โปรแกรม HR ที่รองรับทั้ง PVD และ EWF
โปรแกรม HR ที่รองรับการคำนวณกองทุนหลายประเภท คือระบบที่เก็บเงื่อนไขกองทุนของพนักงานแต่ละคน ได้แก่ ประเภทกองทุน วันที่เริ่มเข้ากองทุน อัตราเงินสะสมและเงินสมทบ และยอดสะสมเดิม แล้วคำนวณยอดหักพร้อมรอบเงินเดือนโดยอัตโนมัติ HumanSoft รองรับทั้งกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (PVD) กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง (EWF) และกองทุนที่บริษัทตั้งขึ้นเองตามเงื่อนไขขององค์กร ในระบบเดียว พร้อมรายงานและประวัติย้อนหลังไว้ใช้ตรวจยอด
ในองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก แต่ละคนอาจมีเงื่อนไขกองทุนไม่เหมือนกัน บางคนเป็นสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ บางคนอยู่ภายใต้กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง และอัตราเงินสะสม เงินสมทบ หรือยอดยกมาก็ต่างกัน การเก็บเงื่อนไขเหล่านี้ไว้ในระบบเดียวที่เชื่อมกับการคำนวณเงินเดือน จึงช่วยลดการไล่ตรวจข้อมูลจากหลายไฟล์และลดความเสี่ยงจากการคำนวณผิดพลาด
ทำไมองค์กรพนักงานเยอะจึงจัดการกองทุนยาก?
เมื่อองค์กรมีพนักงานหลายคน และแต่ละคนมีเงื่อนไขกองทุนต่างกัน เช่น บางคนเพิ่งเริ่มเข้ากองทุน บางคนมีเงินสะสมจากงวดก่อน บางคนใช้อัตราเงินสะสมและเงินสมทบต่างจากเพื่อนร่วมงาน เมื่อถึงรอบคำนวณเงินเดือน HR จึงไม่ได้ตรวจสอบเพียงว่า “หักกองทุนหรือยัง” แต่ยังต้องดูอีกหลายจุด เช่น
-
พนักงานอยู่ในกองทุนประเภทใด
-
เริ่มเข้ากองทุนตั้งแต่เมื่อไร
-
เงินสะสมของพนักงานคิดด้วยเงื่อนไขใด
-
เงินสมทบจากบริษัทต้องคำนวณเท่าไร
-
ยอดสะสมเดิมถูกนำมาต่อเนื่องหรือไม่
-
รายการที่คำนวณในงวดเงินเดือนถูกต้องหรือไม่
-
ข้อมูลที่บันทึกไว้ตรงกับพนักงานแต่ละรายหรือไม่
หากจัดการด้วย Excel หลายไฟล์หรือบันทึกข้อมูลแยกจากระบบเงินเดือน ยิ่งจำนวนพนักงานมาก จุดที่ HR ต้องตรวจสอบก็ยิ่งเพิ่มขึ้น และหากพบข้อมูลผิดหลังคำนวณเงินเดือนแล้ว อาจต้องย้อนกลับมาแก้ไขและคำนวณใหม่อีกครั้ง
หลายกองทุน หลายเงื่อนไข จัดการในระบบเดียวช่วย HR อย่างไร?
การรวมทุกกองทุนไว้ในระบบเดียวช่วย HR ได้ 4 เรื่องหลัก คือ ลดการแยกไฟล์ ลดการคำนวณซ้ำ ลดความเสี่ยงจากเงื่อนไขที่ต่างกัน และตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายขึ้น
ลดการแยกไฟล์ตามกองทุน
เมื่อองค์กรมีพนักงานหลายกลุ่ม HR อาจต้องแยกไฟล์ตามประเภทกองทุน อัตรา หรือเงื่อนไขของพนักงาน หากข้อมูลอยู่ในระบบเดียวจะช่วยลดการกระจายข้อมูลหลายแหล่ง
ลดการคำนวณซ้ำ
เมื่อเงื่อนไขกองทุนเชื่อมกับข้อมูลคำนวณเงินเดือน HR ไม่จำเป็นต้องนำฐานเงินเดือนออกไปคำนวณเงินสะสมและเงินสมทบทีละรายการก่อนนำกลับมาบันทึกอีกครั้ง
ลดความเสี่ยงจากเงื่อนไขไม่เหมือนกัน
พนักงานจำนวนมากไม่ได้หมายความว่าจะใช้สูตรเดียวกันทั้งหมด การกำหนดข้อมูลระดับรายบุคคลช่วยให้ HR จัดการความแตกต่างเหล่านี้ได้เป็นระบบมากขึ้น
ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายขึ้น
เมื่อเกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับยอดกองทุน HR สามารถตรวจสอบข้อมูลกองทุนและประวัติจากระบบได้
โปรแกรม HR ที่รองรับกองทุนหลายประเภทควรทำอะไรได้บ้าง?
