บทที่ 6 บทนำ

นิยาม เอกสาร ในระบบ HumanSoft คือ แบบฟอร์ม ที่พนักงาน หัวหน้างาน หรือ HR สร้างขึ้นเพื่อใช้ในการยื่นคำร้อง หรืออนุมัติรายการต่าง ๆ

HumanSoft รองรับการยื่นเอกสารผ่าน Mobile Application and Web Browser พร้อมการอนุมัติจากหัวหน้างาน หรือ HR ตามลำดับขั้น โดยสามารถติดตามได้แบบเรียลไทม์

เอกสารในระบบ HumanSoft มีดังนี้

1. เอกสารใช้งานได้ทุก Package 

1.  จัดการลางาน
2.  จัดการโอที
3.  จัดการเพิ่มเวลา
4.  จัดการเปลี่ยนกะการทำงาน
5.  จัดการเปลี่ยนวันหยุด

2. เอกสารใช้งานได้ใน package ได้ดังนี้ Free Try, Free-Forever, Standard, Advanced, Professional

1. เอกสารเบิกเงินล่วงหน้า

3. เอกสารใช้งานได้ใน package ได้ดังนี้ Free Try, Advanced, Professional

1. เอกสารรับรองการทำงาน
2. เอกสารรับรองเงินเดือน

4. เอกสารใช้งานได้ใน package ได้ดังนี้ Free Try and Professional

1.  เอกสารรับรองการขอวีซ่า
2.  เบิกเงินสดย่อย
3.  สวัสดิการ
4.  ร้องเรียน
5.  หนังสือสัญญาจ้างพนักงานทดลองงาน
6.  หนังสือสัญญาจ้างพนักงานบรรจุ

5. เอกสารใช้งานได้ใน package ได้ดังนี้ Free Try, Advanced and Professional

1. เอกสารจัดการลาออก

ขั้นตอนการขอเอกสาร

เมนูจัดการเอกสาร แบ่งประเภทเอกสารเป็น 6 กลุ่ม ดังนี้

กลุ่มที่ 1 จัดการลางาน, จัดการโอที, จัดการเพิ่มเวลา, จัดการเปลี่ยนกะการทำงาน, จัดการเปลี่ยนวันหยุด

กลุ่มที่ 2 เบิกเงินล่วงหน้า เบิกเงินสดย่อย สวัสดิการ

กลุ่มที่ 3 จัดการลาออก

คำแนะนำ: ทั้ง 3 กลุ่มนี้เกี่ยวกับการทำเงินเดือน

กลุ่มที่ 4 หนังสือสัญญาจ้างพนักงานทดลองงาน หนังสือสัญญาจ้างพนักงานบรรจุ

กลุ่มที่ 5 เอกสารรับรองเงินเดือน เอกสารรับรองการทำงาน เอกสารรับรองการขอวีซ่า

กลุ่มที่ 6 ร้องเรียน

คำแนะนำ: ทั้ง 3 กลุ่มนี้ไม่เกี่ยวกับการทำเงินเดือน

กลุ่มที่ 1: การลา, OT, การเปลี่ยนกะ/วันหยุด

เอกสารกลุ่มที่ 1 ประกอบไปด้วย จัดการลางาน, จัดการโอที, จัดการเพิ่มเวลา, จัดการเปลี่ยนกะการทำงาน และจัดการเปลี่ยนวันหยุด โดยสามารถยื่นขอเอกสารได้ตามขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1. พนักงานยื่นเอกสาร
2. หัวหน้างานหรือ HR กดอนุมัติ
3. หัวหน้างาน, ผู้มีสิทธิ์, หรือตัวพนักงานเองสามารถ ลบ เอกสารที่ไม่ถูกต้อง ซ้ำซ้อน หรือไม่จำเป็นได้ หากเอกสารถูกส่งมาแล้วแต่ยังไม่ถูกอนุมัติ หัวหน้างานสามารถ แก้ไข เอกสารได้
4. หัวหน้างานสามารถกดปุ่ม ตรวจสอบ เพื่อส่งเอกสารกลับไปยังพนักงาน พร้อมแจ้งให้พนักงานตรวจสอบข้อผิดพลาดและแก้ไข
5. หากมีการกด "ไม่อนุมัติ" หรือ "แก้ไข" หรือ "ตรวจสอบ" จะเข้าสู่กระบวนการแก้ไขเอกสารเพื่อขอการอนุมัติใหม่อีกครั้ง

กลุ่มที่ 2: การเบิกเงินและสวัสดิการ

เอกสารของกลุ่มที่ 2 ประกอบไปด้วย เบิกเงินล่วงหน้า เบิกเงินสดย่อย และสวัสดิการ 

การขอเอกสารการเบิกเงินล่วงหน้า 

สามารถยื่นขอเอกสารได้ตามขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1. พนักงานยื่นเอกสารไปที่ HR
2. HR กดอนุมัติ (หาก HR ไม่อนุมัติ พนักงานจะไม่สามารถเบิกเงินในยอดนั้นได้)
3. หากต้องการแก้ไข สามารถเลือกกด ตรวจสอบ หรือ แก้ไข เพื่อปรับยอดเงิน หรือสามารถ ลบ เอกสารที่ไม่ถูกต้องออกจากระบบได้

