บทที่ 6.2 เอกสารโอที

ระบบ HumanSoft ได้กำหนดให้การยื่นขอ OT (การทำงานล่วงเวลา) แบ่งออกเป็น 3 ช่วงเวลาหลัก โดยอ้างอิงตามตารางกะการทำงานปกติของพนักงาน (เช่น กะปกติเริ่มงาน 8:30 น. พัก 12:00 น. ถึง 13:00 น. และสิ้นสุด 17:30 น.)

1. OT ก่อนกะการทำงาน: คือช่วงเวลาก่อนที่พนักงานจะเริ่มงานปกติตามกะ

ตัวอย่าง: หากกะงานเข้า 8:30 น. แต่พนักงานลงเวลาเข้างานจริงตั้งแต่ 7:00 น. ช่วงเวลา 7:00 น. ถึง 8:30 น. สามารถยื่นขอ OT ได้

2. OT พักเที่ยง (OT พัก): คือช่วงเวลาพักกลางวันตามกะการทำงานปกติ หากพนักงานไม่ได้ออกไปพักและยังคงทำงานต่อเนื่องในช่วงเวลานั้น สามารถยื่นขอ OT พักได้

ตัวอย่าง: กะงานปกติพัก 12:00 น. ถึง 13:00 น. หากทำงานต่อในช่วงนี้ สามารถยื่น OT ได้อีก 1 ฉบับ

3. OT หลังกะการทำงาน: คือช่วงเวลาหลังที่พนักงานเลิกงานปกติตามกะ 

ตัวอย่าง: หากกะงานเลิก 17:30 น. แต่พนักงานลงเวลาออกจริงตอน 20:00 น. ช่วงเวลา 17:30 น. จนถึง 20:00 น. สามารถยื่นขอ OT หลังกะได้

ข้อควรระวัง: เกี่ยวกับการยื่นเวลา OT

เวลาที่ยื่นขอ OT จะต้องสัมพันธ์กับเวลาเข้าออกงานจริงที่ลงไว้ เพื่อให้การคำนวณถูกต้อง

• ขอ OT น้อยกว่าที่ลงเวลาจริง: หากพนักงานลงเวลาออกจริงตอน 20:00 น. แต่ขอ OT ถึงแค่ 19:00 น. ระบบจะคำนวณให้ตามเวลาที่พนักงานยื่นขอมาเท่านั้น
• ขอ OT เกินกว่าที่ลงเวลาจริง: หากพนักงานขอ OT ถึง 20:30 น. แต่ลงเวลาออกจริงตอน 20:00 น. ระบบจะคำนวณให้ตามเวลาที่ลงเวลาจริงเท่านั้น

ขั้นตอนการยื่นเอกสารขอ OT ในระบบ

ฝ่ายบุคคลหรือผู้มีสิทธิ์ดำเนินการตามขั้นตอนดังต่อไปนี้:

1. ไปที่เมนู การประมวลผลเงินเดือน

2. เลือกเมนู จัดการเอกสาร

3. เลือก จัดการ OT

4. ไปที่มุมขวาของจอ และกดปุ่ม ขอ OT

5. เลือกพนักงาน: สามารถเลือกพนักงานได้มากกว่า 1 คน หากไม่ใส่โครงสร้างองค์กรหรือตำแหน่ง ระบบจะแสดงรายชื่อพนักงานทั้งหมด

6. เลือกวัน/เวลาที่ต้องการขอ OT: กรอกวันและเวลาที่ต้องการขอ OT ทั้งวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด

7. เลือกประเภท OT: ประเภท OT แต่ละแบบจะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าขององค์กร และมีผลต่อการคำนวณเงินเดือน

8. จำนวนชั่วโมง: หากไม่มีการกรอกจำนวนชั่วโมง ระบบจะคำนวณให้ตามเวลาที่กำหนดโดยอัตโนมัติ

9. หากมีรายละเอียดหรือรูปภาพ สามารถกรอกเพิ่มเติมได้

10. ตรวจสอบข้อมูลให้เรียบร้อย และกด บันทึก และ ยืนยันการบันทึกข้อมูล

หลังจากบันทึกแล้ว ระบบจะแสดงหน้าจอว่าเอกสารการยื่นอยู่ในขั้นตอนการรออนุมัติ

ข้อควรระวัง: ในการขอ OT ที่ซ้อนกัน

การยื่นขอ OT มากกว่า 1 ฉบับต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขสำคัญ 2 ประการ:

1. ต้องไม่ทับซ้อนกับกะงานปกติ: เวลาที่ขอ OT ต้องอยู่หลังกะงานปกติเป็นต้นไป

• ตัวอย่าง: หากกะงานเลิก 17:30 น. ต้องขอ OT ตั้งแต่ 17:30 น. เป็นต้นไป จึงจะไม่ทับซ้อน

2. ต้องไม่ทับซ้อนกับเอกสาร OT ฉบับก่อนหน้า: หากมีการขอ OT ในช่วงเวลาหนึ่งไปแล้ว การขอ OT ฉบับใหม่จะต้องเริ่มต่อจากเวลาสิ้นสุดของ OT ฉบับก่อนหน้าเท่านั้น

• ตัวอย่าง: หากขอ OT ฉบับแรกไปแล้วในช่วง 17:30 น. ถึง 19:30 น. OT ฉบับใหม่จะต้องขอตั้งแต่เวลา 19:30 น. เป็นต้นไป

การขอ OT ในกะงานข้ามวัน

ในกรณีที่พนักงานมีกะงานที่ทำงานข้ามวัน (เช่น เลิกงานในวันรุ่งขึ้น) มีข้อควรระวังในการเลือกวันที่

ตัวอย่าง: พนักงานขอ OT ตั้งแต่ 18:00 น. ของวันที่ 5 สิงหาคม จนถึง 1:00 น. ของวันที่ 6 สิงหาคม

• การเลือกวัน: แม้ว่าเวลาจะสิ้นสุดในวันรุ่งขึ้น (วันที่ 6) แต่หากต้องการให้ OT แสดงขึ้นในวันที่ 5 สิงหาคม ต้องเลือกวันที่ต้องการให้คำนวณ OT คือ วันที่ 5 สิงหาคมเท่านั้น
• ในการกรอกข้อมูล ให้ระบุวันเริ่มต้นและเวลาเริ่มต้น (เช่น วันที่ 5 สิงหาคม เวลา 18:00 น.) และระบุวันสิ้นสุดและเวลาสิ้นสุด (เช่น วันที่ 6 สิงหาคม เวลา 1:00 น.)

ข้อควรระวัง: เช่นเดียวกับการขอ OT ทั่วไป การขอ OT ข้ามวันต้องไม่ทับซ้อนกับเวลากะงานปกติ