บทที่ 6.6 เบิกเงินสดย่อย

การเบิกเงินสดย่อยเป็นเอกสารที่ใช้สำหรับบันทึกการขอใช้จ่ายเงินสดย่อยภายในองค์กร เพื่อรองรับค่าใช้จ่ายทั่วไปที่เกิดขึ้นในงานประจำ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้รวมถึงค่าวัสดุอุปกรณ์ ค่าซ่อมแซม หรือค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ต่าง ๆ

การเพิ่มเอกสารขอเบิกเงินสดย่อย (สำหรับฝ่ายบุคคลหรือผู้มีสิทธิ์) มีขั้นตอนดังนี้

1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"

2. เลือกเมนู "จัดการเอกสาร"

3. เลือกเมนู "เบิกเงินสดย่อย"

4. ไปที่มุมขวาของหน้าจอแล้วกดที่ปุ่ม "เบิกเงินสดย่อย"

5. ระบุรายละเอียดเอกสารเบื้องต้น:

• เลือกชื่อของพนักงานที่ต้องการเบิกเงินสดย่อยให้
• ตั้งชื่อของภารกิจ (งานที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่าย)
• เลือกวันที่สร้างเอกสาร

6. กด "บันทึก" และยืนยัน

การเพิ่มรายการค่าใช้จ่าย

1. หน้าจอจะแสดงเพื่อให้เพิ่มรายละเอียด โดยให้กดคำว่า "เพิ่มรายการ"

2. ใส่รายละเอียดประเภทเงินสดย่อย ชื่อค่าใช้จ่าย และจำนวนเงินที่ต้องการเบิก

3. หากมีรูปภาพหรือหลักฐานประกอบ สามารถเพิ่มเข้ามาได้

4. กรอกข้อมูลและตรวจสอบให้เรียบร้อย จากนั้นกด "บันทึก" อีกครั้ง

คำแนะนำ: ข้อมูลที่กรอกจะแสดงในช่องรายการ ซึ่งสามารถเพิ่มรายการเบิกได้มากกว่าหนึ่งรายการในเอกสารเดียว หากต้องการแก้ไขหรือลบรายการที่ไม่ถูกต้อง สามารถกดที่ไอคอนรูปถังขยะสีแดงเพื่อลบรายการนั้นออก เมื่อรายการเอกสารทั้งหมดเสร็จเรียบร้อย ให้กด "ปิด

การตรวจสอบและการอนุมัติเอกสาร

1. หากต้องการดำเนินการอนุมัติ ไม่อนุมัติ หรือแก้ไขเอกสาร ให้กดที่ปุ่ม "แสดงเพิ่มเติม" หรือไอคอนรูปตัวสีฟ้า

2. หลังจากการตรวจสอบความถูกต้องแล้ว ให้ทำการอนุมัติเอกสาร

3. หลังจากอนุมัติ ระบบจะแสดงหน้าจอให้เลือกว่าต้องการจ่ายเงินสดย่อยในรูปแบบใด

• จ่ายในเงินเดือน: หากเลือกการอนุมัติจ่ายในเงินเดือน เอกสารจะเข้าสู่สถานะ "อนุมัติ" และจะไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้
• จ่ายนอกเงินเดือน: หากเลือกการจ่ายนอกเงินเดือน เอกสารจะไม่สามารถแก้ไขได้ และเอกสารจะเข้าสู่สถานะ "กำลังตั้งเบิก" (ในตัวอย่างนี้เลือกเป็น "จ่ายนอกเงินเดือน")

4. เมื่อเลือกเสร็จเรียบร้อย ให้กด "ตกลง"

5. สำเร็จ: ระบบจะแจ้งสถานะว่า "อนุมัติเอกสารสำเร็จ" จากนั้นสามารถกดปิดได้

การสรุปสถานะและการจ่ายเงิน

1. เมื่อกลับมาที่หน้าจอหลัก เอกสารจะมีสถานะเป็น "กำลังตั้งเบิก"
2. ผู้มีสิทธิ์สามารถกดเพื่อส่งเอกสารเข้าสู่สถานะตั้งเบิก
3. พนักงานที่ขอเบิกสามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารผ่านแอปพลิเคชัน และกด "ยืนยัน" เพื่อแจ้งให้ระบบทราบว่าได้รับเงินแล้ว

บทสรุป

กระบวนการเบิกเงินสดย่อยในโปรแกรม HumanSoft เริ่มต้นจากการที่ผู้มีสิทธิ์เพิ่มเอกสารและระบุรายละเอียดค่าใช้จ่ายอย่างครบถ้วน ขั้นตอนถัดมาคือการอนุมัติเอกสาร โดยต้องมีการตัดสินใจว่าจะจ่ายเงินผ่านช่องทางใด ("จ่ายในเงินเดือน" หรือ "จ่ายนอกเงินเดือน") ซึ่งมีผลต่อสถานะสุดท้ายของเอกสาร เมื่อเอกสารเข้าสู่สถานะ "กำลังตั้งเบิก" แล้ว การส่งเอกสารและการยืนยันของพนักงานผ่านแอปพลิเคชันถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่ทำให้เอกสารเข้าสู่สถานะ "ได้รับเงินแล้ว" และเสร็จสมบูรณ์ตามขั้นตอนการตั้งเบิกเงินสดย่อย