HR มือใหม่หรือผู้บริหารที่กำลังมองหาวิธีเขียนจดหมายตอบรับเข้าทำงานแบบเป็นทางการ เข้าใจง่าย มาดูแนวทางพร้อมตัวอย่างที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ทันทีที่นี่

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
หนังสือรับรองการทำงานคืออะไร นำไปใช้ทำอะไร และขอที่ใครได้บ้าง 
ตัวอย่างหนังสือตักเตือนพนักงาน โหลดฟรี! นำไปปรับใช้ได้เลย
ตัวอย่างหนังสือแจ้งไม่ผ่านทดลองงาน พร้อมแจกไฟล์ Download ฟรี
แจกไฟล์ตัวอย่างหนังสือให้ความยินยอมใช้ข้อมูลส่วนบุคคล
ตัวอย่างแบบฟอร์มหนังสือแจ้งพ้นสภาพการเป็นพนักงาน Download

จดหมายตอบรับเข้าทำงานคืออะไร
จดหมายตอบรับเข้าทำงาน คือเอกสารที่นายจ้างออกให้แก่ผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก เพื่อยืนยันอย่างเป็นทางการว่าองค์กรตกลงรับเข้าทำงานตามตำแหน่งและเงื่อนไขที่ได้ตกลงไว้ เอกสารนี้เปรียบเสมือนสัญญาใจที่ช่วยสร้างความมั่นใจให้ทั้งฝ่ายนายจ้างและลูกจ้าง ว่าจะเริ่มต้นการทำงานด้วยความชัดเจน ถูกต้อง และเป็นระบบมากขึ้น

จดหมายตอบรับเข้าทำงานกับสัญญาจ้างแตกต่างกันอย่างไร
จดหมายตอบรับเข้าทำงานเป็นเพียงเอกสารยืนยันเบื้องต้นจากนายจ้างว่ารับผู้สมัครเข้าทำงานจริง โดยระบุวันเริ่มงานและเงื่อนไขหลัก ๆ เพื่อสร้างความมั่นใจให้ทั้งสองฝ่าย ขณะที่สัญญาจ้างงานเป็นเอกสารที่มีผลทางกฎหมายโดยตรง ครอบคลุมรายละเอียดเชิงลึก เช่น หน้าที่ความรับผิดชอบ เงินเดือน สวัสดิการ และข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามร่วมกัน จึงถือว่าจดหมายตอบรับเข้าทำงานคือการ “ยืนยันการตกลง” ส่วนสัญญาจ้างคือตัว “ข้อตกลงผูกพันตามกฎหมาย” นั่นเอง
 
Tips! อ่านบทความเพิ่มเติมเกี่ยวดับสัญญาจ้างงาน >> Q&A สัญญาจ้างงานมีกี่ประเภท อะไรบ้าง? ที่ HR ควรรู้

วิธีเขียนจดหมายตอบรับเข้าทำงาน สำหรับ HR
จดหมายลักษณะนี้ไม่ได้มีแค่หน้าที่ “ยืนยันการรับเข้าทำงาน” เท่านั้น แต่ยังสะท้อนความเป็นมืออาชีพและความน่าเชื่อถือขององค์กรด้วย ดังนั้นการเขียนให้ครบถ้วน ถูกต้อง และไม่ขัดต่อกฎหมายแรงงาน จึงเป็นสิ่งจำเป็น บทความนี้จะพาคุณไปดูว่า องค์ประกอบที่ “ต้องมี” มีอะไรบ้าง ข้อควรหลีกเลี่ยงที่ HR ต้องระวังมีอะไรบ้าง และควรใช้โทนภาษาแบบใด ดังนี้
 
องค์ประกอบที่ต้องมีในจดหมายตอบรับเข้าทำงาน
ระบุให้ชัด ครบ และอ่านง่ายที่สุด
ข้อมูลผู้สมัคร: ชื่อ–นามสกุล (ตามบัตรประชาชน) และช่องทางติดต่อ
รายละเอียดการจ้างงาน: ประเภทการจ้าง (ประจำ/สัญญาจ้าง/พาร์ตไทม์), ตำแหน่ง, หน้าที่โดยสรุป/อ้างอิง JD
ค่าตอบแทนและสวัสดิการหลัก: เงินเดือน/ค่าจ้าง, โครงสร้างโบนัส/OT/เบี้ยขยัน (ถ้ามี), สวัสดิการหลัก
ระยะเวลาและเงื่อนไขการจ้าง: วันที่เริ่มงาน, ระยะเวลาทดลองงาน (ถ้ามี), สถานที่ทำงาน, วัน–เวลาทำงาน
ข้อกำหนดอื่น ๆ (ถ้ามี): เอกสารที่ต้องนำมา/ส่งก่อนเริ่มงาน, เงื่อนไขเฉพาะ (เช่น ตรวจสุขภาพ/ตรวจประวัติ), ผู้ติดต่อ
กำหนดเวลาตอบรับ: วันที่/วิธีตอบรับ (ลงชื่อในส่วนตอบรับ/กด Reply อีเมล/ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์)
 