ฟังก์ชันหลักที่ควรมี ได้แก่
| ฟังก์ชัน | ช่วย HR อย่างไร |
| จัดการกองทุนพนักงาน | รองรับเงื่อนไขที่แตกต่างกันของพนักงานแต่ละคน |
| กำหนดเงินสะสมและเงินสมทบ | ลดการคำนวณและกรอกยอดด้วยตนเอง |
| รองรับยอดสะสมย้อนหลัง | ช่วยให้ข้อมูลกองทุนต่อเนื่องจากยอดเดิม |
| เชื่อมกับการคำนวณเงินเดือน | นำเงื่อนไขการคิดกองทุนไปใช้พร้อมรอบ การคิดเงินเดือน |
| รองรับหลายกองทุน | จัดการ PVD, EWF และกองทุนบริษัทได้พร้อมกัน |
| สร้างกองทุนตามเงื่อนไขบริษัท | เพิ่มกองทุนที่องค์กรตั้งเองและกำหนดอัตราได้ตามนโยบาย |
| ตรวจสอบประวัติกองทุน | HR ย้อนดูข้อมูลและตรวจสอบความถูกต้องได้ |
| มีรายงานกองทุน | สรุปยอดเงินสะสมและเงินสมทบเพื่อใช้ตรวจสอบ |
*ข้อมูล ณ กันยายน 2569
HumanSoft รองรับการคำนวณกองทุนประเภทใดบ้าง?
ปัจจุบัน HumanSoft รองรับกองทุนสำคัญที่ HR ต้องจัดการร่วมกับข้อมูลพนักงานและ Payroll ได้แก่ กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (PVD) กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง (EWF) และกองทุนบริษัทที่องค์กรสามารถกำหนดเงื่อนไขเอง (ข้อมูล ณ กันยายน 2569 )
1. กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (Provident Fund: PVD)
กองทุนสำรองเลี้ยงชีพเป็นกองทุนที่นายจ้างและลูกจ้างร่วมกันจัดตั้งขึ้นโดยสมัครใจ เพื่อส่งเสริมการออมระยะยาวของพนักงาน โดยเงินกองทุนประกอบด้วยเงินสะสมจากพนักงานและเงินสมทบจากนายจ้าง
โปรแกรม HR จาก HumanSoft ช่วยจัดการกองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้ ดังนี้
-
จัดการข้อมูลกองทุนของพนักงานเป็นรายบุคคล
-
กำหนดเงื่อนไขเงินสะสมและเงินสมทบ
-
บันทึกยอดสะสมย้อนหลัง
-
นำข้อมูลกองทุนไปใช้ในการคำนวณเงินเดือน
-
ตรวจสอบข้อมูลและประวัติกองทุนย้อนหลัง
-
เรียกดูรายงานกองทุนสำหรับตรวจสอบยอด
2. กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง (Employee Welfare Fund: EWF)
กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างเป็นกองทุนตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 ที่นายจ้างและลูกจ้างร่วมจ่ายเงินสะสมและเงินสมทบ เพื่อเป็นหลักประกันให้ลูกจ้างเมื่อออกจากงาน เสียชีวิต หรือกรณีอื่นตามที่กฎหมายกำหนด (ดูอัตราและวันเริ่มบังคับใช้)
โปรแกรม HR จาก HumanSoft ได้เพิ่มระบบรองรับกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ครอบคลุมตั้งแต่การตั้งค่ากองทุน การจัดการข้อมูลพนักงาน การนำเข้าข้อมูล ไปจนถึงรายงานที่เกี่ยวข้อง จุดสำคัญคือระบบสามารถจัดการข้อมูล กองทุนสำรองเลี้ยงชีพและกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ภายในระบบเดียว ทำให้องค์กรที่มีพนักงานหลายกลุ่มไม่จำเป็นต้องแยกจัดการข้อมูลทั้งหมดออกเป็นคนละกระบวนการ
3. กองทุนอื่น ๆ จามเงื่อนไขบริษัท
กองทุนบริษัทคือกองทุนที่องค์กรจัดตั้งขึ้นเองนอกเหนือจากกองทุนตามกฎหมาย เช่น กองทุนบริษัท กองทุนสวัสดิการพนักงาน หรือเงินออมพนักงาน เป็นต้น HumanSoft ให้องค์กรเพิ่มกองทุนลักษณะนี้และตั้งเงื่อนไขได้ตามนโยบายของบริษัท ดังนี้
