การนำเข้าการกะการทำงาน-วันหยุด
การนำเข้าข้อมูลเพื่อจัดกะการทำงาน หรือวันทำงานวันหยุดของพนักงานเป็นรายเดือน หรือรายสัปดาห์ เป็นอีกหนึ่งวิธีการจัดกะการทำงาน หรือวันทำงานวันหยุดให้กับพนักงาน ที่มีการเปลี่ยนกะการทำงาน, การสลับวันหยุดเป็นรายสัปดาห์ หรือรายเดือน
1.การนำเข้ากะการทำงาน
ให้ไปที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเวลา มาที่เมนูจัดการกะการทำงาน-วันหยุด หลังจากนั้นเลือกที่ “จัดการกะการทำงาน”
และสามารถเลือกตัวกรองได้ว่าจะจัดกะการทำงานให้กับพนักงานเฉพาะแผนก, ตำแหน่ง, ชื่อพนักงานรายบุคคล อีกทั้งยังต้องเลือกว่าจะจัดกะการทำงานโดยใช้มุมมองทั้งเดือน หรือรายสัปดาห์ หลังจากนั้นเลือกรอบเดือนที่ต้องการ และกดค้นหา
เมื่อกดค้นหาเรียบร้อยแล้ว จะแสดงรายชื่อพนักงาน ตามตัวกรองที่ใช้ค้นหา หลังจากนั้นให้ลงมาด้านล่างสุด กดที่ Template เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตไปกรอกข้อมูลอีกครั้ง
สำหรับการกรอกข้อมูลในเทมเพลต ให้นำรหัสกะการทำงานที่ต้องการ จากหน้าข้อมูลกะการทำงาน มากรอกในวันที่ต้องการเปลี่ยนให้กับพนักงาน
หน้าข้อมูลกะการทำงาน ให้มาที่เมนูข้อมูลองค์กร แล้วเลือกข้อมูลกะการทำงาน เพื่อนำรหัสของกะการทำงานไปกรอกในเทมเพลตอีกครั้ง
เมื่อกรอกข้อมูลในเทมเพลตเรียบร้อยแล้ว ให้กลับมาที่หน้าจัดการกะการทำงาน-วันหยุด อีกครั้ง หลังจากนั้นให้กด “เลือกไฟล์” และกด Upload เป็นอันเรียบร้อย
เมื่อ Upload เรียบร้อยแล้ว จะแสดงข้อมูลของกะการทำงานที่เรานำเข้ามาในระบบ
ในกรณีที่นำเข้าข้อมูลเข้ามาแล้ว แต่กะการทำงานของพนักงานไม่เปลี่ยน ให้ตรวจสอบที่หน้าตารางเวลาการทำงาน หรือในการขอเอกสารของพนักงานที่พบปัญหา ว่ามีเอกสารโอทีอยู่หรือไม่ แล้วทำการลบเอกสารโอทีดังกล่าวออกก่อน หรือตรวจสอบที่รหัสกะการทำงานว่ามีอักษณพิเศษหรือไม่ เช่น _, . หรือ - เป็นต้น
2.การนำเข้าวันทำงาน-วันหยุด
ให้ไปที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเวลา มาที่เมนูจัดการกะการทำงาน-วันหยุด หลังจากนั้นเลือกที่ “จัดการวันหยุด”
และสามารถเลือกตัวกรองได้ว่าจะจัดวันทำงาน-วันหยุด ให้กับพนักงานเฉพาะแผนก, ตำแหน่ง, ชื่อพนักงานรายบุคคล อีกทั้งยังต้องเลือกว่าจะจัดวันทำงาน-วันหยุด ทำงานโดยใช้มุมมองทั้งเดือน หรือรายสัปดาห์ หลังจากนั้นเลือกรอบเดือนที่ต้องการ และกดค้นหา
เมื่อกดค้นหาเรียบร้อยแล้ว จะแสดงรายชื่อพนักงาน ตามตัวกรองที่ใช้ค้นหา หลังจากนั้นให้ลงมาด้านล่างสุด กดที่ Template เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตไปกรอกข้อมูลอีกครั้ง
สำหรับการกรอกข้อมูลในเทมเพลต ให้นำรหัส 00 : วันทำงาน, 01 : วันหยุดนักขัตฤกษ์, 03 : วันหยุดพนักงาน และ 04 : วันหยุดพิเศษ (Beta) ที่ต้องการ มากรอกในวันที่ต้องการเปลี่ยนให้กับพนักงาน
เมื่อกรอกข้อมูลในเทมเพลตเรียบร้อยแล้ว ให้กลับมาที่หน้าจัดการวันหยุด อีกครั้ง หลังจากนั้นให้กด “เลือกไฟล์” และกด Upload เป็นอันเรียบร้อย
เมื่อ Upload เรียบร้อยแล้ว จะแสดงข้อมูลของวันทำงาน, วันหยุดที่เรานำเข้ามาในระบบ
ในกรณีที่นำเข้าข้อมูลเข้ามาแล้ว แต่วันทำงานหรือวันหยุดของพนักงานไม่เปลี่ยน ให้ตรวจสอบที่หน้าตารางเวลาการทำงาน หรือในการขอเอกสารของพนักงานที่พบปัญหา ว่ามีเอกสารโอทีอยู่หรือไม่ แล้วทำการลบเอกสารโอทีดังกล่าวออกก่อน
ข้อควรระวัง
หากมีการนำเข้ากะการทำงาน หรือวันทำงาน-วันหยุดของพนักงาน แล้วมีการไปกดรีเซต ไม่ว่าจะเป็นรีเซตค่าตั้งต้น, รีเซตเฉพาะกะการทำงาน หรือรีเซตเฉพาะวันหยุด สามารถมาตรวจสอบได้ที่ประวัติการนำเข้า เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ และนำเข้าไปใหม่อีกครั้งได้เลย โดยไฟล์บนสุด คือไฟล์ที่มีการนเข้าไปครั้งล่าสุด
สรุปได้ว่า สำหรับการนำเข้าเทมเพลตเพื่อจัดกะการทำงาน หรือวันทำงาน-วันหยุดของพนักงาน เป็นอีกหนึ่งช่องทางในการจัดกะการทำงาน-วันทำงานให้กับพนักงาน ที่ต้องการเปลี่ยนให้กับพนักงานจำนวนมาก เป็นรายสัปดาห์ หรือรายเดือน