การนำเข้าข้อมูลกะการทำงาน-วันหยุด (หมุนเวียน)

การนำเข้าการกะการทำงาน-วันหยุด (แบบหมุนเวียน) เป็นอีกหนึ่งวิธีการจัดกะการทำงานหรือวันทำงาน-วันหยุดให้กับพนักงาน กรณีที่พนักงานมีการเปลี่ยนกะการทำงาน สลับวันทำงาน-วันหยุด หรือต้องผลัดเปลี่ยนการทำงาน โดยที่ในแต่ละวันหรือในแต่ละเดือนมีกะการทำงานและวันทำงาน-วันหยุด ที่ต่างกันออกไป ทั้งนี้ HR จะต้องมาทำการนำเข้ากะการทำงาน-วันหยุด (แบบหมุนเวียน) ให้แก่พนักงานในทุก ๆ เดือน ซึ่งในส่วนของการนำเข้าข้อมูลจัดการกะการทำงาน-วันหยุด (หมุนเวียน) แบ่งออกเป็น 4 กรณีคือ

1.การนำเข้าจัดการกะการทำงาน

2.การนำเข้าจัดการวันหยุด

3.การนำเข้าจัดการกะการทำงาน-วันหยุด

4.จัดการกำลังพล

โดยทั้ง 4 กรณีสามารถนำเข้าได้ตามรายละเอียดดังต่อไปนี้

1.การนำเข้าจัดการกะการทำงาน

การนำเข้าจัดการกะการทำงาน (แบบเวียน) หมายถึง การจัดการตารางเวลาทำงานของพนักงานในลักษณะที่กะการทำงานของพนักงานแต่ละคนจะหมุนเวียนเปลี่ยนแปลงไปตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น ในสัปดาห์นี้พนักงานอาจทำงานในกะเช้า แต่ในสัปดาห์ถัดไปอาจเปลี่ยนไปทำงานในกะบ่าย หรือกลางคืนแทน

ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท “การนำเข้าจัดกะการทำงาน”

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน

2.ไปที่เมนู “จัดการเวลา” และเลือกที่ “จัดการกะการทำงาน-วันหยุด”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการกะการทำงาน-วันหยุด ให้เลือกที่ “จัดการกะการทำงาน”

4.หลังจากนั้น ให้กำหนดเงื่อนไขที่ต้องการจัดการกะการทำงานให้กับพนักงาน โดยสามารถเลือกได้ตามแผนก, ตำแหน่ง, ชื่อพนักงานรายบุคคล และเลือกมุมมองการจัดการกะการทำงานทั้งรายเดือนและรายสัปดาห์ และเลือก “ค้นหา” เพื่ออเริ่มการจัดการกะการทำงาน

5.เมื่อทำการค้นหาเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงรายชื่อพนักงานตามตัวกรองที่เลือกไว้ จากนั้นเลื่อนลงมาที่ด้านล่างสุดของหน้า และเลือกที่ "Template" เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตสำหรับกรอกข้อมูลกะการทำงานก่อนนำเข้าระบบ

ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลกะการทำงาน

หลังจากดาวน์โหลดไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า ข้อควรทราบและข้อควรระวังจากการนำเข้าข้อมูลกะการทำงาน ดังนี้

1.รหัส คือ รหัสพนักงานที่ต้องการจัดการกะการทำงานให้ โดยระบบจะดึงข้อมูลมาให้เองตามเงื่อนไขที่ทำการค้นหาไว้เบื้องต้น

2.ชื่อพนักงาน คือ รายชื่อพนักงานที่ต้องการจัดการกะการทำงานให้ โดยระบบจะดึงข้อมูลมาให้เองตามเงื่อนไขที่ทำการค้นหาไว้เบื้องต้น

3.นำรหัสกะการทำงานที่ต้องการจัดกะการทำงานให้กับพนักงานบุคคลนั้นๆ มากรอกในวันที่ต้องการเปลี่ยนให้กับพนักงาน โดยสามารถตรวจสอบรหัสกะการทำงานได้

• ให้ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร”
• และเลือกที่ “ข้อมูลกะการทำงาน” เพื่อนำรหัสของกะการทำงานมากรอกในเทมเพลท

การนำเข้าไฟล์ข้อมูลจัดการกะการทำงาน เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

วิธีการนำเข้าไฟล์ข้อมูลกะการทำงาน เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลกะการทำงาน หลังจากนั้นให้เลือกที่ “จัดการกะการทำงาน”

