สรุปเนื้อหา
+บทที่ 6.7 เอกสารสวัสดิการ
เอกสารสวัสดิการในระบบ HumanSoft คือการตั้งค่าและกำหนดวงเงินขอสวัสดิการที่แตกต่างกันให้แก่พนักงาน ฝ่ายบุคคล หรือผู้มีสิทธิ์ที่ได้รับมอบหมาย สามารถดำเนินการจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขอสวัสดิการนี้ ได้ดังต่อไปนี้
- ไปที่เมนู การประมวลผลเงินเดือน
- เลือกเมนูย่อย จัดการเอกสาร
- เลือกหัวข้อ สวัสดิการ
- กดที่ปุ่ม ขอสวัสดิการ ซึ่งอยู่ทางมุมขวาของหน้าจอ
- เลือกพนักงานที่ต้องการขอสวัสดิการให้
- เลือกปีที่ต้องการขอสวัสดิการก่อน หากไม่เลือกปีจะไม่สามารถเลือกข้อมูลอื่น ๆ ได้
- เลือกประเภทสวัสดิการ
- เลือกวันที่ต้องการขอสวัสดิการ
- ใส่ยอดเงินที่ต้องการขอ
- หากมีรายละเอียดเพิ่มเติม หรือมีรูปภาพที่เกี่ยวข้อง สามารถแนบเพิ่มเติมได้ทันที
- เมื่อกรอกรายละเอียดครบถ้วน ให้กด บันทึก
- หลังจากบันทึก รายละเอียดของเอกสารที่ยื่นขอจะแสดงที่ด้านล่างของหน้าจอ และเข้าสู่กระบวนการรอการอนุมัติ.
การจัดการและอนุมัติเอกสารสวัสดิการ
ฝ่ายบุคคลหรือผู้มีสิทธิ์สามารถตรวจสอบและจัดการเอกสารสวัสดิการที่รอการอนุมัติได้ โดย การค้นหาเอกสาร
- กด ย้อนกลับไปที่เมนู
- เลือก สถานะอนุมัติ ที่ต้องการตรวจสอบ เช่น สถานะ รออนุมัติ แล้วกด ค้นหา
- ระบบจะแสดงรายการเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
การตัดสินใจอนุมัติ/ไม่อนุมัติ
- สามารถเลือก อนุมัติ หรือ ไม่อนุมัติ ได้ทันทีจากหน้ารายการ
- หากต้องการดำเนินการกับหลายรายการพร้อมกัน สามารถ ติ๊กเครื่องหมายถูกหน้าหลายรายการ แล้วกดดำเนินการได้
- หากต้องการตรวจสอบรายละเอียดของแต่ละเอกสารก่อนตัดสินใจ สามารถกดปุ่ม แสดงข้อมูลเพิ่มเติม (ไอคอนสีฟ้า) เพื่อดูรายละเอียดก่อนเลือกสถานะที่ต้องการ
การแก้ไขและการยกเลิกเอกสาร
- การแก้ไขเอกสาร: หากพบว่าเอกสารมีข้อมูลไม่ถูกต้อง ฝ่ายบุคคลสามารถกดปุ่ม แก้ไข เพื่อปรับปรุงข้อมูลให้ถูกต้องได้ เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้ว เอกสารจะกลับเข้าสู่กระบวนการอนุมัติใหม่ตามขั้นตอนอีกครั้ง
- การไม่อนุมัติ: หากไม่ต้องการให้เอกสารมีผลในระบบ สามารถกด ไม่อนุมัติ และต้องใส่เหตุผลประกอบ เมื่อกดบันทึกแล้ว เอกสารจะยังคงอยู่ในระบบ แต่มีสถานะเป็น ไม่อนุมัติ ซึ่งสามารถค้นหาได้จากสถานะการอนุมัติ
- การลบเอกสาร: ในกรณีที่ไม่ต้องการบันทึกหรือเก็บประวัติของเอกสารนั้นไว้ สามารถเลือกกด ลบ ได้เลย
ขั้นตอนการอนุมัติ
เมื่อกด อนุมัติ เอกสาร ระบบจะแสดงตัวเลือกสำคัญให้ตัดสินใจ คือ ต้องการให้จ่ายในรอบเงินเดือน หรือ นอกเงินเดือน
ฝ่ายบุคคลต้องเลือกตัวเลือกที่ต้องการ จากนั้นกด บันทึก การดำเนินการนี้ถือเป็นอันเสร็จสิ้นกระบวนการการขออนุมัติเอกสารสวัสดิการ
บทสรุป
การจัดการเอกสารสวัสดิการเป็นการ กำหนดวงเงิน และระบุปีที่ต้องการขอสวัสดิการให้ถูกต้อง กระบวนการนี้ครอบคลุมความยืดหยุ่นในการจัดการสถานะเอกสาร โดยอนุญาตให้มีการ อนุมัติ ไม่อนุมัติ แก้ไข และลบ เอกสารได้ จุดสำคัญที่สุดในขั้นตอนสุดท้ายคือการกำหนด วิธีการจ่ายเงิน ว่าจะรวมในรอบเงินเดือน หรือจ่ายนอกรอบเงินเดือน ก่อนที่จะบันทึกเพื่อจบกระบวนการอย่างสมบูรณ์