ข้อควรหลีกเลี่ยง/อย่าระบุ (สำคัญมาก)
อย่าระบุข้อตกลงใด ๆ ที่ ขัดต่อกฎหมายแรงงาน หรือทำให้ลูกจ้างได้ประโยชน์น้อยกว่าที่กฎหมายกำหนด เช่น
ค่าจ้างต่ำกว่า อัตราค่าจ้างขั้นต่ำ ในพื้นที่/อาชีพ
ชั่วโมงทำงานเกิน 48 ชม./สัปดาห์ และเกิน 8 ชม./วัน (งานทั่วไป) หรือเกิน 42 ชม./สัปดาห์ และ 7 ชม./วัน (งานอันตราย)
ตัด/ลด สิทธิวันหยุดประจำสัปดาห์, วันหยุดประจำปี, สิทธิการลา (ลาป่วย/ลาคลอด ฯลฯ)
ข้อความบังคับสละสิทธิ ค่าชดเชยกรณีเลิกจ้าง/สิ้นสุดสัญญา
 
หมายเหตุ : หากเป็น “เงื่อนไขเบื้องต้น” ให้เขียนเชิงยืนยันตามกฎหมาย และระบุว่ารายละเอียดที่มีผลผูกพันจะอยู่ใน “สัญญาจ้างงาน”
 
โทนภาษาและรูปแบบ
ใช้ภาษาทางการ สุภาพ กระชับ ประโยคสั้น ชัดเจน
จัดหัวข้อเป็นข้อ ๆ หรือย่อหน้าสั้น ๆ เพื่อให้สามารถสแกนอ่านคร่าว ๆ ได้
วันที่ใช้รูปแบบ วัน/เดือน/ปี ชื่อเดือนแบบเต็มเพื่อลดความสับสน

เทมเพลตตัวอย่างจดหมายตอบรับเข้าทำงาน ปรับใช้ได้ทันที
การออกจดหมายตอบรับเข้าทำงานถือเป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยยืนยันข้อตกลงระหว่างบริษัทกับผู้สมัครอย่างเป็นทางการ และสร้างความมั่นใจให้ทั้งสองฝ่ายตั้งแต่วันแรก ต่อไปนี้คือเทมเพลตตัวอย่างจดหมายตอบรับทั้งแบบเอกสารและแบบอีเมล ที่สามารถปรับใช้ได้ทันที


 
ตัวอย่างที่ 1 : จดหมายตอบรับเข้าทำงาน (แบบเอกสาร)
เรื่อง : หนังสือรับเข้าทำงาน (ตำแหน่ง [ตำแหน่งงาน])
เรียน : คุณ[ชื่อ–นามสกุล ผู้สมัคร]
ตามที่บริษัทได้ดำเนินการคัดเลือกพนักงานในตำแหน่ง [ตำแหน่งงาน] บริษัท [ชื่อบริษัท] ขอแจ้งให้ทราบว่า “ตกลงรับเข้าทำงาน” ในตำแหน่งดังกล่าว โดยมีสาระสำคัญดังนี้
ประเภทการจ้าง: [ประจำ/สัญญาจ้าง xx เดือน/พาร์ตไทม์]
วันที่เริ่มงาน: [วันที่เริ่มงาน] เวลา [เวลาเริ่ม] ณ [สถานที่ทำงาน/สาขา]
วัน–เวลาทำงาน: [เช่น จันทร์–ศุกร์ 09:00–18:00 น. พัก 1 ชม.] (รวมไม่เกิน 48 ชม./สัปดาห์ตามกฎหมาย)
ค่าตอบแทน: เงินเดือน [จำนวน] บาท/เดือน (ก่อนหักตามกฎหมาย) และสิทธิอื่น ๆ (ถ้ามี) เช่น [OT/โบนัส/เบี้ยขยัน/ค่าเดินทาง]
สวัสดิการหลัก: [เช่น ประกันสังคม/ประกันสุขภาพกลุ่ม/กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ/วันลาพักผ่อนประจำปีตามอายุงาน]
การทดลองงาน (ถ้ามี): [เช่น 119 วัน] โดยรายละเอียดเงื่อนไขเป็นไปตามสัญญาจ้างงาน
เอกสารสำหรับวันรายงานตัว: [บัตรประชาชน, สำเนาทะเบียนบ้าน, วุฒิการศึกษา, สำเนาบัญชีธนาคาร, รูปถ่าย, ใบเปลี่ยนชื่อ–สกุล (ถ้ามี)]
ผู้ประสานงาน: [ชื่อ–นามสกุล, ตำแหน่ง, โทร., อีเมล]
 
