ข้อควรระวังจากการนำเข้าข้อมูลพนักงาน

ข้อควรระวังจากการนำเข้าข้อมูลพนักงาน หรือสิ่งที่อาจจะทำให้การนำเข้าข้อมูลพนักงานเกิดความผิดพลาดหรือทำให้ข้อมูลไม่ถูกต้อง รวมถึงผลลัพธ์หากกรอกข้อมูล หรือไม่กรอกนำเข้าข้อมูลให้กับพนักงาน

ข้อควรระวังในการนำเข้าข้อมูลพนักงาน

ข้อควรระวังในการนำเข้าข้อมูลพนักงาน หรือผลกระทบหากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์ หรือกรอกผิดรูปแบบ

1.ลำดับ

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ ผลกระทบคือ นำเข้าข้อมูลไปแล้วแต่ ข้อมูลไม่เข้าสู่ระบบ

หากกรอกผิดรูปแบบ เช่น ลำดับ 1 ทั้งคอลัมน์ ยังสามารถนำเข้าข้อมูลได้ปกติ ขอเพียงมีข้อมูลในคอลัมน์นี้

2.รหัสพนักงาน

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ ผลกระทบคือ ระบบจะ Generate รหัสพนักงานขึ้นมาให้หลังจากนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ

หากกรอกผิดรูปแบบ เช่น รหัสพนักงานซ้ำ เช่น นาย A รหัสพนักงาน 65001, นาย B รหัสพนักงาน 65001 หากนำเข้าข้อมูลจะเป็นการอัพเดทข้อมูลพนักงานโดยยึดข้อมูลล่าสุด ในแถวสุดท้ายเป็นข้อมูลหลักในการอัพเดทข้อมูลพนักงาน

3.รหัสลายนิ้วมือ

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถกรอกข้อมูลหรือไม่ก็ได้ ซึ่งสามารถเพิ่มภายหลังในระบบได้ แต่จะมีผลการลงเวลาผ่านเครื่องสแกน

หากกรอกผิดรูปแบบ หากกรอกรหัสลายนิ้วมือผิด เวลาของเครื่องสแกนที่ลงเวลา หรือนำเข้าเวลามาจะไม่เข้าระบบ อีกทั้งยังส่งผลให้ข้อมูลเข้าผิดผู้ใช้ได้

4. ต่างชาติ

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ ระบบจะแสดงข้อมูลเป็น สัญชาติ “ไทย”

หากกรอกผิดรูปแบบ ในการกรอกข้อมูล “ต่างชาติ” จะต้องกรอกเป็น Y = ต่างชาติ, N = สัญญาติไทย เท่านั้นหากกรอกข้อมูลเป็นชื่อสัญญาติเลยเช่น ไทย , มาเลเซีย , อินโดนีเซีย หรือไม่กรอกข้อมูลระบบจะนำเข้าเป็นสัญชาติ “ไทย” ที่เป็นค่าตั้งต้นของระบบ

5.เลขบัตรประจำตัวประชาชน/เลขประจำตัวประกันสังคม

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ ซึ่งสามารถเพิ่มภายหลังในระบบได้

หากกรอกผิดรูปแบบ เช่น ตั้งค่ารูปแบบเป็นตัวเลข  หรือสกุลเงิน หลังจากนำข้อมูลเข้าสู่ระบบจะมี $ หรือ ฿ ขึ้นนำหน้าข้อมูลเลขบัตรประจำตัวประชาชน สำหรับรูปแบบที่แนะนำคือ เศษส่วน

หากเลขบัตรประจำตัวประชาชนที่นำเข้าซ้ำกัน หจะเป็นการอัพเดทข้อมูลพนักงานโดยยึดข้อมูลล่าสุด (แถวท้ายสุด) เป็นข้อมูลหลักในการอัพเดท

6.ประเภทพนักงาน

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ แต่ข้อมูลจะแสดงเป็น “พนักงานรายเดือน” เนื่องจากเป็นค่าตั้งต้นของระบบ

หากกรอกผิดรูปแบบ ช่องประเภทพนักงาน จะเป็นการดึงข้อมูลจากรหัสประเภท เช่น 01-พนักงานประจำ, 02-พนักงานรายวัน, 03-พาร์ทไทม์ และ04-เหมาจ่าย ซึ่งระบบจะอ่านค่า 01, 02, 03 และ04 ในการนำเข้า

หากกรอกเพียงพนักงานประจำ, พนักงานรายวัน, พาร์ทไทม์ หรือเหมาจ่าย เมื่อนำข้อมูลเข้าไป ช่องประเภทพนักงานจะแสดงเป็น “พนักงานรายเดือน”