การขอเอกสารเบิกเงินสดปลีกย่อยและสวัสดิการ

1. พนักงานยื่นเอกสารไปที่หัวหน้างาน หรือ HR หรือผู้มีสิทธิ์อนุมัติ
2. HR กดอนุมัติ โดย HR จะต้อง เลือกการนำจ่าย ว่าต้องการให้จ่าย "นอกเงินเดือน" หรือ "ในเงินเดือน"
3. หากต้องการแก้ไข สามารถกด "ไม่อนุมัติ", "ตรวจสอบ", "แก้ไข", หรือ ลบ เอกสารที่ไม่ถูกต้องออกจากระบบได้

กลุ่มที่ 3: การจัดการการลาออก

เอกสารของกลุ่มที่ 3 มี 1 ประเภท คือ จัดการลาออก สามารถยื่นขอเอกสารได้ตามขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1. พนักงานยื่นลาออก
2. หัวหน้างาน สามารถกด อนุมัติ หรือ ไม่อนุมัติ หรือกด ตรวจสอบ เพื่อให้พนักงานตรวจสอบข้อมูลใหม่ได้
3. เมื่อหัวหน้างานอนุมัติแล้ว HR จะกด ยืนยันการลาออก หรือ ไม่ยืนยันการลาออก
4. หากหัวหน้างานไม่กดอนุมัติ HR ยังคงสามารถกด ยืนยันการลาออก หรือ ไม่ลาออก ได้โดยตรง
5. หากเอกสารยังไม่ถูกอนุมัติ พนักงานหรือ HR สามารถ ลบ หรือ แก้ไข ข้อมูลได้
6. หากมีการลาออกระหว่างรอบเงินเดือน จะมีผลกับการคำนวณเงินเดือน

กลุ่มที่ 4: หนังสือสัญญาจ้าง

เอกสารของกลุ่มที่ 4 ประกอบไปด้วย หนังสือสัญญาจ้างพนักงานทดลองงาน และหนังสือสัญญาจ้างพนักงานบรรจุ สามารถยื่นขอเอกสารได้ตามขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1. HR เลือกเพิ่มเอกสาร
2. HR กรอกรายละเอียด ให้พนักงานให้ครบถ้วน
3. HR เลือกวิธีการลงนาม โดยเลือกได้ว่าจะ กรอกข้อมูลเอง หรือ เลือกเซ็น (ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์)
4. กดบันทึก เมื่อตรวจสอบข้อมูลครบถ้วนแล้ว

กลุ่มที่ 5: เอกสารรับรอง

เอกสารของกลุ่มที่ 5 ประกอบไปด้วย เอกสารรับรองเงินเดือน เอกสารรับรองการทำงาน และเอกสารรับรองการขอวีซ่า สามารถยื่นขอเอกสารได้ตามขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1. พนักงานขอเอกสารไปที่ HR
2. HR สามารถเลือกกรอกข้อมูลเอง หรือ เลือกเซ็น
3. HR กดบันทึก
4. HR สามารถกด ส่งเอกสารไปยังพนักงาน หรือ แก้ไขเอกสาร ได้ทันที
5. ในหัวข้อการลงชื่อ, ตำแหน่งงาน, หัวข้อเอกสาร, และสามารถ เปลี่ยนแปลงภาษา ได้
6. หากข้อมูลไม่ถูกต้อง HR สามารถกดปุ่ม ตรวจสอบข้อมูล เพื่อส่งกลับไปให้พนักงานตรวจสอบและแก้ไขใหม่

กลุ่มที่ 6: เอกสารร้องเรียน

เอกสารของกลุ่มที่ 6 มีทั้งหมด 1 ประเภท คือ เอกสารร้องเรียน สามารถยื่นขอเอกสารได้ตามขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1. พนักงานยื่นเอกสารร้องเรียนไปที่ HR
2. HR กดปุ่ม "รอพิจารณา" ซึ่งแสดงสถานะว่ากำลังดำเนินการตรวจสอบและรอการพิจารณา
3. HR กดปุ่ม "พิจารณา" เมื่อตรวจสอบหรือสอบสวนเสร็จสิ้นแล้ว เพื่อแสดงสถานะว่า HR ได้ดำเนินการและพิจารณาเสร็จสิ้นแล้ว
4. พนักงานสามารถเลือก ยินยอมเปิดเผยข้อมูล หรือ ไม่เปิดเผยข้อมูล ที่ยื่นร้องเรียนก็ได้