โปรดตอบยืนยันการรับข้อเสนอนี้ ภายในวันที่ [กำหนดตอบรับ] โดยลงชื่อในส่วนตอบรับ ท้ายหนังสือและส่งกลับทาง [อีเมล/ไปรษณีย์/ยื่นด้วยตนเอง] ทั้งนี้ รายละเอียดที่มีผลผูกพันทางกฎหมายจะระบุไว้ในสัญญาจ้างงาน ซึ่งบริษัทจะดำเนินการในวันเริ่มงาน/ก่อนเริ่มงาน

ขอแสดงความนับถือ
[ลงชื่อผู้มีอำนาจ]
([ชื่อ–นามสกุล])
[ตำแหน่ง] บริษัท [ชื่อบริษัท] โทร. [เบอร์] อีเมล [อีเมล]
 
ส่วนตอบรับของผู้สมัคร
ข้าพเจ้า [ชื่อ–นามสกุล] ยืนยันการเข้าทำงานในตำแหน่ง [ตำแหน่ง] วันที่เริ่มงาน [วันที่] ตามรายละเอียดข้างต้น
ลงชื่อ ___________________ วันที่ ___ / ___ / ____
โทร. __________ อีเมล __________
 
ตัวอย่างที่ 2 : จดหมายตอบรับเข้าทำงาน (แบบอีเมล สั้น กระชับ ปรับใช้ได้จริง)
เรื่อง : ยืนยันการรับเข้าทำงาน – [ตำแหน่ง] | [ชื่อบริษัท]
เรียน คุณ[ชื่อ–นามสกุล]
บริษัท [ชื่อบริษัท] ยืนยันการรับคุณเข้าทำงานในตำแหน่ง [ตำแหน่ง] ประเภทการจ้าง [ประจำ/สัญญา/พาร์ตไทม์] เริ่มงานวันที่ [วันที่] ที่ [สถานที่ทำงาน] วัน–เวลาทำงาน [เช่น จ.–ศ. 09:00–18:00 น.]
 
ค่าตอบแทน [เงินเดือน x บาท/เดือน] พร้อมสิทธิ/สวัสดิการหลัก [ระบุย่อ] การทดลองงาน (ถ้ามี) [xx วัน] เอกสารที่ต้องเตรียมในวันรายงานตัว: [รายการสั้น ๆ]

โปรดตอบยืนยัน ภายใน [กำหนดตอบรับ] โดยกด Reply พร้อมข้อความ “ยืนยันรับเข้าทำงาน” หรือแนบไฟล์ส่วนตอบรับที่ลงชื่อแล้วได้เช่นกัน
 
ผู้ประสานงาน: [ชื่อ–นามสกุล, ตำแหน่ง, โทร, อีเมล]
ขอบคุณและยินดีต้อนรับสู่ทีมครับ/ค่ะ

สรุป วิธีเขียนจดหมายตอบรับเข้าทำงาน พร้อมตัวอย่างใช้ได้จริงสำหรับ HR
จดหมายตอบรับเข้าทำงานไม่ใช่แค่เอกสารยืนยัน แต่คือ “ประตูบานแรก” ที่สร้างความมั่นใจ ความเป็นมืออาชีพ และความน่าเชื่อถือระหว่างองค์กรกับพนักงานใหม่ หาก HR เขียนอย่างครบถ้วน ถูกต้อง และชัดเจนตั้งแต่ต้น ก็จะช่วยให้การเริ่มงานราบรื่นและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันได้ตั้งแต่วันแรก