การนำเข้าการกะการทำงาน-วันหยุด (หมุนเวียน)
การนำเข้าการกะการทำงาน-วันหยุด (แบบหมุนเวียน) เป็นอีกหนึ่งวิธีการจัดกะการทำงาน หรือวันทำงาน วันหยุดให้กับพนักงาน กรณีที่พนักงานมีการเปลี่ยนกะการทำงาน สลับวันทำงาน-วันหยุด หรือต้องผลัดเปลี่ยนการทำงาน โดยที่ในแต่ละวันหรือในแต่ละเดือนมีกะการทำงานและวันทำงาน-วันหยุด ที่ต่างกันออกไป ทั้งนี้ HR จะต้องมาทำการนำเข้ากะการทำงาน-วันหยุด (แบบหมุนเวียน) ให้แก่พนักงานในทุก ๆ เดือน ซึ่งในส่วนของการนำเข้าจัดการกะการทำงาน-วันหยุด (หมุนเวียน) แบ่งออกเป็น 3 กรณีคือ
- การนำเข้าจัดการกะการทำงาน (แบบเวียน)
- การนำเข้าจัดการวันหยุด (แบบเวียน)
- การนำเข้าจัดการกะการทำงาน-วันหยุด (แบบเวียน)
โดยทั้ง 3 กรณีสามารถนำเข้าได้ตามรายละเอียดดังต่อไปนี้
การนำเข้าจัดการกะการทำงาน (แบบเวียน)
การนำเข้าจัดการกะการทำงานแบบเวียน หมายถึง การจัดการตารางเวลาทำงานของพนักงานในลักษณะที่กะการทำงานของพนักงานแต่ละคนจะหมุนเวียนเปลี่ยนแปลงไปตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น ในสัปดาห์นี้พนักงานอาจทำงานในกะเช้า แต่ในสัปดาห์ถัดไปอาจเปลี่ยนไปทำงานในกะบ่าย หรือกลางคืนแทน
ขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตจัดการกะการทำงาน (แบบเวียน)
ขั้นตอนแรกของการนำเข้ากะการทำงาน (แบบเวียน) ให้แก่พนักงานคือการดาวน์โหลดเทมเพลตเพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูล โดย HR สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้
1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน" > เลือก "จัดการเวลา" > คลิกที่ “จัดการกะการทำงาน-วันหยุด”
2. ในเมนู "จัดการกะการทำงาน" HR สามารถใช้ตัวกรองการค้นหาเพื่อเลือกพนักงานที่ต้องการจัดการกะ โดยสามารถกรองตามแผนก ตำแหน่ง ชื่อพนักงานรายบุคคล และเลือกมุมมองการจัดกะการทำงานทั้งแบบรายเดือนและรายสัปดาห์ หลังจากนั้นเลือกเดือนที่ต้องการและกดค้นหาเพื่อเริ่มการจัดการกะการทำงาน
3. เมื่อทำการค้นหาเรียบร้อย ระบบจะแสดงรายชื่อพนักงานตามตัวกรองที่เลือกไว้ จากนั้นเลื่อนลงมาที่ด้านล่างสุดของหน้า และกดที่ "Template" เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตสำหรับกรอกข้อมูลกะการทำงานก่อนนำเข้าระบบ
ขั้นตอนการกรอกข้อมูลบนเทมเพลตการนำเข้ากะการทำงาน (ไฟล์ Excel)
ในการกรอกข้อมูลบนไฟล์ Excel เทมเพลตการนำเข้ากะการทำงานให้แก่พนักงานจะต้องทำการนำรหัสกะการทำงานที่ต้องการมากรอกให้แก่พนักงานตามวันที่ต้องการเปลี่ยนกะการทำงานให้แก่พนักงาน โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้
1. นำรหัสกะการทำงานที่ต้องการ จากหน้าข้อมูลกะการทำงาน มากรอกในวันที่ต้องการเปลี่ยนให้กับพนักงาน
2. สามารถตรวจสอบรหัสกะการทำงาน ให้มาที่เมนูข้อมูลองค์กร แล้วเลือกข้อมูลกะการทำงาน เพื่อนำรหัสของกะการทำงานไปกรอกในเทมเพลตอีกครั้ง
ขั้นตอนการนำเข้าไฟล์เทมเพลตมายังโปรแกรม HumanSoft
เมื่อกรอกข้อมูลในเทมเพลตเรียบร้อยแล้ว ให้กลับมาที่หน้าจัดการกะการทำงาน-วันหยุดอีกครั้ง เพื่อทำการนำเข้าไฟล์เทมเพลตที่กรอกข้อมูลแล้วมายังโปรแกรม HumanSoft โดยสามารถดำเนินการนำเข้าไฟล์เทมเพลตมายังโปรแกรม HumanSoft ได้ดังนี้