-
ตั้งชื่อและรหัสกองทุน
-
กำหนดอัตราเงินสะสมของพนักงานและเงินสมทบของบริษัท
-
กำหนดพนักงานที่เป็นสมาชิกเป็นรายบุคคล
-
นำยอดไปหักพร้อมรอบเงินเดือน และดูรายงานได้เหมือนกองทุนอื่น
ระบบจัดการกองทุนทั้ง 3 กลุ่มได้ภายในระบบเดียว ทำให้องค์กรที่มีพนักงานหลายกลุ่มไม่ต้องแยกจัดการเป็นคนละกระบวนการ หากองค์กรมีพนักงานหลักร้อยหรือมีเงื่อนไขกองทุนหลายรูปแบบ การใช้โปรแกรม HR และ Payroll ที่รวมข้อมูลพนักงาน เงินเดือน และกองทุนไว้ด้วยกันจะช่วยให้ตรวจสอบได้ง่ายขึ้น ทดลองใช้ HumanSoft ฟรี 30 วัน
FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโปรแกรม HR ที่รองรับการคำนวณกองทุน
ถาม : สามารถกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานสำหรับจัดการข้อมูลกองทุนได้หรือไม่?
ตอบ : ได้ HumanSoft กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและจัดการข้อมูลกองทุนตามบทบาทผู้ใช้งานที่องค์กรกำหนด เพื่อให้แต่ละบทบาทเข้าถึงข้อมูลตามความเหมาะสม
ถาม : พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลกองทุนด้วยตนเองได้หรือไม่?
ตอบ : HumanSoft มีเมนูกองทุนบน LINE OA และแอป HumanSoft (แอปสำหรับพนักงาน) ซึ่งช่วยให้พนักงานตรวจสอบรายละเอียดการหักเงินและข้อมูลเงินสะสมของตนเองได้
ถาม : กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างใช้แทนประกันสังคมหรือไม่?
ตอบ : ไม่ได้ เพราะกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างและประกันสังคมเป็นคนละระบบ มีวัตถุประสงค์ เงื่อนไข และสิทธิประโยชน์แตกต่างกัน
ถาม : หากบริษัทมีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพอยู่แล้ว ยังต้องนำส่งกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างหรือไม่?
ตอบ : ถ้ามีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (PVD) อยู่แล้ว จะได้รับการยกเว้นไม่ต้องนำส่งเงินเข้า กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง เฉพาะในส่วนของพนักงานที่เป็นสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพนั้นแล้วเท่านั้น
ถาม : ก่อนเริ่มตั้งค่ากองทุนในโปรแกรม HR ต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง?
ตอบ : ควรเตรียมข้อมูลพนักงาน รหัสหรือชื่อกองทุน วันที่เริ่มเข้ากองทุน วิธีหักเงิน อัตราเงินสะสมของพนักงาน อัตราเงินสมทบของบริษัท และข้อมูลกองทุนเดิมที่ต้องนำเข้าระบบ เพื่อช่วยให้การตั้งค่าและตรวจสอบข้อมูลทำได้ครบถ้วนตั้งแต่ต้น
ถาม : ตั้งกองทุนของบริษัทเองในโปรแกรม HR ได้ไหม?
ตอบ : ได้ HumanSoft ให้องค์กรเพิ่มกองทุนบริษัทนอกเหนือจาก PVD และ EWF โดยกำหนดอัตราเงินสะสม เงินสมทบ และพนักงานที่เป็นสมาชิกได้ตามเงื่อนไขของบริษัท ระบบจะคำนวณยอดหักพร้อมรอบเงินเดือนให้อัตโนมัติ
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