2.เลือก “เลือกไฟล์” เพื่อนำเข้าข้อมูล

3.เลือก “Upload” เพื่อนำเข้าไฟล์ข้อมูลกะการทำงาน

4.สามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้ว่าข้อมูลที่นำเข้าไปทั้งหมดนั้น นำเข้าสำเร็จกี่รายการ และข้อมูลผิดพลาดกี่รายการ

หมายเหตุ:  หลังจากที่ทำการอัปโหลดข้อมูลกะการทำงานเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลกะการทำงานที่ได้ถูกนำเข้า อย่างไรก็ตาม หากพบว่ากะการทำงานของพนักงานไม่เปลี่ยนแปลง ให้ตรวจสอบดังนี้:

• ตรวจสอบที่หน้าตารางเวลาการทำงานหรือในการขอเอกสารของพนักงานที่พบปัญหา ว่ามีเอกสารโอทีอยู่หรือไม่ หากพบ ให้ทำการลบเอกสารโอทีดังกล่าวออกก่อน
• ตรวจสอบที่รหัสกะการทำงานว่ามีอักษรพิเศษอยู่หรือไม่ เช่น _, . หรือ – เป็นต้น เพราะอักษรพิเศษเหล่านี้อาจทำให้ระบบไม่สามารถประมวลผลข้อมูลได้อย่างถูกต้อง

2.การนำเข้าจัดการวันหยุด

การนำเข้าจัดการวันหยุด (แบบเวียน) หมายถึง การจัดการตารางวันหยุดและวันทำงานของพนักงานให้มีการหมุนเวียนเปลี่ยนแปลงไปตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น ในสัปดาห์นี้พนักงานอาจมีวันหยุดในวันจันทร์และวันอังคาร แต่ในสัปดาห์ถัดไปอาจเปลี่ยนไปหยุดในวันพฤหัสบดีและวันศุกร์แทน

ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท “การนำเข้าจัดการวันหยุด”

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน

2.ไปที่เมนู “จัดการเวลา” และเลือกที่ “จัดการกะการทำงาน-วันหยุด”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการกะการทำงาน-วันหยุด ให้เลือกที่ “จัดการวันหยุด”

4.หลังจากนั้น ให้กำหนดเงื่อนไขที่ต้องการจัดการวันหยุดให้กับพนักงาน โดยสามารถเลือกได้ตามแผนก, ตำแหน่ง, ชื่อพนักงานรายบุคคล และเลือกมุมมองการจัดการวันหยุดทั้งรายเดือนและรายสัปดาห์ และเลือก “ค้นหา” เพื่อเริ่มการจัดการวันหยุด

5.เมื่อทำการค้นหาเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงรายชื่อพนักงานตามตัวกรองที่เลือกไว้ จากนั้นเลื่อนลงมาที่ด้านล่างสุดของหน้า และเลือกที่ "Template" เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตสำหรับกรอกข้อมูลจัดการวันหยุดก่อนนำเข้าระบบ

ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลจัดการวันหยุด

หลังจากดาวน์โหลดไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า ข้อควรทราบและข้อควรระวังจากการนำเข้าข้อมูลจัดการวันหยุด ดังนี้

1.รหัส คือ รหัสพนักงานที่ต้องการจัดการวันหยุดให้ โดยระบบจะดึงข้อมูลมาให้เองตามเงื่อนไขที่ทำการค้นหาไว้เบื้องต้น

2.ชื่อพนักงาน คือ รายชื่อพนักงานที่ต้องการจัดการวันหยุดให้ โดยระบบจะดึงข้อมูลมาให้เองตามเงื่อนไขที่ทำการค้นหาไว้เบื้องต้น

3.นำรหัสวันทำงาน-วันหยุดที่ต้องการจัดให้กับพนักงานบุคคลนั้นๆ โดยรหัสวันทำงานและวันหยุด มีดังนี้

• 00 - วันทำงาน
• 01 - วันหยุดนักขัตฤกษ์
• 03 - วันหยุดพนักงาน
• 04 - วันหยุดพิเศษ

การนำเข้าไฟล์ข้อมูลจัดการวันหยุด เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

วิธีการนำเข้าไฟล์ข้อมูลจัดการวันหยุด เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลจัดการวันหยุด หลังจากนั้นให้เลือกที่ “จัดการวันหยุด”

2.เลือก “เลือกไฟล์” เพื่อนำเข้าข้อมูล

3.เลือก “Upload” เพื่อนำเข้าไฟล์ข้อมูลวันหยุด

4.สามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้ว่าข้อมูลที่นำเข้าไปทั้งหมดนั้น นำเข้าสำเร็จกี่รายการ และข้อมูลผิดพลาดกี่รายการ

