การตั้งค่ารอบเดือน และแบ่งงวดจ่าย
การสร้างรอบเดือน และการตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย คือ การตั้งค่ารอบเดือนที่จะใช้คำนวณเงินเดือนให้กับพนักงานในบริษัทฯ และเป็นการกำหนดรอบในการคำนวณเงินเดือน, วันตัดรอบการจ่ายเงินเดือน
ซึ่งสามารถเลือกวันที่ต้องการในการทำเงินเดือนได้ อีกทั้งยังสามารถตั้งค่าการกำหนดงวดการจ่ายเงิน ว่าใน 1 รอบการคำนวณมีการจ่ายเงิน หรือตัดรอบเงินเดือนจำนวนกี่งวด
การตั้งค่าหลักคิดการคำนวณเงินเดือน
1.รอบเดือน
ขั้นตอนแรกก่อนที่จะทำการสร้างรอบการคำนวณเงินเดือน จะต้องทำการตั่งค่ารอบเดือนที่เมนูตั้งค่า เลือกที่เมนูตั้งค่าทั่วไป เพื่อเป็นการกำหนดวันที่ในการทำเงินเดือนก่อนที่จะทำการสร้างรอบการคำนวณเงินเดือน
ตัวอย่าง
1.หากเลือกรอบการคำนวณเป็น 1-EOM
รอบการคำนวณจะเริ่มต้น วันที่ 1 ของเดือนนั้นและสุดสิ้นการคำนวณวันสุดท้ายของเดือนนั้นๆ
2. หากเลือกรอบการคำนวณเป็น 26-25
เดือนปัจจุบันคือ กันยายน รอบการคำนวณจะเริ่มต้น วันที่ 26/08/2023 -25/09/2023
2.แบ่งงวดจ่าย
การตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย กรณีที่มีพนักงานในบริษัทมีรอบการจ่ายเงินมากกว่า 1 ครั้งในรอบเดือนหรือจ่ายเงินให้กับพนักงานเป็นรายสัปดาห์ซึ่ง สามารถตั้งค่าสูงสุดได้ 4 งวดใน 1 รอบการคำนวณ
วิธีการแบ่งจํานวนวันในรอบการแบ่งงวด
1.กรณีแบ่งงวดจ่ายไว้ 2 งวด ระบบจะนับจำนวนวัน 15 วันแรก เป็นงวดที่ 1 และวันที่เหลือจะเป็นงวดที่ 2
2.แบ่งงวดจ่ายไว้ 3 รอบ ระบบจะนับจำนวนวัน 10 วัน ในงวดที่ 1 และ 2 ส่วนวันที่เหลือจะอยู่ในเป็นงวดที่ 3
3.แบ่งงวดจ่ายไว้ 4 รอบ ระบบจะนับจำนวนวัน 7 วัน ในงวด ที่ 1, 2 และ 3 ส่วนวันที่เหลือจะอยู่ในเป็นงวดที่ 4
การตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายให้กับพนักงาน
หลังจากที่ตั้งค่ารอบการคำนวณเรียบร้อยแล้ว จะต้องทำการตั้งค่าพนักงานที่ข้อมูลพนักงาน ว่าพนักงานคนไหนอยู่ในรอบคำนวณแบ่งงวดจ่าย ในกรณีที่มีการตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย ที่เมนูข้อมูลพนักงาน เลือกมาที่เมนูย่อย “ตั้งค่าทั่วไป”
ขั้นตอนถัดมาให้ทำการกดเซ็ตค่าตั้งต้น ที่เมนูคำนวณเงินเดือนในรอบเดือนที่ต้องการทำเงินเดือน
เมื่อทำการกดเซ็ตค่าตั้งต้นระบบก็จะแสดงข้อมูลการตามตั้งค่าที่ได้ตั้งค่าก่อนหน้านี้ วันที่ในรอบการคำนวณ, จำนวนงวด, รายชื่อพนักงานในแต่ละประเภท
เมื่อสร้างรอบการคำนวณเงินเดือนมาแล้วยังสามารถแก้ไขรอบการคำนวณได้ โดยกดที่รูปฟันเฟืองตั้งค่าและเลือกวันที่ต้องการเปลี่ยนรอบการคำนวณและกดบันทึก
หากต้องการลบรอบการคำนวณให้กดที่รูปฟันเฟืองและกดลบ ถัดมาเป็นคำเตือนผลกระทบในรอบเดือนขึ้นมาให้อ่านและกดตกลงเพื่อเป็นการยืนยันที่จะทำการลบ
ข้อควรระวัง
การตั้งค่าคำนวณเงินเดือน คือ การตั้งค่ารอบเดือนที่จะใช้คำนวณเงินเดือนให้กับพนักงานในบริษัท เมื่อเราทำการเปลี่ยนแปลงวันที่การคำนวณเงินเดือนไปแล้วจะต้องพึงระวังดังนี้
1.วันที่การคำนวณเงินเดือนนั้นต้องไม่ทับซ้อนกัน เพราะจะไม่สามารถสร้างรอบเดือนนี้ได้
2.วันที่ ที่ไม่ได้อยู่ในรอบการคำนวณเงินเดือนจะทำให้พนักงานไม่สามารถลงเวลาการทำงานได้
ผลกระทบของการ เปลี่ยนวันในรอบเดือน / ลบรอบเดือน
กรณีที่มีการแก้ไข/ลบรอบเดือนจะส่งผลกระทบกับ
1.กะการทํางานที่มีการจัดกะไว้ล่วงหน้าจะคืนเปลี่ยนค่าพื้นฐาน
2.วันหยุด-วันทำงาน ที่ได้จัดไว้ล่วงหน้าจะคืนเปลี่ยนค่าพื้นฐาน
3.รายรับ – รายจ่าย (ที่มีการกรอกยอดจะถูกล้างค่า) ยกเว้นรายรับ-ราบจ่ายคงที่
4.การปรับเงินเดือน ที่มีการปรับในรอบเดือนดังกล่าว (จะถูกล้างค่า)
5.การปรับโครงสร้างองค์กร/ตำแหน่ง (จะถูกล้างค่า)
*ทางเราแนะนําให้ทําการดาวน์โหลดเทมเพลทออกมาก่อน ไม่ว่าจะเป็นกะการทำงาน, วันทำงาน-วันหยุด, การปรับเงินเดือน, การปรับโครงสร้างองค์กร/ตำแหน่ง รวมไปถึงรายรับ-รายจ่ายในรอบการคำนวณเงินเดือน
เพื่อจะสามารถนําเข้าไปใหม่ได้โดยไม่ต้องมากำหนดใหม่ ในส่วนของเบิกเงินล่วงหน้าจะต้องมากรอกใหม่อีกครั้ง