7.ประเภทกลุ่มพนักงาน

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ แต่ข้อมูลจะแสดงเป็น “พนักงานรายเดือน” เนื่องจากเป็นค่าตั้งต้นของระบบ

หากกรอกผิดรูปแบบ ทางเราแนะนำให้เป็นการเลือกข้อมูลจาก Drop down เท่านั้นเพื่อป้องกันข้อมูลผิดพลาด

8.คำนำหน้า

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ แต่ข้อมูลจะแสดงเป็น “นางสาว” เนื่องจากเป็นค่าตั้งต้นของระบบ

หากกรอกผิดรูปแบบ ช่องคำนำหน้าชื่อ จะเป็นการดึงข้อมูลจากรหัสคำนำหน้าชื่อ เช่น 01-นาย, 02-นาง และ03-นางสาว ซึ่งระบบจะอ่านค่า 01, 02 และ03 ในการนำเข้าข้อมูล

หากกรอกเพียงนาย, นาง หรือนางสาว เมื่อนำข้อมูลเข้าไปช่องคำนำหน้าชื่อ จะขึ้นเป็นช่องว่างไม่มีข้อมูล

9. ชื่อจริง, นามสกุล และชื่อเล่น

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติไปเพิ่มภายหลังในระบบได้

หากกรอกผิดรูปแบบ เช่นปัจจุบัน, 10/11/2022, กรอกอักษรพิเศษ, ตัวเลข, ภาษาอังกฤษ หรือสัญลักษณ์สามารถนำเข้าได้ปกติ

10.วันเกิด, วันที่เริ่มงาน, วันที่บรรจุ และวันที่ลาออก

โดยห้ามแก้ไข หรือลบช่องคอลัมน์สีเทา

รูปแบบที่ถูกต้อง YYYY-MM-DD, DD-MM-YYYY สามารถกรอกได้ทั้งปี พ.ศ. และค.ศ. ซึ่งระบบจะแปลงให้เอง

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติไปเพิ่มภายหลังในระบบได้

หากกรอกผิดรูปแบบ เช่น 3 มิถุนา 2022 หากพิมพ์ข้อมูลเดือนไม่ถูกต้องระบบจะแปลงค่าไม่ได้ หากพิมพ์ 3 มิถุนายน 2022 สูตรช่องสีเทาจะแปลงค่าเป็น 2022-06-03 ให้ทันที

11.เดือนที่เริ่มคำนวณภาษี

รูปแบบที่ถูกต้อง YYYY-MM กรอกแค่ปี ค.ศ. พ.ศ. กับเดือน เช่น 2022-10, 2565-10

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติไปเพิ่มภายหลังในระบบได้ หากมีการระบุวันที่เริ่มงาน เดือนที่เริ่มคำนวณภาษีจะนำข้อมูลเดือน และปีที่เริ่มงานมาแสดง

หากกรอกผิดรูปแบบ เช่น 03/06/2022 หลังจากนำเข้าจะไม่ขึ้นข้อมูล ช่องเดือนที่เริ่มคำนวณภาษีจะเป็น ช่องว่าง

12. สถานะลาออก (ห้ามแก้ไขช่องSigout_dt)

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ ซึ่งค่าตั้งต้นของระบบคือ “N เท่ากับ ยังทำงานอยู่”

หากกรอกผิดรูปแบบ เช่น ลาออก หากนำเข้าจะเป็นค่าตั้งต้นของระบบคือ “N เท่ากับ ยังทำงานอยู่” เนื่องจากเป็นการอ่านค่าจากรหัสสถานะ คือ N เท่ากับ ยังทำงานอยู่ ส่วนสถานะ Y เท่ากับ ลาออกไปแล้ว

13. ธนาคาร, รหัสสาขา และเลขที่บัญชี

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติไปเพิ่มภายหลังในระบบได้ ข้อมูลธนาคารจะขึ้นเป็นค่าว่าง

หากกรอกผิดรูปแบบ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติไปเพิ่มภายหลังในระบบได้ ข้อมูลธนาคารจะขึ้นเป็นค่าว่าง

14. แขวง/ตำบล, เขต/อำเภอ และจังหวัด

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ ไปเพิ่มภายหลังในระบบได้

หากกรอกผิดรูปแบบ เช่น มีคำว่า ต. ตำบล, แขวง, อ. อำเภอ, เขต หรือจ. จังหวัด หลังจากมีการนำเข้าข้อมูลระบบจะไม่พบข้อมูล เช่น ต.ในเมือง อ.เมืองพิษณุโลก จ.พิษณุโลก ในส่วนนี้คือข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง รูปแบบข้อมูลที่ถูกต้องคือ ในเมือง เมืองพิษณุโลก พิษณุโลก