หมายเหตุ:  หลังจากที่ทำการอัปโหลดข้อมูลวันหยุดเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลกะการทำงานที่ได้ถูกนำเข้า อย่างไรก็ตาม หากพบว่าวันหยุดของพนักงานไม่เปลี่ยนแปลง ให้ตรวจสอบดังนี้:

• ตรวจสอบที่หน้าตารางเวลาการทำงานหรือในการขอเอกสารของพนักงานที่พบปัญหา ว่ามีเอกสารโอทีอยู่หรือไม่ หากพบ ให้ทำการลบเอกสารโอทีดังกล่าวออกก่อน

3.การนำเข้าจัดการกะการทำงาน - วันหยุด

การนำเข้ากะการทำงาน-วันหยุด (แบบเวียน) หมายถึง การจัดการตารางการทำงานและวันหยุดของพนักงานในลักษณะที่มีการหมุนเวียนทั้งกะการทำงานและวันหยุดไปตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น พนักงานคนหนึ่งอาจทำงานในกะเช้าและมีวันหยุดในวันจันทร์ในสัปดาห์แรก แต่ในสัปดาห์ถัดไปอาจเปลี่ยนไปทำงานในกะบ่ายและมีวันหยุดในวันศุกร์แทน

ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท “การนำเข้าจัดการกะการทำงาน - วันหยุด”

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน

2.ไปที่เมนู “จัดการเวลา” และเลือกที่ “จัดการกะการทำงาน - วันหยุด”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการกะการทำงาน - วันหยุด ให้เลือกที่ “จัดการกะการทำงาน - วันหยุด”

4.หลังจากนั้น ให้กำหนดเงื่อนไขที่ต้องการจัดการกะการทำงาน - วันหยุดให้กับพนักงาน โดยสามารถเลือกได้ตามแผนก, ตำแหน่ง, ชื่อพนักงานรายบุคคล และเลือกมุมมองการจัดการกะการทำงาน - วันหยุดทั้งรายเดือนและรายสัปดาห์ และเลือก “ค้นหา” เพื่อเริ่มการจัดการกะการทำงาน - วันหยุด

5.เมื่อทำการค้นหาเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงรายชื่อพนักงานตามตัวกรองที่เลือกไว้ จากนั้นเลื่อนลงมาที่ด้านล่างสุดของหน้า และเลือกที่ "Template" เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตสำหรับกรอกข้อมูลจัดการกะการทำงาน - วันหยุด ก่อนนำเข้าระบบ

ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลจัดการกะการทำงาน - วันหยุด

หลังจากดาวน์โหลดไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า ข้อควรทราบและข้อควรระวังจากการนำเข้าข้อมูลจัดการกะการทำงาน - วันหยุด ดังนี้

1.รหัส คือ รหัสพนักงานที่ต้องการจัดการกะการทำงาน - วันหยุดให้ โดยระบบจะดึงข้อมูลมาให้เองตามเงื่อนไขที่ทำการค้นหาไว้เบื้องต้น

2.ชื่อพนักงาน คือ รายชื่อพนักงานที่ต้องการจัดการกะการทำงาน - วันหยุดให้ โดยระบบจะดึงข้อมูลมาให้เองตามเงื่อนไขที่ทำการค้นหาไว้เบื้องต้น

3.นำรหัสกะการทำงานที่ต้องการจัดกะการทำงานให้กับพนักงานบุคคลนั้นๆ มากรอกในวันที่ต้องการเปลี่ยนให้กับพนักงาน โดยสามารถตรวจสอบรหัสกะการทำงานได้

• ให้ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร”
• และเลือกที่ “ข้อมูลกะการทำงาน” เพื่อนำรหัสของกะการทำงานมากรอกในเทมเพลท

4.นำรหัสวันทำงาน - วันหยุดที่ต้องการจัดให้กับพนักงานบุคคลนั้นๆ โดยรหัสวันทำงานและวันหยุด มีดังนี้

• 00 - วันทำงาน
• 01 - วันหยุดนักขัตฤกษ์
• 03 - วันหยุดพนักงาน
• 04 - วันหยุดพิเศษ

การนำเข้าไฟล์ข้อมูลจัดการกะการทำงาน - วันหยุด เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

วิธีการนำเข้าไฟล์ข้อมูลจัดการกะการทำงาน - วันหยุด เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลจัดการกะการทำงาน - วันหยุด หลังจากนั้นให้เลือกที่ “จัดการกะการทำงาน - วันหยุด”

