข้องก่อนลงเวลา

 

ถาม : ใช้ Wi-Fi ต่างประเทศลงเวลาได้ไหม?

ตอบ : ได้ หากช่องทางลงเวลารองรับและบริษัทไม่ได้จำกัดเครือข่ายที่ใช้ ควรทดลองเชื่อมต่อก่อนเริ่มงานจริง