15. แผนก, ฝ่ายงาน และหน่วยงาน

รูปแบบการนำเข้าที่ถูกต้องคือ กรอกเป็นรหัสแผนก, ฝ่าย หรือหน่วยงาน ที่ได้สร้างไว้ในโครงสร้างองค์กร ดังภาพ

ข้อห้าม ห้ามกรอกรหัสแผนกด้วยตัวอักษรพิเศษ เช่น – (เครื่องหมายลบ) เช่น HO-001 ระบบจะดึงข้อมูลแค่ HO ค่าหลัง “-” จะไม่ถูกอ่าน

หลักการนำเข้าข้อมูลในส่วนของแผนก จะนำเข้าข้อมูลจาก หน่วยงาน > ฝ่ายงาน > แผนก ไล่ลำดับตามนี้ ยกตัวอย่าง หากต้องการนำเข้าข้อมูลในส่วนของ ฝ่ายงาน ให้กรอกข้อมูลรหัสในช่องฝ่ายงานช่องเดียว ดังภาพ

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ แต่หลังจากนำเข้าแล้ว ข้อมูลพนักงานจะตกอยู่ในหน้านำเข้าข้อมูลพนักงาน และอยู่ในขั้นตอนการรอกำหนดหน่วยงาน หากไม่กำหนดหน่วยงานให้พนักงาน ข้อมูลจะไม่เข้าสู่ระบบ

หากกรอกผิดรูปแบบ เช่นกรอกเป็นชื่อแผนกไปเลย ไม่ได้กรอกรหัสแผนก, ฝ่าย หรือหน่วยงาน สามารถนำเข้าข้อมูลได้ แต่หลังจากนำเข้าแล้วข้อมูลพนักงานจะตกอยู่ในหน้านำเข้าข้อมูลพนักงาน และอยู่ในขั้นตอนการรอกำหนดหน่วยงาน เนื่องจากการนำเข้าจะตรวจจับจากรหัสของแผนก, ฝ่าย และหน่วยงาน

16. ตำแหน่ง

รูปแบบการนำเข้าที่ถูกต้องคือ กรอกเป็นรหัสตำแหน่ง ที่ได้สร้างไว้ใน โครงสร้างตำแหน่ง ดังภาพ

ข้อห้าม ห้ามกรอกรหัสตำแหน่งด้วยตัวอักษรพิเศษ – (เครื่องหมายลบ) เช่น HO-001 ระบบจะดึงข้อมูลแค่ HO ค่าหลัง “-” จะไม่ถูกอ่าน

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ ผลกระทบแบบเดียวกันกับการนำเข้าข้อมูลพนักงาน คือข้อมูลพนักงานจะตกอยู่ในหน้านำเข้าข้อมูลพนักงาน รอการกำหนดตำแหน่งงาน ดังภาพ

ข้อควรรู้ และควรระวัง ในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel ที่ใช้นำเข้าข้อมูลพนักงานเพื่ออัพเดทข้อมูล

การนำเข้าข้อมูลพนักงาน เพื่ออัพเดทข้อมูลจะมีการอ้างอิงจากข้อมูลจาก 2 ส่วนดังนี้

1.รหัสพนักงาน

ในการอัพเดทข้อมูลพนักงาน ข้อมูลรหัสพนักงานจะเป็นเพียงข้อมูลเดียวที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงจากการนำเข้าเพื่ออัพเดทได้เนื่องจากเป็น ข้อมูลหลักในการอ้างอิงข้อมูลในการนำเข้า

2.เลขบัตรประชาชน

สำหรับเลขบัตรประชาชน จะเป็นอีกหนึ่งข้อมูลที่ระบบจะตรวจสอบ รองมาจากรหัสของพนักงาน

โดยในขั้นตอนการดาวน์โหลดข้อมูลพนักงานมาแก้ไขเพื่ออัพเดทข้อมูลสามารถดำเนินการได้ดังนี้ ไปที่เมนู “ข้อมูลพนักงาน” เลือก “นำเข้าข้อมูลพนักงาน” หลังจากนั้นกด “เทมเพลทมีรายชื่อพนักงาน” เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลทที่ใช้นำเข้าข้อมูล จะได้รับเป็นไฟล์ .xlsx (Excel) ซึ่งเทมเพลท Excel ที่จะอัปโหลดเข้าระบบ จะต้องเป็นสกุล .xlsx เท่านั้น

สรุปได้ว่าข้อควรระวังจากการนำเข้าข้อมูลพนักงาน เป็นข้อควรระวัง หรือสิ่งที่อาจจะทำให้การนำเข้าข้อมูลพนักงานเกิดความผิดพลาด หรือทำให้ข้อมูลไม่ถูกต้อง รวมถึงผลลัพธ์หากกรอกข้อมูล หรือไม่กรอกข้อมูลในการนำเข้าข้อมูลของพนักงาน