2.เลือก “เลือกไฟล์” เพื่อนำเข้าข้อมูล

3.เลือก “Upload” เพื่อนำเข้าไฟล์ข้อมูลกะการทำงาน - วันหยุด

4.สามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้ว่าข้อมูลที่นำเข้าไปทั้งหมดนั้น นำเข้าสำเร็จกี่รายการ และข้อมูลผิดพลาดกี่รายการ

4.การนำเข้าจัดการกำลังพล

การนำเข้าจัดการกำลังพล (แบบเวียน) หมายถึง การจัดกำลังพลในการทำงานในแต่ละวัน กรณีที่บริษัทนั้นๆมีหลายสำนักงานสาขา โดยการจัดการกำลังพลให้พนักงานไปปฏิบัติงานตามสำนักงานสาขา มีการหมุนเวียนกันตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น ในช่วงสัปดาห์แรกให้พนักงานไปปฏิบัติงานที่สำนักงานสาขา A และในช่วงสัปดาห์ที่สองให้พนักงานไปปฏิบัติงานที่สำนักงานสาขา B

ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท “การนำเข้าจัดการกำลังพล”

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน

2.ไปที่เมนู “จัดการเวลา” และเลือกที่ “จัดการกะการทำงาน-วันหยุด”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการกะการทำงาน-วันหยุด ให้เลือกที่ “จัดการกำลังพล”

4.หลังจากนั้น ให้กำหนดเงื่อนไขที่ต้องการจัดการกำลังพล โดยสามารถเลือกได้ตามสาขา/หน่วยงาน, ตำแหน่ง, ชื่อพนักงานรายบุคคล และเลือกมุมมองการจัดการกำลังพลทั้งรายเดือนและรายสัปดาห์ และเลือก “ค้นหา” เพื่อเริ่มการจัดการกำลังพล

5.เมื่อทำการค้นหาเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลการจัดการกำลังพลตามตัวกรองที่เลือกไว้ จากนั้นเลื่อนลงมาที่ด้านล่างสุดของหน้า และเลือกที่ "Template" เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตสำหรับกรอกข้อมูลจัดการกำลังพล ก่อนนำเข้าระบบ

ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลจัดการกำลังพล

หลังจากดาวน์โหลดไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า ข้อควรทราบและข้อควรระวังจากการนำเข้าข้อมูลจัดการกำลังพล ดังนี้

1.รหัส คือ รหัสพนักงานที่ต้องการจัดการกำลังพลให้ โดยระบบจะดึงข้อมูลมาให้เองตามเงื่อนไขที่ทำการค้นหาไว้เบื้องต้น

2.ชื่อพนักงาน คือ รายชื่อพนักงานที่ต้องการจัดการกำลังพลให้ โดยระบบจะดึงข้อมูลมาให้เองตามเงื่อนไขที่ทำการค้นหาไว้เบื้องต้น

3.นำรหัสสำนักงานสาขาที่ต้องการจัดการกำลังพลให้กับพนักงานบุคคลนั้นๆ มากรอกในวันที่ต้องการเปลี่ยนให้กับพนักงาน โดยสามารถตรวจสอบรหัสสำนักงานสาขาได้

• ให้ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร”
• และเลือกที่ “โครงสร้างองค์กร” เพื่อนำรหัสของสำนักงานสาขามากรอกในเทมเพลท

การนำเข้าไฟล์ข้อมูลจัดการกำลังพล เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

วิธีการนำเข้าไฟล์ข้อมูลจัดการกำลังพล เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลจัดการกำลังพล หลังจากนั้นให้เลือกที่ “จัดการกำลังพล”

2.เลือก “เลือกไฟล์” เพื่อนำเข้าข้อมูล

3.เลือก “Upload” เพื่อนำเข้าไฟล์ข้อมูลจัดการกำลังพล

4.สามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้ว่าข้อมูลที่นำเข้าไปทั้งหมดนั้น นำเข้าสำเร็จกี่รายการ และข้อมูลผิดพลาดกี่รายการ

ข้อควรระวัง: หากมีการนำเข้ากะการทำงาน หรือวันทำงาน-วันหยุดของพนักงานแล้วเกิดการกดรีเซต ไม่ว่าจะเป็นรีเซตค่าตั้งต้น, รีเซตเฉพาะกะการทำงาน หรือรีเซตเฉพาะวันหยุด สามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าในระบบได้ โดยประวัติการนำเข้าจะเก็บข้อมูลของไฟล์ที่ถูกนำเข้าไว้ทั้งหมด